RIB.21.089 Verantwoording Informatiebeheer

Stuknummer: 21.0004853

Raad 07-09-2021 RIB.21.089

raadsinformatiebrief van

: Burgemeester en wethouders

portefeuillehouder

: T. Kuipers

aan

: De leden van de gemeenteraad

datum

: 07/06/2021

status

: Actieve informatie

openbaar

: Ja

Onderwerp Verslag verantwoording informatiebeheer 2020

Aanleiding De gemeenteraad is toezichthouder op het archief van onze gemeente. Jaarlijks wordt er een verslag opgesteld om verantwoording af te leggen over het gevoerde informatiebeheer. Het voorliggende verslag bevat de verantwoording voor het jaar 2020.

Beantwoording Om onze inwoners goed van dienst te kunnen zijn maakt, ontvangt en bewaart de gemeente grote hoeveelheden informatie. Het geheel van processen, systemen en menselijk handelen gericht op het goed omgaan met deze informatie noemen we informatiebeheer. Het college is zorgdrager voor een goed informatiebeheer. De gemeenteraad is toezichthouder vanuit het horizontale toezicht, terwijl de provincie interbestuurlijk toezicht houdt. In het bijgevoegde verslag Verantwoording informatiebeheer gemeente Horst aan de Maas 2020 wordt de stand van zaken beschreven met betrekking tot het informatiebeheer in 2020. Het informatiebeheer van onze gemeente is voldoende geborgd. In de afgelopen jaren is vooral ingezet op digitaal werken. Mede hierdoor heeft de gemeente tijdens de coronapandemie de dienstverlening op peil kunnen houden en is er flexibel ingesprongen op nieuwe regelingen om onze inwoners en ondernemers te ondersteunen. Ook in 2020 hebben we doorgewerkt aan het verder verbeteren van het informatiebeheer. Zo is het uitgeplaatste archief verhuisd naar een geschiktere omgeving, zodat het veilig beheerd en gebruikt kan worden. Ook is er extra budget beschikbaar gesteld om de overbrenging van onze permanent te bewaren informatie door te kunnen voeren. Hierin hebben we al enkele jaren een achterstand en met dit budget lopen we de achterstand in 2021 in.

Hiermee maken we onze historische informatie klaar voor langdurige bewaring en stellen we deze beschikbaar voor geïnteresseerde inwoners. Om de dagelijkse gang van zaken rondom

Bezoekadres: BezoekAdres, PlaatsBA

Postadres / PostCodePA PlaatsPA

T TelefoonNummer

F FaxNummer

Pag. 2 van 2

informatiebeheer te stroomlijnen zijn de relaties met de vakafdelingen verder versterkt. Hierdoor houden we korte lijntjes en kunnen we ambtenaren beter ondersteunen bij het vormen van hun dossiers. De komende jaren staan er verschillende grote ontwikkelingen op stapel waarbij goed informatiebeheer cruciaal is. Denk aan nieuwe wetgeving zoals de Omgevingswet en de Wet Open Overheid, maar ook de Archiefwet zal geactualiseerd worden. Dit vergt constante aanpassing en doorontwikkeling van iedereen die met informatie in aanraking komt. Dit is af en toe best een uitdaging naast alle andere eisen die de samenleving aan ons werk stelt. Meegevoerd in de waan van de dag bestaat het risico dat het goed opslaan en ordenen van informatie onvoldoende aandacht krijgt. Goed informatiebeheer is een investering voor de toekomst en verdient onze voortdurende aandacht en inspanning.

Bijlagen Verslag Verantwoording informatiebeheer gemeente Horst aan de Maas 2020

2

Verantwoording informatiebeheer gemeente Horst aan de Maas 2020 KPI-verslag

Datum: mei 2021 Auteur: Bianca Hornstra, Bram Keijsers

Inleiding Om onze inwoners goed van dienst te kunnen zijn maakt, ontvangt en bewaart de gemeente grote hoeveelheden informatie. In dit digitale tijdperk is er niet alleen sprake van een grote hoeveelheid van informatie, maar kan die informatie ook een grote verscheidenheid in vormen aannemen. Van ‘ouderwetse’ documenten tot databases, audiovisuele bestanden en social media-uitingen. De informatie moet correct, vindbaar en bruikbaar zijn, ofwel – in de termen van de Archiefwet – de informatie moet in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren. Dit gebeurt niet vanzelf. Alle medewerkers binnen onze gemeente spelen een rol in het correct maken, vastleggen en gebruiken van informatie. Er zijn verschillende processen en systemen ingericht om hen te ondersteunen. Het geheel van processen, systemen en menselijk handelen gericht op het goed omgaan met informatie noemen we informatiebeheer. Dit is het jaarlijkse verslag van hoe het informatiebeheer ervoor staat. Dit verslag is gebaseerd op de VNG handreiking ‘Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)’, derde geactualiseerde versie april 2020. Het verslag is ingedeeld volgens de hoofdstukken van de VNG handreiking. Elk hoofdstuk begint met een korte toelichting op de hoofdvraag, een terugkijk op 2020 en een toelichting op geplande activiteiten op het betreffende onderwerp.

Daarna volgt de beantwoording van de verschillende subvragen van de handreiking.

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 2 Hoofdstuk 1 – Lokale regelingen ............................................................................................................. 4 Hoofdstuk 2 – Middelen en mensen ....................................................................................................... 7 Hoofdstuk 3 – Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ...................................... 10 Hoofdstuk 4 – Interne kwaliteitszorg en toezicht ................................................................................. 13 Hoofdstuk 5 – Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ................................................................................................................................. 15 Hoofdstuk 6 – Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden ................................................................................................................................. 19 Hoofdstuk 7 – Overbrenging van archiefbescheiden ............................................................................

23 Hoofdstuk 8 – Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden ...................................... 24

Hoofdstuk 1 – Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De gemeentelijke regelingen zijn in de basis in orde. De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn al wel wat ouder, maar nog steeds actueel. De verwachting is dat de vernieuwde Archiefwet in 2021 vastgesteld zal worden. De inwerkingtreding van deze nieuwe Archiefwet is een goed aanknopingspunt om deze lokale regelingen te actualiseren. 1.1. Archiefverordening a. Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

Ja. De archiefverordening is vastgesteld in 2014 en zal geactualiseerd worden naar aanleiding van de nieuwe Archiefwet. De archiefverordening is gebaseerd op de model-archiefverordening.

b. Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Ja

1.2. Beheerregeling informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Toelichting: Een beheerregeling (of besluit) informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverordening verplicht gesteld (vgl. het VNG model daarvoor).

Ja, deze is samen met de huidige archiefverordening vastgesteld en wordt samen met de archiefverordening geactualiseerd.

1.3. Strategisch informatie overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld? Toelichting: Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking).

We hebben geen apart orgaan dat zo heet. De hotspotmonitor is belegd in een aparte werkgroep. Vervreemding van archiefbescheiden is de afgelopen jaren niet voorgekomen. We hanteren wel een strategische stuurgroep die gaat over projecten die informatievoorziening in brede zin raken. Hier wordt multidisciplinair gekeken naar informatievoorziening en informatiebeheer vormt hier een vast onderdeel van.

1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Toelichting: (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de

Dit heeft zich in de laatste 5 jaar niet voorgedaan

gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding. 1.5. Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden a. Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Toelichting: Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkingsverbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt.

Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF). De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft archiefbescheiden behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

Ja, de gemeente is centrumgemeente voor de GR Maasveren Limburg-Noord. In de GR is opgenomen dat de regels van de centrumgemeente gelden rondom archiefbeheer.

b. Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GRregister, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Toelichting: Voor nadere uitleg van het landelijke GRregister, ook in relatie tot art. 27 van de Wgr, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeentenprovincies-en-waterschappen/gemeenschappelijkeregelingen.

Ja, de gemeente heeft de benodigde informatie aangeleverd aan KOOP tbv het landelijke GR-register.

Er is geen volledig detailoverzicht van alle afspraken binnen samenwerkingsverbanden. Afhankelijk van de grootte, aard en zwaarte van de samenwerking worden beperktere of uitgebreidere afspraken gemaakt rondom archiefbeheer.

Een overzicht van samenwerkingsverbanden is opgenomen bij ‘Verbonden partijen’ in de gemeentelijke begroting

1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Toelichting: Bijvoorbeeld voor vervangen van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekenen van vernietigingslijsten. 1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken)

Ja, dit maakt onderdeel uit van de officiële mandaatregeling van de gemeente. Bevoegdheden worden conform mandaatregeling uitgevoerd

Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of een publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Toelichting: Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5

Ja, conform gemeentelijke inkoopvoorwaarden waarin genoemde aspecten terugkomen

1.8. Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad? Toelichting: De inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties is gepland voor 1 januari 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingen van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad worden gepubliceerd. DROP wordt beheerd door KOOP, Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeentenprovincies-en-waterschappen/drop

Ja

Hoofdstuk 2 – Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Informatiebeheer is een integraal onderdeel van ieders taken en van de processen en systemen die gebruikt worden in de uitvoering van de gemeentelijke taken. Op uitvoerend, tactisch en strategisch niveau zijn er medewerkers bezig met het realiseren van het gewenste kwaliteitsniveau rondom informatiebeheer. In de dagelijkse gang van zaken wordt deze kwaliteit voldoende geborgd. De afgelopen jaren is er veel geïnvesteerd in het digitaal werken. Dit heeft er mede toe bijgedragen dat de gemeente ook tijdens de coronapandemie haar dienstverlening op peil kon houden en vlot kon inspelen op nieuwe regelingen. De werkdruk in de gehele organisatie wordt als hoog ervaren. We zien dat dit ertoe leidt dat met name ruimte gemaakt wordt activiteiten die op korte termijn resultaat opleveren. Resultaten die nu inspanning vergen en pas op de langere termijn resultaten opleveren worden sneller vooruit geschoven. De uitvoering van de overbrenging is hier een goed voorbeeld van, maar ook de beperkte tijd die veel medewerkers nemen om hun dossiers goed vast te leggen wordt deels ingegeven door het korte-termijn-denken.

Dit vormt een risico, omdat informatie daarmee op termijn minder goed vindbaar en bruikbaar kan worden. Dit terwijl informatie juist een grotere rol gaat spelen, mede door ontwikkelingen in wetgeving, zoals de Omgevingswet en de Wet Open Overheid die de komende jaren ingevoerd worden. In 2021 wordt de achterstand in de overbrenging aangepakt. De gemeenteraad heeft hier eenmalig een extra budget voor beschikbaar gesteld. We streven ernaar om tijdens dit traject voldoende kennis op de te doen om de betreffende activiteiten in het vervolg onderdeel te maken van de reguliere werkzaamheden. Door met vaste aanspreekpunten te werken voor medewerkers op vakafdelingen houden we de lijntjes kort, zodat we laagdrempelig kunnen ondersteunen bij het vormen van dossiers. Daarnaast worden systemen zodanig ingericht dat informatiebeheer laagdrempelig en waar mogelijk automatisch kan plaatsvinden. 2.1.

Middelen Hoeveel middelen stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Toelichting: De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting

Informatiebeheer is integraal onderdeel van verschillende bredere takenpakketten, processen en systemen. Zo wordt informatie bijvoorbeeld steeds meer beheerd in het bronsysteem in plaats van in het DMS/RMA (dit is een onderdeel van ‘archiving by design’). Het is onduidelijk op welke manier dit soort ontwikkelingen verrekend moeten worden in de gevraagde kosten-opgave. Daarom is het erg lastig om een concreet bedrag te noemen hiervoor. De globale schatting van beschikbare middelen, gebaseerd op de kostensoorten genoemd in de toelichting, bedraagt €700.000,-. In dit bedrag zitten in ieder geval de materiaalkosten en de personeelskosten voor het personeel met als zwaartepunt informatiebeheer.

documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar. 2.2. Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer a. Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en toezicht daarop? Toelichting: Er zijn geen kengetallen beschikbaar

De totale omvang wordt aangepast aan de actuele workload. Hierdoor ontstaan er fluctuaties die veelal met een flexibele schil ingevuld worden.

b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Toelichting: Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: • analoge en digitale dossiervorming in behandelfase; • dossierregistratie; • beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; • bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge c.q. digitale archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) vernietiging van archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Voorbeelden overgebrachte archieven: • ontsluiting; • materiële verzorging (o.a. zuurvrije verpakking), • aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen; • beschikbaarstelling aan het publiek; • inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een beheeromgeving voor digitale archiefbescheiden (digitaal depot, e-depot). Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden.

Ja, mbt overbrenging. De raad heeft voor 2021 extra budget vastgesteld om dit projectmatig op te lossen. Daarna worden deze activiteiten meegenomen in de jaarplanning. Verder aandachtspunt zijn speciale dragers die conform preservatieplan behandeld moeten worden.

c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?

Nee

Naast de medewerkers van wie informatiebeheer een kerntaak is, draagt elke medewerker een verantwoordelijkheid in het correct omgaan met informatie. De ervaring leert dat hier in de dagelijkse gang van zaken niet altijd voldoende tijd voor genomen wordt. Ook is niet iedereen voldoende op de hoogte van de geldende regels.

Ten slotte kan er nog gesproken worden van ‘verborgen achterstanden’ bij medewerkers die materiaal nog niet aangeleverd hebben ter archivering (denk aan fysieke stukken, maar ook aan materiaal op persoonlijke en gezamenlijke netwerkschijven). De precieze omvang hiervan is onbekend.

2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer a. Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)

Dit maakt onderdeel uit van het opleidingsplan dat op het niveau van individuele medewerkers wordt bepaald

b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

Nee, overbrengingskennis wordt in 2021 opgedaan en verankerd naar aanleiding van het project om de achterstanden in de overbrenging op te lossen. Ten aanzien van kennis rondom digitaal archiefbeheer wordt er doorlopend bijgeleerd, bijvoorbeeld aan de hand van de activiteiten van VNG Realisatie en KIA en waar nodig cursussen.

c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?

Nee

2.4. Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.

De gemeentesecretaris vervult de rol van archivaris. Verder geen specifieke medewerkers die belast zijn met toezicht

Hoofdstuk 3 – Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en edepot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De op termijn vernietigbare archiefstukken zijn enkele jaren opgeslagen op een ongeschikte locatie. In 2020 hebben we deze stukken gecontroleerd en verplaatst naar een passende archiefruimte (ArchiveIT te Reuver). De stukken hebben overigens geen schade opgelopen in de eerdere opslaglocatie. Sinds enkele jaren hebben we vooral te maken met digitale informatie. Voor de komende jaren kunnen de huidige systemen de bruikbaarheid en toegankelijkheid van deze informatie in voldoende mate borgen. Voor de langere termijn hebben we echter een geschikte omgeving nodig voor langdurige digitale opslag, een e-depot. In 2019 en 2020 hebben we ons georiënteerd op de inzet van een edepot en de wensen rondom archiefdienstverlening aan onze inwoners. We zijn tot de conclusie gekomen dat het meerwaarde heeft om de ontwikkeling van een e-depotvoorziening gezamenlijk op te pakken met onze samenwerkings-gemeente Venray. In 2021 wordt de samenwerking nader uitgewerkt. 3.1. Archiefruimte(n) en applicaties a. Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

Ja

b. Gebruikt het college deze archiefruimte(n) ten behoeve van de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?

Nee, deze bescheiden worden direct ondergebracht in de archiefbewaarplaats (ruimte)

c. Beschikt het college over applicaties - DMS / RMA en vakapplicaties - waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Toelichting: Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO-16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

Ja, voor nieuwe applicaties wordt bepaald in hoeverre er archiefbescheiden in opgeslagen worden en in hoeverre deze over voldoende functionaliteit voor het beheer beschikken. Wanneer er onvoldoende functionaliteit beschikbaar is, wordt de informatiebeheerfunctie overgenomen door het DMS/RMA, bij voorkeur door middel van een koppeling tussen beide systemen

3.2. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) a. Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluiten regeling en genoemde eisen voldoen?

Ja

b. Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats ten behoeve van de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?

Ja

3.3. E-depot(s) a. Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen edepot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Toelichting: E-depot is een niet-wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats, dat is een voorziening voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden. Hierin kunnen ook langer te bewaren, maar op termijn vernietigbare, archiefbescheiden worden bewaard. Een e-depot bestaat niet per se uit één voorziening bij een archiefdienst, maar kan ook uit verschillende omgevingen of applicaties bij archiefdienst en/of archiefvormer bestaan. Geef in dat geval aan hoe opslag en beheer per omgeving zijn geregeld en, in het geval van overgebracht archief, hoe de beschikbaarstelling is geregeld. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in edepot(s) worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. Voor meer informatie over certificering van e-depots, zie de website daarover van het Netwerk Digitaal erfgoed (NDE), https://wegwijzercertificering.nl/nl/

Nee

b. Gebruikt het college dit e-depot ten behoeve van de te bewaren archiefbescheiden?

Nvt

3.4. Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleidsen crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? Toelichting: Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een veiligheidsregio aanwezige risico’s, inclusief relevante risico’s uit aangrenzende gebieden. Het risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De Handreiking onderscheidt zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed.

Vanuit de Veiligheidsregio is een regionaal crisisplan en een risicoprofiel opgesteld. Hierin is rekening gehouden met de aantasting van cultureel erfgoed. De specifieke procedures zijn hierin niet uitgewerkt.

3.5. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a. Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de e-depots)? Toelichting: De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in edepot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/kennisproductenibd/

Er is een ontruimingsplan in het kader van BHV. Dit is gericht op het veiligstellen van personen tijdens een calamiteit/ontruiming. De archiefbewaarplaats is zodanig ingericht dat de archiefbescheiden beschermd worden voor schade van buitenaf tijdens een calamiteit. Er zijn geen specifieke plannen om fysieke archiefbescheiden te verplaatsen uit de archiefbewaarplaats tijdens een calamiteit

b. Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen analoge archiefbescheiden op basis van prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4.)

Nee

Hoofdstuk 4 – Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? In het handboek kwaliteit is een beschrijving van ons kwaliteitssysteem opgenomen. Aan de hand van de PDCA-cyclus wordt de kwaliteit stapsgewijs verbeterd. Zo zijn bijvoorbeeld in 2020 archiefstukken verplaatst naar een geschiktere locatie. Daarnaast hebben bepaalde teams vaste aanspreekpunten gekregen bij unit Informatiebeheer, om op die manier eenvoudiger het dagelijkse werk af te stemmen. Ook krijgen nieuwe medewerkers nu standaard een inleiding in het informatiebeheer en instructies voor het gebruik van het centrale DMS Corsa. In 2021 werken we aan meer organisatiebrede communicatie rondom goed informatiebeheer. Ook de implementatie van enkele nieuwe systemen vormt het aanknopingspunt om informatiebeheer beter te verankeren in de werkprocessen. 4.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer a. Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Toelichting: Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg.

De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden

Ja

b. Zo ja, welk systeem?

Eigen kwaliteitshandboek, gebaseerd op NEN-ISO 15489 en getoetst aan KIDO

c. Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?

Deels, het kwaliteitssysteem is gericht op constante verbetering van het informatiebeheer, conform het gedachtegoed van PDCA

4.2. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark a. Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats?

Nee, in eigen beheer

b. Werkt de archieforganisatie bij haar dienstverlening op basis van een kwaliteitszorgsysteem? Toelichting: Let op: Een archieforganisatie moet daarnaast, net als een gemeente, beschikken over een kwaliteitssysteem voor het beheer van

Nvt

archiefbescheiden (zie KPI 4.1 op basis van Ar art. 16). c. Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?

Nvt

4.3. Gekwalificeerde gemeentearchivaris a. Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? Toelichting: De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten.

In de vorm van gemeentesecretaris

b. Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

Nee

4.4. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

Ja

4.5. Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

Ja

Hoofdstuk 5 – Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente heeft een goed uitgewerkte informatie-architectuur en er is een thema-architectuur voor informatiebeheer vastgesteld. Dit dient als handvat voor nieuwe ontwikkelingen en verdere verbetering. Op detailniveau is er nog wel een actualisatieslag te maken. In 2020/2021 worden er verschillende systemen vervangen of uitgebreid (bv op gebied van vergunningen, burgerzaken en WOZ). Deze ontwikkeling wordt aangegrepen om de ordeningsoverzichten te actualiseren. Aandachtspunt blijft wel het sociaal domein. Daar is van oorsprong een ordening op cliëntniveau gebruikt. Om informatie correct te kunnen beheren is echter een ordening op zaakniveau noodzakelijk. Voor nieuwe processen (zoals TOZO) wordt dit direct gedaan. Voor lopende processen is er momenteel te weinig ruimte om hier grote stappen in te maken. De in een eerder hoofdstuk genoemde focus op de korte termijn heeft ook tot gevolg dat medewerkers niet altijd voldoende tijd nemen om informatie op de juiste plek vast te leggen. Hierdoor blijft mogelijk belangrijke informatie ‘hangen’ in mailboxen, persoonlijke of gezamenlijke netwerkschijven. 5.1.

Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Toelichting: Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze KPI zijn twee zaken van belang. 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen en andere applicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden bevinden, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van vakapplicaties die in gebruik zijn. 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture).

In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media. Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem.

Deels, in I-Navigator wordt per proces bijgehouden welke informatiesystemen erbij betrokken zijn. Dit overzicht is aan actualisatie toe. In de informatiearchitectuur wordt vastgelegd op welke manier de betrokken applicaties opgebouwd en gerelateerd zijn. Bij informatie die decentraal ontstaat of ontvangen wordt (bv. persoonlijke emailboxen) is de betrokken medewerker zelf verantwoordelijk voor de vastlegging in de aangewezen systemen. Door middel van instructie en advisering worden medewerkers hierin ondersteund.

5.2. Authenticiteit en context analoog en digitaal a. Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden

Ja, aandachtspunt hierbij zijn de bescheiden die zich

met behulp van metagegevens(schema) de hierna volgende metagegevens kunnen worden vastgesteld? Toelichting: Voor nadere uitleg over metagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php/Verdieping_metagegevens. Invulling van KPI 5.2a.1 – 5.2a.5: Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. KPI 5.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord: 1) of de gebruikte postregistratie-, zaak- of documentmanagementsystemen en vakapplicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij KPI 5.2a.1 t/m 5.2a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties; 2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de KPI is beantwoord. Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie.

(nog) niet in beheerde systemen bevinden, zoals informatie op netwerkschijven.

a.1. de inhoud, structuur en verschijningsvorm; Toelichting: In de meeste (maar lang niet alle) gevallen voldoen als beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata over: - Identificatiekenmerk; - Uiterlijke vorm (bijvoorbeeld omslag, doos) resp. aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakdossier); - Inhoudsomschrijving; - Datering. Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor digitale documenten worden gebruikt.

Ja, waar mogelijk worden de benodigde metadata automatisch vastgelegd

a.2. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;

Ja

a.3. de samenhang met andere archiefbescheiden;

Ja

a.4. de uitgevoerde beheeractiviteiten;

Ja

a.5. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Toelichting: Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant.

Ja. We hanteren zoveel mogelijk de voorkeurs- en geaccepteerde formaten conform Nationaal Archief

5.3. Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Toelichting: Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’

Ja, voor zover de informatie opgenomen is in het daarvoor bestemde informatiesysteem. De gemeente heeft een toegankelijkheidsverklaring gepubliceerd op de website.

afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening.

Met betrekking tot het beschikbaar stellen van informatie wordt er conform de AVG gewerkt

5.4. Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Toelichting: Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”.

Ja

5.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Toelichting: Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en – omslagen, tabstroken, archiefdozen, etiketten.

Ja

5.6. Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Toelichting: Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats.

Ja

5.7. Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Toelichting: Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. In de GIBIT heeft met name art. 28 betrekking op archivering. Een essentieel onderdeel van duurzaam beheer, informatiebeveiliging, is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), zie daarvoor https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/baselineinformatiebeveiliging-overheid-bio/

Ja, we hanteren de GIBIT en BIO, daarnaast hebben we een preservatiebeleid opgesteld.

5.8. Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? Toelichting: Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers technisch te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata systematisch worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2).

Nee er zijn geen specifieke metadata gedefinieerd. In het metadataschema hebben we wel opgenomen dat er bij migraties altijd gekeken wordt naar welke aanvullende metadata er aanwezig zijn (bv omdat deze ten tijde van het werkproces relevant waren) en in hoeverre het zinvol is om deze mee te migreren. In

zo’n geval wordt dan een mapping bepaald. 5.9. Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

We hanteren de voorkeursen geaccepteerde formaten conform Nationaal Archief

5.10. Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Toelichting: In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie.

Ook voor dit soort bestanden hanteren we de handreiking van het Nationaal Archief over voorkeurs- en geaccepteerde formaten. Voor ontvangen bestanden hanteren we de regel dat we het origineel opslaan zoals het ontvangen is (ivm authenticiteit), ongeacht welk formaat het is. Het kan wel zijn dat we daar een bestand naast zetten dat geconverteerd is naar een duurzamer formaat. Het origineel blijft echter bewaard.

5.11. Voorzieningen compressie en encryptie a. Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Toelichting: Voor uitleg van deze begrippen zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie en http://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie. Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie).

Ja, we zorgen ervoor dat er geen essentiële informatie verloren gaat

b. En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?

Ja, waar van toepassing betreft het applicaties/netwerkomgeving die conform BIO beveiligd worden

c. Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

Nog niet in de praktijk meegemaakt

Hoofdstuk 6 – Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente past al enkele jaren vervanging toe. Dit proces verloopt soepel en maakt het beheer eenvoudiger. Bij de vernietiging worden ook de digitale stukken die zich in het DMS bevinden al enkele jaren meegenomen. Inmiddels wordt er steeds meer gewerkt volgens ‘Archiving by design’, waarbij de hele levenscyclus van een stuk uitgevoerd wordt in de bronapplicatie. Inmiddels komen bepaalde stukken in deze bronapplicaties ook in aanmerking voor vernietiging. In 2020 zijn protocollen uitgewerkt hiervoor. Deze zullen in de vernietigingsronde in 2021 toegepast worden. Het was al snel duidelijk dat de coronacrisis in 2020 een gebeurtenis is met grote maatschappelijke en historische waarde. De coronacrisis is daarom aangemerkt als ‘hotspot’ voor het archief van onze gemeente. Dit betekent dat we extra aandacht besteden aan het vastleggen van informatie die het verloop van deze crisis en de gevolgen voor onze gemeente illustreert. 6.1. Vervanging, besluiten en verklaringen a.

Past de gemeente vervanging toe [vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).

Ja, sinds 2015 wordt vervanging toegepast op alle inkomende, interne en uitgaande documenten, met uitzondering van de raadsstukken. Het college heeft het vervangingsbesluit genomen en gepubliceerd. De originelen worden conform het vervangingsprotocol vernietigd.

b. Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Toelichting: Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding.

Ja, er wordt hierbij gewerkt volgens een vast protocol

c. Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?

Ja

6.2. Converteren en migreren a. Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan

Ja, dit is in de laatste 5 jaar toegepast bij oudere versies van Word-bestanden (.doc) in het DMS. Er is vastgelegd hoe deze conversie

worden? Toelichting: Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie.

plaatsgevonden heeft, tevens is het oorspronkelijke bestand behouden.

b. Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Toelichting: De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.

Ja

6.3. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst a. Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?

Ja

b. Maakt het college als archiefzorgdrager bij waardering en selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Toelichting: Voor archiefbescheiden gedateerd tot en met 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd 1996 tot en met 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven uit 2017 tot en met 2019 geldt de lijst uit 2017. Voor jongere archieven geldt de lijst uit 2020.

Ja

c. Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?

Nee

d. Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Toelichting: Een Hotspotmonitor is integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 ev.

Binnen de verantwoordelijke werkgroep vastgesteld

6.4. Vernietiging en verklaringen

a. Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Toelichting: De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en back-ups.

Ja, dit gebeurt conform een vast protocol waarin ook de verantwoordelijke afdeling geconsulteerd wordt voordat er tot vernietiging overgegaan wordt. De vernietiging heeft zich de afgelopen jaren vooral gericht op de fysieke documenten en de digitale documenten in het DMS. Voor de vakapplicaties die zelf het informatiebeheer verzorgen worden aparte protocollen opgesteld en uitgevoerd, passend bij de functionaliteit in betreffende applicatie.

b. Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?

Ja, de verklaring bevat een gespecificeerde lijst van vernietigde dossiers. De lijst bevat geen specificatie van vernietigingsgrond per dossier.

6.5. Vervreemding, besluiten en verklaringen a. Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven? Toelichting: Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk.

Nee

b. Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?

Nvt

c. Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat er niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Toelichting: Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd.

Nvt

d. Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

Nvt

Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).

Hoofdstuk 7 – Overbrenging van archiefbescheiden Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? In de afgelopen jaren is in het jaarlijkse verslag over het informatiebeheer aangegeven dat er een achterstand is met betrekking tot het formeel overbrengen van onze archieven. De gemeenteraad heeft voor 2021 extra budget vastgesteld om deze achterstand op te lossen. In 2021 zal een project starten om de overbrenging door te voeren. Hiermee zullen we weer voldoen aan de wettelijke eisen op dit vlak. Tevens zal het de toegankelijkheid van ons archief voor inwoners verbeteren. 7.1. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn a. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening?

Nee. In 2021 wordt hiervoor een project gestart waar extra budget voor beschikbaar gesteld is. De achterstand in overbrenging wordt daarmee opgelost

b. Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?

Onderdelen van archieven tot 2000 zijn nog niet overgebracht. Het betreft ca 200 strekkende meter

c. Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?

Praktisch, onvoldoende tijd en prioriteit aan gegeven mede door digitale ontwikkelingen

7.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?

Ja

7.3. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?

Nvt

Hoofdstuk 8 – Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Voor het overgebrachte archief voldoet de gemeente aan de openbaarheidseisen. Vanwege de achterstand in de overbrenging is de openbaarheid van bepaalde archiefdelen formeel nog niet goed geregeld. In de praktijk werd overigens wel gehandeld alsof deze archiefdelen formeel overgebracht waren. Dat wil zeggen dat inwoners gewoon informatie konden inzien uit archiefdelen die formeel overgebracht (en daarmee openbaar) zouden moeten zijn. In 2021 wordt dit ook formeel geregeld door de overbrenging alsnog door te voeren. 8.1. Beschikbaarheid originelen en dubbelen a. Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen?

Ja

b. Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?

Ja

c. Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?

Ja

d. Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)? Toelichting: In beginsel mogen voor levering van alle digitaal aanwezige, niet beperkt openbare, informatie ten hoogste de marginale kosten van vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding in rekening worden gebracht.

Nvt, er is op dit moment nog geen digitale informatie overgebracht waarop dit van toepassing is

8.2. Beperking openbaarheid na overbrenging a. In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? Toelichting: De beperkingsgronden zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden.

Voor de archiefdelen die zijn overgebracht zijn de beperkingen schriftelijk gemotiveerd.

b. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?

Nvt

c. Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?

Nvt

d. Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt?

Nvt

e. Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging?

Nvt

8.3. Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?

Er zijn geen stukken waarop deze beperking van toepassing is, anders dan de geboorteakten, waarvan de wettelijke openbaarheidstermijn op 100 jaar staat.

8.4. Afwijzing raadpleging of gebruik a. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.

Het bezoekersreglement bevat regels omtrent het maken van reproducties van kwetsbare stukken, niet wat betreft de raadpleging hiervan. Dit wordt ter plekke door een archiefmedewerker bepaald. In samenspraak met de bezoeker wordt vervolgens naar een oplossing gezocht.

b. In geval er verzoeken tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik werd geweigerd, is die weigering dan gemotiveerd?

Nvt

c. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) gemotiveerd?

Nvt

8.5. Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling a. Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te

Nvt

lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? b. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.

Nvt

8.6. Regulering fysiek bezoek en gebruik a. Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.

Ja

b. Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest?

Nee

8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement?

Inventarissen zijn ontsloten via Archieven.nl