RIB.24.025 Kermis

Stuknummer: 24.0000545

Raad 19-03-2024 RIB.24.025

raadsinformatiebrief van

: Burgemeester en wethouders

portefeuillehouder

: E. Joosten

aan

: De leden van de gemeenteraad

datum

: 20/02/2024

status

: Actieve informatie

openbaar

: Ja

Onderwerp RIB werkwijze kermis 2024 -2025 Aanleiding Uw gemeenteraad heeft op 4 juli een motie ingediend om te inventariseren wat de behoefte en wensen zijn voor een dorpskermis of een gelijksoortige dorpsactiviteit en voor 2024 met een nieuwe werkwijze te komen. Aanleiding hiertoe waren de signalen vanuit de dorpen en kermisorganisatoren over de verschillende wijze waarop kermissen georganiseerd worden en de behoefte aan samenwerking met de gemeente en Buro de Kermisgids ten aanzien van kermissen. Kernboodschap In december 2023 heeft deze inventarisatie onder dorpen en kermisorganisatoren plaatsgevonden. Er waren ca. 40 personen aanwezig en er is constructief gesproken over de behoefte en wensen. Uit de gesprekken en gegeven input zien we een aantal hoofdlijnen: ▪ Dorpen missen een aanspreekpunt bij de gemeente voor de kermis. ▪ Met name de kleine dorpen hebben zorgen over de terugloop van kermisexploitanten (attracties, voor o.a. jeugd). ▪ Dorpen die de kermis zelf organiseren voelen zich niet voldoende gewaardeerd. ▪ Er is behoefte aan een betere samenwerking en contact met Buro de Kermisgids. ▪ Dorpen hebben behoefte aan maatwerk en duidelijkheid. Dit heeft geleid tot een werkwijze kermis 2024 – 2025 en een aanpassing in de subsidieregeling waarderingssubsidie. Dorpen hebben de keuze om zelf de kermis te organiseren met ondersteuning van een subsidie.

Voor de dorpen die hier niet voor kiezen, hebben we afspraken met Buro de Kermisgids, die dan de kermis organiseert. De werkwijze is gericht op een betere samenwerking met dorpen en kermisorganisatoren. Hiervoor zijn afspraken gemaakt. We facilitairen het gesprek tussen dorpen en Buro de Kermisgids en er zijn vaste aanspreekpunten bij de gemeente, zodat iedereen elkaar makkelijk kan vinden in geval van vragen. De werkwijze is flexibel. Dat wil zeggen dat we deze op onderdelen kunnen bijstellen en het college dit niet eenzijdig bepaald. Daarom hebben we dorpen opgeroepen om ook tijdens het kermisseizoen met de gemeente in gesprek te blijven en we evalueren de werkwijzen in het laatste kwartaal van 2024.

Bezoekadres: BezoekAdres, PlaatsBA

Postadres / PostCodePA PlaatsPA

T TelefoonNummer

F FaxNummer

Pag. 2 van 2

Naast de werkwijze heeft het college de subsidieregeling waarderingssubsidie aangepast en een categorie ‘kermis’ toegevoegd. Tot op heden was het voor dorpen (op een incidentele subsidie na) niet mogelijk om subsidie aan te vragen voor het organiseren van een kermis. Om meer gelijke kansen te bieden, zelfredzaamheid en eigen kracht te stimuleren, is het vanaf nu de mogelijk dat dorpen maximaal € 3000,- vanuit de gemeente kunnen ontvangen, op het moment dat zij zelf de kermis organiseren en dus geen gebruik meer maken van Buro de Kermisgids. De subsidieregeling waarderingssubsidie is al aangepast en gepubliceerd en te raadplegen via www.overheid.nl. Vervolg Dorpen en kermisorganisaties zijn al geïnformeerd over de werkwijze en de mogelijkheid om subsidie aan te vragen. De gesprekken met Buro De Kermisgids worden op het moment van schrijven gepland. In het laatste kwartaal van 2024 organiseren we weer een brede bijeenkomst zodat we opnieuw met elkaar in gesprek zijn over de voortgang. Op basis van deze uitkomst kan de werkwijze worden bijgesteld.

Bijlagen 1 bijlage werkwijze kermis 2024 - 2025

2

Werkwijze Kermis 2024 – 2025 Inleiding In 2022 heeft er een evaluatie plaatsgevonden over de kermissen in Horst aan de Maas. Vanuit deze evaluatie en signalen vanuit de kermisorganisatoren in verschillende dorpen is gebleken dat zij niet tevreden zijn over de huidige werkwijzen omdat deze niet aansluit bij de behoefte. Ook geven dorpsraden en kermisorganisatoren aan dat zij niet tevreden zijn over de wijze waarop de communicatie verloopt met zowel de gemeente als Buro De Kermisgids. Sommige dorpen hebben daarom zelf de handschoen opgepakt en organiseren zelf een kermis. De gemeenteraad heeft op 4 juli een motie ingediend om te inventariseren wat de behoeften en wensen zijn voor een dorpskermis of een gelijksoortige dorpsactiviteit. Daarnaast heeft de gemeenteraad opgeroepen om met nieuwe werkwijze te komen en deze vanaf 2024 toe te passen. Proces Op 11 december 2023 zijn alle dorpsraden en betrokken kermisorganisaties uit Horst aan de Maas uitgenodigd om met elkaar en de gemeente in gesprek te gaan over een nieuwe werkwijze, op basis van een concept subsidieregeling. De avond had een opkomst van ca. 40 personen. In 4 groepen is constructief het gesprek gevoerd over de zorgen, wensen en behoeften van de aanwezigen. Uit de gesprekken en gegeven input zien we een aantal hoofdlijnen: - Dorpen missen een aanspreekpunt bij de gemeente voor kermissen.

- Met name de kleine dorpen hebben zorgen over de terugloop van kermisexploitanten (attracties, voor o.a. jeugd). - Dorpen die de kermis zelf organiseren voelen zich niet voldoende gewaardeerd. - Er is behoefte aan een betere samenwerking en contact met Buro de Kermisgids. - Dorpen hebben behoefte aan maatwerk en duidelijkheid. - Er is draagvlak voor een subsidieregeling maar deze behoeft op onderdelen aanpassingen. Doel, wat willen we? Door te komen met een werkwijze 2024 – 2025 willen we duidelijkheid bieden aan dorpsraden en kermisorganisaties wat zij van de gemeente kunnen verwachten en over de rol die de gemeente heeft. We spreken over een werkwijze omdat we geen algemeen beleid willen laten vaststellen door de gemeenteraad, maar wel concrete afspraken willen maken waaraan acties zijn gekoppeld; Snel aan de slag met een duidelijke taakverdeling. We zoeken actiever de samenwerking op met de dorpsraden/kermisorganisatoren om te leren van de praktijk. We werken samen met onze dorpsraden omdat een jaarlijks dorpsfeest in de vorm van een kermis bijdraagt aan ontmoeten, leefbaarheid en sociale cohesie in dorpskernen. ‘Reuring’ in het dorp, iets te doen voor jong en oud. Dorpen geven zelf ook deze meerwaarde aan en zien graag dat dit dorpsfeest en de traditie van kermis wordt behouden. Als gemeente erkennen we dit. Een gezellig dorpsfeest of kermis, in elke kern die dat wil.

Rol van de gemeente De gemeente is opdrachtgever van Buro de Kermisgids. Zij maakt afspraken over de opdracht en is contactpersoon van Buro de Kermisgids. Kermisexploitanten bepalen zelf naar welke dorpen zij gaan. De gemeente heeft hier (weinig/tot) geen invloed op. Om de behoefte (attracties en communicatie) van dorpen kenbaar te maken bij Buro de Kermisgids, organiseert de gemeente dat er overleg plaatsvindt tussen: de kermisorganisatoren, Buro de Kermisgids en de gemeente. De gemeente is initiator van dit overleg. De gemeente heeft vaste aanspreekpunten. Toezichthouder tijdens het opbouwen en uitvoeren van de kermis: Angela Alards. Dorpsraden: Monique Peeters Subsidie kermis: Hanneke Wijnen Vergunningen kermis: Renate Peeters De gemeente verbindt actief om kermisorganisaties met elkaar in contact te brengen om te leren van elkaars ervaring. Er zijn enkele dorpen die nog zoekende zijn om zelf de kermis, en met name de activiteiten voor jeugd 13 – 18 jaar, vorm te geven. Er zijn ook dorpen die dit al jaren succesvol zelf doen. We willen leren van elkaars expertise en ervaringen. De gemeente vervult daarbij een verbindende rol. Werkwijze kermisseizoen 2024 – 2025 Voor het kermisseizoen 2024 en 2025 zijn twee mogelijkheden: a) De organisatie van de kermis verloopt via Buro de Kermisgids. b) Een dorp kiest zelf voor het organiseren van een kermis of een soortgelijke activiteit.

Dorpen geven zelf aan bij de gemeente als ze niet meer willen dat Buro de Kermisgids de kermis organiseert. Dit dient tijdig te gebeuren in verband met het aanvragen van de vergunningen en de opdracht die de gemeente afsluit met Buro de kermisgids. De uiterlijke datum is 28 februari van het betreffende kalenderjaar. Wanneer er gekozen wordt voor optie b: - is er de mogelijkheid om subsidie aan te vragen van € 2500,- per dorp; - is er de mogelijkheid om tot maximaal € 500,- aan stroom te declareren bij de gemeente. De subsidieregeling is als bijlage 1 toegevoegd aan deze werkwijze. Wanneer dorpen zelf kiezen om een kermis te organiseren dienen zij rekening te houden met diverse werkzaamheden die (mogelijk) betrekking hebben op de voorbereiding, opbouw, exploitatie en afhandeling van de kermis. In bijlage 2 is een checklist toegevoegd die als leidraad gebruikt kan worden. Kermis Horst In Horst vinden er jaarlijks 2 kermissen plaats. De voor- en najaarskermis. De werkwijze 2024-2025 gaat geen uitsluitsel geven of deze 2 kermissen wel of niet behouden blijven. Het is aan het dorp Horst en de betrokken partijen om hierover met elkaar in gesprek te gaan. De gemeente is in deze een betrokken partij en neemt initiatief om de partijen uit te nodigen om hierover met elkaar in gesprek te gaan.

Draagvlak vanuit inwoners en betrokken partijen is voor de gemeente een belangrijke factor in dit vraagstuk.

Evalueren 2024 - 2025 Na de evaluatie en gesprekken die we hebben gevoerd met de dorpsraden/kermisorganisatoren zien we ruimte voor verbetering. Verbetering in samenwerking met de diverse partijen. Daar willen we actief mee aan de slag. Met deze werkwijze willen we daarin de eerste stappen zetten. In het vierde kwartaal van 2024 zullen we alle betrokkenen opnieuw uitnodigen om met ons in gesprek te gaan om te evalueren over de voortgang. Samenwerking met dorpen en vitale gemeenschappen Samenwerken en leren doen we ook vanuit de praktijk. We vragen daarom kermisorganisatoren die zelf (activiteiten tijdens) de kermis organiseren om de gemeente op tijd uit te nodigen om ook tijdens de opbouwweek een werkbezoek te komen brengen. Zodat we vanuit de praktijk kunnen leren. Vanuit de functie toezichthouder was dit al het geval. We willen hier de collega's van het sociaal domein en vergunningen ook bij betrekken. Slot woord Om te komen tot vitale kernen in Horst aan de Maas hebben we elkaar nodig. We dragen hiervoor een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De werkwijze kermis 2024 – 2025 is onderdeel van het programma vitale kernen. Met het programma werken we aan o.a.

aan het realiseren van de doelen: - dat de gemeente Horst aan de Maas beter in staat is om passend bij te dragen aan de krachtige samenleving; - dat er meer sociale verbondenheid is; - dat we de vragen en vraagstukken van de dorpen in beeld hebben; - dat we als gemeente werken met één gezicht naar buiten; - dat we al onze 16 kernen kennen. Met de voorgestelde werkwijze dragen we bij aan deze doelen en committeren we ons aan de samenwerking en de inspanningen die dit vraagt. We willen de betrokken partijen bedanken voor hun tijd en input. We hopen hiermee samen een stap in de goede richting te zetten voor een betere samenwerking en een goed kermisseizoen.

Bijlage 1 aanpassing subsidieregeling waarderingssubsidie ‘Kermis’ De subsidieregeling waarderingssubsidie wordt vastgesteld door het college en zal als categorie ‘kermis’ worden toegevoegd aan de subsidieregeling waarderingssubsidie. Dit houdt in dat een subsidie voor 4 jaar 2024 – 2027, wordt toegekend aan een organisatie met een erkende rechtsvorm bijvoorbeeld een stichting of vereniging. Subsidiekader Vitale gemeenschappen Inwoners die zelf de handschoen oppakken om een bijdrage te leveren aan de leefbaarheid van hun kern en een vitale gemeenschap is juist de beweging is die we willen stimuleren vanuit het subsidiekader. Inwoners weten zelf vaak goed (of beter) wat passend is voor een kermis(feest) in hun dorp en zijn goed in staat om dit zelf te organiseren, dit willen we waarderen en stimuleren omdat een jaarlijks dorpsfeest in de vorm van een kermis bijdraagt aan ontmoeten, leefbaarheid en sociale cohesie in dorpskernen. Waarderingssubsidies worden verleend op basis van vertrouwen en hoeven achteraf niet te worden verantwoord. Jaarlijks vindt er wel een steekproef plaats. Op basis van deze steekproef kan het zijn dat we organisaties vragen bepaalde zaken te verantwoorden, gelet op onderstaande voorwaarden. Gelijke waardering Zowel vanuit de gemeenteraad als vanuit de dorpen is aangegeven dat er een gelijke vorm van waardering/werkwijze nodig is voor kermissen.

Ongeacht de grootte van een dorpskern. Dit sluit aan bij de uitgangspunten van het subsidiekader Vitale Gemeenschappen. Er is daarom een vast bedrag opgenomen voor het organiseren van een dorpskermis. Het subsidiebedrag, inclusief stroom, staat gelijk aan het bedrag voor een groot evenement. Wanneer we kijken naar de orde van grootte van de opdracht van Buro de Kermisgids staan deze bedragen ook in verhouding. Omdat Buro de Kermisgids stroom kan declareren, voor de organisatie van kermissen geldt voor de ‘zelforganiserende dorpen’ dat zij ook een gedeelte van de stroomrekening kunnen declareren bij de gemeente. Voorwaarden voor het aanvragen van subsidie - per dorpskern kan maar één keer aanspraak gemaakt worden op de subsidieregeling; - dorpen waarvoor Buro de Kermisgids de kermis organiseert, kunnen geen aanspraak maken op de subsidieregeling; - een kermis waarvoor subsidie wordt aangevraagd is openbaar en toegankelijk voor jong en oud; - dorpen die zelf de kermis organiseren, bepalen zelf met welke activiteiten ze dat doen; - declaratie van stroom gebeurt achteraf op basis van een rekening die wordt overlegd aan de gemeente. Voor het organiseren van een dorpskermis is een vast bedrag beschikbaar: - € 2500,- subsidie per dorpskern en maximaal € 500,- aan stroomkosten, op basis van een rekening die na afloop wordt overlegd aan de gemeente.

Bijlage 2 checklist dorpen/kermisorganisaties die zelf een kermis of soortgelijk dorpsfeest willen organiseren Uit te voeren werkzaamheden die (mogelijk) betrekking hebben op de voorbereiding van een kermis Actie Aanvragen van de vergunning voor het houden van de kermis, en de daarvoor nodige documenten (denk onder andere aan opstellingstekening en verkeersplan, indien nodig) Door middel van een tekening het te verwijderen straatmeubilair aangeven zoals lichtmasten, prullenbakken, paaltjes, fietsenrekken, parkeermeters enz. Het verwijderen van obstakels gebeurt door de gemeente, in overleg. Het organiseren van attracties en indien nodig zorgdragen voor stroomvoorzieningen; Regelen van inzet beveiliging Regelen EHBO Communicatie naar bewoners, ondernemers en dorpsraad Het verzorgen van promotionele activiteiten. Evt. samen of in overleg met derden Overleggen en rekening houden met de overige activiteiten die tijdens en rondom de kermis worden georganiseerd (die van invloed zijn), zoals plaatsen tenten van andere (horeca)ondernemers Indien nodig rekening houden met de weekmarkt Indien nodig rekening houden met de standplaatshouders Het tijdig aanleveren de RAS (register attractietoestellen en speeltoestellen) Nummers (gemeente controleert register) Naleven Milieuregels.

Denk aan vetafscheiding bij bak- en braadinrichtingen, geluid, gasflessen, morsen olie Indien nodig maatregelen treffen voor salonwagenterrein in overleg met de gemeente; Afsluiten of zich te verzekeren tegen mogelijke schade die voortvloeit uit het organiseren van kermissen Tijdelijke watervoorziening op het kermisterrein aanvragen Gegevens doorgeven aan reinigingsdienst (gemeente of particulier) zoals het aantal vuilcontainers en mini containers, hoofdzakelijk voor het kermispubliek voor klein afval, en het schema van ledigingen

Gemeente ☐

Dorp ☒

☒

☒

☐

☒

☐ ☐ ☐ ☐

☒ ☒ ☒ ☒

☐

☒

☐ ☐ ☒

☒ ☒ ☒

☐

☒

☒

☒

☐

☒

☐ ☐

☒ ☒

Uit te voeren werkzaamheden die (mogelijk) betrekking hebben op de opbouw en exploitatie Actie Uitzetten van het kermisterrein ca. 1 week voor aanvang, in overleg met de gemeente Controleren of het te verwijderen straatmeubilair is verwijderd Toezien op voorwaarden tijden exploitatie-uren (ritprijzen, geluid, sluitingstijden Het toezien op het niet uitgeven van wapens en daarmee gelijk te stellen speelgoedartikelen als prijzen Eerst aanspreekpunt gedurende opbouw en de kermis Goede plaatsing attracties waarbij wordt gecontroleerd op de afstanden tussen de attracties, de afstanden van de attracties tot de terrassen, de

Gemeente ☐

Dorp ☒

☐ ☐

☒ ☒

☐

☒

☐ ☒

☒ ☒

doorgang voor de hulpverleners, de verkeersmaatregelen, in samenwerking met de gemeente Controle wordt samen met een medewerker van team APV Vergunningen, Toezicht en Handhandhaving van de gemeente Horst aan de Maas uitgevoerd De organisator is tijdens de draaiuren van de kermis het eerste aanspreekpunt Het regelen van de dagelijkse schoonmaak en de eindschoonmaak van het kermisterrein. Storingen worden zo snel als mogelijk door de organisator verholpen

☒

☒

☐

☒

☐

☒

☐

☒

Uit te voeren werkzaamheden die betrekking hebben op de afhandeling van de kermis Actie Het laten herstellen van het terrein in de oorspronkelijke staat Het schouwen van de locaties op eventuele schade na afloop van de kermis, in overleg met de gemeente Het aanleveren van een gespecificeerde rekening voor de afrekening van de stroom Het evalueren van het verloop van de kermis, samen met de gemeente Omleidingsroutes, vervallen bushaltes enz., afstemmen. Wordt in overleg met de gemeente geregeld via de afdeling verkeer

Gemeente ☐ ☒

Dorp ☒ ☒

☐

☒

☒ ☒

☒ ☒