2. Aanbiedingsbrief AB Jaarstukken 2021.pdf

Aanbiedingsbrief aan: van: steller: onderwerp: t.b.v.: bijlage:

Algemeen Bestuur RUD Utrecht Dagelijks Bestuur M. van Bockel AP03.1a_Jaarstukken 2021 RUD Utrecht Vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 maart 2022 b) Jaarstukken 2021 RUD Utrecht c) Accountantsverslag

Status O ter kennisneming O ter (oriëntatie) bespreking X ter besluitvorming

Samenvatting Het boekjaar 2021 is afgesloten met een positief resultaat van € 837.000. Het jaarresultaat is sterk beïnvloed door externe factoren zoals het wederom uitstellen van de Omgevingswet en de Coronamaatregelen die gedurende 2021 van kracht zijn geweest. Gedurende 2021 zijn daardoor verschillende budgetten niet besteedt (doordat het noodzakelijk was om uit te stellen) en zullen deze middelen nu middels resultaatbestemming worden gereserveerd voor 2022 (of verder). Voorgesteld wordt dus om een gedeelte van het resultaat te (her)bestemmen om de geplande ontwikkelingen alsnog te realiseren. Daarnaast zijn er in 2021 ook enkele incidentele besparingen gerealiseerd als gevolg van de geldende Coronamaatregelen. Het voorstel is om deze besparingen uit te keren aan de deelnemers.

Voorstel Het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om: 1. de Jaarstukken 2021 RUD Utrecht vast te stellen; 2. het resultaat over het boekjaar 2021 ad. € 837.000 als volgt te verwerken: a. € 110.000 wordt toegevoegd aan de Bestemmingsreserve ‘Persoonsgebonden Opleidingsbudget’; b. € 467.000 wordt toegevoegd aan een nieuw te vormen bestemmingsreserve ‘Doorontwikkeling RUD Utrecht’; c. € 60.000 wordt toegevoegd aan de Algemene reserve; d. € 200.000 wordt teruggestort aan de deelnemers naar verhouding van percentage eigenaarschap; 3. kennis te nemen van het verslag van bevindingen inzake de jaarrekeningcontrole 2021.

Planning en communicatie Nadat de Jaarstukken 2021 door het Algemeen Bestuur zijn vastgesteld, zal deze worden toegezonden aan de deelnemers. Tevens zullen de Jaarstukken 2021 op de website van de RUD Utrecht geplaatst worden.

Medezeggenschap De Jaarstukken 2021 worden na vaststelling besproken met de Ondernemingsraad.

Onderwerp: Jaarstukken 2021 T.b.v.: Vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31-03-2022

Pagina 1 van 4

Juridische toets n.v.t.

Inleiding Hierbij bieden wij u de Jaarstukken 2021 aan. In de Jaarstukken 2021 leggen wij verantwoording af over zowel de beleidsmatige als de financiële realisatie van de Programmabegroting 2021. Daarnaast is bij de jaarstukken ook het accountantsverslag van Publiek Belang Accountants gevoegd inzake de jaarrekeningcontrole 2021 (deze wordt in het besloten deel van de vergadering besproken). Accountantsverslag en accountantsverklaring In het bijgevoegde accountantsverslag zijn de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen. De bevindingen hebben zowel betrekking op de jaarrekening zelf als op de opzet en werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening 2021. Resultaat 2021 en voorstel voor resultaatbestemming Jaarrekeningresultaat Het boekjaar 2021 is afgesloten met een positief resultaat van € 837.000. In de tweede Bestuursrapportage 2021 werd uitgegaan van een negatief resultaat van € 65.000. De afwijkingen ten opzichte van de tweede Bestuursrapportage zijn: 1. Lagere personeelslasten Lagere vaste personeelslasten Lagere kosten inhuur 2. Lagere Kapitaallasten 3. Lagere Huisvestingskosten en ICT 4. Lagere kosten Overig materieel budget 5. Lagere Ontwikkelkosten 6. Meer DVO-opbrengsten 7.

Minder opbrengsten Aanvullende opdrachten 8. Minder onttrekkingen bestemmingsreserves

-/-/-/-/-/-/-

€ 214.000 € 131.000 € 322.000 € 110.000 € 174.000 € 51.000 € 215.000 € 212.000 € 82.000 € 100.000

Ad 1. Lagere personeelslasten: Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt zijn een aantal vaste formatieplaatsen later of met inhuur ingevuld. Hierdoor wordt de post personeelslasten in zijn geheel geanalyseerd. Op totaalniveau zijn de personeelslasten € 322.000 lager dan begroot. Er zijn hiervoor een aantal verklaringen. Allereerst is door de thuiswerksituatie en de focus op opleiding voor de Omgevingswet € 110.000 aan persoonsgebonden opleidingsbudget niet uitgegeven in 2021. In de toekomst blijven medewerkers echter wel recht hebben op het inzetten van deze middelen voor opleiding. Daarnaast is een gedeelte van het programma Samen op weg verschoven naar 2022 waardoor er € 94.000 minder is besteed aan (ingehuurd) personeel. Ook is de ingangsdatum van de Omgevingswet gedurende 2021 verschoven waardoor een gedeelte van de voorbereiding op de komst van deze wet is verschoven naar 2022. Hierdoor heeft de RUD Utrecht minder personeel ingehuurd ter vervanging van vast personeel dat zich voorbereid op de Omgevingswet. Ten derde namen in de laatste fase van het jaar de coronamaatregelen toe, waardoor er om een groot negatief resultaat te voorkomen (1% productieverlies is ongeveer 100K aan omzet minder) in de laatste fase van het jaar geen grote uitgaven meer zijn gedaan aan ingehuurd personeel bij bedrijfsvoering. Ad 2. Lagere Kapitaallasten: deze post is € 110.000 lager dan begroot.

Het nieuwe VTH-zaaksysteem zal pas in 2022 in gebruik genomen worden en de afschrijvingen ervan zullen daarom ook pas in 2022 plaats vinden. Daarnaast zijn ook verschillende ICT investeringen in apparatuur uitgesteld naar 2022. Ad 3. Lagere Huisvestingskosten en ICT: Deze post is € 174.000 lager dan begroot. De tweede verdieping in het Provinciehuis (huisvesting Bedrijfsvoering) is voor een half jaar niet beschikbaar geweest. Derhalve heeft de Provincie als verhuurder besloten een gedeelte van de huurkosten niet in rekening te brengen voor deze verdieping. Daarnaast vallen de beheers -en onderhoudskosten lager uit. Ten slotte werkt uitstel van de invoering van de Omgevingswet door in het (al dan niet) doen van verschillende ICT-uitgaven.

Onderwerp: Jaarstukken 2021 T.b.v.: Vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31-03-2022

Pagina 2 van 4

Ad 4. Lagere kosten Overig materieel budget: deze post is € 51.000 lager dan begroot. De afspraken die we hebben gemaakt met betrekking tot de uit te besteden onderdelen van de aanvullende opdrachten vallen lager uit (opbrengsten en kosten). Verder zijn door het thuiswerken een aantal kleine kostenposten lager uitgevallen dan verwacht op basis van ervaring. Ad 5. Lagere Ontwikkelkosten: Per jaareinde is minder besteed aan Samen op weg dan begroot. De verwachting van het Bestuur is dat deze middelen nog wel in de verschillende sporen van het programma zullen worden ingezet. Daarnaast is een gedeelte van de RGT App niet ontwikkeld in 2021 en doorgeschoven naar 2022 en is in verband met het uitstel van de Omgevingswet een deel van de voorbereiding van de RUD Utrecht daarop ook doorgeschoven naar 2022. Ad 6. Meer DVO-opbrengsten: Door de beperkende maatregelen m.b.t. de coronacrisis was het in 2021 niet mogelijk om alle werkzaamheden aan de deelnemers te leveren en hierdoor dreigde een fors negatief resultaat te ontstaan. Om een deel van het productieverlies op te vangen is reeds bij de eerste Bestuursrapportage besloten de post Onvoorzien (€ 225.000) in te zetten ter dekking van de achterblijvende productie. Omdat een deel van de regionale en provinciale taken niet gerealiseerd is, valt het verschil met de begroting iets lager uit. Ad 7.

Door het moment van toekenning van de aanvullende opdracht en het moment waarop inhuur kon worden gerealiseerd, zijn een aantal aanvullende opdrachten niet in 2021 afgerond. De opdrachten zijn verschoven naar 2022 in overleg met de desbetreffende deelnemers. Ad 8. Minder onttrekkingen bestemmingsreserves: De bestemmingsreserve voor het VTH-zaaksysteem is niet onttrokken in 2021. Een aanzienlijk deel van kosten die gemoeid gaan met dit zaaksysteem zullen in 2022 vallen.

Resultaatbestemming Aan het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om het positieve rekeningresultaat 2021 van € 837.000 als volgt te bestemmen: Verdeling resultaat 2021 Stand Algemene reserve vóór resultaatbestemming

Resultaat 2021

Storting Algemene reserve Toevoeging: storting bestemmingsreserve Persoonsgebonden Opleidingsbudgetten Toevoeging: storting bestemmingsreserve Doorontwikkeling RUD Utrecht Terugstorten aan deelnemers Stand na resultaatbestemming 2021

€

837.000

€ € €

110.000 467.000 200.000

Stand Algemene reserve € 709.000

€

60.000

€

769.000

Een gedeelte van de stortingen in bestemmingsreserves hebben allemaal betrekking op uitgaven die gedurende 2021 zijn uitgesteld naar 2022 (of verder). Om deze middelen in toekomstige jaren beschikbaar te hebben is het noodzakelijk dat ze onderdeel uitmaken van het resultaat 2021 om vervolgens bestemd te worden middels een bestuursbesluit. Gedurende 2021 heeft hierover met zowel het Dagelijks als Algemeen Bestuur van de RUD Utrecht overleg plaatsgevonden. Het gaat hierbij om: 1. € 110.000 Persoonsgebonden Opleidingsbudgetten 2. € 467.000 Storting in bestemmingsreserve Doorontwikkeling RUD Utrecht bestaande uit: a. Doorontwikkeling RGT App (€ 60.000) b. Samen op weg (€ 207.000) c. Uitgestelde kosten bedrijfsvoering (€ 200.000)

Ad 1. Bestemmingsreserve Persoonsgebonden Opleidingsbudgetten

Aangezien er € 110.000 minder aan het persoonsgebonden opleidingsbudget is besteed dan waar werknemers recht op hebben, stellen we voor om deze middelen toe te voegen aan de bestemmingsreserve ter dekking van de kosten in volgende jaren wanneer de medewerkers hier aanspraak op maken.

Onderwerp: Jaarstukken 2021 T.b.v.: Vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31-03-2022

Pagina 3 van 4

Ad 2. Bestemmingsreserve Doorontwikkeling RUD Utrecht

Er zijn veel ontwikkelingen gaande in het vakgebied van de RUD Utrecht. Uit het recentelijk verschenen rapport van de commissie van Aartsen blijkt dat er verbeteringen nodig zijn voor de toekomst. Gedeeltelijk zijn deze doorontwikkelingen door de RUD Utrecht vertaald in de Kadernota 2023. Ook is er recentelijk een “Uniforme Handhaving Strategie” opgesteld waar de RUD in de toekomst aan zal moeten gaan voldoen. Tenslotte zal ook de invoering van de Omgevingswet in de toekomst verdere doorontwikkeling van de RUD Utrecht gaan vragen. Het bestemmen van middelen voor deze benodigde doorontwikkelingen is dus een logische keuze. De voorgestelde € 467.000 bestaat uit de volgende bedragen: 1. 2. 3.

in 2021 is € 207.000 minder besteed aan het programma Samen op weg dan initieel begroot. De verwachting van het bestuur van de RUD Utrecht is dat deze middelen in de toekomst nog wel ingezet zullen gaan worden binnen de verschillende sporen van het programma. aangezien de afdeling ICT in 2021 veel capaciteit nodig heeft gehad voor de inrichting van het nieuwe zaaksysteem (Powerbrowser) is besloten om een gedeelte van de ontwikkeling van de RGT applicatie door te schuiven naar 2022 (€ 60.000). in 2021 zijn € 200.000 aan bedrijfsvoering kosten uitgesteld als gevolg van uitstel van de invoering van het nieuwe zaaksysteem en de Omgevingswet. Het betreft hier middelen voor onder meer inhuur van specialisten, uitgaven aan ICT (apparatuur) en IV alsmede kosten op het gebied van facilitaire zaken.

Aanvulling Algemene Reserve

Doordat de totale baten van de RUD Utrecht zijn gestegen is het mogelijk om de algemene reserve verder aan te vullen. De algemene reserve mag maximaal 5% van de totale inkomsten van de RUD bedragen. Gezien de onzekere tijden (coronacrisis en invoering van de Omgevingswet) stellen we voor om het restant van het resultaat aan de algemene reserve toe te voegen en daarmee het weerstandsvermogen van de RUD Utrecht te verhogen tot de toegestane 5% van de totale inkomsten.

Restant: Terugstorting aan de deelnemers van de RUD Utrecht

In verband met de Coronacrisis was het onzeker waar de productie van de RUD Utrecht en de daarmee gepaard gaande variabele bijdrage van de deelnemers op uit zou gaan komen in 2021. Om een negatief resultaat te voorkomen heeft de RUD Utrecht in de laatste fase van het jaar geen grote uitgaven meer gedaan. Hierdoor is resultaat ontstaan als gevolg van incidentele besparingen. De RUD Utrecht stelt voor om de incidentele besparingen waar geen uitgaven meer van worden verwacht terug te storten aan haar deelnemers (€ 200.000). Opdrachtgever Amersfoort Baarn Bunschoten Eemnes Houten Leusden Lopik Nieuwegein Provincie Utrecht Soest Utrecht Woudenberg Totaal

Percentage eigenaarschap 12,0% 3,0% 3,3% 1,3% 1,7% 2,6% 3,1% 2,2% 52,9% 4,2% 11,1% 2,6% 100,0%

Terug te storten bedrag € € € € € € € € € € € € €

24.000 6.000 7.000 3.000 3.000 5.000 6.000 4.000 106.000 9.000 22.000 5.000 200.000

Vervolgprocedure De Jaarstukken 2021 van de RUD Utrecht worden na vaststelling ter informatie aangeboden aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en aan Provinciale Staten. Na vaststelling van de Jaarstukken 2021 door het Algemeen Bestuur moeten deze vóór 15 juli 2022 worden aangeleverd bij de toezichthouder: het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Onderwerp: Jaarstukken 2021 T.b.v.: Vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31-03-2022

Pagina 4 van 4