RIB.24.056 Jaarverslag informatiebeheer

Stuknummer: 24.0002949

Raad 20-08-2024 RIB.24.056

raadsinformatiebrief van

: Burgemeester en wethouders

portefeuillehouder

: E. Joosten

aan

: De leden van de gemeenteraad

datum

: 29/05/2024

status

: Actieve informatie

openbaar

: Ja

Onderwerp Jaarverslag informatiebeheer 2023-2024

Aanleiding De gemeenteraad is toezichthouder op het archief van onze gemeente. Elk jaar wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde informatiebeheer van het jaar daarvoor. In dit kader is het Jaarverslag Informatiebeheer 20232024 opgesteld, dat als bijlage bij deze Raadsinformatiebrief is toegevoegd. Deze verslaglegging maakt onderdeel uit van de cyclus van Interbestuurlijk Toezicht dat de provincie uitoefent op de uitvoering van het gemeentelijke informatiebeheer. De beoordeling van de provincie over de periode 2022-2023 is eveneens toegevoegd als bijlage. Beantwoording Over het algemeen werd in het afgelopen jaar, net als in het jaar daar voor, de kwaliteit van de dagelijkse en doorlopende informatiebeheertaken geborgd. We zorgen er hiermee voor dat, over het algemeen, onze informatie aan de wettelijke richtlijnen voldoet. De samenwerking met de Gemeente Venray op het gebied van informatiebeheer is verder uitgebouwd en begint inmiddels zichtbare resultaten op te leveren. Zo zijn, of zullen op korte termijn, een aantal beleidskaders op het gebied van informatiebeheer up-to-date gebracht. Er zijn ook aandachtspunten. Een belangrijk aandachtspunt is de schaarste van gekwalificeerd personeel op de arbeidsmarkt, waardoor het moeilijk is om vertrekkende medewerkers snel en adequaat te vervangen.

Daarnaast is de verwachting dat de vele landelijke en gemeentelijke ontwikkelingen die het vakgebied van informatiebeheer raken, denk onder andere aan de lopende implementatie van de Wet Open Overheid, voor grotere druk gaan zorgen op de huidige capaciteit van medewerkers op het gebied van informatiebeheer.

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50

Pag. 2 van 2

Een ander aandachtspunt is het ontbreken van een voorziening voor het permanent bewaren van digitaal archief, een zogenaamd e-depot. Het archief dat door de gemeente heden ten dage wordt gevormd is inmiddels al een aantal jaren vrijwel uitsluitend digitaal. Dit archief is opgeslagen in daarvoor bestemde (archief)systemen. Deze systemen zijn echter niet berekend op permanente opslag. Hiervoor is een e-depot noodzakelijk. De gemeente heeft inmiddels de eerste stap hiervoor gezet door het opstarten van een onderzoek naar de beste oplossing voor het realiseren van een e-depotvoorziening.

Bijlagen Jaarverslag informatiebeheer 2023-2024 Toezichtbrief provincie 2024

2

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Horst aan de Maas Postbus 6005 5960 AA HORST

Cluster E-mail

SC

Behandeld

S.E.H.M. Backbier

sehm.backbier@prvlimburg.nl

Telefoon

+31 6 15 14 97 65

Ons kenmerk DOC-00564337

Uw kenmerk

Vpl nummer

Maastricht

7 februari 2024

Bijlage(n)

Verzonden

7 februari 2024

Onderwerp Toezichtbrief beoordeling IBT Archief- en Informatiebeheer 2022/2023

Geacht college, Het houden van toezicht op de uitvoering van wettelijke taken door Gemeenten, Gemeenschappelijke Regelingen en het Waterschap is één van de kerntaken van provincies. Het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) bestaat uit (specifiek) financieel toezicht en (generiek) toezicht op de uitvoering van medewindstaken binnen de volgende vier domeinen: Ruimtelijke ordening en Omgevingsrecht, Informatie- en archiefbeheer, Huisvesting vergunninghouders en Erfgoed (monumentenzorg en archeologie). U ontvangt elk jaar van ons per domein een toezichtbrief. In deze brief leest u onze conclusies over de taakbehartiging van de informatiebeheer- en archieftaken van 2022/2023. De gemeente Horst aan de Maas behartigt de informatie- en archiefbeheer taken in voldoende mate. De gemeente heeft nog enkele aanbevelingen rond om kwaliteitssysteem en geordende en toegankelijke staat, die opgepakt dienen te worden. De gemeente laat zien hier de juiste stappen in te zetten. Regelgeving en kwaliteitssysteem 1. De gemeente wil de teksten voor de gemeentelijke regelingen (o.a. archiefverordening en besluit informatiebeheer) laten actualiseren met inwerking treden van de nieuwe archiefwet. Daarnaast worden ook de ontwikkelingen gevolgd vanuit de WGR. 2. De gemeente Horst aan de Maas heeft een handboek kwaliteit.

Dit zal geactualiseerd worden naar aanleiding van de samenwerking in het thema grip op Informatie met de gemeente Venray. Er zijn stappen gezet dat er binnen de afdelingen ambassadeurs zijn voor de kwaliteit van het informatiebeheer te verbeteren (PDCA).

Limburglaan 10 6229 GA Maastricht

Postbus 5700 6202 MA Maastricht

+31 43 389 99 99 www.limburg.nl

3. De gemeentesecretaris is tevens archivaris (niet in bezit van diploma archivistiek). Dit is wel een vereiste volgens de huidige archiefwet. Er is nu een samenwerking gestart met de gemeente Venray, die wel een eigen gemeentearchivaris heeft. Toegankelijkheid 4. Bij conversie is alles gedocumenteerd en tevens is het oorspronkelijke bestand behouden. Hiervan is een verklaring opgemaakt. Er is een periodieke controle op conversie. Wanneer een applicatie wordt vervangen is noodzakelijke migratie van gegevens een onderdeel van het project. Er wordt niet gesproken over duurzaamheid of conversie in het voortgangsverslag. 5. De gemeente maakt gebruik van het model DSP. Dit is toe aan een update en wordt meegenomen in het thema Grip op Informatie. 6. Er is een metadataschema vastgesteld. Dit is toe aan een update en wordt meegenomen in het thema Grip op Informatie. Er is een toepassing van standaardformaten volgens de handreiking van het nationaal archief. 7. De gemeente past het vervanging toe volgens het vastgestelde protocol. Selectie, vernietiging en overbrenging 8. De analoge en digitale vernietiging in het documentmanagementsysteem (DMS) zijn georganiseerd. Hiervoor is een vernietigingsprotocol opgesteld.

Voor de taakspecifieke applicaties waarin het informatiebeheer wordt verzorgd zijn aparte protocollen opgesteld of worden nog opgesteld om de vernietiging vorm te geven bij aanschaf. De achterstand in overbrenging is weggewerkt. Beheeromgeving: archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depot 9. De archiefruimte en archiefbewaarplaats voldoen aan de wettelijke eisen. De positie van het edepot wordt opgepakt met de gemeente Venray. Aanbevelingen Onderstaande verbeterpunten/aanbevelingen ondersteunen in het voldoen aan de wettelijke verplichtingen: Regelgeving en kwaliteitssysteem 1.1 Actualiseer het handboek kwaliteit en draag zorg voor het doorlopen van een organisatiebrede PDCA voor Informatiebeheer. Toegankelijkheid 4.1 Heb aandacht voor digitale duurzaamheid ook i.r.t. de oriëntatie op een e-depot. 6.1 Actualiseer het metadataschema en toets of de betreffende applicaties hieraan voldoen. Wij passen in 2024 regulier toezicht toe Dat toezicht passen wij bij iedereen toe met een voldoende taakbehartiging. Dat bestaat uit 3 stappen. Ten eerste stuurt u jaarlijks informatie op. Vervolgens beoordelen en bespreken wij die in een verificatiegesprek. En tot slot ontvangt u de uitslag van die beoordeling in een beoordelingsbrief.

Omdat de rol van de gemeenteraad steeds belangrijker wordt in verband met de horizontale verantwoording binnen een gemeente, verzoeken wij u de raad van uw gemeente over de inhoud van deze brief te informeren.

DOC-00564337

2

Wij ontvangen graag de toezichtinformatie over 2023/2024 voor 15 juli 2024 Hiermee is de toezichtronde van 2022/2023 afgerond. We vertrouwen erop dat u de aanbevelingen doorvoert. Voor de toezichtronde 2023/2024 ontvangen wij graag de volledige toezichtinformatie inclusief besluitvorming van u en kennisgeving daarvan aan de raad. U kunt contact opnemen met onze medewerkers als u vragen heeft U bereikt de medewerkers van het IBT-team via IBT@prvlimburg.nl. U kunt ook direct mailen naar de coördinator Interbestuurlijk Toezicht: Sevda Caris-Yolcu. Haar e-mailadres is sy.yolcu@prvlimburg.nl.

Gedeputeerde Staten van Limburg namens dezen,

Mevrouw mr. ing. E.A.M.B. (Elianne) Demollin-Schneiders LL.M.

DOC-00564337

3

Verantwoording informatiebeheer Horst aan de Maas 2023 - 2024 KPI - verslag

Datum: mei 2024

Inleiding Informatie vormt de levensader van onze gemeente. We hebben informatie nodig om onze inwoners goed van dienst te kunnen zijn, onze werkprocessen goed te kunnen uitvoeren en om verantwoording te kunnen afleggen over onze activiteiten. Om dit te kunnen doen moet de informatie die we hiervoor gebruiken correct, vindbaar en bruikbaar zijn, ofwel – in de termen van de Archiefwet – de informatie moet in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren. En dit gebeurt niet vanzelf. Alle medewerkers binnen onze gemeente spelen een rol in het correct maken, vastleggen en gebruiken van informatie. In deze digitale tijd worden grote hoeveelheden informatie gegenereerd die ook nog eens een grote verscheidenheid aan vormen aannemen, van ‘ouderwetse’ documenten tot databases, audiovisuele bestanden en social media-uitingen. Dit maakt een goed beheer van informatie alleen maar belangrijker voor het functioneren van de gemeente. Dit is het jaarlijkse verslag over het door de gemeente uitgevoerde informatiebeheer. Het verslag is bedoeld om inzicht te geven in hoe het informatiebeheer van de organisatie ervoor staat. Net als voorgaande jaren is dit verslag gebaseerd op de VNG-handreiking ‘Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)'. Het verslag is ingedeeld volgens de hoofdstukken en structuur zoals aanbevolen in de VNGhandreiking.

Elk hoofdstuk behandelt een specifiek onderwerp op het gebied van informatiebeheer. Het hoofdstuk begint met een korte toelichting op de hoofdvraag, een terugkijk op de afgelopen periode en waar relevant een toelichting op geplande activiteiten voor het betreffende onderwerp. Vervolgens worden per hoofdstuk de verschillende deelvragen beantwoord.

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................ 2 Inhoudsopgave ..................................................................................................................... 3 Hoofdstuk 1 - Lokale regelingen ........................................................................................... 4 Hoofdstuk 2 – Middelen en mensen ...................................................................................... 7 Hoofdstuk 3 – Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ........................ 11 Hoofdstuk 4 – Interne kwaliteitszorg en toezicht.................................................................. 13 Hoofdstuk 5 – Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ............................................................................................................... 15 Hoofdstuk 6 - Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden ............................................................................................................... 20 Hoofdstuk 7 - Overbrenging van archiefbescheiden ............................................................

22 Hoofdstuk 8 – Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden ...................... 23

Hoofdstuk 1 – Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

Ja, de gemeentelijke regelingen voldoen aan de wettelijke eisen. De Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer raken inmiddels wat verouderd. De intentie was en is nog steeds om deze regelingen te updaten met de komst van de nieuwe Archiefwet. Het meermalig uitstellen van het doorvoeren van deze wet heeft ervoor gezorgd dat de update van de genoemde regelingen langer op zich laat wachten dan in eerste instantie gedacht. Het aannemen van de nieuwe Archiefwet wordt verwacht in 2026. De gemeente werkt op het gebied van informatiebeheer sinds enkele jaren nauw samen met Gemeente Venray. Deze samenwerking heeft geleid tot het opstarten van het thema Grip op Informatie. Binnen dit thema is in de afgelopen periode en wordt in de komende jaren in gezamenlijkheid gewerkt aan alle grote ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer. Denk hierbij aan de ontwikkeling en borging van lokale informatiebeheerkaders, verbetering van de borging van het informatiebeheer in de organisatie en de ontwikkeling van een edepot.

1.1. Archiefverordening a. Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

b. Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Ja. De gemeentelijke archiefverordening is vastgesteld in 2014. Het voornemen is om deze verordening te actualiseren in lijn met de nieuwe Archiefwet, wanneer deze is vastgesteld. De archiefverordening is gebaseerd op de model archiefverordening. Ja

1.2. Beheerregeling informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden?

1.3. Strategisch informatie overleg (SIO)

Ja, de Beheerregeling is samen met de huidige archiefverordening vastgesteld en zal tegelijkertijd met de archiefverordening worden geactualiseerd.

Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch informatieoverleg (SIO) ingesteld?

Ja, binnen de gemeente fungeert het periodiek overleg van Informatiebeheer en Informatievoorziening (IBI-overleg) feitelijk als Strategisch Informatieoverleg (SIO). Daarnaast vindt periodiek een strategisch adviesoverleg plaats waarin ook informatiebeheer als thema wordt meegenomen.

1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?

Hier is in de laatste jaren geen sprake van geweest.

1.5. Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden a. Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?

Ja. De gemeente is centrumgemeente voor de Gemeenschappelijke Regeling Maasveren Limburg-Noord. In de GR is opgenomen dat de regels van de centrumgemeente gelden rondom archiefbeheer. Voor samenwerkingsverbanden geldt dat afhankelijk van de grootte, aard en zwaarte van de samenwerking beperktere of uitgebreidere afspraken worden gemaakt rondom archiefbeheer.

b. Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert?

Ja, de gemeente heeft de benodigde informatie aangeleverd aan KOOP tbv het landelijke GR-register. Een overzicht van samenwerkingsverbanden is opgenomen bij “Verbonden partijen” in de gemeentelijke begroting.

1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? 1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken)

Ja, dit maakt onderdeel uit van de officiële mandaatregeling van de gemeente. Bevoegdheden worden conform mandaatregeling uitgevoerd.

Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of een publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?

Ja, de opslag van te vernietigen analoog archief is uitbesteed aan respectievelijk Archive-IT en Karmac. Voor deze werkzaamheden zijn dienstverleningsovereenkomsten gesloten en gelden de gemeentelijke inkoopvoorwaarden.

1.8. Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of op https://www.officielebekendmakingen.nl/ge meenteblad?

Ja

Hoofdstuk 2 – Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Informatiebeheer is een integraal onderdeel van ieders taken en van de processen en systemen die gebruikt worden in de uitvoering van de gemeentelijke taken. Zowel op uitvoerend, tactisch en strategisch niveau zijn er medewerkers bezig met het realiseren van het gewenste kwaliteitsniveau rondom informatiebeheer. De gemeente stelt over het algemeen voldoende middelen en voldoende personeel beschikbaar voor de uitvoering van de wettelijke taken rondom archiefzorg/informatiebeheer. De dagelijkse taken worden binnen acceptabele tijd uitgevoerd, er worden geen structurele achterstanden opgebouwd en er is aandacht voor het oplossen van bestaande, niet-structurele, achterstanden. Daarnaast wordt het belang van goed informatie door de gemeente onderkend, wat onder andere zijn uiting vindt in het faciliteren van het thema Grip op Informatie. Dit gezegd hebbende zijn er een aantal aandachtspunten. De beschikbaarheid van personeel op het gebied van informatiebeheer met de vereiste kwalificaties en ervaring op de arbeidsmarkt is en blijft laag.

Dit betekent dat het lastig is om vertrekkend personeel op korte termijn op een adequate manier te vervangen. De gemeente probeert dit, voor wat betreft personeel met als zwaartepunt informatiebeheer, op te vangen door sterk in te zetten op de kwaliteit van het bestaande personeel en medewerkers kansen te geven door te groeien. Daarnaast zet de gemeente in op werving van medewerkers die nog niet direct het vereiste kennisniveau hebben maar wel de capaciteit hebben om deze kennis relatief snel op te doen. Daarnaast staat de gemeente voor grote ontwikkelingen waar informatiebeheer een belangrijke component van is. Denk hierbij onder andere aan de (verdere) implementatie van nieuwe wetten als de Wet Open Overheid, maar ook ontwikkelingen als de realisatie van een e-depot. Deze ontwikkelingen zorgen voor een verzwaring van het takenpakket op het gebied van informatiebeheer en leidden daarmee naar alle waarschijnlijkheid ook tot een grotere druk op de bestaande capaciteit. Tenslotte heeft de provincie in haar beoordeling van het jaarverslag informatiebeheer 20222023 als aandachtspunt opgenomen dat de gemeente niet specifiek een archivaris heeft aangesteld.

2.1. Middelen Hoeveel middelen stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?

Informatiebeheer is een integraal onderdeel binnen een zeer breed scala van processen, systemen en werkzaamheden. In het kader van 'archiving by design' wordt informatie, indien mogelijk, beheerd in bronsystemen in plaats van een centraal DMS/RMA. Daarnaast is het uitvoeren van informatiebeheeracties onderdeel van het takenpakket van een zeer breed scala aan medewerkers in de dagelijkse uitvoering van hun werkzaamheden en taken. Het is onduidelijk welk percentage van de inzet en kosten van dergelijke systemen, processen en medewerkers moet worden verrekend in de gevraagde kostenopgave en derhalve erg lastig een concreet bedrag te noemen.

Een globale indicatie kan wel gegeven worden. Bij deze indicatie zijn de volgende onderdelen meegenomen: kosten voor personeel met als zwaartepunt informatiebeheer en functioneel beheer van DMS en scansoftware, software kosten van DMS en scansoftware, materiaalkosten voor papieren archief en huurkosten voor archiefopslag. Dit bedraagt ongeveer 1.200.000,- per jaar. 2.2. Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer a. Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college Het actuele aantal fte met als zwaartepunt de na goedkeuring door de raad ter uitvoering van taken op het gebied van beschikking om de kosten te dekken die informatiebeheer is 12 fte. Daarnaast maakt zijn verbonden aan de uitoefening van de de gemeente gebruik van de inzet van zorg voor c.q. het beheer van de ingehuurd personeel ter ondersteuning bij archiefbescheiden van de gemeentelijke bepaalde projecten en ontwikkelingen. organen en toezicht daarop? Voorts draagt elke medewerker in de organisatie een verantwoordelijkheid voor het juist omgaan met informatie en voert elke medewerker in meer of mindere mate werkzaamheden uit die geclassificeerd kunnen worden als informatiebeheer. Het is niet mogelijk om deze werkzaamheden uit te drukken in een exact aantal fte's.

b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?

In voorgaande verslagen is melding gemaakt van een achterstand met betrekking tot de overbrenging. Deze achterstand is op

moment van schrijven nog niet volledig weggewerkt, maar wel volledig gebudgetteerd en ingepland. De gehele achterstand is naar planning eind 2024 weggewerkt. Daarnaast zijn er nog enkele aandachtspunten: Informatie die zich bevindt op locaties die niet of in mindere mate in (archief)beheer is genomen (denk aan informatie op netwerkschijven en in bepaalde gevallen in mailboxen) is een aandachtspunt. Momenteel loopt een traject om, met de bredere inzet van M365, het gebruik van netwerkschijven uit te faseren en de informatie op netwerkschijven onder (archief)beheer te brengen. Dit is een langdurige ontwikkeling die gefaseerd wordt uitgerold. De eerste onderdelen zijn inmiddels in productie genomen. Voorts hebben we nog niet de beschikking over een permanente beheeromgeving voor het te bewaren digitale archief (een zgn. edepot). Momenteel wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheden voor het realiseren van een e-depot. Dit onderzoek wordt in 2024 uitgevoerd in samenwerking met Gemeente Venray. De doelstelling is om na uitvoering van het onderzoek een keuze te maken voor het wenselijke e-depotscenario. Er zijn een aantal niet-structurele achterstanden, die in omvang beperkt zijn. Voor deze achterstanden wordt momenteel gewerkt aan een plan om capaciteit en budget vrij te maken. 2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer a.

Kan het college als archiefzorgdrager het Het opleidings- en kwaliteitsniveau van het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding personeel is bekend. Voor het op peil houden van het onder 2.2 bedoelde personeel en uitbouwen van het kennisniveau van elke aangeven alsmede hun mogelijkheden voor medewerker is opleidingsbudget beschikbaar. bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.) In overleg met de individuele medewerker wordt de inzet van het opleidingsbudget ingezet. b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

Ja

c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?

De provincie merkt op vanuit het interbestuurlijk toezicht dat de gemeente niet beschikt over een eigen gemeentearchivaris.

2.4. Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college De gemeentesecretaris vervult de rol van als archiefzorgdrager vastgesteld voor het archivaris, in de praktijk worden de toezicht op het beheer van de niet naar de werkzaamheden uitgevoerd door de unit archiefbewaarplaats overgebrachte Informatiebeheer conform de archiefbescheiden? Dit betreft de mandaatregeling van de gemeente. Verder gemeentearchivaris met de gemeentelijke zijn geen specifieke medewerkers belast met archiefinspecteurs en/of andere toezicht. medewerkers.

Hoofdstuk 3 – Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

De archiefbewaarplaats van de organisatie voldoet aan de wettelijke vereisten en garandeert een adequate behuizing van het fysieke archief. De bewaaromstandigheden van het fysieke archief zijn over het algemeen op orde. Ook de digitale bewaaromstandigheden zijn voldoende geborgd. De gemeente beschikt over applicaties waarin digitaal archief wordt gevormd die voldoen aan de eisen voor goed archief- en informatiebeheer. Wanneer nieuwe applicaties worden aangeschaft wordt rekening gehouden met de eisen voor (digitaal) archief- en informatiebeheer. Deze eisen zijn opgenomen in een standaard Programma van Eisen. Een aandachtspunt is dat de gemeente nog niet de beschikking heeft over een voorziening voor de permanente borging van te bewaren digitaal archief, een zogenaamd e-depot. De gemeente beheert haar digitale archief in daarvoor bestemde (vak)applicaties en in het DMS. Deze applicaties zijn uitgerust met functionaliteiten voor waardering en selectie van archiefbescheiden, maar niet voor permanente bewaring. Hiervoor is een edepotvoorziening noodzakelijk. De gemeente is inmiddels, in samenwerking met Gemeente Venray, gestart met een onderzoek naar de mogelijkheden op het gebied van de realisatie van e-depotvoorzieningen.

3.1. Archiefruimte(n) en applicaties a. Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen? b. Gebruikt het college deze archiefruimte(n) ten behoeve van de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? c. Beschikt het college over applicaties DMS / RMA en vakapplicaties - waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd?

Ja

Ja, het betreft dezelfde ruimte als de archiefbewaarplaats.

Ja, we beschikken over dergelijke applicaties. Wanneer een nieuwe applicatie wordt aangeschaft wordt bepaald in hoeverre er archiefbescheiden in opgeslagen worden en in hoeverre de applicatie over voldoende functionaliteit voor archiefbeheer. Wanneer er onvoldoende functionaliteit beschikbaar is, wordt de informatiebeheerfunctie overgenomen door het DMS/RMA, bij

voorkeur door middel van een koppeling tussen beide systemen. 3.2. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) a. Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen? b. Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats ten behoeve van de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? 3.3. E-depot(s) a. Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet?

b. Gebruikt het college dit e-depot ten behoeve van de te bewaren archiefbescheiden? 3.4. Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

Ja

Ja

Nee, de gemeente heeft nog niet de beschikking over een e-depot. Wel is de gemeente, in samenwerking met Gemeente Venray, begonnen met een onderzoek naar de mogelijkheden op het gebied van de realisatie van e-depotvoorzieningen ter voorbereiding op de realisatie van een edepotvoorziening. Niet van toepassing

Vanuit de Veiligheidsregio is een regionaal crisisplan en een risicoprofiel opgesteld. Hierin is rekening gehouden met de aantasting van cultureel erfgoed. Er zijn geen specifieke lokale procedures uitgewerkt.

3.5. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a. Heeft de gemeente een veiligheidsplan De archiefbewaarplaats is zodanig ingericht voor de archiefruimten en dat de archiefbescheiden beschermd worden archiefbewaarplaats met een voor schade van buitenaf tijdens een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en calamiteit. Er zijn geen specifieke plannen een veiligheidsplan voor het e-depot (of de om fysieke archiefbescheiden te verplaatsen e-depots)? uit de archiefbewaarplaats tijdens een calamiteit. De gemeente heeft nog niet de beschikking over een e-depot. b. Heeft de gemeente daarin een Nee verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen analoge archiefbescheiden op basis van prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4.)

Hoofdstuk 4 – Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

De gemeente gebruikt een kwaliteitshandboek als basis om aan continue kwaliteitsverbetering van het informatiebeheer te kunnen werken. Dit handboek bevat een lijst van kwaliteitseisen die bepalen hoe het informatiebeheer van de organisatie zou moeten worden ingericht. Dit handboek is opgesteld op een manier dat continue verbetering ondersteunt. Een aandachtspunt is dat het handboek enige jaren oud is en daarmee toe aan een update. Deze update wordt momenteel gerealiseerd, in samenwerking met Gemeente Venray, en zal in 2024 worden vastgesteld. Daarnaast werkt de gemeente binnen het al eerdergenoemde thema Grip op Informatie, samen met Gemeente Venray, aan structurele verbetering van de informatiehuishouding. De update van het kwaliteitshandboek is één van de onderdelen van Grip op Informatie.

4.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer a. Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

Ja

b. Zo ja, welk systeem?

De gemeente maakt gebruik van een eigen kwaliteitshandboek, gebaseerd op NEN-ISO 15489 en getoetst aan de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) van de VNG. Dit handboek is inmiddels aan revisie toe. De nieuwe versie van het handboek wordt opgesteld in samenwerking met Gemeente Venray

c. Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?

We voldoen deels aan de eisen gesteld in het kwaliteitshandboek. Het kwaliteitssysteem is gericht op constante verbetering van het informatiebeheer, conform het gedachtegoed van PDCA en wordt op korte termijn geüpdatet.

4.2. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark a. Is er door de gemeente een (gemeentelijke Nee, dit wordt in eigen beheer gedaan. of regionale) archiefinstelling aangewezen ten

behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? b. Werkt de archieforganisatie bij haar dienstverlening op basis van een kwaliteitszorgsysteem? c. Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? 4.3. Gekwalificeerde gemeentearchivaris a. Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte? b. Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? 4.4. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

Niet van toepassing

Nee

Nee, de gemeentesecretaris vervult deze rol. De uitvoering van de taken op het gebied van informatiebeheer zijn belegd bij de unit Informatiebeheer.

Nee

Er wordt jaarlijks verslag uitgebracht aan college, raad en provincie. De uitvoering van de verslaglegging is belegd bij de unit Informatiebeheer. De bevindingen van de provincie over het archief- en informatiebeheer van 2022/2023 zijn met de gemeente gecommuniceerd. Deze brief is als bijlage toegevoegd. Specifieke aanbevelingen van de provincie zijn: •

• •

4.5. Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

Actualiseer het handboek kwaliteit en draag zorg voor het doorlopen van een organisatiebrede PDCA voor Informatiebeheer Heb aandacht voor digitale duurzaamheid ook i.r.t. de oriëntatie op een e-depot Actualiseer het metadataschema en toets of de betreffende applicaties hieraan voldoen

Er wordt jaarlijks verslag uitgebracht aan college en raad. De uitvoering van de verslaglegging is belegd bij de unit Informatiebeheer.

Hoofdstuk 5 – Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

De ordening van het archief gebeurt over het algemeen planmatig. Hierbij maakt de gemeente gebruik van (nationale) standaarden en tools als de Gemeentelijke Selectielijst, standaard procesinrichting met behulp van procesinformatietools als de I-Navigator en een gemeentelijk metadatamodel1. De procesinformatie in de I-navigator en het metadatamodel zijn toe aan een update. Beide punten zijn onderdeel van het thema Grip op Informatie. Voor wat betreft het fysieke archief garandeert de gemeente de duurzaamheid van de archiefbescheiden door het gebruik van duurzame materialen voor de opslag van het archief en beheert de gemeente de informatie in een archiefbewaarplaats die voldoet aan de wettelijke eisen. De gemeente stelt budget beschikbaar voor restauratie van fysieke archiefbescheiden indien herstelwerkzaamheden noodzakelijk zijn. Om de duurzaamheid van het digitale archief te garanderen maakt de gemeente gebruik van standaard bestandsformaten en heeft de gemeente een preservatiebeleid opgesteld. Een aandachtspunt is dat het preservatiebeleid, en de uitvoering ervan, toe is aan een herijking. Deze herijking is ook onderdeel van het thema Grip op Informatie en wordt gestart in 2024. Het belangrijkste aandachtspunt voor wat betreft de duurzaamheid van het digitale archief betreft informatie die zich buiten daarvoor aangewezen (archief)systemen bevindt.

Denk hierbij onder andere aan informatie in de mailboxen van medewerkers en informatie op netwerkschijven. Deze informatie is in een groot deel van de gevallen niet planmatig geordend of voorzien van adequate metadata en daardoor vaak moeilijk vindbaar en moeilijk bruikbaar. De gemeente werkt aan de verbetering van de borging van deze informatie binnen een aantal trajecten, zoals het eerder genoemde traject rondom M365, maar ook door onderzoek uit te voeren voor de mogelijkheden van een zogenaamde ‘legacyapplicatie’ en door het opzetten van verbeterde richtlijnen voor de borging van informatie op social media.

1

Een metadatmodel is een model is voor de vastlegging van metagegevens ten einde de context en authenticiteit van informatie te waarborgen

5.1. Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, Dit is deels aanwezig. compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) In de informatiearchitectuur wordt archiefbescheiden, geordend vastgelegd op welke manier de betrokken overeenkomstig de ten tijde van de vorming applicaties zijn opgebouwd en gerelateerd. van het archief daarvoor geldende In de I-navigator en in ordeningsstructuur? informatiebeheerplannen, die momenteel worden voorbereid, wordt informatie over de procesinrichting vastgelegd en wordt per proces bijgehouden welke informatiesystemen betrokken zijn bij dit proces. De centraal ontvangen informatie, zowel fysiek (via inkomende post) als digitaal (via het centrale e-mailadres en als webformulier), wordt vastgelegd in de daartoe bestemde systemen onder de daartoe bestemde processen. Voor decentraal binnengekomen informatie is de afdeling of medewerker die de informatie ontvangst zelf verantwoordelijk voor de vastlegging in de daarvoor aangewezen systemen. De medewerkers worden hierbij ondersteund door middel van advisering en instructie. Bij aanschaf van nieuwe (vak)applicaties wordt de applicatie, met behulp van een standaard Programma van Eisen, beoordeeld op o.a. de aanwezigheid van noodzakelijke archieffunctionaliteit en worden, waar nodig, extra maatregelen getroffen (bijv.

in de vorm van koppeling met het DMS) om een ordentelijke borging van archiefbescheiden te kunnen waarborgen. Het belangrijkste aandachtspunt blijft de opslag van bescheiden buiten de beheeromgevingen. Van deze informatie heeft de gemeente geen samenhangend overzicht. Momenteel loopt er een traject om deze informatie beter onder beheer te brengen, zoals eerder aangegeven.

5.2. Authenticiteit en context analoog en digitaal a. Heeft het college als archiefzorgdrager Ja, de gemeente maakt gebruik van een ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen metadatamodel. Bij aanschaf van nieuwe of opgemaakte (te bewaren) applicaties en bij het leggen van

archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) de hiernavolgende metagegevens kunnen worden vastgesteld?

koppelingen tussen nieuwe applicaties en het centrale RMA/DMS wordt getoetst of de applicatie/koppeling voldoet aan dit model. Binnen het RMA/DMS worden controles uitgevoerd om de kwaliteit van de metadatering te waarborgen. Waar mogelijk wordt toekenning van de gewenste metadata geautomatiseerd of middels technische inrichting verplicht gesteld. Het grootste aandachtspunt is de informatie die buiten de beheeromgevingen is opgeslagen. Deze informatie is niet voorzien van de gewenste metadata en daarmee niet adequaat ontsloten.

a.1. de inhoud, structuur en verschijningsvorm;

Ja

a.2. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;

Ja

a.3. de samenhang met andere archiefbescheiden;

Ja

a.4. de uitgevoerde beheeractiviteiten;

Ja

a.5. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.

Ja. We hanteren zoveel mogelijk de voorkeurs- en geaccepteerde formaten conform Nationaal Archief. Dergelijke informatie wordt eveneens zoveel mogelijk vastgelegd in de vorm van metadata.

5.3. Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de Ja, indien de bescheiden zijn opgenomen in toegankelijke staat van (te bewaren) het daarvoor bestemde archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiveringssysteem. archiefbescheiden binnen een redelijke Met betrekking tot de toegankelijkheid van termijn kan worden gevonden en leesbaar de gemeentelijke website heeft de of waarneembaar te maken is? gemeente een toegankelijkheidsverklaring op de website geplaatst.

5.4. Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke Ja en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? 5.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog

Gebruikt de gemeente duurzame Ja verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? 5.6. Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn Ja er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? 5.7. Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van De gemeente heeft een preservatiebeleid duurzaam digitaal informatiebeheer op opgesteld ten behoeve van een duurzaam basis van standaarden? digitaal informatiebeheer. Dit beleid, en de uitvoering van dit beleid, voldoet niet meer volledig aan de huidige omstandigheden en is derhalve toe aan een herijking. Deze herijking staat gepland voor 2024. De gemeente hanteert daarnaast de GIBIT en heeft een back-up-beleid en een disaster-recovery-beleid opgesteld. 5.8. Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens Er zijn geen specifieke aanvullende ontworpen en geïmplementeerd? metagegevens gedefinieerd buiten het bestaande metadatamodel. Wel wordt bij migraties bepaald of er relevante aanvullende metadata aanwezig zijn die eveneens gemigreerd moet worden. 5.9.

Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan Ja, we hanteren hierbij de voorkeurs- en een open standaard voldoen, tenzij dit geaccepteerde formaten conform Nationaal redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Archief. Dit is opgenomen in het standaard Programma van Eisen in het geval van aanschaf van nieuwe applicaties.

5.10. Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?

We hanteren de handreiking van het Nationaal Archief conform de voorkeurs- en geaccepteerde formaten. Voor inkomende, ontvangen bestanden in het DMS/RMA hanteren we de regel dat we het origineel opslaan zoals het ontvangen is, in verband met de authenticiteit, ongeacht in welk formaat we dit ontvangen hebben. In bepaalde gevallen zetten we daar een bestand naast dat geconverteerd is naar

een duurzamer formaat. Het origineel blijft echter bewaard. We hebben niet de beschikking over een overzicht van alle afwijkende informatieobjecten die in de organisatie in gebruik zijn.

5.11. Voorzieningen compressie en encryptie a. Zijn voorzieningen getroffen voor de Ja, we zorgen ervoor dat er geen essentiële toegankelijkheid en ordening van de informatie verloren gaat. We maken geen archiefbescheiden in het geval men gebruik gebruik van encryptietechnieken. maakt van compressie- en/of Compressietechnieken worden alleen encryptietechnieken? gebruikt in testomgevingen. b. En zijn deze voorzieningen voldoende We maken gebruik van 2-factor beveiligd tegen inbreuk door derden? authenticatie en alleen geautoriseerde gebruikers kunnen toegang krijgen tot de informatie. c. Wordt in geval van encryptie bij Dit is in de praktijk nog niet voorgekomen overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

Hoofdstuk 6 - Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

Ja, de gemeente past selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden aan de hand van de Gemeentelijke Selectielijst. Daarnaast werkt de gemeente volgens een vast protocol aan archiefvernietiging en archiefvervanging. Aandachtspunten zijn het verbeteren en up-to-date brengen van het huidige preservatiebeleid. Belangrijke onderdelen binnen deze update zijn het verbeteren van het conversie- en migratieprotocol en de uitvoering hiervan beter verankeren in de organisatie.

6.1. Vervanging, besluiten en verklaringen a. Past de gemeente vervanging toe Ja, vanaf 2015 past de gemeente [vervangen van papieren archiefbescheiden vervanging toe op de inkomende, interne door digitale reproducties of omgekeerd en uitgaande documenten. De vervangen waarna de vervangen bescheiden worden bescheiden worden vernietigd conform het vernietigd]? vervangingsprotocol. Het college heeft het vervangingsbesluit genomen en gepubliceerd. b. Zo ja, waarborgt het college als Ja, er wordt volgens een vast protocol archiefzorgdrager dat de vervanging gewerkt, met vervanging van geschiedt met juiste en volledige weergave archiefbescheiden door digitale van de in de te vervangen reproducties. archiefbescheiden voorkomende gegevens? c. Zo ja, heeft het college als Ja archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? 6.2. Converteren en migreren a. Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

Bij de meest recente grote conversieslag is vastgelegd hoe de conversie heeft plaatsgevonden en is het oorspronkelijke bestand behouden. Dit is inmiddels enige jaren geleden. In de afgelopen jaren is geen sprake geweest van een significante conversieslag. Migratie wordt toegepast wanneer dit aan de orde is, bijvoorbeeld bij de uitfasering van een applicatie. Een aandachtspunt is het borgen van de kennis van de eisen op het gebied van informatiebeheer bij de uitvoering van migraties. Deze kennis is niet voldoende wijdverbreid bekend in de

organisatie. Zowel het migratie- als conversieprotocol zal derhalve worden geüpdatet, als onderdeel van de update van het preservatiebeleid. Om de protocollen goed te borgen gaan we in de organisatie meer aandacht vragen voor een juiste manier van migratie en conversie Hiermee wordt gestart in 2024. b. Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

Voor elke migratie wordt gewerkt met een migratieplan. Niet van elke migratie is een officiële verklaring beschikbaar. 6.3. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst a. Past het college als archiefzorgdrager Ja waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden? b. Maakt het college als archiefzorgdrager Ja bij waardering en selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? c. Werkt de gemeente aanvullend met een Nee facultatieve stukkenlijst? d. Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? In de afgelopen periode heeft geen officiële Hotspotmonitoring plaatsgevonden. Wel worden extra inspanningen gedaan om de informatie rondom belangwekkende gebeurtenissen te borgen in het betreffende archiefsysteem. 6.5. Vervreemding, besluiten en verklaringen a. Heeft het college als archiefzorgdrager in Nee de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven? b. Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor Niet van toepassing tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? c. Zo ja, heeft de zorgdrager het Niet van toepassing Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat er niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? d.

Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring Niet van toepassing van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

Hoofdstuk 7 - Overbrenging van archiefbescheiden Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

Ja. De gemeente heeft lange tijd een achterstand gehad op het gebied van overbrenging van de fysieke archiefbescheiden. In 2021 is een project gestart om deze achterstand op te lossen. De uitvoering van dit project bevindt zich in de laatste fase. Na afronding voldoet de gemeente weer volledig aan de eisen rondom overbrenging van archiefbescheiden. 7.1. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn a. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden De gemeente is in 2021 begonnen met het waarvan de wettelijke overbrengingstermijn wegwerken van een achterstand op het is verstreken overgebracht naar de gebied van archiefoverbrenging. Dit project daarvoor aangewezen openbare is nog niet volledig afgerond, maar is wel archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening? gebudgetteerd en volledig ingepland. De laatste fase van het project wordt momenteel uitgevoerd. b. Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet Niet meer van toepassing overgebracht? c. Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de Niet meer van toepassing redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? 7.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, Ja samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? 7.3.

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor Nee, dit is bij achterstanden in het verleden archiefbescheiden die om redenen van niet gebeurt bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?

Hoofdstuk 8 – Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

Ja. De overgebrachte archiefbescheiden zijn openbaar en kosteloos in te zien voor geïnteresseerden. Archiefinventarissen zijn digitaal ontsloten en inzichtelijk via www.archieven.nl. Om overgebrachte archieven in te zien kunnen geïnteresseerden een afspraak maken bij de gemeente. De gemeente heeft geen aparte studiezaal voor archiefbezoekers beschikbaar maar faciliteert de bezoekers door het beschikbaar stellen van een standaard overlegruimte waar zij de archieven in kunnen zien onder begeleiding van een medewerker. Om de mogelijkheden voor verbetering van onze dienstverlening op het gebied van de overgebrachte archiefbescheiden in kaart te brengen en uiteindelijk te verbeteren is de gemeente, samen met Gemeente Venray, een onderzoek gestart.

8.1. Beschikbaarheid originelen en dubbelen a. Zijn de in de archiefbewaarplaats Ja berustende archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? b. Kan eenieder al dan niet op eigen kosten Ja afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? c. Heeft het college als archiefzorgdrager Ja regels opgesteld over de genoemde kosten? d. Is in de regels over kosten rekening Niet van toepassing. Er is op dit moment gehouden met de bepalingen daarover in nog geen digitale informatie overgebracht de Wet hergebruik Overheidsinformatie waarop dit van toepassing is. (Who)? 8.2. Beperking openbaarheid na overbrenging a. In beginsel zijn archiefbescheiden Voor de archiefdelen die zijn overgebracht openbaar op het moment van overbrenging, zijn de beperkingen schriftelijk gemotiveerd binnen de wettelijke overbrengingstermijn. in de verklaring van overbrenging Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? b. Heeft het college als archiefzorgdrager Niet van toepassing tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? c.

Heeft het college als archiefzorgdrager Niet van toepassing bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?

d. Heeft het college als archiefzorgdrager Niet van toepassing voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt? e. Hebben het college als archiefzorgdrager Ja en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? 8.3. Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor Er zijn geen stukken waarop deze de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 beperking van toepassing is, anders dan de jaar en die het toch niet openbaar wil geboorteakten, waarvan de wettelijke maken een machtiging tot opschorting van openbaarheidstermijn op 100 jaar staat. openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? 8.4. Afwijzing raadpleging of gebruik a. Heeft de beheerder van de Het bezoekersreglement bevat regels archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent het maken van reproducties van omtrent afwijzing van raadpleging of kwetsbare stukken, niet wat betreft de gebruik van de archiefbescheiden wegens raadpleging hiervan. Dit wordt ter plekke de slechte materiële toestand ervan of de door een archiefmedewerker bepaald.

In onveiligheid van de verzoeker? samenspraak met de bezoeker wordt vervolgens naar een oplossing gezocht. b. In geval er verzoeken tot levering van Niet van toepassing informatie op grond van de Wet hergebruik werd geweigerd, is die weigering dan gemotiveerd? c. Heeft de beheerder van de Niet van toepassing archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) gemotiveerd? 8.5. Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling a. Voldoet de beheerder van de Niet van toepassing. archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? b. Heeft de beheerder van de Niet van toepassing archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? 8.6. Regulering fysiek bezoek en gebruik a. Is er een reglement voor het fysieke Ja bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats?

Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. b. Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest?

Nee

8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een Inventarissen zijn ontsloten via digitale frontoffice met tenminste een archieven.nl, hiervan is op de gemeentelijke toegang tot de collectie (registratie) en het website een verwijzing geplaatst. bezoek- en gebruiksreglement? Informatie over het maken van een afspraak en de toegang tot de collectie is op de gemeentelijke website terug te vinden.