SV.23.052 VVD Procesverbetering 23-0114586
Tekst van het document
Aan: College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Horst aan de Maas
Betreft: Raadsvragen procesverbetering post en archief. Datum: 6 november 2023 Geachte College, In de afgelopen periode hebben wij tijdens diverse raadsavonden en met voorbeelden van inwoners kenbaar gemaakt dat wij het onaanvaardbaar vinden dat schriftelijke bescheiden in de systemen van de gemeente soms moeilijk terug te vinden zijn, dan wel zoek of onvindbaar zijn. Hierdoor zijn zaken onvolledig en duurt de afhandeling extra lang. Tijdens de raadsavond van 31 oktober jl. heeft wethouder Joosten aangegeven dat de signalen serieus worden genomen en dat binnen de gemeente interne procedures zijn en worden opgestart om te komen tot procesverbetering op dit punt. Naar aanleiding van vorenstaande hebben wij de navolgende raadvragen: • • •
•
Wij willen graag weten hoe de procedure nu is en hoe u deze gaat verbeteren? Hoe is de coördinatie, het toezicht en dus ook de verantwoordelijkheid op de voortgang van zaken geregeld? Hebben we hiervoor een duidelijke procedure? Als inwoners post persoonlijk komen afgeven bij de balie, worden enveloppen open gemaakt en wordt de eerste pagina gekopieerd en gestempeld. Is dit de wijze om met vertrouwelijke stukken om te gaan? Hoe kijkt u hier tegen aan? Hoe vindt registratie plaats van correspondentie geadresseerd aan een ambtenaar persoonlijk, hierbij gelet op het briefgeheim?
Graag ontvangen wij antwoord op deze vragen.
VVD Horst aan de Maas Peter Lalieu