Beantwoording Technische vragen incl nagekomen vragen CDA mbt Aanpassen gemeentehuis

Raadsavond Aangemeld

Fractie

Technische Vragen

RAADSVOORSTELLEN – AANGEMELD / VRAGEN 1. Staat het vast dat de uitbreiding van de bedrijfsactiviteiten geen effect hebben op de Agendapunt 2 Perspectief omliggende natuur? Bp Horsterdijk 96a HadM Antwoord Lottum Er wordt in paragraaf 5.5 in voldoende mate ingegaan op de aspecten natuur. (pagina 33-35) Tevens is een flora- en faunaonderzoek uitgevoerd, dat als bijlage bij de toelichting is gevoegd. Conclusie is dat de omliggende natuur niet onevenredig wordt geschaad. 2. Zorgt verhoogde bedrijvigheid voor een verhoogde stikstofuitstoot? Antwoord Er is een Aerius-berekening uitgevoerd voor zowel de bouw- als de gebruiksfase. Uit deze berekeningen blijkt dat er voldaan wordt aan de normen. Zie toelichting bestemmingsplan pagina 44 en verder) 3. Het huidige plan voorziet in 152 extra verkeersbewegingen per dag waarvan 15% vrachtverkeer. Berekening geeft aan dat nader onderzoek niet nodig is.

Wanneer is nader onderzoek wel nodig? Hebben de toevoeging van extra (vracht)verkeer geen nadelige gevolgen voor de omgeving? Antwoord Op basis van de berekening door middel van de NIBM-tool (pagina 24 van de toelichting bij het bestemmingsplan) wordt geconcludeerd dat er ruim onder de grenswaarde voor de bijdrage van het extra verkeer (152 verkeersbewegingen) op de luchtkwaliteit wordt gebleven 0,29 ug/m³ (de grenswaarde is 1,2 ug/m³.Zie tabel 1 Een nader onderzoek is nodig bij 540 of meer verkeersbewegingen, zie tabel 2

Politiek vragen (mondeling antwoord)

Nee

tabel 1

tabel 2

Algehele conclusie is dat het extra (vracht)verkeerkeer geen nadelige gevolgen heeft voor de omgeving. Tevens is er door Team Openbare Werken een positief verkeersadvies afgegeven.

4. Kan dit bedrijf niet beter worden verplaatst naar een industrieterrein zodat ook uitbreidingen in de toekomst haalbaar zijn? Antwoord In de haalbaarheids-/wenselijkheidsfase in het kader van het principeverzoek in 2021 is uitgebreid onderzoek gedaan naar een verplaatsing van het bedrijf naar een bedrijventerrein. Dit is niet haalbaar gebleken vanwege het ontbreken van adequate bedrijfskavels in de gemeente. Tevens is er sprake van een reeds 55 jarige binding van het bedrijf met de kern Lottum. Veel personeel komt uit Lottum.

Agendapunt 3 Subsidiekader ‘Samen werken aan vitale gemeenschappen gemeente HadM

VVD

1. In de tekst staat er is met “bijna” alle dorpen gesproken, welke dorpen niet dan? Vanwege praktische overwegingen zijn er clusters gemaakt voor de dorpsdialogen (Broekhuizen-Broekhuizenvorst, Kronenberg-Evertsoord). Er is niet in elk dorp een gesprek geweest, maar alle dorpen zijn hier wel in gehoord/ uitgenodigd. 2. Men vraagt ons akkoord te geven voor iets waarvan nu niet te zeggen is wat de consequentie zijn voor verenigingen. Is het niet beter eerst duidelijk te hebben wat de consequenties zijn voordat we akkoord geven? Waarom gekozen voor deze route? Uw gemeenteraad heeft aangegeven te willen sturen op hoofdlijnen en kaders, en de uitvoering aan het college over te laten (coalitieakkoord & collegeprogramma). Zoals ook aangegeven in de motie, en uitgewerkt is in het raadsvoorstel, zijn een aantal heldere uitgangspunten opgenomen die het kader vormen op basis waarvan we subsidies willen verstrekken. (goed/beter aansluiten bij de ambities en gemeentelijke doelen die we nastreven, gelijkwaardig en transparant verdelen. En vanuit de verenigingen en (vrijwilligers)organisaties de vraag om transparantie en uitvoerbaarheid). Er kunnen op dit moment nog geen uitspraken worden gedaan over de consequenties voor verenigingen, aangezien deze pas zichtbaar worden op het moment dat er een subsidieaanvraag wordt ingediend.

3. Begrijp ik goed dat wij door dit goed te keuren het college de vrije hand te geven in welke activiteit/vereniging hoeveel subsidie krijgt? Ja tot een bepaalde hoogte, echter hoort hierbij enige nuancering (zie ook vraag 2). Namelijk, de uitvoeringsregelingen zijn gebaseerd op de kaders en uitgangspunten die vastgesteld worden door uw raad. Door bij de kaders en de uitvoeringsregelingen nadrukkelijker te kijken naar de maatschappelijke bijdrage die een activiteit levert aan onze vitale gemeenschappen, kan het zijn dat de bedragen (licht) gaan veranderen. Maar dat is het gevolg van de kaders die de raad nu stelt, het aantal aanvragen dat gedaan wordt voor subsidie, en de budgetten die beschikbaar komen. Daar hebben we in oktober zicht op, en op basis van dat inzicht zullen we ook de raad een voorstel doen voor het budget voor de begroting 2024. Het totale beschikbare subsidiebudget wordt dan in de begrotingsbehandeling vastgesteld door uw raad.

4. geeft dit kader ook de mogelijkheid tot het stopzetten van subsidie als verenigingen niet mee willen werken aan bijv. rookvrij gebouw of zone, of alleen gezonde snacks in kantine en geen gefrituurde snacks of anders? Op basis van het subsidiekader stimuleren we activiteiten en initiatieven die een bijdrage leveren aan (positieve) gezondheid, door middel van subsidies.

Nee

De subsidieregelingen bepalen, binnen de uitgangspunten van het subsidiekader, voor welke activiteiten een subsidie kan worden verstrekt. Daarin ‘sturen’ we niet direct op dit soort activiteiten, maar kan wel de vraag gesteld worden in hoeverre een vereniging aansluit bij de kernprincipes van Positieve Gezondheid en de bijdrage aan vitale gemeenschappen als zij zich hier niet op zouden richten. De subsidieregelingen worden vastgesteld door het college.

5. -Welke verenigingen vallen dan niet binnen deze subsidieregelingen, of moeten nader door het college worden uitgewerkt? Activiteiten van verenigingen die geen bijdrage leveren aan de kernprincipes van Positieve Gezondheid komen niet in aanmerking voor subsidies. Elke vereniging die een subsidieaanvraag indient wordt op basis van de, nog door het college vast te stellen, subsidieregelingen beoordeeld. Agendapunt 3 Subsidiekader ‘Samen werken aan vitale gemeenschappen gemeente HadM

BVNL

Welke concrete acties kunnen ondernomen worden bij verenigingen die grote negatieve gevolgen ondervinden van een gewijzigd subsidiebeleid? We gaan in gesprek met de verenigingen die, op basis van de subsidieaanvraag, grote negatieve gevolgen ervaren. Afhankelijk van de subsidieregeling is er een overgangsregeling van toepassing. Indien dit alsnog de bestaanszekerheid van de verenging in gevaar brengt, wordt er gezamenlijk een maatwerkoplossing gezocht.

Nee

Agendapunt 3 Subsidiekader ‘Samen werken aan vitale gemeenschappen gemeente HadM

CDA

1. We zetten sport- en cultuurconsulenten etc. in. Gaan we, buiten accommodaties, geen middelen inzetten ? Denk hierbij bijv. aan (gratis) beschikbaar stellen van dranghekken. Dit beleidskader is enkel gericht op de verdeling van financiële middelen aan stichtingen en verenigingen om de activiteiten die ze doen te waarderen. Overige ondersteuning blijft beschikbaar, maar valt buiten dit subsidiekader. Denk hierbij aan verenigingsondersteuning, beheer en onderhoud van accommodaties of sportparken etc.

Nee

2. Is er onderzoek gedaan naar verschillen in subsidiering bij gelijksoortige activiteiten en zo ja is daar een analyse op gedaan ? Zo ja dan zouden we die graag willen ontvangen. Deze vraag kan op verschillende manieren geïnterpreteerd worden. In deze beantwoording gaan wij er van uit dat met deze vraag bedoeld wordt; de huidige verlening van subsidies aan organisaties met gelijksoortige activiteiten. We hebben inzicht in hoe we de subsidiemiddelen in het verleden verdeeld hebben. Op basis hiervan zijn eventuele verschillen voor gelijksoortige activiteiten zichtbaar. Om

gelijksoortige activiteiten in de toekomst op een zelfde manier te waarderen is ‘gelijkwaardigheid’ als een van de uitgangspunten in het nieuwe subsidiekader opgenomen. Deze vraag heeft in feite betrekking op de uitvoering van de subsidieregelingen, hiervoor is het college aan zet. 3. Bij kanttekeningen staat dat het wellicht kan zijn dat sommigen minder subsidie zullen ontvangen. Dit is nu blijkbaar nog niet inzichtelijk en zal door het college nog nader worden uitgewerkt. Op basis van welke harde criteria gaat het college dat straks beoordelen en beslissen ? We zouden die criteria graag vooraf ontvangen. Nadat het college de subsidieregelingen heeft vastgesteld, zullen deze worden gedeeld met uw gemeenteraad. Voor de verdeling van de subsidies zijn we afhankelijk van de aanvragen die gedaan worden nadat het kader en de subsidieregelingen zijn vastgesteld. (zie ook vraag 2 & 3 VVD) 4. Is het juist dat al besloten is dat de mantelzorg/leefbaarheid activiteiten van de Kerken straks geen subsidie meer ontvangen ? Nee, dit is onjuist. De subsidieregelingen moeten eerst vastgesteld worden en er moet een subsidieaanvraag ingediend worden. Daarna kan worden vastgesteld of er recht bestaat op subsidie. Ook is in het subsidiekader gesteld dat de activiteiten die een vereniging of stichting organiseert bepalend zijn voor het al dan niet in aanmerking komen voor subsidie.

Niet de vereniging an sich. 5. Krijgen diegene die extra inspanningen doen mbt maatschappelijke/sociale betrokkenheid (te denken aan gezondheid, eenzaamheid en leefbaarheid) een extra subsidie of is het zo dat diegene die dit niet doen en alleen hun kernactiviteiten uitvoeren minder gaan krijgen? Op basis van het subsidiekader stimuleren we activiteiten van organisaties die een bijdrage leveren aan de kernprincipes van Positieve Gezondheid. Afhankelijk van de subsidieregeling is er extra aandacht voor bijzondere sociaal/maatschappelijke thema’s, waarvoor verenigingen eventueel in aanmerking kunnen komen voor aanvullende subsidie. 6. Is het binnen het nieuwe kader mogelijk voor initiatieven die geen juridische entiteit hebben toch een subsidie aan te vragen (soort van opstart/motiverings subsidie). Denk aan aanvragen jongeren voor bijv. een festival. Nee. In beginsel moet de organisatie een rechtsvorm hebben. De meesten hebben dit ook. Er zijn alternatieven mogelijk. Eventuele oprichtingskosten kunnen meegenomen

worden in de subsidieaanvraag. Een andere optie is om aansluiting te zoeken bij een bestaande organisatie. In zeer bijzondere gevallen kan een hardheidsclausule worden ingezet om van de regels af te wijken. 7. Wordt er in het nieuwe kader ook gekeken naar ondersteuning bij aanvragen en/of het vereenvoudigen van aanvragen ? Een van de uitgangspunten in het subsidiekader is ‘uitvoerbaarheid’. Op basis hiervan worden aanvraagformulieren en informatie rondom subsidies voor organisaties en verenigingen zo simpel als mogelijk via webformulieren ingericht. Organisaties kunnen zo op een eenvoudige en laagdrempelige manier subsidie aanvragen. 8. Blijft het voucher systeem bestaan in het nieuwe kader? Nee, in principe niet. Het college neemt hierover een definitief besluit bij het vaststellen van de subsidieregelingen. 9. Is inzichtelijk of er verenigingen/stichtingen/instanties zijn die sociaal/maatschappelijk actief zijn maar om moverende redenen geen subsidie krijgen ? Zo ja is er gekeken of dit in het nieuwe kader wel in te passen is ? Een voorbeeld van instanties die binnen het huidige kader niets ontvangen zijn de ondernemersverenigingen buiten de kernen Horst (waar CM Horst wel gelden krijgt) en bijv. SVZ ’57 te Grubbenvorst die maatschappelijke activiteiten organiseren.

Zoals benoemd, stimuleren we activiteiten van (vrijwilligers)organisaties en verenigingen die een bijdrage leveren aan de kernprincipes van Positieve Gezondheid. Het subsidiekader is breed ingestoken en biedt daardoor meer ruimte voor initiatieven die op dit moment mogelijk nog buiten het huidige kader vallen. Op basis van een subsidieaanvraag wordt beoordeeld of een organisatie binnen het nieuwe subsidiekader in aanmerking komt voor subsidie. Hoeveel en welke “nieuwe” aanvragen er binnen zullen komen zal nog moeten blijken. Agendapunt 3 Subsidiekader ‘Samen werken aan vitale gemeenschappen gemeente HadM

Perspectief HadM

1. De uitgangspunten zijn een mooi streven, echter niet meetbaar. Het zijn enkel kwalitatieve uitgangspunten en daarmee moeilijk te controleren. Hoe beoogt het college dit te doen? De uitgangspunten vormen de basis voor het verstrekken van subsidies, die verdere uitwerking krijgen in de subsidieregelingen. Een van de uitgangspunten uit het subsidiekader is ‘vertrouwen’, hiermee willen we het verantwoorden van ontvangen subsidies tot een bepaalde hoogte beperken omdat aan de voorkant het goede gesprek is gevoerd over de maatschappelijke meerwaarde van de activiteit. We meten en monitoren straks op basis van de maatschappelijke meerwaarde die de activiteiten van organisaties leveren aan de kernprincipes van Positieve Gezondheid

Nee,

en de gezondheidsmonitor van de GGD. Daarnaast publiceren we een subsidiedashboard. De vorm van het subsidiedashboard krijgt nog nadere uitwerking, waarin we een combinatie willen opzoeken tussen tellen (kwantiteit) en vertellen (kwaliteit). 2. Waarom wordt er geen onderscheid gemaakt tussen bijvoorbeeld regio overschrijdend cultureel erfgoed en een lokale vereniging? Deze vraagstelling is onjuist. Afhankelijk van de subsidieregeling waarvoor een aanvraag wordt ingediend, gelden verschillende criteria voor de beoordeling. Wij beoordelen de aanvragen die binnenkomen van lokale verenigingen voor lokale activiteiten, en of en hoe we hierin kunnen bijdragen. Voor aanvragen die gemeenteoverstijgend zijn (vanuit de organisatie, of vanuit de activiteit), wordt veelal ook gezocht naar co-financiering (bijvoorbeeld op provinciaal niveau). Dit wordt per aanvraag beoordeeld. 3. Dit document is eerder een visie dan een kader. Hoe kan de raad tussentijds bijsturen als men het College wil bijsturen? Het subsidiekader is een visie op basis van welke uitgangspunten we subsidie verlenen. De raad is aan zet bij het vaststellen van de kaders (dit raadsvoorstel), en het college en de organisatie draagt zorg voor de verdere uitvoering op basis van deze kaders door middel van de subsidieregelingen. De gemeenteraad kan op reguliere momenten hun controlerende en sturende rol uitvoeren.

Bijvoorbeeld naar aanleiding van de publicatie van het subsidiedashboard of bij de begrotingsbehandeling op de financiële kaders. Ook zullen we de raad regelmatig blijven informeren over de resultaten en eventuele knelpunten die er optreden. En hoe we in overleg met de verenging/stichting deze proberen op te lossen. 4. Wat gaat het College doen om "voor iedereen duidelijkheid over de manier van subsidieverlening in Horst aan de Maas" te krijgen? Bij de vaststelling van de subsidieregelingen door het college wordt er een communicatieplan in gang gezet. Bijvoorbeeld dat bestaande subsidieontvangers meegenomen worden over hoe ze op de nieuwe wijze subsidie kunnen aanvragen. We richten het aanvragen en vinden van informatie over subsidie zo eenvoudig mogelijk in door middel van bijpassende webformulieren. Agendapunt 4 Verbouwing gemeentehuis

VVD

In het voorstel staat toegankelijkheid wordt vergroot, de dienstverlening verbetert en de werk en vergaderplekken in lijn zijn met nieuwe werken/opgavegericht werken. 1. Wat verstaat men onder toegankelijkheid wordt vergroot? Wat is nu het probleem en wat lossen we op? Dit wordt nergens duidelijk toegelicht. De toegankelijkheid vergroten we doordat we de publieksfuncties voor in de hal, op het begane grondniveau gaan plaatsen (waar nu nog alleen de ontvangst/receptie is). Bezoekers hoeven dan niet meer met de trap of lift naar balies. De gedachte is dat snelle handelingen (bijv. afhalen producten burgerzaken) daar gaan plaatsvinden. Handelingen of gesprekken die iets meer

Nee

tijd vragen, vinden dan op het niveau van de huidige balies plaats. Ook leggen we spreek- en vergaderruimtes dichter bij de entree, waardoor bezoekers niet meer delen van het gemeentehuis door hoeven om bij de gewenste vergaderruimte te komen. Daarnaast nemen we daarmee weg dat bezoekers die gebruik moeten maken van een lift voor 1 rit twee verschillende liften nodig hebben, waarvan er één niet publiek toegankelijk is.

2. De dienstverlening verbetert? Waardoor verbetert de dienstverlening. Wat is nu het knelpunt en hoe lossen we dit op in de nieuwe situatie? (Opmerkingen over dienstverlening van inwoners en ondernemers gaan niet over de inrichting van het gemeentehuis maar over hoe snel en oplossingsgericht de gemeente werkt). De opmerkingen in uw laatste zin kloppen ook. Een goede werkomgeving (ruimte, indeling, sfeer, looplijnen en interieur) draagt bij aan productiviteit en integraliteit. Dit komt ten goede aan de dienstverlening. Met name door het gebouw hierop aan te passen ontstaan er kortere lijnen en een kwalitatief betere dienstverlening aan de inwoner. Er is nu nog sprake van veel hokjes en weinig ruimte om elkaar integraal te ontmoeten. Uiteraard gaat dit gepaard met een traject op houding en gedrag van medewerkers waar ook acties op uitgezet zijn. Hier zit een duidelijke connectie met de doorontwikkeling van onze organisatie.

3. Werk en vergaderplekken in lijn met nieuwe werken/opgavegericht. Het merendeel van de werk en vergaderplekken bevindt zich buiten het gedeelte dat men wil aanpassen. Voor het gedeelte dat aangepast wordt zal dit inderdaad wel zo zijn. Hoe zit het met de rest wordt dit ook meegenomen of volgt dit later? En is dit ook budgetneutraal? Wellicht is wat verwarring ontstaan doordat we in het voorstel slechts enkele uitsneden hebben opgenomen. In het plan nemen we namelijk alle werkplekken, vergaderplekken en ontvangstplekken in het gemeentehuis mee. Deze worden aangepast aan de nieuwe manier van werken. Flexplekken, vergaderruimtes ingericht voor hybride vergaderen, plekken om te telefoneren of een digitale vergadering bij te wonen. In sommige delen van het gebouw zal dat meer aanpassingen vragen dan in andere. De huidige raadzaal wordt ingericht als werkplein met aanlandplekken, waar afspraken gemaakt kunnen worden, maar waar ook gewerkt wordt of waar bezoekers voorafgaand en aansluitend aan een afspraak even kunnen werken.

4. Budgettair neutraal omdat we beheerskosten die we na de aanpassing van het gemeentehuis niet meer nodig hebben, inzetten voor de dekking van de kapitaallasten. Daarnaast zijn de inkomsten uit verhuur dekkingsmiddelen. Waar is de bussinesscase en nadere toelichting over de kapitaallasten waarin is onderbouwd dat dit budgetneutraal kan? Deze ontbreken dus hoe kan de gemeenteraad nu controleren of dit klopt? Omdat de motie opriep om de aanpassingen aan het gemeentehuis “on hold” te zetten, hebben we ook maar zeer beperkt verder gewerkt aan het plan. Het plan is dus ook niet volledig uitgewerkt; het raadsvoorstel vraagt ook niet om een plan vast te stellen, maar om verder te kunnen met de planvorming voor de verbouwing en daarvoor het kader vast te stellen. In de businesscase zetten wij straks precies uitgewerkt op een rijtje welke aanpassingen we doen en welke kosten dat met zich mee brengt, welke budgetten de gemeenteraad in 2021 beschikbaar heeft gesteld en of en in welke mate we extra inkomsten uit verhuur van kantoordelen denken te halen. Met de budgetten die de gemeenteraad al beschikbaar heeft gesteld kan euro 200.000 aan kapitaallast afgedekt worden. In de businesscase werken we verder uit of er nog meer bestaande (bedrijfsvoerings-)budgetten vrij kunnen vallen ten behoeve van de aanpassingen en of en hoeveel we aan verhuuropbrengsten kunnen toevoegen.

De businesscase is beschikbaar voordat we met de verbouwing beginnen uiteraard.

5. Gaan bestaande dekkingsmiddelen over het gehele gemeentehuis en omzetting 2024 de dekkingsmiddelen voor de kapitaallasten alleen over de beoogde investering? Hoe zit dit? Ja, de beoogde investering wordt in 25 of 40 jaar afgeschreven, afhankelijk van de aard van de investering en volgens onze spelregels (bijvoorbeeld investering in gebouw in 40 jaar, in techniek in 25 jaar). Die investeringen leveren kapitaallasten op. Daarmee weten we wat we jaarlijks nodig hebben om die kapitaallasten te dekken. We gaan ervan uit dat we ruimten overhouden die verhuurd kunnen worden en die dus opbrengsten gaan opleveren. Naast deze opbrengsten, kijken we of bestaande beheer- en facilitaire budgetten voor het gehele gemeentehuis nog passend zijn. Als deze naar beneden bijgesteld kunnen worden dan kunnen deze middelen ingezet worden ter dekking van de kapitaallasten (denk bijvoorbeeld aan het aantal koffiecorners, printers, werkwijze in het bedrijfsrestaurant etc. etc.). De businesscase zal dit inzichtelijk maken.

Agendapunt 4 Verbouwing gemeentehuis

BVNL

1. Het gemeentehuis is nog niet heel lang geleden voor de laatste keer verbouwd. Is er toentertijd rekening gehouden met eventuele toekomstige verbouwingen? Waarom wel/niet. De laatste verbouwing was vanwege de komst van de politie. De fractieruimtes en de keuken zijn toen verplaatst, waarbij we rekening hebben gehouden en flexibiliteit is behouden voor toekomstige verbouwingen. De verbouwing daarvoor was gericht op duurzaamheidsingrepen (zonnepanelen) en een andere inrichting van enkele kantoorruimten in de A-vleugel (sociaal domein). Deze ingrepen respecteren we zoveel als mogelijk. 2.

Waarom is de verbouwing benodigd?

3. Hoe kan het dat de motie voor de oproep om de basis in orde te hebben nog niet vervuld is? 4. Hoe wordt er zorg gedragen dat deze basis alsnog in orde komt & hoe wordt dit aan de gemeenteraad gerapporteerd? We volgen de acties die we hebben uitgezet en sturen bij als zich nieuwe zaken voordoen. Verbetering is immers een continue proces. We nemen de gemeenteraad mee in de ontwikkelingen, de acties en de resultaten. Dat hebben we bijvoorbeeld in Lottum gedaan, tijdens de jaarafsluiting vorig jaar. Maar ook vorig jaar november in een info-markt en laatstelijk in een informeel bijpraatmoment over dit voorstel. 5. Waar wordt het budget aan besteed als de verbouwing niet gedaan wordt? Dan komen de budgetten niet vrij en blijven ze besteed aan het huidige gebouw. Een voorbeeld: als we niet verbouwen en 1 nieuwe lift plaatsen, blijven we onderhoudskosten houden aan de twee bestaande liften. 6. Is de planning om met biobased bouwmaterialen te verbouwen of met reguliere bouwmaterialen? Ja; we willen zoveel als mogelijk binnen ons beleid het goede voorbeeld geven door gebruik van biobased materiaal en circulair en duurzaam bouwen.

Nee, m.u.v. 2 en 3

Agendapunt 4 Verbouwing gemeentehuis

Perspectief HadM

1. Is de neutrale aanpassing van het gemeentehuis een “nice to have” of een “must have”? Graag met toelichting.

2. Er lijkt onvrede te ontstaan over het waarom van deze investering in het gemeentehuis. Hoe gaat het College hier mee om? 3. Kan het vastgelegd worden dat er geen budgetwijzigingen/verhogingen doorgevoerd gaan worden? 4. Het beoogd resultaat is “Een slagvaardige, transparante en duidelijke gemeentelijke organisatie staat voorop. Dat is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van politiek, bestuur en ambtelijke organisatie. We werken rolvast samen op basis van vertrouwen en in open dialoog.”. Dit lijken eerder resultaten die komen uit bestuurlijke vernieuwing, niet zo zeer uit een vernieuwing van een verbouwing. Hoe ziet het college dit? 5. Hoe gaat het college het volgende uit de 10 punten met concrete resultaten waarborgen: “de klantcontacten rondom het aanvragen en verlenen van vergunningen verlopen soepeler…”?

6. Zijn de ramingen van de beoogde aanpassingen volledig opnieuw bekeken of enkel gehanteerd?

7. In de motie stond "kwaliteit van dienstverlening verbeteren". Daarmee wordt wat ons betreft iets anders bedoeld dan een mooiere/luxere spreekplek. Hoe staat het college hierin?

8. Hoe wordt de kwaliteit van dienstverlening daadwerkelijk verbeterd?

9. Op de tweede etage valt op dat het aantal mensen per m2 erg laag is. Kunnen daar met kleine aanpassingen meer werkplekken gecreëerd worden?

10. De huidige raadzaal ligt op de begane grond en is vanaf de straat zichtbaar, de drempel is laag om binnen te lopen. De nieuwe zaal komt verder in het gebouw en op de tweede verdieping. Hoe gaat de plek van de nieuwe raadszaal transparanter en meer uitnodigend zijn voor onze inwoners dan de huidige plek?

Ja , Mondelinge behandeling tijdens de raadsavond gevraagd

Agendapunt 4 Verbouwing gemeentehuis

CDA

Het uitgangspunt is kostenneutraal aanpassen. 1. Hoe moeten we de kapitaallasten van € 200.000, tot 250.000,- zien? De beoogde investering wordt in 25 of 40 jaar afgeschreven, afhankelijk van de aard van de investering en volgens onze spelregels (bijvoorbeeld investering in gebouw in 40 jaar, in techniek in 25 jaar). Die investeringen leveren kapitaallasten op. Daarmee weten we wat we jaarlijks nodig hebben om die kapitaallasten te dekken. We gaan ervan uit dat we ruimten overhouden die verhuurd kunnen worden en die dus opbrengsten gaan opleveren. Naast deze opbrengsten, kijken we of bestaande beheer- en facilitaire budgetten voor het gehele gemeentehuis nog passend zijn. Als deze naar beneden bijgesteld kunnen worden dan kunnen deze middelen ingezet worden ter dekking van de kapitaallasten (denk bijvoorbeeld aan het aantal koffiecorners, printers, werkwijze in het bedrijfsrestaurant etc. etc.). De businesscase zal dit inzichtelijk maken.

Nee

2. Hoe ziet de financiële onderbouwing eruit? In de motie is het college opgeroepen om vooralsnog geen investeringen te doen in het gemeentehuis. Dit maakt ook dat, zoals in het raadsvoorstel aangegeven, het plan nog niet helemaal uitgewerkt is. De businesscase (waarin is opgenomen wat we precies aanpassen en welke dekking er tegenover staat) ook nog niet. We sturen deze toe voor de start van de werkzaamheden. De investering is geraamd. Hiervoor is 200.000 tot 250000 nodig voor de dekking van de kapitaallasten. We gaan niet over deze raming heen.

Agendapunt 5 Reglement van Orde

Perspectief HadM

Wij zullen al onze vragen tijdens de vergadering stellen.

Ja , Mondelinge behandeling tijdens de raadsavond gevraagd

Fractie CDA Agendapunt 4 Verbouwing gemeentehuis Nagekomen vragen en antwoorden

Is er een businessplan en investeringsplan beschikbaar? Zo ja dan zouden wij dat graag uiterlijk 8 mei ontvangen Dat gaat er uiteraard komen en zal zoals voorgesteld ook beschikbaar zijn voor de gemeenteraad nog voordat de daadwerkelijke verbouwing start. Omdat de motie opriep om de aanpassingen aan het gemeentehuis “on hold” te zetten, hebben we beperkt verder gewerkt aan het plan. Het plan is dus nog niet volledig uitgewerkt en dus is er ook nog geen definitieve businesscase. Het raadsvoorstel vraagt ook niet om een plan vast te stellen, maar om verder te kunnen met de planvorming voor de verbouwing en daarvoor het kader vast te stellen. In de businesscase zetten wij precies uitgewerkt op een rijtje welke aanpassingen we doen en welke kosten dat met zich mee brengt, welke budgetten de gemeenteraad in 2021 beschikbaar heeft gesteld en of en in welke mate we extra inkomsten uit verhuur van kantoordelen denken te halen. Wil deze beantwoording impliciet zeggen dat we nog een compleet plan en investerings- en businessplan ter goedkeuring krijgen voorgelegd als raad ?

Voordat we starten met de verbouwing wordt die businesscase inderdaad gedeeld met de gemeenteraad. Dat zal niet ter besluitvorming zijn; de gemeenteraad hoeft daar geen expliciet besluit over te nemen omdat de middelen reeds beschikbaar zijn. b. De burgemeester sprak in de raadsvergadering over het vrijvallen van budgetten en overheveling van budgetten. Dit roept bij ons het beeld op dat de verbouwing meer gaat kosten of kan gaan kosten. Hoe wordt geborgd cq gegarandeerd dat er hier geen overschrijdingen gaan plaatsvinden? Graag reactie hierop? Met de budgetten die de gemeenteraad al beschikbaar heeft gesteld in juli 2021 bij de 1e bijstelling van de begroting kan euro 200.000 aan kapitaallast afgedekt worden. In de businesscase werken we verder uit of er nog meer bestaande (bedrijfsvoerings-)budgetten vrij kunnen vallen ten behoeve van de aanpassingen (vanwege efficiënter ruimtegebruik) en of en hoeveel we aan verhuuropbrengsten kunnen toevoegen. De businesscase is beschikbaar voordat we met de verbouwing beginnen uiteraard. Meer geld dan de gemeenteraad beschikbaar heeft gesteld en aanvullend gegenereerd kan worden zal niet worden uitgegeven. Het raadsvoorstel is daarom ook helder als kader: een budgettair neutrale aanpassing van het gemeentehuis. Dat is een hard kader.

Is het in de motie genoemde bedrag leading geweest in de planvorming of nut- en noodzaak en worden daar de definitieve kosten op berekend ?

Het plan is leidend: hoe kunnen we het gemeentehuis verbeteren binnen de bestaande middelen (zonder dat het de gemeenschap extra geld kost). Daarover heeft de gemeenteraad al in 2021 een besluit genomen. Dat plan werken we na positieve besluitvorming over de uitvoering van de motie verder uit. Met de beschikbare middelen uit de businesscase zullen we dat plan zoveel als dan mogelijk realiseren. c. Huurder van de Librije verhuist naar het gemeentehuis. Wat betekent dit voor de exploitatie van de begane grond van de Librije? Ontstaat daar nu een gat? Is dat een onderdeel van de businesscasus? Zo niet waarom niet? De Librije is geen eigendom van de gemeente. Wij voeren daar geen exploitatie. Wij huren van de Librije. Het huurcontract stopt einde van dit jaar. Daarmee ook de huurbetaling van circa € 200.000,- per jaar. d. De huuropbrengsten: hoe hard zijn die? Liggen er contracten onder? Zo ja: welke looptijd en welke prijs hebben deze contracten? Zijn de huuropbrengsten realistisch en marktconform? Mochten er geen contracten liggen waar zijn de ingerekende inkomsten dan op gebaseerd

Er ligt een huisvestingsverplichting met bijbehorende huurvergoeding voor het Zorg- en Veiligheidshuis NoordLimburg, die nu nog in De Librije gehuisvest is. Andere huurcontracten zijn er nog niet omdat we het plan en de businesscase nog niet definitief hebben. e. Gemeente heeft minder personeel in dienst dan begroot. Hoeveel geld zit er in het personeelsbudget? Is dit geld allemaal nodig of kan een deel van dat budget dat ontstaan is a.g.v. personeelstekorten niet ingezet worden ter dekking van de kosten van de verbouwing? Het personeelsbudget is bedoeld om onze medewerkers van te betalen en te ontwikkelen in relatie tot de prestaties die we moeten en willen leveren. Daarin is geen ruimte om geld over te hevelen naar het gemeentehuis. We hebben immers onze taken, opgaven, plannen en ambities die we uit willen voeren. Het is correct dat we niet iedere formatieplaats, bekostigd vanuit het personeelsbudget, ingevuld hebben. Dat is vacatureruimte. Die middelen kunnen we echter niet overhevelen omdat dat zou doen vermoeden dat we het bijbehorende werk niet uitvoeren. Deze ruimte besteden we aan bijvoorbeeld inhuur zolang of omdat we een vacature niet ingevuld krijgen. f.

Aangaande de kosten die gemaakt zijn voor het eerdere plan (2021): zitten alle voorbereidings- en advieskosten ook in dit budget? Zo niet van waar uit zijn die dan betaald; en komen er nog nieuwe voorbereiding- en advieskosten bij en zo ja zitten die al in de vermelde kosten? Ja: alle overige kosten nemen we mee in de businesscase. Uw raad heeft al in 2019 een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld van 100.000,-. Deze middelen zijn ingezet voor de planvorming tot nu toe. Zijn de kosten van de eerdere planvorming dus ten kosten van deze € 100.000,- geboekt ? Wat waren de precieze kosten van de eerdere planvorming ?

De eerder gemaakte kosten (architect, adviseurs voor installaties etc.) zijn deels uit dit budget betaald. In totaal zijn de gemaakte voorbereidingskosten (2019, 2020 en 2021) ca. 200.000. Hierin zitten overigens ook kosten die te maken hebben met het vertrek van de Rabobank en corona. De voorbereidingskosten zijn dus gedekt uit het voorbereidingskrediet, door facilitaire middelen en nemen we in zijn totaliteit uitgesplitst mee in de businesscase. g. Wat zijn de werkelijke afschrijving– en kapitaalslasten? De werkelijke lasten zijn nog niet bekend. De businesscase wordt verder uitgewerkt als de raad uitspreekt dat het college verder kan met de planvorming en uitvoering. We weten wel dat dit tussen de 200.000 en 250.000 euro zal zijn. Dit is mede afhankelijk van bijvoorbeeld de afschrijvingstermijnen op de onderdelen (bouw, techniek, inrichting etc.). Nog voordat we beginnen met de verbouwing is dat precies inzichtelijk in de businesscase. Dat staat echter los van het kader dat de gemeenteraad schept met het voorliggende voorstel: een hard kader waarbinnen die uitwerking moet plaatsvinden. Wat is de reden dat de afschrijvingstermijnen nog niet zijn vastgesteld en op basis van welke uitgangspunten worden deze bepaald?

We volgen ons eigen beleid (door de raad vastgestelde financiële verordening) en de voorschriften in landelijke richtlijnen (zoals het BBV) als het gaat om de te hanteren afschrijvingstermijnen. In die zin zijn de termijnen zeker wel vastgesteld. Wat we in de businesscase gaan uitwerken is de precieze investeringen in onderdelen (gebouwelijk, inventaris, installaties etcetera) en de precies bij die post behorende afschrijvingstermijn. Die wisselt per onderdeel. Algemeen aanvullende vragen: 1. Ons is niet echt duidelijk tegen welk kader we nu precies ja zeggen? Dat kan aan ons liggen of wellicht aan de stukken maar we zouden graag zien dat u dit scherper kunt duiden. In wezen is het eenvoudig: bij de eerste bijstelling van de begroting in 2021 heeft de gemeenteraad uit bestaande middelen budget beschikbaar gesteld om te investeren in het gemeentehuis. Bij motie in november 2021 heeft de gemeenteraad opgeroepen de plannen niet door te zetten en eerst in te zetten op “de basis op orde”. Met het raadsvoorstel nu geeft het

college aan dat de stappen daartoe gezet zijn en vraagt het college om de planvorming voor die budgettair neutrale aanpassing van het gemeentehuis weer op te kunnen pakken. Over het beschikbaar stellen van de middelen heeft de (vorige) gemeenteraad dus al besloten en over een concreet plan (tekening en businesscase) hoeft de gemeenteraad niet te besluiten. De gemeenteraad geeft tevens het kader voor het plan mee: budgettair neutraal (binnen de middelen die beschikbaar zijn gesteld).

2. Komt er in de tijd (en zo ja wanneer) een nieuw voorstel naar de raad met en een compleet plan en een businessplan en een investeringsplan? Er komt niet nog een voorstel. Met dit besluit geeft de gemeenteraad aan dat er doorgewerkt kan worden aan het plan en stelt de gemeenteraad het financiële kader. Wel sturen we de businesscase toe voor de start van de werkzaamheden. 3. Als dat bij punt 2 zo is wil dat dan expliciet zeggen dat we op basis van dat voorstel als raad beslissen over een Go of No Go? In Jip en Janneke taal: Beslissen we dan of de verbouwing door zal gaan Ja of nee? Nee; De gemeenteraad heeft de middelen al budgettair neutraal beschikbaar gesteld in 2021. 4. De investeringen van 5.831 en 2.069 miljoen, welke zijn opgenomen t.b.v. de verbouw van het gemeentehuis 2022 en aanpassing naar appartementen vooralsnog niet uit te voeren. Wil dit zeggen dat er een gedeelte van dit bedrag (denkende dat de 2.069 miljoen bedoeld waren voor kosten nodig om te verbouwen tot appartementen? Althans zo lezen wij de motie. Als dat zo is en dat komt te vervallen is het dan vanzelfsprekend dat dit bedrag vrijvalt voor “andere verbouwingskosten”? Ja. Op het moment dat er geen verbouwing plaats zou vinden, dan blijven deze middelen nodig voor het huidige gemeentehuis.

En deels ja, in die zin dat die ruim 2 miljoen inderdaad bedoeld waren voor het deel dat tot woningen verbouwd zou worden. Dus die middelen waren specifiek voor dat deel van het gebouw waardoor ze in de businesscase voor de woningen naar voren zouden zijn gekomen. Nu komt er een totale businesscase waarin ook de realisatie van de kantoren die we willen verhuren opgenomen is. 5. De ruimte/hal waarin onze inwoners zich melden krijgt een meer transparant en uitnodigend karakter. De traditionele loketten verdwijnen. In plaats daarvan richten we gesprekseilanden in. De afstand tussen inwoner en onze medewerkers verkleint letterlijk en figuurlijk. Men neemt plaats in dezelfde ruimte. Voor meer vertrouwelijke gesprekken blijven gesloten spreekkamers beschikbaar (op dit punt zal nog een aanpassing doorgevoerd worden). Is er wel echt behoefte aan zo veel openlijke gesprekseilanden. Wij hebben de indruk dat vele gesprekken juist in een vertrouwelijke omgeving plaatsvinden? Maar dat is een aanname. Ja: die behoefte is er. We willen onze inwoners netjes ontvangen bij bijvoorbeeld het aanvragen van een paspoort, het doorgeven van wijzigingen in de BRP etcetera. Dat zijn geen vertrouwelijke gesprekken als bedoeld in gesprekken die bijvoorbeeld over uitkeringen gaan. Het zijn gesprekken die nu nog staande aan een loket moeten plaatsvinden. Wij beseffen dat dit een opmerking is in m.b.t.

de uitvoering maar toch. Ook hier nog de vraag: Moet die Raadszaal echt weg? De raadszaal gaat niet weg, maar verhuist binnen het gebouw. Zo ontstaat er letterlijk en figuurlijk ruimte om zowel de raadszaal beter te benutten (bijvoorbeeld betere voorzieningen, geen geluidshinder en multifunctioneler) en een ruimte om (ook met bezoekers) “aan te kunnen landen”. 6. 2.1 Geen investeringen doen betekent niet dat er meer ruimte in de begroting ontstaat. Het niet doorvoeren van de gewenste aanpassing betekent niet dat er financiële ruimte ontstaat. De middelen blijven dan noodzakelijk voor de facilitaire lasten (o.a onderhoud en beheer) van het inefficiënt ingerichte gebouw. Deze blijven we niet begrijpen ! De 8 miljoen zijn we dus sowieso kwijt! Waaraan dan? De genoemde 8 miljoen vertegenwoordigt de investering die een kapitaallast van circa € 200.000,- € 250.000,- heeft. Dat bedrag wordt nu ook jaarlijks uitgegeven in/aan het gebouw. Die kosten zitten bijvoorbeeld in facilitaire voorzieningen en in onderhoud van installaties. Op het moment dat er niets verandert, veranderen deze zaken dus ook niet. Daarmee is er geen € 8 miljoen nodig maar wel de beheer- en onderhoudslasten van de huidige situatie die dus ongeveer even hoog zijn als de kapitaallast van een investering van € 8 miljoen.