themasessie raad rganisatie en dienstverlening 15-10

Werk in uitvoering

Agenda • Voorstellen • Horst aan de Maas: van buiten naar binnen • De ambtelijke organisatie: wat gaat er goed? • De ambtelijke organisatie: wat moet er beter? • Hoe doen we dat? • Vervolg

Even voorstellen • Ervaring • Rolverdeling • Waarom doen we dit werk?

• Bij elkaar 5 maanden ervaring in Horst aan de Maas • Dilemma

Wat zien we?

Horst aan de Maas: van buiten naar binnen

Aan het werk: ruimtelijk domein Robuuste financiFële positie

Masterplan wonen: 765 van de 1000 Grandorse woningen vergund

10 miljoen subsidie binnengehaald 3,5 miljoen euro ontwikkellocaties aangekocht

Aan het werk: Sociaal Domein

3615 beschikkingen 24 bezwaren

Aan het werk: overige dienstverlening Totaal aantal telefoontjes

2023 30.036

2023 100%

2024 28.254

2024 100%

Zelf afgehandeld

12.862

42,8 %

13.175

46,6%

Doorverbonden

4.908

16,3 %

4.657

16,5 %

Terugbelnotitie

5. 529

18,4 %

5.888

20,8%

Inwoner belt zelf terug

2.176

7,2%

2162

7,7%

Niet geregistreerd

4.561

15,3%

2.372

8,4 %

100.000 bezoekers zwembad 450 kinderen zwemles 1847 adviezen via energieloket

Betaalde facturen >15.000

2023

2024

Binnen 30 dagen

98%

98%

Binnen 14 dagen

89%

90%

Gemiddelde doorloop

7 dagen

6 dagen

Horst aan de Maas als werkgever 70 vacatures waarvan 96,7% zelf vervuld

20,1% van de loonsom is inhuur

Conclusie: er gaat heel veel goed Maar….. niet alles! • Organisatieontwikkeling niet concreet genoeg

• Klachten over dienstverlening, breder dan alleen de motie • “Aanpak-mentaliteit” zit ons soms in de weg: we mogen meer vooruit denken • We denken en handelen nog te veel vanuit het gemeentehuis en te weinig vanuit de bedoeling. • Energielekken in politiek – bestuurlijk – ambtelijk samenspel

Uitstroom vergunningverlening 1-1-2024 t/m 9-10-2024

Activiteit

Aantal

Wettelijke termijn in dagen (1)

Servicenorm in dagen

Doorloopt Doorloopt ijd ≤ 100% ijd > 100% (2)

Informatieverzoek

596

geen

28

89%

11%

Haalbaarheid

62

geen

56

56%

44%

Principeverzoek (WABO)

50

geen

56

12%

88%

Beschikking (WABO en

211

56 of 182

geen

74%

26%

OW)

(1) Met de komst van de omgevingswet op 1-1 2024 is de van rechtswege verleende vergunning komen te vervallen (2) Het % doorlooptijd is de wettelijke termijn inclusief de termijn van verlenging en/of opschorting. Verlengingen en opschortingen vinden plaats bij aanvraag beschikkingen. Bron: dashboard team Omgeving

Wat moet beter • Gemiddelde doorlooptijd beschikkingen • Gemiddelde doorlooptijd haalbaarheid • Toelichting op onze afweging in de fase haalbaarheid • Informeren initiatiefnemers over de verwachte doorlooptijden en te nemen stappen in de aanvraag • Telefonische bereikbaarheid • Gebruik RX-Mission

Wat doen we zoal? • Bereikbaarheid en terugbellen verbeteren • Werkvoorraad managen • Kwaliteit inhuur verbeteren • Zelf mensen aantrekken en opleiden bijv. communicatietrainingen • Bijeenkomsten met adviseurs Dit is niet het enige…

Uitgangspunten

Wat hebben we gedaan en gaan we doen Snel duidelijkheid over: • Organisatiestructuur definitief maken

• Samenspel opgavegericht werken & regulier werk • Sturen & monitoren → mijlpalenplanning

Aanpak 2024 - 2025 We werken aan 3 sporen: • Dienstverlenende organisatie Meten & datasturing Procesverbeteringen Verbeteren bereikbaarheid • Vitale en Professionele medewerkers Behoud van medewerkers (Persoonlijk) leiderschap Arbeidsmarktbenadering • Goed politiek - bestuurlijk-ambtelijk samenspel Goede informatievoorziening Rolzuiverheid Voorbeeldgedrag

Spoor 1: Dienstverlenende organisatie Procesverbetering • • • • • •

We werken volgens nieuwe proces en uniforme werkwijze Vergunningverlening OG (incl. Omgevingswet) Bezwaar en beroep OG Vergunningverlening APV (incl. evenementen) Projectmatig werken EG, opdrachtgeverschap en besluitvorming Werving en selectie

• 3e en 4e kwartaal 2024

• WOO Verzoeken • • • • •

APV Toezicht en handhaving APV Bezwaar en beroep Formatie en budget (incl. decentrale budgetverantwoordelijkheid) Aanvraag levensonderhoud Subsidieverlening

Spoor 2 Vitale en professionele medewerkers • Behoud van medewerkers • Leren en ontwikkelen • Werkplezier • Onboarding & offboarding

• (Persoonlijk) leiderschap • TMA • Leiderschapsprogramma

• Arbeidsmarktbenadering

• Werving en selectie • Arbeidsmarktcommunicatie

Spoor 3 Goed politiek - bestuurlijk – ambtelijk samenspel •

Rolduidelijkheid en rolvastheid

•

Bestuurlijke sensitiviteit

•

Waarderend met elkaar omgaan

Het vervolg • In gesprek met fracties • Elkaar blijven informeren • Samenwerken • Vol energie gaan wij ervoor!