2. Evaluatie Leidraad Omgevingsinitiatieven gemeente Houten april 2025

Evaluatie Leidraad Omgevingsinitiatieven en Participatie Houten, april 2025

Inhoudsopgave

1. Aanleiding 2. Aanpak en onderzoeksverantwoording 3. Over de gemeente Houten als netwerkorganisatie 4. Visie op communicatie en participatie 5. Participatie en ringen van invloed 6. Highlights monitoring Casussen 7. Werkgroep raad participatie en communicatie 8. Digitale enquête 9. Hoe nu verder? Conclusies en Aanbevelingen.

1

AANLEIDING In november 2021 is de Leidraad Omgevingsinitiatieven en Participatie vastgesteld. Met de raad is afgesproken de Leidraad na een jaar te evalueren. De Leidraad heeft twee doelen: 1. Ondersteunen van initiatiefnemers bij het vervullen van deze participatieopgaven door hen een duidelijke werkwijze voor het inrichten van participatieprocessen te bieden. 2. Het bieden van handvatten aan inwoners en gemeente om de kwaliteit van participatieprocessen te beoordelen. De raad besloot onder meer over de evaluatie: “Evaluatie is nodig om te bezien of de Leidraad voldoet of aanpassing behoeft. Door over een jaar te evalueren, is er voldoende tijd om te oefenen en te leren. Om versnippering van aandacht, capaciteit en middelen te voorkomen, is het goed daarbij te focussen op een aantal -nog nader te bepalen- initiatieven. Uiteraard bekijken we daarbij ook of de Leidraad goed toepasbaar is bij kleinere initiatieven. Op basis van de experimenten en evaluaties kunnen college en raad de Leidraad nader invullen, dan wel aanpassen. Evaluatiecriteria moeten we op basis van de notitie nog ontwikkelen.

Deze zullen onder andere gericht zijn op: a] tevredenheid van initiatiefnemers over het gebruik van de Leidraad; b] tevredenheid van participanten (inwoners) over het gelopen participatietraject en de wijze waarop met de uitkomsten daarvan is omgegaan; c] tevredenheid van raad, college en ambtenaren over de mate waarin zij het gevoel hebben (meer) grip te hebben op de kwaliteit van de participatieprocessen en d] in hoeverre de uitkomsten daarvan goed konden worden meegewogen bij besluitvorming.”

Deze opdracht behelst een plan van aanpak voor de evaluatie: welke vragen moeten beantwoord worden en welke initiatieven worden beoordeeld? We gaan, zoals de raad heeft besloten, evalueren aan de hand van enkele praktijkvoorbeelden en betrekken er participatielogboeken bij. We kijken ook naar initiatieven van de gemeente zelf. De Leidraad schrijft drie participatieroutes voor, gebaseerd op drie niveaus van ‘impact’ op de omgeving. Uitgangspunt is dat we alle drie niveaus van impact willen beoordelen, echter op impactniveau 1 (informeren) is niet zo veel te evalueren. De plannen met meer impact zijn dan ook relevanter om onderdeel van het onderzoek te laten zijn, zoals Binnentuin 20. De inschatting was dat dit initiatief impact niveau 2 had, maar het bleek al snel niveau 3 te zijn. Mede daarom heeft de raad heeft voor initiatief Binnentuin 20 een motie aangenomen waarin staat dat dit initiatief bij de evaluatie betrokken moet worden.

2

Ook hebben we collegeleden gevraagd naar een -in hun ogen- goed en minder goed voorbeeld van participatie. Dit heeft nu nog geen reacties opgeleverd. We hebben de afgelopen periode teruggekeken naar momenten waarop participatie in de raad onderwerp van discussie is geweest bij de behandeling van een raadsvoorstel. We stellen daarom de volgende onderzoeksonderwerpen voor: 1. Binnentuin20 (motie 100-2023) 2. Bloesemtuin 15 3. Waalseweg 37 4. Loerikseweg 54 • • •

Het resultaat van de evaluatie is een evaluatieverslag/beschrijving of de Leidraad inderdaad initiatiefnemers ondersteunt (1) en of het handvatten biedt voor de beoordeling van de kwaliteit van participatieprocessen (2) Een en ander geeft antwoord op de vraag of de Leidraad voldoet of aanpassing behoeft en wat er verder nodig is De evaluatie draagt bij aan de input voor de nog op te stellen Participatieverordening

3

AANPAK EN ONDERZOEKSVERANTWOORDING Onderzoeksvragen waarop de interviews met initiatiefnemers en projectleiders zijn gebaseerd • • •

De mate van tevredenheid van initiatiefnemers over het gebruik van de Leidraad De mate van tevredenheid van raad, college en ambtenaren over de mate waarin zij het gevoel hebben (meer) grip te hebben op de kwaliteit van de participatieprocessen en In hoeverre de uitkomsten daarvan goed konden worden meegewogen bij besluitvorming

Het onderzoek is uitgevoerd door onderzoeker Mats Gorter (tot april 2024), Sibel Telli (oktober en november 2024, uitvoering digitale enquête) en Marjolijn van Someren, projectleider evaluatie Leidraad en participatiespecialist Relevant Gesprek. Vanwege de langdurige uitval bij het team onderzoek en het vertrek van wethouder Molenaar die participatie in haar portefeuille had, heeft het onderzoek in de uitvoering ruim een half jaar vertraging opgelopen. Bovendien verschoof gedurende het onderzoek de focus van evalueren/onderzoeken -zie hieronder uitgelegd - en zijn we ons vooral gaan richten op: 1. Het uitwerken van twee casussen: interviews met de initiatiefnemers en de projectleiders. We hebben niet met inwoners gesproken, omdat in de gesprekken met name de complexiteit van de processen binnen de gemeente als knelpunt werd genoemd 2. Het voeren van verschillende gesprekken met projectleiders over de interne processen en wat er nog meer aan opvallende zaken ter tafel kwam 3. De bevindingen van de raadswerkgroep communicatie en participatie 4. De bevindingen van projectleiders en communicatieadviseurs door middel van een digitale enquête 5. De bevinding van de toenmalige wethouder programma Bouwen voor Houten wat betreft de leidraad en de interne processen

Interview - digitale enquête In totaal hebben 27 respondenten de vragenlijst ingevuld. Van deze groep was ruim de helft werkzaam als Projectleider Ruimtelijke Ordening (RO) zes personen) of Communicatieadviseur (8 personen). Daarnaast hebben verschillende respondenten gebruik gemaakt van de optie om een andere functie aan te geven. De volgende rollen werden bij de open antwoordoptie ‘anders’ vermeld: • 2 Strategisch adviseurs • 2 Vergunningverleners VTH • 1 Beleidsmedewerker Ruimtelijke Ontwikkeling • 1 Projectmanager • 1 Voorzitter/beslisser omgevingstafel

4

Bij de digitale enquête zijn dezelfde vragen gesteld als bij de gesprekken met de projectleiders.

Interview - werkgroep participatie en communicatie van de raad Tijdens de workshop met de werkgroep participatie en communicatie van de raad, hebben we de volgende vijf vragen voorgelegd en besproken. 1. 2. 3. 4. 5.

Wat verstaat de raad onder participatie als het gaat om een omgevingsinitiatief? Zijn er kaders waarbinnen participatie moet plaatsvinden? Zo ja welke? Wat is de rol van de raad tijdens een participatieproces? Hoeveel ruimte krijgen inwoners/belanghebbenden? En wie bepaalt dat? Legt de raad de opbrengst van participatie langs de leidraad?

5

PARTICIPATIE Over de gemeente Houten als netwerkorganisatie Gemeente Houten is een netwerkorganisatie en beseft heel goed dat de samenleving voortdurend in ontwikkeling is. Inwoners laten weten dat een veranderende omgeving effect heeft op hun leven en willen daar invloed op uit oefenen. Zo vormen inwoners snel (digitale) netwerken om hun stem te laten horen. Inwoners nemen ook publieke taken over en beginnen bijvoorbeeld een energiecoöperatie. Inderdaad, de gemeente heeft geen alleenrecht meer in een netwerksamenleving. De rol verandert van een hiërarchische naar een samenwerkende en faciliterende rol: samen met inwoners en belanghebbenden maatschappelijke vraagstukken oplossen. Dit maakt dat het werken van ambtenaren ook anders wordt: niet meer gericht op regels en procedures, maar afgestemd op maatschappelijke voorkeuren. Die andere rol vraagt om omgevingsgericht werken: willen weten wat er in de samenleving speelt en daarover met elkaar een relevant gesprek voeren waarbij participatie als instrument wordt ingezet. Bovendien is afstemming met de omgeving verankerd in wetgeving, de Omgevingswet. Deze wet beoogt de participatie op decentraal niveau te versterken: “Om de betrokkenheid van burgers bij het decentraal bestuur te bevorderen, moeten inwoners niet alleen meer betrokken worden bij beleidsvoorbereiding, maar ook bij de uitvoering en evaluatie van beleid.

Daarnaast wordt het Right to Challenge wettelijk verankerd.” Kortom, participatie wordt steeds belangrijker én door de doorontwikkeling naar een netwerksamenleving én door de verplichting afstemming met de omgeving zoals vastgelegd in wetgeving.

Afbakening Participatie is een breed begrip, we onderscheiden: • • • • • • •

Maatschappelijke participatie (arbeidsmarktparticipatie) Politieke participatie (invloed uit oefenen als raadslid, via een handtekeningenactie enzovoort) Beleid beïnvloedende participatie: inwoners denken mee over beleid en dienstverlening of spelen een actieve rol in projecten Zelfredzaamheidsparticipatie, bijvoorbeeld burgerinitiatieven Financiële participatie, bijvoorbeeld financieel participeren in een zonneveld Gedrag beïnvloedende participatie: inwoners ruimen zelf zwerfafval op Participatie volgens de Omgevingswet: de gemeente ‘controleert’ of de initiatiefnemer de omgeving voldoende heeft betrokken

Het is belangrijk om stil te staan bij de context van je participatiebeleid, een hele belangrijke bouwsteen van een participatieve organisatie. Het borgingshuis (zie bijlage) geeft de bouwstenen hoe te werken aan een participatieve organisatie.

6

Visie op communicatie en participatie In de visie Communicatie en Participatie (2017 – 2021) staat als doel van de visie: “De gemeente Houten heeft de ambitie om samen met inwoners, instellingen en bedrijven maatschappelijke opgaven te realiseren. Dat is geen gemakkelijke taak want in de huidige netwerksamenleving verloopt het samenwerken in steeds veranderende constellaties. Bovendien zijn we als gemeente vanwege eigen ambities soms ook partij en hebben we daarnaast nog een rol als hoeder van het algemeen belang. Verder neemt de dynamiek van informatiestromen toe; technologie maakt alle informatie voor iedereen beschikbaar, informatie verspreidt zich razendsnel (onder andere via sociale media) en men verwacht 24/7 contact. Snel en adequaat acteren en reageren is noodzakelijk. Als ‘persoonlijke’ overheid staat de gemeente midden in de samenleving. Zowel face-to-face als digitaal. Door steeds de dialoog met en tussen betrokkenen te stimuleren en te faciliteren en door ook op het gebied van communicatie en participatie verantwoordelijkheid te delen met partners en inwoners, wil de gemeente werken aan vruchtbare interacties die bijdragen aan een krachtige participatie-samenleving.” De uitdagingen waar de gemeente voor staat, zijn als volgt verwoord: …. communicatie in Houten is van ons allemaal: medewerkers, bestuurders en inwoners. Dit vraagt om een omslag in beleving.

Een omslag die niet alleen de ambtenaren en het college van burgemeester en wethouders betreft. Ook de politiek (leden van de gemeenteraad en raadscommissies), partners en inwoners zullen hun verantwoordelijkheid moeten nemen. De laatsten zijn niet alleen de ‘baas’ en de ‘klant’ van de gemeente, zij zijn medeverantwoordelijk voor hoe door co-creatie en voortdurend constructief overleg, zaken in de Houtense samenleving tot stand worden gebracht. De trends en ontwikkelingen geven aan dat de gemeente wat betreft communicatie en participatie voor een aantal stevige uitdagingen staat. Het gaat om zes uitdagingen: 1. Bouwen aan vertrouwen 2. Kiezen voor de dialoog als basis 3. Leren omgaan met sociale media 4. Stem geven aan de zwijgende meerderheid 5. Specifieke doelgroepen bereiken 6. Communiceren in tijden van crisis Vanuit bovenstaande visie is gekozen om te werken met de methodiek Relevant Gesprek, een methodiek die in de praktijk is ontstaan en waarin ook Factor C is verwerkt. Kort gezegd komt de methodiek neer op eerst een aanpak maken, dan overgaan naar de uitvoering.

De volgende onderdelen worden in de aanpak onderscheiden: In welke fase bevindt het project zich? Is in deze fase participatie nodig, zo ja: • Wat is het beleidsdoel + onderwerp? • Wat is het participatiedoel? • Welke vraag of vragen wil je beantwoord zien? • Wat is de participatieruimte per vraag? Is ook: wat doe je met de opbrengst? • Met wie wil je wanneer in gesprek? 7

• •

Wie is de afzender? Hoe en hoe vaak ga je met elkaar in gesprek?

Om participatie goed in te richten, is de Leidraad Omgevingsinitiatieven en Participatie volgens de methodiek Relevant Gesprek opgesteld. Hierin wordt ook het gebruik van de vier sleutels van een Relevant Gesprek toegelicht. Bij de Leidraad horen twee ‘tools’: de impactmeter en het format voor een participatielogboek. Deze Leidraad met bijbehorende tools is te vinden op de website van de gemeente en is bedoeld voor omgevingsinitiatieven van derden én die van de gemeente zelf. De bedoeling is en was om ook intern de medewerkers met de methodiek en de Leidraad te laten werken. Het is goed om nog eens met elkaar te bepalen wat de ambitie is, wat dat voor ons werk betekent, wat er nodig is om de ambitie te vertalen en met wie en hoe we dit een ‘boost’ gaan geven.

8

Participatie en ringen van invloed Participatie betekent dat inwoners, belanghebbenden, partners en stakeholders ‘actief deelnemen’ en dat kan op verschillende manieren. Om duidelijkheid te krijgen met wie je waarover, op welk moment in gesprek gaat, geldt een publieksanalyse als een goede basis. Een publieksanalyse is gebaseerd op de ringen van invloed en maakt onderscheid in meebepalen, meewerken, meedenken, meeweten.

Anders werken Het voorstel is om ook, als de initiatiefnemer de gemeente is, te werken volgens de methodiek ‘de 4 sleutels van een Relevant Gesprek’. Wil je inwoners betrekken bij een bepaald onderwerp, dan is het handig dat je met elkaar op een eenduidige manier werkt. Medewerkers ‘opleiden’ kan tijdens het werk (learning on the job), er bestaan ook mogelijkheden om online opgeleid te worden en dat kan ook op kantoor.

Drie soorten participatie Hiervoor is al aangegeven dat er verschillende soorten van participatie bestaan. In Houten beperken we ons tot drie soorten participatie: • • •

De initiatiefnemer is de gemeente; beleid beïnvloedende participatie De initiatiefnemer is/zijn inwoner(s) (zelfredzaamheidsparticipatie) De initiatiefnemer is een externe, ontwikkelende partij; participatie is verplicht volgens de Omgevingswet. In de Leidraad staat wel genoemd wat er wordt verwacht, maar er ontbreekt een toetsingskader.

9

Highlights monitoring Casussen Algemeen De Leidraad is volgens de initiatiefnemers duidelijk. Dat geldt ook voor de bijbehorende tools. Zowel de impactmeter als het logboek zijn duidelijk. Qua impact werd Binnentuin 20 betiteld als complex, dus op impact 3. Bloesemtuin 15 is ingeschat op impact 2 maar gezien het proces had ook deze als impact 3 ingeschat moeten zijn. Het participatielogboek is in beide casussen van tevoren ingevuld en ingediend. De vraag van beide initiatiefnemers is wel: hoe zwaar weegt het invullen en indienen van het logboek in het proces? Waar het in het proces misgaat, is bij de participatie met de omwonenden. Het is niet duidelijk welke mate van invloed de omwonenden hebben op de plannen. De initiatiefnemers zien participatie als ‘kwaliteit toevoegen aan hun schetsen/plannen’. Omwonenden vinden dat zij mogen meebeslissen over de plannen. I.

Uitgewerkte casus

Bloesemtuin 15 Projectleider Freek Morel Initiatiefnemer Nico van Wijk Betreft: de bouw van twee vrijstaande woningen naast de bestaande boerderij van de ouders. ‘Als we voor het geld waren gegaan, hadden we wel een flat van 50 woningen neergezet’ In geval van Bloesemtuin 15 leken de gesprekken met omwonenden goed te gaan. Op een gegeven moment hebben omwonenden tijdens het proces een eigen verslag gemaakt en achter de rug om van de initiatiefnemer contact gezocht met de gemeente om het plan tegen te houden. Dit is door de gemeente niet met de initiatiefnemer gecommuniceerd en de omwonenden zijn ook niet teruggestuurd naar de initiatiefnemer. Er ontstond ruis op de lijn, verwijten gaan over en weer. Op de algemene bijeenkomst vallen harde woorden. De initiatiefnemer gaat er zelf ook wonen, hij vindt het niet prettig dat er met drie van de dertig omwonenden geen contact is. Aanbevelingen Wanneer deel je een initiatief met de omgeving? Eerst een plan dat klopt, dan afstemmen met de omwonenden. Niet andersom. 1. Wat is de verantwoordelijkheid/rol van de gemeente tijdens het proces? Wanneer de gemeente aanwezig is tijdens een bijeenkomst, wordt de aandacht verplaatst naar de gemeente en dan wordt de gemeente het aanspreekpunt.

10

2. Wat is de visie van de gemeente? Dat is onduidelijk: iedereen zegt wat anders. Bijvoorbeeld: eerst met de buurt praten, dan een plan maken. 3. In het collegeprogramma staat: participatie moet over wanneer er geen overeenstemming wordt bereikt. Dat is niet werkbaar, consensus kan niet het doel van participatie zijn. II.

Uitgewerkte casus

Binnentuin 20 Projectleider Jules Tonneijck Initiatiefnemer Lent Betreft: appartementen voor starters, ouderen en doorstromers ‘Eigenlijk zijn we in het diepe gegooid: ‘ga eerst de buurt maar in’ was het advies.’ Het initiatief Binnentuin 20, een plan waaraan door de initiatiefnemers een half jaar is gewerkt, past heel goed in de woonvisie: appartementen voor starters, ouderen en doorstromers. Het planadvies was positief, het participatieplan was toegevoegd en toch moest er eerst gesproken worden met de buurt: het advies van de wethouder was om eerst te focussen op consensus met de omgeving en daarna op het plan. Dan is er een bijeenkomst waar ook niet genodigden op afkwamen waaronder raadsleden. Vanwege veel rumoer trekt de wethouder het plan terug. Er wordt nu gewerkt aan plan nummer drie: twee patiowoningen aan de achterkant en vier woningen 2 onder 1 kap. Dus nu komt er iets wat de buurt wil en niet iets wat past in de woonvisie? Aanbevelingen 1. Welke kaders geven we initiatiefnemers mee – woonvisie of blanco met de omwonenden in gesprek? 2. Het planadvies was positief, het participatieplan was toegevoegd en toch moest er eerst gesproken worden met de buurt. 3. Wat is nu het gezamenlijke participatiebeleid? 4. Wat is de juiste rol van de gemeente bij initiatieven van externen? 5. Op welk moment gaan we communiceren over een initiatief? 6. Evalueren we de trajecten? 7.

Impactroute 3 -> wat betekent dat voor je participatie aanpak? 8. Politiek en inhoud lopen door elkaar: ambtenaren en politiek zitten niet op een lijn. III.

Highlights uit gesprekken over vier projecten

Aanbevelingen: 1. Een check op de participatieverslagen is nodig, welk kader geven we mee? 2. Een participatieverslag heeft een ‘vrije vorm’, welk kader geven we mee? 3. Een participatieverslag wordt ondertekend, en toch klopt het niet? Wanneer in het proces willen we ‘goedkeuring’ van de omgeving? 4. Met wie gaan we in gesprek: met de buurt of met de ‘achterban’?

11

Werkgroep raad – participatie en communicatie Algemeen Tijdens de workshop met de werkgroep participatie en communicatie van de raad, hebben we de volgende 5 vragen voorgelegd en besproken. 1. 2. 3. 4. 5.

Wat verstaat de raad onder participatie als het gaat om een omgevingsinitiatief? Zijn er kaders waarbinnen participatie moet plaatsvinden? Zo ja welke? Wat is de rol van de raad tijdens een participatieproces? Hoeveel ruimte krijgen inwoners/belanghebbenden? En wie bepaalt dat? Legt de raad de opbrengst van participatie langs de leidraad?

‘We laten graag merken dat we luisteren, tegenspreken levert geen stemmen op.’ Er zijn heel veel opmerkingen gemaakt en tips gegeven. Rode draad is wel dat er veel goed gaat, maar dat het onduidelijk is wat nu precies de koers en/of het kader is. De meest opvallende en/of meest gemaakte opmerkingen en aanbevelingen op een rij: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Bepaal vooraf wat je wilt ophalen, het gaat niet alleen om draagvlak. Het is niet duidelijk wat wij ‘voldoende’ participatie vinden. De leidraad stuurt het proces, meer kijken naar de uitkomst van participatie. We laten graag merken dat we luisteren, tegenspreken levert geen stemmen op. Wat betreft een raadsvoorstel: voor de participatieparagraaf een standaard format voor resultaat participatie ontwikkelen. Een gezamenlijke participatie zou helpen, geeft meer duidelijkheid. Hoe beoordelen we onze eigen initiatieven? Gebruiken we daar ook de Leidraad bij? Zijn er duidelijke kaders om participatie te toetsen? Algemene uitgangspunten helpen om de ruimte van inbreng te bepalen én te communiceren.

12

Digitale enquête Samenvatting van de antwoorden Over de leidraad en de onderliggende tools • Een meerderheid van de respondenten is bekend is met de Leidraad en de bijbehorende tools en brengt deze af en toe, dan wel regelmatig, onder de aandacht. •

Wat betreft de beoordeling van de opbrengst (participatieverslag initiatiefnemer) geven veel respondenten aan dat de vragen over de beoordeling van de opbrengst en het verslag van participatie niet op hen van toepassing zijn. Onder degenen die wel een oordeel gaven, is de algemene tendens neutraal tot positief.

Rol van de gemeente • Uit de resultaten blijkt dat er onder de respondenten aanzienlijke onzekerheid bestaat over de rol van het college in participatieprocessen en hoe om te gaan met frictie als gevolg van participatie. • De functie van participatie in omgevingsinitiatieven is voor de meeste respondenten wel helder. • De betrokkenheid van respondenten zelf bij participatiemomenten en terugkoppeling varieert. Hoewel de meesten actief aanwezig zijn en om terugkoppeling vragen, is dit niet overal standaard. Rode draad • Er is met name behoefte aan een gestructureerde aanpak waarbij duidelijk is hoe en wanneer belanghebbenden worden betrokken, en wat er met de participatieopbrengsten gebeurt. • Er is een duidelijke vraag naar meer structuur aan het begin van het participatieproces. • Het is onduidelijk wie welke rol speelt, wat de financiële mogelijkheden zijn en de mate van inspraak die omwonenden en belanghebbenden kunnen verwachten met betrekking tot de participatieruimte. • Er is behoefte aan meer transparantie over wat er met de input van belanghebbenden gebeurt en hoe dit uiteindelijk wordt verwerkt in de besluitvorming. • Er is behoefte aan duidelijkheid over welke rol de participatie-uitkomsten spelen bij het college en de raad en hoe bewonersinput wordt teruggekoppeld. Een samenvatting van wat de respondenten nog extra willen meegeven: • • • •

Initiatiefnemers hebben behoefte aan duidelijke uitleg en een toolkit. Zorgen van mensen moeten serieus worden genomen en verder worden onderzocht. De rol van de gemeente in participatietrajecten moet helder zijn voor iedereen. Participatie moet als zelfstandig proces worden gepresenteerd. 13

• • • • • •

Visie en kaders moeten goed worden geborgd en iedereen (van de gemeente) moet getraind worden in de methodiek. Vereenvoudig het participatieproces voor aanvragers. Wees vanaf het begin duidelijk over de verwerking van input van participanten. Beperk participatie tot grote initiatieven en informeer bij kleinere zaken. Inwoners meer meenemen in onze processen en de complexiteit van de initiatieven; daarmee ontstaat meer begrip. Er is meer aandacht nodig voor de toetsing van participatie.

Gesprek met toenmalig wethouder Bouwen voor Houten Algemeen In de Leidraad worden - wat betreft de impact van het initiatief op de omgeving - drie routes aangeduid. Wie neem het besluit of het om route 2 of 3 gaat? Als de initiatiefnemer de beslissing neemt, is het logisch dat de betreffende ambtenaar deze voorlegt aan college/raad en daaraan vooraf de wethouder hierin meeneemt. Welke check is er op de betrouwbaarheid van de resultaten van participatie door de initiatiefnemer? Kortom: hoe begeleiden we initiatiefnemers in het proces? Omgevingswet De kaders voor participatie moeten worden vastgesteld door de raad. Als voorbeeld de padelbaan. Het ging hier om een principeverzoek (planteam). Er is geparticipeerd, maar dit is niet meegenomen in de toetsing, omdat het hier ging om een inleidend verzoek: participatie is pas getoetst in de vergunningsfase. Er is een verschil tussen de afdelingen RO en VTH: participatie is geen toetsingskader voor ruimtelijke onderbouwing. In die zin heeft participatie een ‘lage status’ binnen de Omgevingswet. De Leidraad De Leidraad zelf kan worden opgefrist. Naar de inhoud moet ook nog eens kritisch worden gekeken. Wat betreft de bijbehorende tools: zijn ze goed vindbaar? Wat betreft het stramien voor het logboek, dat is een PDF, een PDF kunnen initiatiefnemers niet invullen.

De impactmeter zou misschien in de Leidraad zelf moeten worden verwerkt, als losse tool werkt het niet.

14

Hoe nu verder? Conclusies en Aanbevelingen. De Leidraad De Leidraad zelf is helder. Een paar aanbevelingen: 1. De Leidraad kan worden opgefrist met andere of geen foto’s, waardoor de tekst meer de overhand krijgt. 2. De afspraken die we met elkaar maken en de kaders die de raad stelt, verwerken in de Leidraad. 3. De impactmatrix verwerken in de Leidraad. Nu is het een losse tool en wordt het vaak over het hoofd gezien. 4. Het format voor het logboek aan de Leidraad toevoegen en daarnaast als Wordsjabloon aanbieden. Beschrijf helder de vorm waarin het logboek gebruikt moet worden en geef duidelijk aan wat met de input wordt gedaan 5. De verschillende onderdelen (stappenplannen per mate van impact, voorbeeld aanpak route 3) die op de website staan op een eenvoudigere manier beschikbaar stellen. 6. Formuleer een visie en stel beleid vast voor participatie in de gemeente Houten waarin duidelijk het proces wordt beschreven, er kaders worden aangegeven.

Visie en beleid Visie en beleid van de gemeente in co-creatie en integraal herijken: proces, methodiek, kaders, evaluatie, opleiding. Wanneer is participatie voldoende en hoe toets je dat. Politiek en inhoud van elkaar scheiden, Hoe? De rol van de gemeente (raad, college, ambtenaren) in participatietrajecten moet helder zijn voor iedereen. Visie, beleid en kaders moeten goed worden geborgd. Maak keuzes: beperk participatie bijvoorbeeld tot grote initiatieven en informeer bij kleinere zaken. Initiatiefnemers hebben behoefte aan duidelijke uitleg van de tools en het proces. Geef de kaders mee en hoe je dat doet.

Proces Wanneer deel je een initiatief met de omgeving? Eerst een plan dat klopt, dan afstemmen met de omwonenden. Niet andersom. Wat is de verantwoordelijkheid/rol van de gemeente tijdens het proces? Evalueren we de trajecten? Ook die van onszelf? Hoe? Een participatieverslag wordt ondertekend door belanghebbenden. Wanneer in het proces willen we ‘goedkeuring’ van de omgeving?

15

Kaders Algemene uitgangspunten helpen om de ruimte van inbreng te bepalen én te communiceren: Wanneer en waarover informeren we de raad om te voorkomen ‘ik heb het in de krant moeten lezen.’ De participatieparagraaf in raadsvoorstel- een standaard format - voor resultaat participatie ontwikkelen. Welke kaders geven we initiatiefnemers mee: woonvisie of blanco met de omwonenden in gesprek? Impactroute 3 -> wie bepaalt dat en wat betekent dat voor je participatie aanpak? Op welk moment gaan we communiceren over een initiatief? Hoe toetsen en evalueren we de trajecten? Geldt dat ook voor het beoordelen we onze eigen initiatieven?

Logboek Een check op de participatieverslagen is nodig, welk kader geven we mee? Een participatieverslag heeft een ‘vrije vorm’, welk kader geven we mee? Wees vanaf het begin duidelijk over de verwerking van input van participanten. Inwoners meer meenemen in onze processen en de complexiteit van de initiatieven; daarmee ontstaat meer begrip. Er is meer aandacht nodig voor de toetsing van participatie.

16

Bronnen 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Visie communicatie en participatie (2017-2021) Communicatie in gemeente Houten (presentatie college) 2023 Uitgangspunten Leidraad Omgevingsinitiatieven en participatie (2021) Leidraad Omgevingsinitiatieven en Participatie (2021) + Tools Monitoring gebruik leidraad (versie 13 april 2023) Participatie en communicatie bij gemeente Houten – een terugblik (met opdracht MvS) 7. Onderzoek Amersfoort 8. Trends vakvereniging Logeion 9. Participatieverordening VNG 10. Participatie volgens de 4 sleutels Relevant Gesprek 11. Borgingshuis

17