RIB.25.009 Motie dienstverlening

Stuknummer: 24.0007415

RIB.25.009

Raadsinformatiebrief van

: Burgemeester en wethouders

portefeuillehouder

: E. Joosten

aan

: De leden van de gemeenteraad

datum

: 07/12/2024

status

: Toezeggingen, nummer: 24.059

openbaar

: Ja

Onderwerp Raadsinformatiebrief over de Motie dienstverlening interne organisatie 1. Aanleiding - uw motie Begin juli nam uw raad de motie Interne dienstverlening interne organisatie aan. U constateerde dat er bij diverse fracties signalen waren binnengekomen over de dienstverlening en de communicatie van de gemeentelijke organisatie. Dit leidt bij inwoners tot ontevredenheid, frustratie en het gevoel genegeerd te worden. In de motie verzoekt u het college om: a. Te komen met een verbetering van de dienstverlening en communicatie en dit op uiterlijk 10 december 2024 concreet te maken in een verbetervoorstel en hierbij een vergelijking te maken met de status van 18 april 2024; b. Uiterlijk 10 december 2024 input en output op het gebied van RO op een overzichtelijke wijze inzichtelijk te maken (middels een dashboard) voor de raad en dit aan de raad voor te leggen; c. Eventuele dilemma’s of afwegingen opiniërend of besluitvormend aan de raad voor te leggen; d. In geval van extra middelen nodig zijn om tot de gevraagde verbetering te komen zien wij graag een onderbouwd voorstel aan de Raad tegemoet. In deze Raadsinformatiebrief geven wij gehoor aan uw oproep. Wij herkennen uw constateringen met name op het gebied van de vergunningverlening binnen het ruimtelijke domein.

We zien dat er achterstanden zijn, termijnen niet worden gehaald, er veel wisselingen in vooral het tijdelijke deel van het personeelsbestand zijn, geen goede communicatie plaatsvindt, we slecht telefonisch bereikbaar zijn en soms de indruk wekken meer volgens de letter dan in de geest van de wet te werken. Ook wij - ambtelijk en bestuurlijk – krijgen diverse signalen dat het in een aantal gevallen op dit onderdeel niet goed gaat. Daarom starten we met een toelichting op onze aanpak op het tweede punt uit uw motie.

2. Een verdieping van het onderdeel Vergunningen We beginnen met een globaal beeld van team Vergunningen. Dit jaar zijn er ruim 2000 aanvragen binnen gekomen. Denk aan omgevingsvergunningen op het gebied van bouw, milieu of geluid. Aan meldingen op het gebied van sloop of brandveilig gebruik, aan bestemmingsplannen dan wel omgevingsplannen. Gemiddeld zijn dat 166 aanvragen per maand. 79.5 % is in 2024 binnen de termijn afgehandeld. Termijnen zijn wettelijke termijnen en als deze er niet zijn, onze eigen servicenormen. Met name op het gebied van haalbaarheidsonderzoeken en principeverzoeken doen we het niet goed tot slecht. Ook dat laten de cijfers zien. Voor een gedetailleerd overzicht verwijzen we naar de bijlage waarin de relevante dashboards zijn opgenomen. Deze dashboards worden wekelijks ververst en geven de actuele stand van zaken weer. Hoe komt het dat het in een aantal zaken niet goed gaat? • Personele krapte, waardoor we te weinig handen hebben om het werk te doen. Dat is iets waar heel Nederland last van heeft en wij ook. Om dit op te lossen huren we in. Dat helpt, maar zorgt er ook voor dat noodzakelijke kennis van de omgeving en lokale situatie in de hoofden van externen zit, die na verloop van tijd weer weg gaan. Een gebrek aan bestendigheid breekt ons en onze inwoner dan op. Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50

Pag. 2 van 8

• •

• • • •

•

We hebben in het verleden gekozen voor allround medewerkers, die én ruimtelijke afwegingen maken én vergunningen verlenen. Generalisten in huis is mooi, maar het zorgt ervoor dat verdieping van kennis en ervaring onvoldoende van de grond komt. We hebben een verzoek ingedeeld in drie fases: informatieverzoek, haalbaarheid en formele aanvraag. Dat hebben we gedaan om de aanvrager zo veel mogelijk duidelijkheid te geven, voordat er meerkosten gemaakt worden. We zien dat dit in de praktijk leidt tot onduidelijkheid over de status van de aanvraag en de verwachting bij de initiatiefnemer. Soms kiezen we voor te veel zekerheid en maken we onvoldoende gebruik van de beleidsruimte die er is. We zijn een aantal jaren geleden afgestapt van een cultuur van op ieder beleid tal van individuele uitzonderingen mogelijk laten zijn en moeten nu niet doorslaan naar zekerheid voor alles. Niet consequent gebruiken van de vergunningen applicatie, waardoor betrouwbare stuurinformatie niet altijd boven tafel te krijgen is. Voor wat betreft ons belgedrag hebben we organisatiebreed een belangrijk aandachtspunt. In een keer van het goede antwoord voorzien of indien nodig terugbellen, helder communiceren over termijnen en wat een inwoner of ondernemer kan verwachten, doen we onvoldoende.

De hausse aan bestemmingsplannen en vergunningsaanvragen eind 2023: met de invoering van de Omgevingswet per 1 januari 2024 werden eind vorig jaar nog een groot aantal bestemmingsplannen ter inzage gelegd. Dit heeft geleid tot extra werkdruk in een periode dat ook het werken onder de nieuwe omgevingswet in de praktijk wordt gebracht. Onze gemeentelijke ambities op gebied van wonen, onderwijshuisvesting zijn groot en leiden tot mooie resultaten maar vragen aan de andere kant ook om extra capaciteit.

3. Aanpak bij afdeling Omgeving Om tot een verbetering van onze dienstverlening te komen werken we aan vier lijnen: 1. Personeel: o Splitsing werkzaamheden ruimtelijke ordening en vergunningverlening in de haalbaarheidsfase o Formatie en tijdelijke expertise o Teamleider 2. Arbeidsmarkt 3. Proces en werkwijze 4. Cultuur en gedrag 3.1 Personeel Splitsing werkzaamheden ruimtelijke ordening en vergunningverlening in de haalbaarheidsfase Onze werkwijze bij vergunningverlening bestaat uit drie fasen: Informatieverzoek, Haalbaarheidsfase en de Formele aanvraag. Deze fasen zijn afgestemd op het werken onder de Omgevingswet. In onze huidige werkwijze heeft de vergunningverlener bij eenvoudige initiatieven, waarbij het initiatief in strijd is met het omgevingsplan, in de fase Haalbaarheid de regie op het initiatief, de ruimtelijke afwegingen, de inzet van de omgevingstafel en de route naar het portefeuillehoudersoverleg. Daarnaast heeft de vergunningverlener in de fase van de formele aanvraag de taak om te beoordelen of er voldoende informatie aanwezig is om de ingediende aanvraag te kunnen beoordelen en toetst vervolgens deze aanvraag aan de wettelijke regelgeving. Bij complexe initiatieven (de zgn. BOPA-complex en de wijziging Omgevingsplan) werken wij in de fase Haalbaarheid met omgevingsregisseurs die regie hebben op het binnengekomen initiatief.

De omgevingsregisseur werkt nauw samen met de vergunningverlener die inhoudelijke kennis over vergunningverlening en wetgeving inbrengt. De werkwijze waarbij de regie over de Haalbaarheidsfase bij de omgevingsregisseur ligt breiden wij uit naar de eenvoudigere initiatieven waarbij het initiatief in strijd is met het omgevingsplan (de zgn. BOPA-eenvoudig). Als er geen strijdigheid is met het omgevingsplan (de zgn. OPA) blijft de regie volledig in handen van de vergunningverlener. De ervaring leert dat: • Regie hebben op het proces in de haalbaarheidsfase andere competenties en vaardigheden vraagt dan regie hebben in de fase van formele aanvraag; • Nieuwe medewerkers die in beide fasen regie kunnen voeren op het initiatief moeilijk te vinden zijn in de arbeidsmarkt;

2

Pag. 3 van 8

•

Bij omliggende gemeentes de voorgestelde splitsing tussen ruimtelijke ordening en vergunningverlening de standaard werkwijze is.

Structurele formatie en tijdelijke expertise Op basis van het werkaanbod in het afgelopen jaar onder de Omgevingswet en daarvan afgeleid het verwachte werkaanbod in de komende jaren hebben wij een nieuwe opzet gemaakt van de benodigde capaciteit. Wij constateren op 5 plekken structureel gebrek aan capaciteit of een andere behoefte aan expertise. Het gaat om een Stedenbouwkundige, Omgevingsregisseur, Milieuspecialist, Planoloog en Jurist Omgevingsrecht. Dit zijn overigens moeilijke functies op de huidige arbeidsmarkt, die we nu mondjesmaat tijdelijk kunnen invullen. Daarnaast huren we tijdelijk expertise in op vlakken waar we versterking nodig hebben om pieken weg te werken. Tijdelijke teamleider vooruitlopend op definitieve invulling Vanaf 2025 wordt de afdeling aangestuurd door het afdelingshoofd en een teamleider. Die laatste functie is nieuw voor de afdeling Omgeving. Daarmee versterken we de operationele sturing op kwaliteit en doorlooptijden. Om de komende periode naar benoeming van een teamleider te overbruggen én om een versnelling aan te brengen in de verbetering van onze dienstverlening, huren we een teamleider in voor een periode van 6 maanden.

De opdracht van de teamleider bestaat uit: • Uitvoering geven aan het ontwikkelplan afdeling Omgeving; • Sturen op de kpi’s in het afdelingsplan Omgeving 2025 (inclusief zorgdragen voor een rapportagestructuur op niveaus van teams, DT, B&W en Raad). Wat merken onze inwoners, organisaties en bedrijven hiervan? Door de werkzaamheden anders in te richten bereiken wij onder andere: • Een verbetering van onze doorlooptijden; • Een verbetering van onze communicatie over de haalbaarheid van een initiatief; • Een betere inhoudelijke aansluiting tussen de fase haalbaarheid en de fase van de formele aanvraag. 3.2 Arbeidsmarkt De afdeling Omgeving kampt met een aantal moeilijk in te vullen vacatures. Het betreft de vacatures van jurist omgevingsrecht, stedenbouwkundige, vergunningverlener, planoloog en milieuspecialist. De acties die in 2023 en 2024 zijn ingezet hebben wisselende resultaten: • Jonge zij-instromers zijn met succes aangesteld en opgeleid. Het is gelukt om een junior milieuspecialist, een junior vergunningverlener, een junior regieassistent en 2 junior administratief medewerkers met doorstroompotentieel aan te nemen en intern op te leiden. • Recruitmentbureaus zijn ingezet om actief in de arbeidsmarkt te zoeken naar potentiële kandidaten. Dit had wisselend succes. Bij de jurist Omgevingsrecht en de Omgevingsregisseur is het recent gelukt.

• Wij hebben in de afgelopen 2 jaar meermaals zelf vacatures uitgezet voor jurist omgevingsrecht (bezwaar en beroep), vergunningverlener en milieuspecialist, echter zonder succes in het vinden van een ervaren kandidaat. Wij zullen ons blijven richten op jonge zij-instromers waarbij het intern opleiden van jonge medewerkers in aantallen wel een grens kent. De ervaren medewerkers zijn nodig om de junioren op te leiden en te begeleiden. Er is dus een beperking in de intern beschikbare opleidingscapaciteit. Ook de inzet van recruitmentbureaus zal een oplossing blijven, alhoewel niet voor alle moeilijk invulbare vacatures. Met de afdeling HRM onderzoeken wij verdere oplossingsmogelijkheden: • Uitbesteden van begeleiding van junioren; • Het aangaan van “detavast” contracten waarbij de opleiding wordt verzorgd door het detacheringsbureau en de medewerker na verloop van tijd in dienst van de gemeente treedt; • Het starten van een traineeship gemeente breed of in samenwerking met omliggende gemeentes. Wat merken onze inwoners, organisaties en bedrijven hiervan? Voldoende en gekwalificeerde medewerkers voor de afhandeling van vergunningsaanvragen 3.3 Proces en werkwijze Continue streven naar verbeteringen van onze processen en werkwijzen is van belang om de dienstverlening te blijven ontwikkelen. De situatie op de arbeidsmarkt en de structurele onderbezetting binnen het team maakt het

3

Pag. 4 van 8

belang alleen maar groter. Wij zullen er rekening mee moeten houden dat het aanbod beperkt blijft en dat wij bepaalde vacatures niet ingevuld krijgen. Dat betekent dat wij naast de blijvende inspanningen op de arbeidsmarkt, ook blijven zoeken naar procesverbeteringen, de inzet van automatisering en AI om het werk binnen de bestaande bezetting gedaan te krijgen. Daarbij zullen wij de balans moeten blijven zoeken tussen het borgen van de verandering die in gang is gezet en het oppakken van nieuwe veranderingen. Dit moet in tijd, capaciteit en veranderbereidheid van het team goed gemanaged worden. Afgelopen jaar hebben we intensief gewerkt aan het verbeteren van het proces rondom vergunningverlening. Dit heeft onder andere geleid tot een Uniforme Werkwijze (UWW), waarin dagstarts, weekstarts en afspraken over begeleiding van medewerkers zijn opgenomen. Wij gaan een kwalitatieve evaluatie uitvoeren. De resultaten hiervan vertalen wij naar meetbare instrumenten, zoals maand- en kwartaalrapportages. Medewerkers pakken zelf al signalen voor verbeteringen op en implementeren deze waar nodig. We zullen medewerkers in hun rol zetten en zelf laten reflecteren, omdat het hier met name gaat over de mensen zelf en waar zij als persoon tegenaanlopen en niet zozeer het werkproces zelf.

Naast het bovenstaande, waarbij de nadruk ligt op borgen van de veranderingen die in het afgelopen jaar zijn ingevoerd, zullen wij voor de komende periode werken aan de volgende procesverbeteringen: • Wij implementeren het voeren van startgesprekken met initiatiefnemers en gemachtigden. Na de fase Haalbaarheid en voorafgaand aan de fase Formele aanvraag vindt er een gesprek plaats met initiatiefnemer en gemachtigde om het proces van de formele aanvraag inhoudelijk te bespreken en verwachtingen af te stemmen. • Wij blijven met de professionele adviesbureaus in gesprek om feedback op te halen en deze te gebruiken in onze werkwijze. Ook spreken we hen aan als hun werkwijze zorgt voor vertraging en verwarring. • Wij gaan voor de flitsvergunning. Een flitsvergunning is een omgevingsvergunning die binnen 1 week of zelfs al binnen 1 dag wordt verwerkt. Deze flitsvergunning is met name van toepassing op kleinere en veelvoorkomende verbouwingen (bijvoorbeeld het plaatsen van dakkapellen of het verwijderen van een draagmuur). • Er zijn bureaus die aan de voorkant de werkzaamheden die nodig zijn niet met de juiste kwaliteit uitvoeren. Dit is in het nadeel van de initiatiefnemer. Onze fasen zijn bedoeld om doorlooptijden te verkorten, maar worden in die gevallen juist verlengd.

Wij zullen de kwaliteitscriteria duidelijker communiceren om tussentijdse bijsturingen en daardoor vertragingen te voorkomen. • Wij onderzoeken de mogelijkheid om te werken met sneltoetscriteria waarmee de secretaris van de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit een initiatief sneller kan voorzien van een CRK-advies. • Wij starten met een pilot voor een track & trace systeem waardoor initiatiefnemers via het digitale “Mijn Omgeving” de voortgang van hun aanvraag kunnen volgen. • Wij starten vanaf januari 2025 met bellen via Teams, waardoor de bereikbaarheid van de afdeling en de mogelijkheden om te sturen op bereikbaarheid van mobiele telefoons worden verbeterd. • Wij gaan in samenwerking met afdeling Informatievoorziening onze werkwijzen en processen verder doorlichten en onderzoeken en implementeren waar automatisering, digitalisering of AI ons kan helpen. Wat merken onze inwoners, organisaties en bedrijven hiervan? Met deze maatregelen zorgen wij o.a. voor: - Een kortere doorlooptijd van aanvragen - Helderheid over verwachtingen bij de start van een initiatief - Inzicht bij de aanvrager in de stand van zaken van een initiatief 3.4 Cultuur en gedrag Naast de aandacht voor structuur, organisatie, processen en systemen is de belangrijkste succesfactor in een team de ontwikkeling naar de gewenste cultuur en het gewenste gedrag.

Ter ondersteuning van deze ontwikkeling is de afdeling Omgeving in november gestart met een traject in het teken van persoonlijk leiderschap, professioneel samenwerken, verantwoordelijkheid en eigenaarschap om tot oplossingen te komen.

3.5

Kosten

4

Pag. 5 van 8

We hebben een kloof tussen de beschikbare formatieruimte en aanwezige bezetting om de doorontwikkeling te kunnen realiseren. Dat heeft alles te maken met krapte op de arbeidsmarkt. Dat lossen we nu op met inhuur en ons streven blijft dat we inhuurplekken, waar de gelegenheid zich voordoet, onmiddellijk omzetten naar vaste benoemingen. Dan helpt het als iedereen in onze omgeving merkt dat we de wind weer in de zeilen hebben. We hebben een inschatting gemaakt van de benodigde formatie om het ontwikkelplan te kunnen uitvoeren en dan komen we uit op een uitbreiding van circa 3 fte. Medio volgend jaar, als we gemeentebreed de financiële exercities achter de rug hebben (zie paragraaf 5), komen wij bij de kaderbrief en begroting 2026 met een onderbouwd voorstel.

4. Hoe staan we er gemeentebreed verder voor? In oktober heeft onze directie voor u een presentatie over de stand van zaken en voortgang van de organisatieontwikkeling verzorgd. Hierin heeft zij u in grote lijnen verteld over de gekozen aanpak. Zoals in die presentatie aangegeven, gaat er gelukkig veel goed bij onze gemeente. Dagelijks werken ruim 400 medewerkers met toewijding en vakmanschap voor en met onze samenleving. In het sociaal domein wordt met partners gewerkt aan een samenleving waarin iedereen kan meedoen. Met of zonder een uitkering. Er worden ruim individuele 3500 besluiten op jaarbasis genomen en dat levert nauwelijks bezwaren op. We zijn financieel in control: de managementletters van de accountant laten al vele jaren dat onze administratieve organisatie uitstekend in elkaar zit. En dankzij een zorgvuldig beleid, is onze financiële positie solide. Ons betaalgedrag is sinds jaar en dag uitstekend. Ruim 90% procent van de binnengekomen facturen betalen we binnen 14 dagen. We zijn heel voortvarend met de woningbouw, weten over het algemeen grote projecten goed te managen. We zijn in staat om medewerkers vast te houden, de interne doorstroming zit in de lift, het ziekteverzuim blijf 2% punt onder het landelijk gemiddelde en onze wervingscampagnes zijn over het algemeen succesvol. Verreweg de meeste van de vacatures weten wij zelf in te vullen.

We zijn goed in crisissituaties en handelen dan supersnel. En ook in potentiële hoofdpijndossiers zoals bijvoorbeeld de Mutsaers stichting hebben we onze zaken goed voor elkaar. Maar zoals gezegd, er ligt een opgave voor de komende jaren. 4.1 Onze aanpak vanaf juli 2024 en een doorkijk naar 2025 De afgelopen jaren is onze organisatie veel met zichzelf bezig geweest. Dit ging gepaard met een onduidelijke koers, te veel praten en te weinig besluiten, afhaken van medewerkers en ontevredenheid van het bestuur. Daarop is ingegrepen en is er sinds die tijd veel gebeurd. Voor een deel betreft dat besluiten en acties die al waren voorbereid en nog niet tot uitvoering waren gekomen en voor een deel zijn dat nieuwe zaken. De afgelopen maanden is er duidelijkheid gecreëerd over de organisatie, zowel qua koers als de structuur. We hebben drie belangrijke ingrepen gedaan: 1. We hebben de organisatiestructuur verhelderd. Er is gekozen voor een overzichtelijke indeling met drie lagen van sturing, zodat iedereen weet waar hij thuishoort. De structuur wordt nu doorvertaald in alle systemen en dat is op 1 januari 2025 operationeel. 2. Er is duidelijkheid gecreëerd over opgave gericht werken: welke werkzaamheden worden uitgevoerd door de lijnorganisatie (het overgrote deel van ons werk) en welke worden opgave gericht opgepakt. 3. We gaan beter sturen en monitoren.

Er zijn afdelingsplannen gemaakt voor 2025 en deze zijn op 9 december in het Managementoverleg besproken en op elkaar afgestemd. De koers van de organisatieontwikkeling is teruggebracht naar 3 sporen: 1. Dienstverlenende organisatie a. Gedrag en mindset bij medewerkers b. Procesoptimalisatie & datasturing c. Bereikbaarheid middels verschillende kanalen. 2. Professionele en vitale medewerkers 3. Goed bestuurlijk ambtelijk samenspel

5

Pag. 6 van 8

Dit alles heeft geleid tot een andere sfeer en stemming in het gemeentehuis. Medewerkers weten waar ze aan toe zijn, het vertrouwen en plezier begint terug te komen en we zijn weer met de toekomst en buiten bezig. 4.1.1 Dienstverlenende organisatie Wat betreft punt 1b hebben we al een behoorlijke stap gezet. Op veel terreinen hebben wij dit jaar werkprocessen vereenvoudigd en geüniformeerd. De kennis daarvoor is in eerste aanleg van buiten gekomen, maar inmiddels is deze verankerd bij eigen mensen, zodat wij met ingang van 2025 dit zelf verder oppakken. Voorbeelden van werkprocessen die we in 2023 en 2024 onder handen hebben genomen zijn: Vergunningverlening inclusief APV – Toezicht en Handhaving (inclusief evenementen), Bezwaar en beroep, Projectmatig werken bij Economie en Grondzaken, en de Wet Open Overheid-verzoeken. Voor 2025 staan bijvoorbeeld Aanvragen Levensonderhoud, WMO-aanvragen en Jeugdzorg op de rol. Standaardisatie en vereenvoudiging is geen doel op zich maar leidt tot duidelijkheid voor inwoners waar ze de informatie kunnen krijgen, het schrappen van overbodige tussenstappen en voorbeeldbrieven die als leidraad dienen. Maar denk ook aan het terugbrengen van dubbel werk. Dankzij het vastleggen van de werkwijzen en dossiervorming is het werk onafhankelijker van de behandelend ambtenaar, waardoor de continuïteit beter geborgd is.

We zijn er nog lang niet, maar de eerste resultaten zijn positief. Daarnaast hebben we veel aandacht besteed aan datasturing door het ontwikkelen van dashboards. Daarmee hebben we actuele stuurinformatie over aantallen aanvragen, doorlooptijden, kosten, voortgang of het gebrek eraan. Inmiddels werken we met dashboards op tal van gebieden. Denk aan Gezin & Opvoeden, Juristen & Handhaving, Omgeving, Openbare Werken, Veehouderij, Klant Contact Centrum. Voor 2025 staan onder andere Arbeidsmigranten, Werving & Selectie en Re-integratie op de planning. Doorkijk naar 2025 We gaan door met het herontwerp van werkprocessen en voegen daar een aantal elementen aan toe: • Werken vanuit vertrouwen en de bedoeling. • Moeten we ons hiermee überhaupt bemoeien, hebben wij een rol? • Welke toegevoegde waarde heeft digitalisering en inzet van kunstmatige intelligentie? • Welke uitstekende voorbeelden van andere gemeenten kunnen we - onmiddellijk- overnemen? Het gaat dus om meer dan efficiency, standaardisatie of het invullen van het juiste vakje. Het gaat om dienstverlening in de volle breedte en externe oriëntatie, die input geeft voor het herontwerp van de werkprocessen. Om procesoptimalisatie en datasturing, gedrag en de mindset van onze medewerkers, bereikbaarheid via verschillende kanalen, zoals op afspraak, telefoon, mail en digitaal.

Een totaal aanpak, die wij integraal laten aansturen door een interne programmamanager. 4.1.2 Professionele en vitale medewerkers Wij doen veel op het terrein van opleiding, trainingen, intervisie etc. In het kader van het antwoord op de motie noemen hier 2 voorbeelden van opleidingen waarmee we onlangs zijn gestart en in 2025 gemeente breed mee door gaan. De eerste heeft te maken met bewustwording. In de samenleving worden wij soms gezien als grote organisatie met ingewikkelde systemen en werkwijzen die ondoorgrondelijk zijn. En in een aantal gevallen stress veroorzaken bij inwoners. Ondanks onze inzet om zaken te vereenvoudigen en toegankelijker te maken, blijven we voor sommige inwoners een vesting. Inmiddels hebben 90 collega’s een dagopleiding gevolgd om zich bewust te zijn van de situatie en handelingsmogelijkheden aangereikt te krijgen om de kloof met de inwoner te overbruggen en te dichten. De deelnemers kwamen nu vooral uit het sociaal domein en voor een kwart uit de andere domeinen. Dat trekken we in 2025 recht. Wat ook in het sociaal domein is gestart is kennismaking met en verkenning van de mogelijkheden van kunstmatige intelligentie (AI en eigenlijk Intensieve Automatisering). Nieuwe vaardigheden die ons helpen onze dienstverlening te laten meegroeien met andere sectoren in de samenleving.

4.1.3 Goed bestuurlijk-ambtelijk samenspel Effectieve samenwerking tussen bestuurders en ambtenaren binnen onze organisatie is cruciaal voor het realiseren van beleidsdoelen en het efficiënt functioneren van ons als overheid. Heldere communicatie, rolbewustzijn, vertrouwen, respect en aanpassingsvermogen zijn belangrijke begrippen hierbij en werken we volgend jaar verder uit.

6

Pag. 7 van 8

4.2 Achterliggend doel Met de bovenstaande focus beogen wij: • Dat onze inwoners en ondernemers tevreden zijn over onze dienstverlening. Dit meten wij regelmatig om hier gerichte informatie over te krijgen. Om te verbeteren, aan te passen, vast te houden. • Dat onze medewerkers tevreden zijn. Over hun werk, de werksfeer, de werkwijzen, de aansturing, de werkplekken etc. Ook dit meten we. • Dat we effectief en efficiënt werken, vandaar de volle aandacht hiervoor in de procesoptimalisatie. • Dat we uiteindelijk een goede samenwerkingspartner en dienstverlener zijn voor onze samenleving en een goede werkgever voor onze medewerkers. We hebben de ambitie om op beide terreinen de beste te worden maar laten we eerst de energie steken in goed zijn!

5. Voor welke andere uitdagingen staan we als organisatie? In 2025 staan we daarnaast voor een aantal stevige uitdagingen. We gaan zerobased begroten. Dat betekent dat we alle posten tegen het licht houden en beoordelen of we ze handhaven en welke kosten er tegenover staan. We laten een benchmark uitvoeren, waarbij wij ons vergelijken met tal van andere gemeenten van onze omvang op het gebied van kosten en formatie. Tenslotte hebben we de opgave om een financieel en inhoudelijk antwoord te vinden op het ravijnjaar 2026 en verder. Al deze onderwerpen horen wat ons betreft bij de basis op orde en het fundament van onze gemeente. 6. Wat zijn de dilemma’s? Met veel plezier en inzet zijn we onderweg naar uitstekende dienstverlening. Op veel vlakken hebben we dat al voor elkaar en op een aantal terreinen zeker niet en zetten we een flink been bij. Daarbij leggen wij u een aantal overwegingen/dilemma’s voor. Wij willen een betrouwbare overheid zijn, die zich baseert op transparante uitgangspunten, beleid en regels. Daarbij maken wij afwegingen tussen veel belangen en nemen we standpunten in. Dat leidt in een aantal gevallen tot een “Nee”. Ons “Nee” wordt wel eens verward met slecht communiceren, niet meedenken, alleen de regels willen volgen.

Dat zal ongetwijfeld in gevallen aan de hand zijn, maar in de meeste gevallen is een “Nee” een afronding van een zorgvuldig proces waarbij verschillende belangen zijn afgewogen en gekozen is voor duidelijkheid waar de één tevreden mee is en de ander niet. Wij zijn bezig met een bestendige lijn en dan helpt het dat we daar een tijd aan kunnen werken. Daarbij is het belangrijk dat iedereen zich realiseert dat dit niet van vandaag op morgen voor elkaar is. Het gaat om gedrag, werkprocessen voldoende capabele medewerkers vinden en vasthouden en sturing. Gun ons de tijd om dit waar te maken. Wij hebben geschreven dat we meer vanuit de bedoeling werken, vertrouwen, gebruik maken van de beleidsruimte. Ook dat heeft tijd nodig in onze organisatie en de ervaring heeft geleerd dat daar misbruik van kan worden gemaakt. In corona tijd hebben we de TOZO en andere regelingen uitgevoerd op basis van snelheid en vertrouwen en de ervaring heeft geleerd dat niet iedereen in de buitenwereld daar gewetensvol mee omgaat. Het gaat ons om minder beheersing zonder naïef te zijn, om vertrouwen en soms een gerechtvaardigde aarzeling of terughoudendheid. Het vinden van de juiste balans moeten we onder de knie krijgen en daar zullen we de plank ongetwijfeld wel eens misslaan. Laten op die momenten het gesprek met elkaar aangaan. 7. Tenslotte U heeft ons in juli een helder signaal gegeven.

Daarmee zijn we aan de slag gegaan, sterker nog: vorig jaar zijn we hier al mee gestart. Zoals u heeft kunnen lezen en horen van onze directie hebben we daarmee niet gewacht tot vandaag, maar hebben we de koe flink bij de hoorns gepakt. In deze Raadsinformatie brief hebben wij dit voor u – hopelijk zo overzichtelijk mogelijk – onder elkaar gezet. U kunt op ons – college en organisatie – rekenen dat wij keihard werken om onze dienstverlening naar een ander niveau te brengen. College en organisatie zijn graag bereid om over de voortgang met regelmaat met u in gesprek

7

Pag. 8 van 8

te gaan en verantwoording hierover af te leggen. In ieder geval rapporteren wij over een half jaar – uiterlijk 30 juni 2025 – over de behaalde verbeteringen en resultaten.

Bijlage Dashboards afdeling Omgeving december 2024

8

Wat komt er binnen bij de Team Omgeving: Circa 40 Producten, waaronder omgevingsvergunningen (bouw, milieu, geluid), meldingen (sloop, milieu, brandveilig gebruik etc.), bestemmingsplannen

Instroom productaanvragen sinds 1-11- 2023 (inclusief de bulk overgang Omgevingswet in december 2023) tot en met 29-11-2024 Met opmerkingen [RT1]: Openen in Power BI Dashboard Team Omgeving Gegevens per 29-11-24 07:23 Gefilterd op Startdatum (valt op of na 1-10-2023 0:00:00 en valt voor 30-11-2024 0:00:00), Productnaam (is Beoordelen document informatieplicht, Bestemmingsplan (nieuw), Bestemmingsplan (wijziging), Bodemenergiesysteem, Bouwmelding Wkb (risicobeoordeling en borgingsplan), Fase 1 Informatie verstrekken, Fase 2 Afweging wenselijkheid, Fase 3 Haalbaarheid beoordelen, Geluidshinder hogere grenswaarden, Hogere waarde, Informatieplicht bouwen sloopveiligheid, Informatieplicht periodieke rapportage, Informatieplicht rapportage eindonderzoek bodem, Informatieplicht start bouw, Informatieplicht start gebruik mobiele puinbreker, Informatieplicht starten of wijzigen milieu-belastende-activiteit, Informatieplicht stikstofemissie, Intrekken Omgevingsvergunning, Melding Activiteitenbesluit, Melding bodemsanering, Melding brandveilig gebruik, Melding MBA, Melding Omgevingswet, Melding overig, Melding toepassing bouwstoffen, Omgevingsplan (nieuw), Omgevingsplan (wijziging), Omgevingsvergunning, Principeverzoek, Sloopmelding, Voorloperzaak of Vooroverleg), Zaaktype (is Aanvraag beschikking behandelen (OW) - HadM, Aanvraag beschikking behandelen (WABO) - HadM, Informatieplicht

behandelen (HadM), Informatieverzoek - Info/Wenselijkheid (HadM), Melding activiteit behandelen (WABO) HadM, Ruimtelijk plan opstellen (HadM), Ruimtelijk plan voorbereiden (HadM), Verkennen en begeleiden initiatief - Haalbaarheid (HadM), Vooroverleg voeren (HadM) of Melding activiteit behandelen (OW) - HadM), Startdatum (valt na 31-1-2022 0:00:00), Status_afgerond_nietafgerond (is Niet afgerond of Afgerond), Team (bevat omgeving)

Uitstroom productaanvragen sinds 1-1-2024 tot en met 29-11-2024 Met opmerkingen [RT2]: Openen in Power BI Dashboard Team Omgeving Gegevens per 29-11-24 07:23 Gefilterd op Productnaam (is Beoordelen document informatieplicht, Bestemmingsplan (nieuw), Bestemmingsplan (wijziging), Bodemenergiesysteem, Bouwmelding Wkb (risicobeoordeling en borgingsplan), Fase 1 Informatie verstrekken, Fase 2 Afweging wenselijkheid, Fase 3 Haalbaarheid beoordelen, Geluidshinder hogere grenswaarden, Hogere waarde, Informatieplicht bouw- en sloopveiligheid, Informatieplicht periodieke rapportage, Informatieplicht rapportage eindonderzoek bodem, Informatieplicht start bouw, Informatieplicht start gebruik mobiele puinbreker, Informatieplicht starten of wijzigen milieu-belastendeactiviteit, Informatieplicht stikstofemissie, Intrekken Omgevingsvergunning, Melding Activiteitenbesluit, Melding besluit bodemkwaliteit, Melding bodemsanering, Melding brandveilig gebruik, Melding MBA, Melding Omgevingswet, Melding overig, Melding toepassing bouwstoffen, Mobiel Puinbreken, Omgevingsvergunning, Plan Crisis- en Herstelwet, Principeverzoek, Sloopmelding, Voorloperzaak of Vooroverleg), Zaaktype (is Aanvraag beschikking behandelen (HadM), Aanvraag beschikking behandelen (OW) - HadM, Aanvraag beschikking behandelen (WABO) - HadM, Informatieverzoek - Info/Wenselijkheid (HadM), Melding activiteit behandelen (APV) -

HadM, Melding activiteit behandelen (OW) - HadM, Melding activiteit behandelen (WABO) HadM, Ruimtelijk plan opstellen (HadM), Ruimtelijk plan voorbereiden (HadM), Verkennen en begeleiden initiatief - Haalbaarheid (HadM), Vooroverleg voeren (HadM) of Informatieplicht behandelen (HadM)), Einddatum (valt op of na 1-12024 0:00:00 en valt voor 30-11-2024 0:00:00), Status_afgerond_nietafgerond (is Afgerond), Startdatum (valt na 31-1-2022 0:00:00), Team (bevat omgeving)

Uitstroom vergunningen (bouwen en RO) sinds 1-1-2024 t/m 29-11-2024 Met opmerkingen [RT3]: Het totaal afgehandelde zaken uit het dashboard komt niet overeen met het totaal in de tabel (optelling van alle activiteiten) , ondanks dat de filters exact hetzelfde zijn. Ik weet niet waar het verschil in zit. Maar let dus op dat je hier vragen over kan krijgen

Activiteit

Aantal

Wettelijke termijn in dagen (1)

Servicenorm in dagen

Doorlooptijd ≤ 100% (2)

Doorlooptijd > 100%

Informatieverzoek

767

geen

28

87%

13%

Haalbaarheid

89

geen

56

53%

47%

Principeverzoek (WABO)

53

geen

56

5%

95%

Beschikking (WABO en OW)

250

56 of 182

geen

70%

30%

Met opmerkingen [RT4]: In onze bespreking van zojuist hadden we ook over wettelijke norm van 84, wanneer advies- instemmingsrecht van provincie van toepassing is. Maar dit kan ik nu niet uit het systeem halen in welke gevallen daar sprake van is Met opmerkingen [RB5R4]: Dan laten we dit weg

Instroom – bestaande werkvoorraad Bouwen en RO - sinds 1-4-2022 t/m 29-11-2024 Met opmerkingen [RT6]: Ook hier komt totaal instroom niet overeen met totaal uit de tabel, maar minder groot verschil als bij de uitstroom

Activiteit

Wettelijke termijn in dagen (1)

Servicenorm in dagen

Openstaande zaken aantal

Doorlooptijd > 100% van openstaande zaken

Informatieverzoek

geen

28

43

51%

Haalbaarheid

geen

56

86

53%

Beschikking (WABO) SINDS 1-1-2024 Geen product meer

56 of 182

geen

44

81%

Beschikking (OW)

56 of 182

geen

82

26%

Met opmerkingen [RT7]: 6 van 30 buiten termijn Met opmerkingen [RB8R7]: 22 vd 43 zaken hebben een doorlooptijd van meer dan 28 dagen, dus 51%