38 Provincie Limburg 24-0141597 (geanonimiseerd)

-

-

Er kan een commissie ex artikel 84 van de Gemeentewet worden ingesteld die als taak heeft de klankbordgesprekken te voeren. Daarmee wordt de mogelijkheid gegeven om in het verlengde van het niet-openbare karakter van de gesprekken en het verslag daarvan, zelfs geheimhouding op de informatie te leggen. In dat geval regelt artikel 86 van de Gemeentewet (in samenhang met artikel 25 van de Gemeentewet) de geheimhouding van die informatie mede in relatie tot de positie van de raad daarin. Dit komt erop neer dat de commissie vervolgens het verslag van dat gesprek aan de raad kan overleggen. Daaruit volgt overigens dat de raad formeel bevoegd is de geheimhouding op te heffen. 111 Een afschrift van het verslag wordt ook gezonden aan de commissaris van de Koning. Aansluiting zoeken bij de vertrouwenscommissie is ook een mogelijkheid. De gesprekken worden dan gevoerd door de vertrouwenscommissie en vinden in feite plaats in opmaat naar het al dan niet herbenoemen. Ook dan geldt - gelet op artikel 61c van de Gemeentewet - dat het verslag niet openbaar wordt gemaakt. Wel wordt een afschrift van het verslag gezonden aan de commissaris van de Koning.

Ook moeten de andere raadsleden het verslag op enig moment kunnen inzien, omdat het immers een aanloop is naar besluitvorming over de aanbeveling tot herbenoemen en het gesprek over de herbenoeming plaatsvindt tussen de commissaris en raad als geheel en niet slechts de leden van de raad die de klankbordgesprekken hebben gevoerd. In de bouwstenen voor de verordening op de vertrouwenscommissie zijn voorbeeldbepalingen opgenomen indien voor deze variant wordt gekozen.

Bij waarnemend burgemeesters speelt herbenoeming niet, maar ook bij hen verdient het aanbeveling regelmatig klankbordgesprekken te voeren. Een aanbeveling

Als de burgemeester heeft aangegeven voor herbenoeming in aanmerking te willen komen, wordt de herbenoemingsprocedure gestart. Dit moet altijd leiden tot een aanbeveling. Niet kan worden volstaan met het eenvoudigweg laten aflopen van de ambtstermijn van de burgemeester. Overleg tussen de commissaris van de Koning en de gemeenteraad

Voordat de gemeenteraad een aanbeveling opstelt, overlegt hij met de commissaris van de Koning over het functioneren van de burgemeester. Dit overleg vindt in de praktijk plaats aan het begin van de procedure. Dan moet duidelijk zijn of de burgemeester herbenoeming ambieert en of er beletselen zijn voor herbenoeming. Indien de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven vindt er meermaals overleg plaats met de commissaris van de Koning. Formeel vindt er overleg plaats met de gemeenteraad. Dit kan, in goed overleg, verschillende vormen aannemen, waarbij overleg van de commissaris van de Koning met de fractievoorzitters of de voorzitter van de vertrouwenscommissie de minimumvariant is. Deze laatste variant ligt bij (verwachte) problemen natuurlijk minder voor de hand. Zie ook paragraaf XI onder 4. Verkiezingen

Als een herbenoemingsprocedure valt in de periode waarin ook gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden, is het raadzaam dat de raadsgriffier met de kabinetschef van de commissaris van de Koning overlegt over de planning van de procedure. Zo nodig neemt de kabinetschef contact op met de afdeling Politieke Ambtsdragers van het ministerie van BZK. Denk bij gemeenteraadsverkiezingen aan kennisoverdracht over het functioneren van de burgemeester van de voormalige gemeenteraad aan de nieuwe gemeenteraad. Dit kan middels de verslagen van de gehouden klankbordgesprekken. De raadsgriffier kan hier zorg voor dragen. 111 Verwezen zij naar de circulaire over de geheimhoudingsregeling in de Gemeentewet welke op 29 april 2016 aan alle gemeenten gezonden is, met een afschrift van gelijke datum aan alle provincies.

Pagina 17 van 23

Datum 29 september 2017 Kenmerk 2017-0000479534

X. Instelling van een vertrouwenscommissie 1.

2.

3.

4.

5.

De gemeenteraad stelt uit zijn midden een vertrouwenscommissie in, die de aanbeveling voorbereidt. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61a, vierde lid, van de Gemeentewet. Het is mogelijk de vertrouwenscommissie die bij de benoeming wordt ingesteld, een permanent karakter te geven zodat de vertrouwenscommissie tevens klankbordgesprekken voert en de herbenoeming voorbereidt. De gemeenteraad regelt in een verordening op de vertrouwenscommissie de taak, samenstelling en werkwijze van deze commissie en stelt de commissaris van de Koning daarvan in kennis. In de verordening regelt de gemeenteraad de geheimhouding zodanig, dat de privacy van de burgemeester is gegarandeerd. De geheimhoudingsplicht geldt voor de leden van de vertrouwenscommissie, een wethouder die optreedt als adviseur, en de ambtelijke bijstand en blijft ook na ontbinding van de vertrouwenscommissie van kracht. Besteedt de gemeenteraad of de vertrouwenscommissie naar het oordeel van de commissaris van de Koning onvoldoende zorg aan de procedureregels of de geheimhoudingsplicht, dan informeert de commissaris van de Koning de minister van BZK hierover. De minister van BZK bepaalt, na overleg met de commissaris van de Koning, hoe verder wordt gehandeld.

De gemeenteraad kan criteria vaststellen waaraan de vertrouwenscommissie het functioneren van de burgemeester toetst, met inachtneming van het bepaalde in paragraaf XI.

De vertrouwenscommissie Artikel 61a, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorbereiding van een aanbeveling tot de herbenoeming door een vertrouwenscommissie plaatsvindt. Waar er sprake is van een doorlopende lijn van benoeming via klankbordgesprekken naar herbenoeming, verdient het aanbeveling om een permanente verordening te hebben die alle relevante werkzaamheden beschrijft. Dit hoeft overigens niet te betekenen dat de personele samenstelling van deze vertrouwenscommissie steeds hetzelfde blijft. Klankbordgesprekken De verslagen van de klankbordgesprekken die tijdens de ambtsperiode zijn gevoerd, kunnen door de vertrouwenscommissie in de herbenoemingsprocedure worden gebruikt om een goed beeld te krijgen over het functioneren van de burgemeester. Geheimhouding De privacy van de burgemeester moet in deze procedure worden gegarandeerd. Dit brengt mee dat de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie geheim moeten blijven. Dit benadrukt bovendien het verband tussen de benoeming van, de klankbordgesprekken met, en de herbenoeming van de burgemeester. Adviseur Het verdient aanbeveling dat, conform de procedure bij benoeming van een burgemeester, één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie worden toegevoegd. De adviseur is geen lid van de vertrouwenscommissie en heeft geen stemrecht.

De gemeentesecretaris wordt in de praktijk wel als plaatsvervangend secretaris toegevoegd aan de vertrouwenscommissie.

Pagina 18 van 23

Datum 29 september 2017 Kenmerk 2017-0000479534

1.

2.

3.

4.

5.

6.

XI. De bevindingen van de vertrouwenscommissie De vertrouwenscommissie vormt zich een oordeel over het functioneren van de burgemeester. Het toetsingskader daarvoor wordt in de eerste plaats gevormd door de profielschets. De profielschets diende immers als basis voor de selectie van de burgemeester. Door allerlei ontwikkelingen binnen de gemeente kan het verwachtingspatroon ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de loop der tijd echter wijzigen. Voor een goede beoordeling is het zaak dergelijke gewijzigde verwachtingen duidelijk en bijtijds, dat wil zeggen niet pas in het laatste stadium, te formuleren en in afspraken tussen de vertrouwenscommissie en de burgemeester vast te leggen, afzonderlijk van de profielschets. Aan deze afspraken kan vervolgens, mits duidelijk en tijdig gewisseld met de burgemeester, het functioneren van de burgemeester worden getoetst. Beoordeling van het functioneren van de burgemeester wordt mede gebaseerd op de verslagen van de in de afgelopen ambtsperiode met de burgemeester gevoerde klankbordgesprekken. De in het eerste lid bedoelde afspraken op basis van nadere verwachtingen kan de gemeenteraad op advies van de vertrouwenscommissie vaststellen naast de profielschets. De beraadslagingen in de vertrouwenscommissie vinden plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

Ten aanzien van de beraadslagingen in de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en de stukken die door de vertrouwenscommissie, aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht. Als de gesprekken daar aanleiding toe geven, overlegt de vertrouwenscommissie al in een vroegtijdig stadium met de commissaris van de Koning. De vertrouwenscommissie, bespreekt haar bevindingen met de burgemeester alvorens haar verslag van bevindingen uit te brengen aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Van het gesprek met de burgemeester wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. In het verslag van bevindingen kunnen leden van de vertrouwenscommissie van minderheidsstandpunten blijk geven. Het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad gaat vergezeld van een conceptaanbeveling. Ieder commissielid heeft één stem. Indien met de burgemeester afspraken worden gemaakt over zijn functioneren, worden deze in het verslag vermeld. Indien daartoe aanleiding is, wordt in het verslag tevens melding gemaakt van (klankbord)gesprekken die de vertrouwenscommissie in een eerder stadium met de burgemeester over diens functioneren heeft gevoerd alsmede van eventuele afspraken, die daarbij zijn gemaakt.

Toetsingskader In de herbenoemingsprocedure gaat het niet alleen om een terugblik. Het gaat ook over de vraag of er wensen zijn ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de nieuwe ambtstermijn, zowel inhoudelijk als voor de samenwerkingsrelaties die hij onderhoudt of bevordert. Als de raad en de burgemeester gedurende de aflopende ambtstermijn

Pagina 19 van 23

regelmatig met elkaar van gedachten hebben gewisseld over eikaars functioneren zullen deze wensen geen verrassingen opleveren. Zijn de wensen tijdig gewisseld, dan kunnen ze als aanvullend onderdeel van het toetsingskader bij herbenoeming dienen. Worden ze pas in het zesde jaar besproken, bijvoorbeeld in het kader van de herbenoemingsprocedure, dan zijn ze duidelijk niet tijdig gewisseld, en kunnen ze niet meer dienen als aanvulling op het toetsingskader. Dan zijn het aanvullende afspraken over het functioneren in de komende járen. Bij dit alles geldt wel de kanttekening dat de burgemeester geselecteerd is op grond van bepaalde competenties. In de loop van de ambtsperiode kunnen niet ineens diametraal daartegenover staande competenties worden gevraagd, of de wensen ten aanzien van het functioneren van de burgemeester disproportioneel worden uitgebreid. Daarom vindt in het herbenoemingsproces de beoordeling van het functioneren van de burgemeester mede plaats aan de hand van verslagen van klankbordgesprekken tussen burgemeester en gemeenteraad. Zie ook de Memorie van Toelichting bij de wijzigingen van de Gemeentewet, Kamerstukken II 33 691, nr. 3. , pag. 5 e. v. .

Zijn de wensen niet eerder gewisseld, dan kunnen met de burgemeester afspraken worden gemaakt over de manier waarop de burgemeester aan de nieuwe wensen kan gaan voldoen en de termijn waarbinnen redelijkerwijs van hem kan worden gevergd dat hij daaraan ook voldoet. De minister van BZK

De minister van BZK draagt de politieke verantwoordelijkheid voor de herbenoeming van burgemeesters. Een (dreigende) aanbeveling tot niet-herbenoeming zonder dat eerder signalen zijn gegeven en ontvangen dat het niet goed zou gaan (met andere woorden: zonder 'dossier') is zeer kwetsbaar. Een burgemeester mag niet vanuit het niets worden ’verrast' met een (dreiging van) niet-herbenoeming. De minister van BZK kan op gronden ontleend aan het advies van de commissaris van de Koning, dan wel op andere zwaarwegende gronden afwijken van een aanbeveling tot (niet-)herbenoemíng. Nietherbenoeming staat rechtspositioneel gelijk aan ontslag. De procedure voorafgaand aan vaststelling van een aanbeveling tot niet-herbenoeming moet daarom met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden doorlopen. Het raadplegen van derden

De praktijk leert dat het een grote uitdaging is om in een gesprek over iemands functioneren de diepgang te bereiken die nodig is om dat functioneren ook daadwerkelijk kritisch te bespreken. Een te ruime raadpleging van derden in de voorbereiding op dat gesprek, met veel signalen van verschillende zwaarte uit de omgeving, draagt het risico in zich dat het gesprek aan de oppervlakte blijft en dat de nadruk komt te liggen op incidenten. In verband met de vertrouwelijkheid en kwetsbaarheid van posities dient de kring van te consulteren personen beperkt te blijven. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een 360o feedback benadering met Inbreng van de wethouders en de Veiligheidsdriehoek. De praktijk leert dat enquêtes onder de bevolking, hoewel de intentie te prijzen is, eerder vertroebelend dan verhelderend werkt en zou zich naar zijn aard ook niet goed verhouden tot het geheime karakter van de beraadslagingen. De vertrouwenscommissie en de burgemeester bepalen in overleg welke derden worden geraadpleegd. Elk lid heeft één stem. Geen gewogen stemming

Voorop staat het belang van brede steun binnen de vertrouwenscommissie voor en bij voorkeur unanimiteit over de conceptaanbeveling. Juridisch geldt het principe elk lid heeft één stem. Aan een gewogen stemming - naar rato van het aantal vertegenwoordigde zetels - staat de Gemeentewet in de weg. Voor commissies uit de raad geldt hetzelfde principe als voor de raad zelf, dat elk lid een stem heeft. Ieder raadslid heeft immers een individueel mandaat. Gewogen stemming in de vertrouwenscommissie zou daarom alleen mogelijk zijn als de wet dat in dit geval uitdrukkelijk bepaalde. Opmerkingen van de burgemeester

De burgemeester kan opmerkingen plaatsen bij de bevindingen van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling voorbereidt. Indien deze niet leiden tot aanpassing van het verslag, kunnen deze daarin als kanttekeningen van de burgemeester

Datum 29 September 2017 Kenmerk 2017-0000479534

worden meegenomen. Mocht dit niet haalbaar zijn, dan kan de burgemeester zijn kanttekeningen bij het verslag in een brief aan de raad of mondeling toelichten. Verhouding gemeenteraad tot de vertrouwenscommissie

De vertrouwenscommissie sluit het proces af met een verslag van bevindingen aan de gemeenteraad over de haar toevertrouwde werkzaamheden vergezeld van een onderbouwde conceptaanbeveling. De gemeenteraad stelt op basis daarvan de uiteindelijke aanbeveling vast. Soms wordt er in de raad nog inhoudelijk beraadslaagd over het functioneren van de burgemeester, omdat ieder raadslid natuurlijk persoonlijke ervaring heeft met dat functioneren. 1.

2.

3.

4.

5.

XII. De aanbeveling tot herbenoeming De gemeenteraad beraadslaagt over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en overlegt voorafgaand aan de vaststelling van de aanbeveling met de burgemeester over zijn gevoelen over diens functioneren. De beraadslagingen in de gemeenteraad, het gesprek met de burgemeester over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en de stemming over de aanbeveling vinden plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Er vindt een schríftelijke geheime stemming plaats in een besloten raadsvergadering. Ten aanzien van de beraadslagingen in de gemeenteraad over het verslag van de vertrouwenscommissie, en de stukken die door de gemeenteraad door tussenkomst van de commissaris van de Koning aan de minister van BZK worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c, tweede lid, van de Gemeentewet. Indien de gemeenteraad of de commissaris van de Koning dat nodig oordeelt, overlegt de gemeenteraad met de commissaris van de Koning. Dit overleg kan zowel plaatsvinden voorafgaand aan de beraadslagingen van de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en/of het gesprek van de gemeenteraad daarover met de burgemeester als na afloop daarvan.

Het overleg met de commissaris van de Koning vindt plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. De gemeenteraad stuurt de aanbeveling tenminste vier maanden voor de eerste dag van de maand waarin de herbenoeming dient in te gaan aan de minister van BZK, door tussenkomst van de commissaris van de Koning. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61a, tweede lid, van de Gemeentewet. De gemeenteraad verstrekt bij zijn aanbeveling in onderstaande volgorde: - de verordening op de vertrouwenscommissie, - het verslag van bevindingen van de vertrouwenscommissie, met daarachter in chronologische volgorde de verslagen van de beraadslagingen in de vertrouwenscommissie en de verslagen van de gesprekken die zijn gevoerd door de vertrouwenscommissie, waaronder het verslag van het gesprek met de burgemeester over de bevindingen van de vertrouwenscommissie, - het raadsvoorstel/raadsbesluit inzake de aanbeveling, - het verslag van de besloten raadsvergadering waarin de aanbeveling is

Pagina 21 van 23

Datum 29 september 2017 Kenmerk 2017-0000479534

vastgesteld, het verslag van het openbare gedeelte van de raadsvergadering waarin van de aanbeveling is kennisgegeven, - eventuele overige voor de beoordeling van de aanbeveling relevante informatie. De aanbeveling van de gemeenteraad is openbaar. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61c, derde lid, van de Gemeentewet. -

6.

Besloten raadsvergadering

In de besloten raadsvergadering, waarin over de bevindingen van de vertrouwenscommissie wordt beraadslaagd, wordt de aanbeveling vastgesteld. Het is goed mogelijk dat de burgemeester bij de beraadslagingen in de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en bíj de stemming over de aanbeveling aanwezig is, maar dat hoeft niet. Ook de wethouder die als adviseur van de vertrouwenscommissie optreedt, kan aanwezig zijn. Anderen, zoals de overige leden van het college, zijn niet aanwezig. Tijdens een, bij voorkeur aansluitend aan de besloten raadsvergadering te houden, openbare raadsvergadering wordt vervolgens de aanbeveling openbaar gemaakt. In een eventueel persbericht staat niet meer dan dat een aanbeveling tot (niet-)herbenoeming is vastgesteld. Het besluit tot vaststelling van de aanbeveling is in de besloten raadsvergadering al genomen. Het hoeft in het openbaar niet opnieuw te worden genomen. De stemverhouding is niet openbaar, alleen de aanbeveling zelf. In het huidige digitale tijdperk zijn de mogelijkheden om via smartphones, Ipads en laptops informatie te delen altijd en heel snel aanwezig. Informatie is via bijvoorbeeld Twitter zo gedeeld en geopenbaard. Het is van groot belang hierbij stil te staan, om het, al dan niet bewust, uitlekken van informatie tegen te gaan.

Simpele oplossingen als het inleveren van telefoons en opbergen van Ipads aan het begin van de vergadering en/of stemming blijken in praktijk goed te werken. Bijlagen bij de aanbeveling

Zie de toelichting bij paragraaf VI. Consulteren commissaris van de Koning

Mocht op enig moment een herbenoemingsprocedure niet soepel verlopen, procedureel en/of inhoudelijk, raadpleeg dan tijdig de (kabinetschef van de) commissaris van de Koning. Deze heeft kennis van de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in een dergelijke situatie en legt zo nodig contact met het ministerie van BZK. De praktijk leert dat de mogelijke bestuurlijke schade dan vaak kan worden beperkt. 1.

2.

XIII. De commissaris van de Koning Na ontvangst van de aanbeveling zendt de commissaris van de Koning deze zo spoedig mogelijk door naar de minister van BZK vergezeld van zijn advies daarover. Tevens rapporteert de commissaris van de Koning over zijn bevindingen over de ínhoud en het verloop van de procedure. Daarbij gaat hij in op zijn overleg met de gemeenteraad en op het gesprek dat hij met de burgemeester heeft gehad. In zijn advies geeft de commissaris van de Koning een weergave van de frequentie van, en de belangrijkste punten uit, de in de afgelopen ambtsperiode (door de vertrouwenscommissie) met de burgemeester gevoerde klankbordgesprekken. De verslagen van de in de afgelopen ambtsperiode door de vertrouwenscommissie met de burgemeester gevoerde klankbordgesprekken worden toegezonden aan de commissaris van de Koning, voorafgaand aan en ten behoeve van de klankbordgesprekken die Pagina 22 van 23

Datum 29

september

2017

Kenmerk 2017-0000479534

de commissaris

van de Koning op gezette tijden met de burgemeester verslagen van deze klankbordgesprekken worden door de commissaris niet doorgezonden aan de minister van BZK.

voert.

De

Verslagen van klankbordgesprekken Over de aanbeveling inzake de herbenoeming brengt de commissaris

van de Koning advies de minister van BZK. Het advies van de commissaris van de Koning bij herbenoeming weegt zwaar. De minister van BZK kan afwijken van de aanbeveling van de gemeenteraad op zwaarwegende gronden, dan wel op gronden ontleend aan het advies van de commissaris van de Koning. Dat betekent dat de commissaris van de Koning vroegtijdig in het proces moet worden betrokken en moet kunnen beschikken over relevante stukken, zoals verslagen van klankbordgesprekken. Zie ook de brief van de minister van BZK van 4 februari 2010 aan de Vereniging Raadslid Nu, de Vereniging van Griffiers en de Vereniging

uit aan

van

Gemeentesecretarissen

op

www.rijksoverheid.nl.

De

verslagen van de klankbordgesprekken en de gesprekken van de commissaris van de Koning met de burgemeester geven de commissaris van de Koning een goed en actueel beeld van de kwaliteit van dat deel van het openbaar bestuur in de provincie. Het kabinet van de commissaris van de Koning bevestigt de goede ontvangst van de gespreksverslagen aan de toezender. Meestal is dit de voorzitter van de vertrouwenscommissie, die daarvoor toestemming heeft verkregen van de burgemeester. Sommige burgemeesters kiezen ervoor zelf het verslag aan de commissaris van de Koning toe te zenden. XIV. A

2e

De

De voordracht

door de minister

van

Binnenlandse

Zaken

en

Koninkrijksrelaties De minister van BZK volgt in zijn voordracht in beginsel de aanbeveling van de gemeenteraad, tenzij gronden ontleend aan het advies van de commissaris van de Koning, dan wel andere zwaarwegende gronden aanleiding tot afwijking gegeven. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61a, vijfde lid, van de Gemeentewet. Als bij de herbenoeming van de burgemeester is afgeweken van de aanbeveling, informeert de minister van BZK de gemeenteraad over de motieven die aanleiding waren voor deze afwijking. herbenoeming

De minister van BZK beslist over zijn voordracht aan de Koning. Herbenoemingen worden niet behandeld in de Ministerraad. Na ondertekening van het Koninklijk besluit door de Koning en contrasignering door de minister van BZK is de herbenoeming definitief. De laatste formele stap is het afnemen van de eed of verklaring en belofte door de commissaris van de Koning.

Kennisgeving

van de herbenoeming Afschriften van het Koninklijk besluit tot herbenoeming worden door tussenkomst commissaris van de Koning aan de gemeenteraad en de burgemeester gezonden.

De minister van

Binnenlandse Zaken

en

van

de

Koninkrijksrelaties,

(geanonimiseerd)(geanonimiseerd)

Pagina

23

van

23