Evaluatierapport Gasthoes 16-06-2022

Evaluatie Herontwikkeling ‘t Gasthoês

2

Voorwoord Voor u ligt de evaluatie van de herontwikkeling van ‘tGasthoês. Niet alleen een herontwikkeling van een gebouw, maar ook van de functie en het beheer. Een grote organisatorische opgave én het grootse bouwproject voor de gemeente Horst aan de Maas tot nu toe. Een project dat de gemeente zoveel mogelijk samen met de gebruikers van het gebouw vorm en inhoud heeft gegeven. Als ik nu ‘t Gasthoês binnenloop voel ik dat het leeft. Er is altijd reuring. De bibliotheek wordt 7 dagen in de week goed bezocht, jongeren zitten er te studeren en in de herberg zit men te kaarten of lekker te kletsen. ‘s Avonds bruist het van kunst en cultuur. Niet alleen in de repetitie ruimtes maar ook in de herberg en vaak uitverkochte theaterzaal . Dat wat we met de renovatie voor ogen hadden is bereikt. Een huiskamer voor Horst en een cultureel centrum voor Horst aan de Maas. Neemt niet weg dat we veel kunnen leren van dit project. Wat moeten we in een volgend project juist weer doen en wat juist anders? Niet alleen wat betreft de verbouw, maar ook bij het opzetten van de organisatie en exploitatie. Dank aan iedereen die open en eerlijk hun input heeft gegeven voor deze evaluatie. Zodat we er allemaal van kunnen leren hoe we ook bij andere projecten het boogde doel kunnen behalen.

Han Geurts Wethouder Gemeente Horst aan de Maas.

“Je mensen zijn je goud. Zij zorgen voor maatschappelijk rendement, dus dat moet je op orde hebben” Pieter-Nic van den Beuken – Witgoed en van Bontewas

4

Geachte lezer Voor u ligt de evaluatie van de recente herontwikkeling van ’t Gasthoês in de gemeente Horst aan de Maas. Deze evaluatie is tot stand gekomen door interviews te houden met bestuurders, raadsleden, ambtenaren, adviseurs en bouwbetrokkenen bij de herontwikkeling. De opdracht is in juni en juli 2021 uitgevoerd door dagvoorzitter.online waarbij Stan Verhaag en Tom Vaessen de interviews, het verslag en samenvatting hebben verzorgd. De projectcoördinatie was in handen van Kim Janssen. De prettige gesprekken met de geïnterviewden waren gericht op het delen van ervaringen en het ophalen van leerpunten voor een volgende ontwikkeling. Door vooraf informatie in te winnen over eenieders gevoel bij de ontwikkeling, belangrijke bespreekpunten en de waardering van de herontwikkeling werd ieder gesprek op-maat voorbereid. In deze gespreksopzet zaten verschillende vaste onderdelen waaronder de werking van het bouwteam, rollen, communicatie en samenwerking. Bij deze willen wij alle geïnterviewden danken voor de prettige gesprekken die we hebben gevoerd tijdens dit traject. Wij hebben de openheid en betrokkenheid van eenieder erg gewaardeerd en hopen dan ook dat deze evaluatie dan ook een mooie start is voor een verdiepende dialoog over een herontwikkeling als die van ’t Gasthoês. Wij wensen u veel leesplezier en succes met de vervolgstappen na deze evaluatie.

Kim Janssen - Stan Verhaag - Tom Vaessen dagvoorzitter.online

“Het is tijd om een kwaliteitssprong te maken in alle geledingen: ambtelijk, bestuurlijk en politiek.” Roy Bouten - Wethouder gemeente Horst aan de Maas

6

Inleiding Voor de gemeente Horst aan de Maas was de herontwikkeling van ’t Gasthoês het grootste bouwproject tot nu toe. De behoefte aan een evaluatie komt van de gemeenteraad van Horst aan de Maas. Wethouder Geurts omarmde deze wens en heeft dagvoorzitter.online gevraagd om evaluatiegesprekken te starten. De intentie van de wethouder is om op een informele manier ervaringen naar boven te halen over de herontwikkeling van ’t Gasthoês. Dit kunnen zowel positieve als negatieve ervaringen zijn, beide met het doel om er van te leren bij toekomstige projecten. Qua scope en afbakening is er verschil aangebracht in de gesprekken. Voor sommige geïnterviewden was het waardevol om het voortraject te betrekken in het interview, terwijl we met de bouwbetrokkenen vooral op het bouwproces hebben ingezoomd. Dit maakt dat er een overzichtelijke weergave kan worden gegeven van initiatief tot oplevering. Wij hebben gepoogd om ervaringen op te halen met 1-op-1 gesprekken en gesprekken in delegatie-vorm. De gesprekken duurden gemiddeld 2 uur en ieder gesprek was inhoudelijk voorbereid door de interviewer op de onderdelen: Gebruikers Financieel Bouwproces Bouwteam (Interne) samenwerking Rollen Ambtelijk - bestuurlijk samenspel Communicatie Overall Naast bovenstaande punten heeft iedere geïnterviewde de mogelijkheid gehad om vooraf bespreekpunten aan te dragen.

Ook deze aangedragen informatie is meegenomen in de voorbereiding van de gesprekken. De interviews zijn in verslagvorm voorgelegd aan de geïnterviewde(n). Zij kregen de kans om te reageren en het verslag vervolgens te accorderen. Om een goed beeld te geven van de gedeelde ervaringen hebben we een Pluspunten en Kluspunten-document gemaakt welke nu voor u ligt. Wij hopen dat dit overzicht dient als start voor een dialoog die terugblikt op de doorlopen stappen van de herontwikkeling van ’t Gasthoês. Maar misschien nog wel belangrijker: dat dit rapport helpt om vooruit te kijken naar het verbeteren van samenwerking, afstemming en de te nemen stappen bij toekomstige projecten.

8

Pluspunten & Kluspunten Gebruikers Tijdens de voorfase van de herontwikkeling hebben de gebruikers samen ergens naartoe gewerkt, dit wordt als zeer positief ontvangen. De kopgroep en gebruikers delen deze ervaring. Dit is belangrijk want je mensen zijn je goud, zij zorgen voor maatschappelijk rendement en dus is het zeer te prijzen dat hun gebruikerswensen serieus zijn genomen. Met de kopgroep ontstond de eerste visie, Altavilla heeft als bouwproject-begeleider vervolgens met de gebruikers een Programma van Eisen opgesteld. De kwartiermaker zou een waardevolle rol in de voorfase kunnen vervullen. Terugkijkend zou de kwartiermaker beter in staat zijn geweest om de eisen van de gebruikers in beeld te brengen en die wensen ook te coördineren tijdens de bouwfase. Op deze manier zouden de gebruikers zich veel meer betrokken hebben gevoeld en zijn geweest. Er zou namelijk vroeg in het proces duidelijkheid zijn over of en hoe ze een plek zouden hebben in het nieuwe Gasthoês. De kwartiermaker had hier een flinke inhaalslag te maken om in verbinding te komen met de gebruikers en haar rol goed te kunnen vervullen om de gebruikerswensen te coördineren. Ook de verhouding tussen cultuuroptredens en exploitatie had eerder afgestemd en besproken kunnen worden. Voor de cultuurmakers lijkt het alsof de spelregels opnieuw worden bepaald.

Exploitatie Bij diverse interviews zijn de zorgen over de exploitatie besproken. Sommigen uitten hun onderbuikgevoel, anderen hebben de indruk dat de exploitatie niet optimaal is voorbereid.

Bij de exploitatiebegroting is naar verluidt geen rekening gehouden met afschrijving en onderhoud van ‘t Gasthoês; Om de doorgevoerde energiebesparingen terug te verdienen betaalt ‘t Gasthoês 45.000 euro aan gebruikersfee, maar waar dit bedrag op gebaseerd is, is niet duidelijk; Om toekomstige onduidelijkheden en verrassingen te voorkomen, lijkt het raadzaam om openheid van zaken te geven over de exploitatiebegroting.

Interne samenwerking bij gemeente Voor de interne samenwerking binnen de gemeente is ‘t Gasthoês een hefboom geweest om verschillende afdelingen beter te laten samenwerken. Er wordt meer afstemming gezocht, er is meer waardering voor elkaars vak en er wordt sneller intern geschakeld. Het besef is in de gemeentelijke organisatie aanwezig dat er veel expertise en know-how aanwezig is en dat men kan bouwen op elkaar. ‘Samen staan we sterk’ is het motto van de gemeentelijke organisatie. Vanwege de doenersmentaliteit en de saamhorigheid die de ambtelijke organisatie kenmerkt, is er ook de valkuil om ‘het samen op te lossen’ waar een professionelere houding wellicht gewenst is, te weten: De puzzel om onder het aanbestedingsbedrag van 5,4 miljoen te blijven; Samen zorgen voor diepgaandere verslaglegging zodat informatie gemakkelijker gedeeld wordt;

Er zijn enkele exploitatie-aspecten om rekening mee te houden: Betere projectstructuren inrichten; De tarieven die gebruikers betaalden qua huur per vierkante meter bleken bij nader inzien niet up-to-date. Organisaties gebruikten onder andere meer meters dan waar men voor betaalde. Hier is in goed overleg een oplossing gevonden; De initiële begroting is gebaseerd op een x-aantal verhuurbare vierkante meters zoals dat vanuit de eerste visie werd bepaald. Toen deze vierkante meters tijdens de bouwfase zijn teruggeschroefd, is dit niet verwerkt in de begroting. Ook de benodigde exploitatiebijdrage is hier niet op aangepast;

In de organisatie aanwezige expertise tijdig inschakelen. Concluderend is er een enorme slagkracht aanwezig bij de gemeente Horst aan de Maas en er is veel om trots op te zijn. Maar om met trots de toekomstige projecten te organiseren is het raadzaam om een kwaliteitssprong te maken in vaardigheden op organisatorisch-, management- en bestuursniveau.

9

Pluspunten & Kluspunten Bouwteam

Ambtelijk - bestuurlijk samenspel

Alle geïnterviewden vonden de werking van het bouwteam een succes, hoewel sommige raadsleden risico’s zagen. Bij een dergelijk project weet je niet wat je onderweg tegenkomt en dus is het van belang om met een bouwteam flexibel en anticiperend te werk te gaan. Samen komen tot een oplossing. Binnen de gemeenteraad gaan er andere geluiden op, volgens hen is het belangrijk om aannemers strakke kaders mee te geven anders lopen de kosten op.

Het wij-gevoel ontbrak tijdens de uitvoering binnen de ambtelijke en bestuurlijke context. Het project werd intern ervaren als een project van de afdeling Ruimte en binnen het college als een project van Han Geurts. Ook bij de gemeenteraad leefde wantrouwen en was het project niet gericht op positiviteit en saamhorigheid.

De uitdaging voor aannemers die acteren in een bouwteam is dat bij het geval van één contractuele hoofdaannemer niet een onderlinge afhankelijkheid gaat ontstaan. Het opstellen van een contract tussen de drie aannemers duurde ongeveer een jaar, terwijl ze samen waren ingestapt. Dit zou in de toekomst kunnen worden ondervangen door een contract vanuit de opdrachtgever (gemeente) met de afzonderlijke aannemers te sluiten. Voor de kwartiermaker was het bouwteam een goede manier van werken, al was de strikte scheiding tussen bouw en exploitatie minder werkbaar. Onvoorziene kosten kwamen snel op het bordje van de kwartiermaker, terwijl daar ook de kracht van gezamenlijkheid had mogen gelden. Onderschat de waarde en expertise van ambtenaren niet bij een dergelijke ontwikkeling. Zij kennen de gebouwen, de samenwerking en behoeften als geen ander. Door meer gebruik te maken van interne expertise is externe inhuur niet altijd nodig. Belangrijke conclusie is dat voor een dergelijke herontwikkeling een bouwteam goed functioneert als de gemeente er onderdeel van is, al dan niet via de projectleider, en als er nauwe banden zijn met de gebruikers.

Een dergelijk project dient a-politiek ingericht te worden door in vertrouwen met elkaar samen te werken. Mogelijkheden om dit te doen zijn: Maak het een project dat dwars door de organisatie heen gedragen wordt, waarbij ieder directielid en collegelid een aandeel heeft. Zorg dat je in gezamenlijkheid trots uitstraalt; Wees alert op de wijze waarop je communiceert als gemeenteraad. Het effect van je communicatie is groot op de samenleving; Organiseer bijpraatmomenten met: medewerkers via interne briefings, lunchbijeenkomst gebruikers via filmpjes en mijlpalen raadsleden via informele momenten in bijvoorbeeld een bouwkeet De keuze om niet direct met raadsleden te communiceren was ingegeven vanuit de formele grondhouding hoe politiek-ambtelijk zich tot elkaar verhoudt. Bij volgende projecten is het raadzaam hier vooraf afspraken over te maken. In de gemeentelijke omgeving als die van Horst aan de Maas is het belangrijk de lijnen kort te houden en met elkaar in verbinding te zijn. Zodat er niet over elkaar, maar juist met elkaar gepraat. Het (gebrek aan) samenspel maakte dat de wethouder zich op momenten eenzaam voelde terwijl dit de projecten zijn waar je in gezamenlijkheid aan werkt, waar je samen trots op bent en eenheid uitstraalt.

10

Pluspunten & Kluspunten Overall Het is tijd om een kwaliteitssprong te maken. Met projecten als ‘t Gasthoês en Horst-West kan Horst aan de Maas zich meten met grote gemeenten die dergelijke ontwikkelingen uitvoeren. Belangrijk om de organisatie daar ook optimaal voor in te richten. Bij een grote ontwikkeling wil je in de toekomst geen kunst- en vliegwerk hoeven te verrichten om projecten tot realisatie te krijgen. Dit geldt op het gebied van financiën maar ook projectcoördinatie. Door de flexibiliteit en collegialiteit van de organisatie is het gelukt om het schip te laten varen en op een veilige manier in de haven te sturen. Dat er iets moest gebeuren, daar was eenieder het over eens. De meningen verschillen over de vraag of het hele pand aangepakt moest worden of dat alleen de voorgevel had moeten blijven staan. De kopgroep was het erover eens dat er niet nog een markant gebouw gesloopt mocht worden, de gemeenteraad neigde daar wel naar. In ieder geval zou er bij toekomstige projecten in scenario’s gedacht kunnen worden zodat een evenwichtige afweging gemaakt kan worden. Een van de belangrijkste ontwerpuitgangspunten is goed uit de verf gekomen: het één-deur-principe. Dit bewijst zich in de praktijk al en levert kennismaking, uitwisseling en verbinding op. Een slag die nog geslagen kan worden is om met ondernemers uit de buurt in gesprek te treden en dit vast te houden.

Ondernemers voelen zich geregeld niet gehoord of betrokken bij ontwikkelingen als deze en hebben het gevoel achter de ontwikkelingen aan te lopen. Juist door nog meer de verbinding te maken met ondernemers en de expertise in de samenleving houd je ook de ondernemers nog meer binnenboord.

Communicatie Het wantrouwen is gestart door het niet goed meenemen van de gemeenteraad en de samenleving vanaf het begin van de herontwikkeling. Doordat de provincie vragen ging stellen aan de gemeente hoe brandveilig ‘t Gasthoês nog wel was in verband met incidenten elders in het land, de toenmalige hoge exploitatiekosten en omdat Horst geen gemeenschapshuis had, is er op de achtergrond gesproken met de provincie. Op het moment dat de SP vragen stelde hierover, belandden de ontwikkelingen in een lastige en wantrouwende sfeer. Om daar communicatief een positieve draai aan te geven, is zeer lastig. De wijze waarop de herontwikkelingsstappen werden genomen, en de planning nogal eens wisselde, maakten het lastig om mijlpalen goed en breeduit te communiceren vanuit de gemeente. Niet in de laatste plaats omdat de afdeling Communicatie en de wethouder

hierbij niet altijd op 1 lijn zaten in de benaderingswijze. Te vaak liep de afdeling Communicatie achter de feiten aan of was het momentum niet passend voor een nieuwe mijlpaal. Dit komt overeen met het gevoel van de gemeenteraad dat er weinig (positieve) communicatie was richting inwoners. De periodieke rapportages aan de gemeenteraad kostten veel werk en werden vaak al weer ingehaald door de actualiteit omdat rapportages geregeld inhoud betrof van ongeveer 2 maanden oud. De behoefte vanuit de ambtelijke organisatie voor meer informele afstemming werd afgehouden door griffier en bestuur. Wat er in de tussentijd gebeurde, was dat de gemeenteraad nieuwe vragen stelde op basis van de rapportages. De beantwoording vergde onevenredig veel tijd van de organisatie en wethouder. Dit had wellicht anders opgelost kunnen worden door het gesprek met elkaar te voeren over de stand van zaken. Leerpunt is om een beleving te creëren op een vroeg moment via een eigen website waar de processtappen, voortgang, vlogs en blogs, gebruikerservaringen etc worden gedeeld. Een omslag in de beleving is de open dag in januari 2019 geweest.

Financieel Het vroeg noemen van een budget heeft verregaande consequenties gehad. Hoe graag je ook wilt weten wat de kosten zijn, bewaar de rust tot er meer duidelijkheid is over de omvang en de context, is het advies vanuit de medewerkers. Maak daarbij tijdig gebruik van de inkoopexpertise die je in huis hebt. Het werken met scenario’s is een goede optie zoals bij de uitvraag van de meervoudige onderhandse aanbesteding is gedaan. Maar blijf wel realistisch in de uitvraag die plaatsvindt. Een uitvraag waarbij het basisscenario (functioneel gebruik) net onder de Europese aanbestedingsgrens ligt, is een riskante opgave. Temeer omdat je op voorhand weet dat er na enkele jaren vervolguitgaven komen om het pand te verduurzamen met een nieuw dak, nieuwe ketel, nieuwe kozijnen, etc. Bij het functioneel gebruik zouden de duurzaamheidsmaatregelen niet meegenomen worden. De feitelijke herontwikkeling van ‘t Gasthoês is binnen budget gebleven maar tussentijds verhoogd van 5,4 naar 7,3 naar uiteindelijk 8,2 miljoen. Deze laatste overbrugging heeft te maken met de behoefte om het nóg efficiënter en slimmer uit te voeren zonder concessies te doen aan de kwaliteit. Dit was mogelijk door andere budgetten die door de gemeenteraad beschikbaar zijn gesteld en door bepaalde faciliteiten die voor binnen stonden gepland naar de buitenruimte te verplaatsen.

11

Pluspunten & Kluspunten Rollen

Gemeenteraad Diverse geïnterviewden zijn kritisch over de wijze waarop de gemeenteraad zijn rol heeft gepakt. De wijze van vragen stellen gaf geregeld het gevoel dat ze zich niet hadden voorbereid op de materie. Of er werd een sfeer gecreëerd die erop gericht was de wethouder het vuur aan de schenen te leggen. Daarbij leek het alsof men niet in de gaten had wat voor negatief effect de communicatie heeft op de samenleving. Het meenemen van de raadsleden in de voortgang zou hierin kunnen helpen, is één van de ideeën vanuit de organisatie. De raadsleden zelf hebben te weinig grip ervaren op het proces en misten goede communicatie over de voortgang. Dit is gestart nadat er voor menigeen het gevoel is ontstaan dat ze te snel ‘ja’ hebben gezegd tegen de herontwikkeling onder druk van de provinciale subsidie. Liever hadden ze gezien dat ze in gezamenlijkheid met een wit vel papier konden schetsen, de kaders konden bepalen. En dat daarna de vervolgstappen zouden worden gezet. De grip op het proces vanaf het begin heeft niet goed gevoeld en de communicatie vanuit de wethouder heeft dit gevoel niet weggenomen. Wethouder Wethouder Geurts had een heel duidelijk beeld hoe de herontwikkeling eruit moest zien. Het was geregeld op eieren lopen voor de wethouder vanwege de gevoeligheid die hij voelde vanuit de gemeenteraad, samenleving en binnen het college.

Door positief te blijven, het doel voor ogen hield hij koers om deze herontwikkeling te doen slagen. De gevoeligheid maakte wel dat hij dicht op het proces kroop. Hij stuurde en adviseerde geregeld mee, mede op basis van politieke overwegingen. Intern leidde de handelwijze van de wethouder geregeld tot verbazing als hij aanschoof bij ambtelijke overleggen. Het gevoel heerste dat er geen fouten gemaakt mochten worden, dit maakte dat talenten en creativiteit van medewerkers wellicht minder tot uiting kwam.

Gemeente Het betrekken van de gehele samenleving is een belangrijk leerpunt voor de organisatie van Horst aan de Maas. Positief is het betrekken van de gebruikers en omwonenden, maar de ondernemers voelen zich niet goed meegenomen in de ontwikkelingen van ‘t Gasthoês. Er zou ook meer gebruik gemaakt kunnen worden van de expertise die aanwezig is in de eigen gemeente. Kwartiermaker Door alle geïnterviewden wordt gedeeld dat de kwartiermaker Janneke Rijksen te laat is ingevlogen om met de pet van de gebruiker de Gasthoêsorganisatie op te zetten. Daardoor heeft de kwartiermaker alle zeilen bij moeten zetten om bij te komen met de lopende ontwikkelingen. Dit te late startmoment heeft effect gehad tot na de oplevering. College Een stuk zelfreflectie van het college is dat ze het project onvoldoende gemanaged hebben. Als college kwamen te vaak de details aan bod, waar het beter was om dat bij de verantwoordelijke wethouder te laten. Het college had meer eigenaren uit de samenleving kunnen organiseren. Ook qua toonzetting is het een project om trots op te zijn en dat zou meer uitgestraald moeten worden. Punt van aandacht is om dit te organiseren als een project met een professionele projectorganisatie.

13

“ Met 1 veer is een pauw niet mooi of prachtig, maar alle veren samen (de gebruikers) maken dat er een prachtige en trotse pauw staat ”

14

De interviews/ evaluaties hebben plaatsgehad met:

Han Geurts, wethouder gemeente Horst aan de Maas Janneke Rijksen, Interim directeur ’t Gasthoês College van B&W, gemeente Horst aan de Maas Gemeenteraad, gemeente Horst aan de Maas Directie, gemeente Horst aan de Maas Communicatie, gemeente Horst aan de Maas Bouwteam Centrummanagement, Ondernemers & Vastgoed Wonen Limburg Kopgroep Medewerkers gemeente Horst aan de Maas

E-mail: info@dagvoorzitter.online Tom:

06 – 33 83 25 69

Kim:

06 – 51 08 05 71