1. Aanbiedingsbrief AB RUD aarstukken 2023

Aanbiedingsbrief aan: van: steller: onderwerp: t.b.v.: bijlage:

Algemeen Bestuur RUD Utrecht Dagelijks Bestuur M. van Bockel AP03.1a_Jaarstukken 2023 RUD Utrecht Vergadering Algemeen Bestuur d.d. 28 maart 2024 b) Jaarstukken 2023 RUD Utrecht c) Accountantsverslag (wordt later toegevoegd)

Status O ter kennisneming O ter (oriëntatie) bespreking X ter besluitvorming

Samenvatting Het boekjaar 2023 is afgesloten met een positief resultaat van € 302.000. Het resultaat is hoger dan de laatste begroting 2023 als gevolg van meerdere factoren zoals een hoge realisatie van aanvullende opdrachten en aanvullende SPUK subsidies, hogere rentbaten en tegelijkertijd lagere kapitaallasten en ontwikkelkosten.

Voorstel Het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om: 1. de Jaarstukken 2023 RUD Utrecht vast te stellen, onder voorbehoud van de evt. later door te voeren benodigde aanpassingen in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Belangrijk is hierbij te vermelden dat het enkel om toelichtende teksten gaat. Het resultaat 2023 en de vermogenspositie niet zal worden aangepast; 2. het resultaat over het boekjaar ad. € 302.000 als volgt te verwerken: a. € 49.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve Persoonsgebonden Opleidingsbudgetten b. € 60.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve Omgevingswet c. € 193.000 toe te voegen aan de Algemene reserve; 3. kennis te nemen van het accountantsverslag van de externe accountant.

Planning en communicatie Nadat de Jaarstukken 2023 door het Algemeen Bestuur zijn vastgesteld, zullen deze worden toegezonden aan de deelnemers. Tevens zullen de Jaarstukken 2023 gepubliceerd worden op de website van de RUD Utrecht.

Medezeggenschap De Jaarstukken 2023 worden na vaststelling besproken met de Ondernemingsraad.

Juridische toets n.v.t.

Onderwerp: Jaarstukken 2023 T.b.v.: Vergadering Algemeen Bestuur d.d. 28-03-2024

Pagina 1 van 4

Toelichting Inleiding In de bijlage bij dit stuk treft u de jaarstukken 2023 aan. In de Jaarstukken 2023 leggen wij verantwoording af over zowel de beleidsmatige als de financiële realisatie van de Programmabegroting 2023. Daarnaast is ook het accountantsverslag van Publiek Belang Accountants gevoegd inzake de jaarrekeningcontrole 2023 (deze wordt in het besloten deel van de vergadering besproken). Accountantsverslag en accountantsverklaring (wordt later toegevoegd) In het bijgevoegde accountantsverslag zijn de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen. De bevindingen hebben zowel betrekking op de jaarrekening zelf als op de opzet en werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening 2023. Resultaat 2023 en voorstel voor resultaatbestemming Jaarrekeningresultaat Het boekjaar 2023 is afgesloten met een positief resultaat van € 302.000. In de Bestuursrapportage 2023 werd uitgegaan van een positief resultaat van € 7.000. De afwijkingen ten opzichte van de Bestuursrapportage zijn: 1. Lagere personeelslasten Hogere vaste personeelslasten Lagere kosten inhuur 2. Lagere Kapitaallasten 3. Lagere Huisvestingskosten en ICT 4. Lagere kosten Overig materieel budget 5. Lagere Ontwikkelkosten 6.

Minder DVO-opbrengsten 7. Minder opbrengsten Aanvullende opdrachten 8. Meer renteopbrengsten 9. Minder onttrekkingen bestemmingsreserves

-/-/-/-/-/-/-/-

€ 152.000 € 846.000 € 694.000 € 123.000 € 56.000 € 61.000 € 200.000 € 31.000 € 731.000 € 77.000 € 154.000

Ad 1. Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt is een aantal vaste formatieplaatsen later of met inhuur ingevuld. Hierdoor wordt de post personeelslasten in zijn geheel geanalyseerd. Op totaalniveau zijn de personeelslasten € 694.000 lager dan begroot. De personeelskosten hangen nauw samen met de baten, omdat de baten voornamelijk worden gerealiseerd door inzet van personeel. De hogere vaste personeelslasten worden beïnvloed door eenmalige personele lasten van ongeveer € 400.000. De inhuur hangt voornamelijk samen met de aanvullende opdrachten omdat deze baten veelal met inhuur worden gerealiseerd. De aanvullende opdrachten zijn met € 493.000 (opbrengsten m.u.v. materiële middelen) achtergebleven t.o.v. de begroting. Het restant van de lagere personeelskosten (ongeveer € 200.000) wordt verklaard door minder inhuur bij Bedrijfsvoering voor met name het project rondom de Omgevingswet. Ad 2. De kapitaallasten zijn € 123.000 lager dan begroot. Dit betreft de afschrijvingskosten van materiële vaste activa. De daling van de kapitaallasten is al een langere periode zichtbaar. In 2023 zijn er wel weer meer investeringen gedaan (onder andere in nieuwe vervoermiddelen in 2023 voor de buitengebied BOA’s), waardoor de afschrijvingskosten vanaf 2024 weer zullen stijgen. Ad 3. De huisvestingskosten en ICT zijn € 56.000 lager uitgevallen dan de laatste raming.

Begin 2023 heeft de verhuurder aangegeven dat met name de servicekosten aanzienlijk zouden stijgen door de hogere energiekosten. Eind 2023 bleek bij de afrekening over de eerste drie kwartalen dat deze energielasten aanzienlijk lager waren dan begin 2023 als raming was afgegeven. Dit heeft derhalve geleid tot een onderbesteding op de huisvestingskosten. Ad 4. Deze post is € 61.000 lager dan begroot. Dit is voornamelijk een gevolg van lagere leasekosten. In de coronatijd zijn de poolauto’s minder gebruikt. Dit heeft er in 2023 toe geleid dat voor een aantal auto’s de leasekosten zijn herrekend met gemiddeld minder kilometers per jaar. Dit heeft tot een reductie van de leasekosten geleid. Daarnaast zijn in 2023 voor de groene BOA’s auto’s aangeschaft i.p.v. geleased, omdat dit economisch voordeliger was. De leasekosten zijn daarmee komen te vervallen. Hier zijn wel afschrijvingslasten voor in de plaats gekomen.

Onderwerp: Jaarstukken 2023 T.b.v.: Vergadering Algemeen Bestuur d.d. 28-03-2024

Pagina 2 van 4

Ad 5. De Ontwikkelkosten zijn € 200.000 lager dan begroot. De ontwikkelkosten bestaan uit meerdere onderdelen, maar veruit het grootste onderdeel betrof voor 2023 kosten inzake de Omgevingswet. In voorgaande jaren was hier natuurlijk op voorbereid, maar nu duidelijk was dat deze wet in 2024 echt in werking zou treden, moest een aantal belangrijke ‘laatste’ stappen en ontwikkelingen nog worden uitgevoerd en doorgevoerd. Hiervoor is een plan van aanpak gemaakt. Uiteindelijk is gebleken dat met name de inzet van uren van intern personeel aanzienlijk achter is gebleven. Een deel van deze uren moeten echter nog wel gemaakt worden in 2024. Derhalve wordt voorgesteld de bestemmingsreserve voor de Omgevingswet te verhogen naar € 200.000 door € 60.000 in de bestemmingsreserve aan te vullen. Een deel van deze middelen zal worden gebruikt ter dekking van de interne uren. Daarnaast is er ook gedurende 2024 een klein team actief als achtervang om ‘problemen’ die ontstaan bij de werkzaamheden onder de Omgevingswet te adresseren, af te stemmen en waar mogelijk op te lossen. Ad 6. Minder DVO-opbrengsten: De DVO-opbrengsten zijn € 31.000 lager dan begroot. De DVO’s zijn voor ruim 99% gerealiseerd in 2023. Ad 7. De opbrengsten vanuit aanvullende opdrachten (€ -493.000) en de aanvullende opdrachten materiele middelen (€ -237.000) zijn beide lager dan begroot.

Door het moment van toekenning van de aanvullende opdracht en het moment waarop inhuur kon worden gerealiseerd, is een aantal aanvullende opdrachten niet in 2023 afgerond. Deze opdrachten zijn deels verschoven naar 2024 in overleg met de desbetreffende deelnemers. Daarnaast is er ook een achterstand in de realisatie op de SPUK (Specifieke Uitkeringen). Voor SPUK THE (energie) is dit vooral veroorzaakt doordat er onvoldoende medewerkers konden worden aangenomen om tijdig met de werkzaamheden te starten. Voor SPUK IBP is het vooral een gevolg van wijzigingen binnen het project en verlenging van de looptijd. Daarnaast zijn een deel van de baten die specifiek via een projectfactuur waren begroot uiteindelijk niet in rekening gebracht vanwege het feit dat de kosten rondom de Omgevingswet ruim onder oorspronkelijke begroting en verwachting zijn gebleven. Deze projectfactuur was specifiek ter dekking hiervoor. Ad 8. De renteopbrengsten zijn € 77.000 hoger dan begroot. In de afgelopen jaren is de rente vrijwel constant nihil geweest. Mede door de inflatie is de rente weer positief. De eerste inschatting medio 2023 van de renteopbrengst is te conservatief gebleken. Ad 9. Uit de bestemmingsreserves voor Omgevingswet en Doorontwikkeling RUD is samen € 154.000 minder onttrokken dan begroot. Voor de Omgevingswet is dit wenselijk vanwege kosten die verschoven zijn van 2023 naar 2024.

Bij de bestemmingsreserve Doorontwikkeling RUD zijn in 2023 minder kosten gerealiseerd, omdat de focus vooral heeft gelegen op de Omgevingswet en de samenwerking met de OdrU. Resultaatbestemming Aan het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om het positieve resultaat 2023 van € 302.000 als volgt te verdelen: Verdeling resultaat 2023 Stand Algemene reserve vóór resultaatbestemming Resultaat 2023 Toevoeging: storting bestemmingsreserve Persoonsgebonden Opleidingsbudgetten Toevoeging: storting bestemmingsreserve Omgevingswet Storting Algemene reserve Stand na resultaatbestemming

€

302.000

€ €

49.000 60.000

Stand Algemene reserve €

559.000

€

193.000

€

752.000

De Algemene Reserve bedraagt na de voorgestelde resultaatbestemming per 31 december 2023 in totaal € 752.000. Rechtmatigheid In de decembercirculaire 2023 voor zowel het gemeente- als provinciefonds is aangekondigd, dat de jaarrekening 2023 een rechtmatigheidsverantwoording zou moeten bevatten. De wijzigingen met betrekking hiertoe in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) worden voorlopig niet gepubliceerd in het Staatsblad. Uitstel is nodig vanwege fundamentele bezwaren van de Algemene Rekenkamer (AR). Op het moment van afronding van de jaarrekeningcontrole door de externe accountant is nog niet duidelijk wat de gevolgen hiervan zijn voor de inhoud van de controleverklaring. De accountant is op dit moment in afwachting van haar beroepsorganisatie (NBA) voor instructies hoe deze situatie vaktechnisch kan worden opgelost m.b.t. de inhoud van de controleverklaring.

Onderwerp: Jaarstukken 2023 T.b.v.: Vergadering Algemeen Bestuur d.d. 28-03-2024

Pagina 3 van 4

Mogelijk worden de paragrafen over rechtmatigheid en de rechtmatigheidsverantwoording weer verwijderd uit de jaarrekening. Van belang is te vermelden dat de accountant alle werkzaamheden heeft verricht die nodig zijn in beide scenario’s om een goedkeurende controleverklaring te kunnen verstrekken. Vervolgprocedure De Jaarstukken 2023 van de RUD Utrecht worden na vaststelling ter informatie aangeboden aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en aan Provinciale Staten. Na vaststelling van de Jaarstukken 2023 door het Algemeen Bestuur moeten deze vóór 15 juli 2024 worden aangeleverd bij de toezichthouder: het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Onderwerp: Jaarstukken 2023 T.b.v.: Vergadering Algemeen Bestuur d.d. 28-03-2024

Pagina 4 van 4