20220715 verslag AB AvA (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

N

Verslag van het Algemeen Bestuur van het Werkvoorzieningsschap NLW; tevens in de rol aandeelhouder d.d. 15 juli 2022 van

van

NLW

Groep

MEER

NV

Aanwezig: De heer R. Bouten De heer M. Leenders Mevrouw A. Mestrom De heer J. Jenneskens De heer W. de Schryver De heer E. Beurskens De heer E. Joosten Mevrou De heer Mevrouw (geanonimiseerd) De heer De heer De heer Mevrouw

(geanonimiseerd)

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

bestuurslid/voorzitter bestuurslid bestuurslid aandeelhouder gem. Venray aandeelhouder gem. Venray aandeelhouder gem. Horst aan de Maas aandeelhouder gem. Horst aan de Maas aandeelhouder gem. Peel en Maas ambtelijk adviseur ambtelijk adviseur ambtelijk adviseur directeur NLW directie- en bestuurssecretaris notuliste

Afwezig: De heer R. Wanten

1.

aandeelhouder gem.

Peel

en

Maas

Opening mededelingen De voorzitter opent de vergadering. Gezien de nieuwe samenstelling van het bestuur, stelt iedereen zich kort voor. De directeur van NLW Groep biedt de nieuwe bestuursleden aan om kennis te komen maken met NLW Groep en haar medewerkers.

2.

Goedkeuring verslag van 17 december 2021 Afgesproken was een nieuwe financiële doorrekening op te stellen. Sinds die vergadering zijn er veel dingen gebeurd. De businesscase is gepresenteerd op 18 februari van dit jaar. Daarna is er een bestuurlijke opdracht gekomen voor de directie en beleidsadviseurs, die in het najaar afgerond is. Daarmee is genoemde afspraak achterhaald. Besluit: Het Algemeen Bestuur stelt het verslag van 17 december 2021 vast.

3.

Benoeming leden Dagelijks Bestuur GR NLW en benoeming voorzitter van het Algemeen Bestuur, die (conform de huidige regelgeving) tevens voorzitter is van het Dagelijks Bestuur Is het, volgens de statuten, mogelijk om de voorbereidingen van de bestuursvergaderingen bij een technisch voorzitter neer te leggen? Het komt namelijk soms voor dat de voorzitter in een spagaat komt als voorzitter van zowel Dagelijks Bestuur (DB) als Algemeen Bestuur (AB) en zijn/haar rol als wethouder. De bestuursleden staan daar in principe positief tegenover. In het DB wordt dit verder opgepakt en besproken of hiervoor kandidaten zijn. Besluit: Het Algemeen Bestuur besluit Roy Bouten te benoemen als voorzitter. Over 1,5 jaar wordt gekeken of één van de andere DB-leden het voorzitterschap wil overnemen.

Besluit: De leden van het Dagelijks Bestuur Mestrom) zijn hiermee formeel benoemd.

(Roy Bouten, Martín Leenders

en

Anget

In rol 4.

opdrachtgever:

Jaarrekening 2021 van het Werkvoorzieningsschap NLW De schapsgemeenten hebben laten weten dat hun gemeenteraden hebben besloten om geen zienswijzen in te dienen. Besluit: Het Algemeen Bestuur stelt de jaarrekening 2021 van het Werkvoorzieningsschap NLW vast. Begroting 2023 van het Werkvoorzieningsschap NLW De schapsgemeenten hebben laten weten dat hun gemeenteraden hebben besloten om geen zienswijzen in te dienen. Besluit: Het Algemeen Bestuur stelt de begroting 2023 van het Werkvoorzieningsschap NLW vast. Controleprotocol accountant jaarrekening GR 2022 Het voorliggende controleprotocol is gelijk aan dat van 2021. Voorgesteld wordt om het informele beleid, zoals benoemd op pagina 5; voor punt 3 met elkaar vast te stellen. Het controleprotocol is feitelijk een standaarddocument dat door de accountant gehanteerd wordt, maar NLW zal nagaan bij de afdeling Finance of dit inderdaad een standaarddocument is, of zich dit binnen onze GR voordoet en wat dit informele beleid is. Besluit: Het Algemeen Bestuur stelt het controleprotocol accountant jaarrekening GR 2022 vast.

Offertetraject contractering nieuwe accountant voor zowel GR als NV Omdat NLW al heel lang met dezelfde accountant werkt en niet helemaal tevreden is met de huidige accountant, wordt voorgesteld om een middels aanbesteding/offertetraject een nieuwe accountant te zoeken voor zoals GR als NV. Bij het laatste aandachtstreepje wordt gevraagd om de Algemeen Directeur NLW NV toestemming te verlenen voor het nemen van het besluit op het door het projectteam uit te brengen advies/rapport. Verzoek om dit tekstueel scherper te stellen: Het DB wordt nemen voor gemachtigd om dit besluit te de GR en de directeur wordt gemachtigd om dit besluit te nemen voor de NV. (geanonimiseerd) bereid om als controller deel te nemen in de

projectgroep. Besluit: Het

nn.

Algemeen Bestuur besluit het genoemde voorstel

Memo informatieverzoeken derden/politiek in relatie tot GR Deze memo wordt voor kennisgeving aangenomen.

en

over te nemen.

Wet open overheid

Businesscase 2023-2026 NLW NV en vervolgopdracht Het DB stelt voor om de klankbordgroep die vanuit gemeenteraden betrokken is geweest bij koers/visie en governance ook te betrekken bij de doorontwikkeling van de businesscase. Daarom wordt aan de griffies gevraagd naar een geactualiseerde samenstelling van de klankbordgroep. Tevens heeft het DB besloten om in dit najaar een nieuwe doorrekening te willen ontvangen voor de jaren t/m 2026, waarop vervolgens door zowel DB als AB kan worden besloten. Tenslotte is gevraagd om de uitgangspunten voor de begroting 2023 van de NV te willen ontvangen, inclusief een indicatie voor het concernresultaat 2023 vanwege de begrotingsbehandeling binnen de gemeenten. Er wordt gepleit voor transparantie, maar het is wel belangrijk om afspraken te maken over wat wel en niet gedeeld wordt en wat de rol en verwachtingen van de raadswerkgroep zijn. In Venray zijn de leden voor die raadswerkgroep zelfs al benoemd bij de installatie van de gemeenteraad. Het AB is er voorstander van om een raadswerkgroep uit te nodigen en hen voor nu door het DB te informeren over het proces rondom de businesscase. Mocht de inbreng van de

raadswerkgroep in de toekomst nodig zijn voor een ander onderwerp, dan komt dat terug in het DB. Geïnformeerd wordt naar de status en planning van de businesscase. De ambtelijke werkgroep en directeur gaan aan de slag met een nieuwe opdracht. In het najaar moet de meerjarendoorkijk klaar zijn in relatie tot de begroting 2023. Vanwege de aanstaande vakanties lukt het niet om duidelijkheid te hebben in het DB op 16 september. Vandaar dat afgesproken is om op basis van de begroting en prognose 2022 te komen tot een conceptbegroting 2023. Op basis van de dan beschikbare instroomgegevens wordt een bijgestelde businesscase 2023-2026 gemaakt. In de eerste bijstelling van de begroting moet de financiële doorkijk naar 2026 meegenomen worden en daar moet in de planning van de bestuursvergaderingen al rekening mee gehouden worden. Actiepunt: Opdracht aan ambtelijke werkgroep en directie NLW om de tijdlijn met betrekking tot de businesscase 2023-2026 uit te werken. Wat betreft de spoor 2-dienstverlening moeten met de individuele gemeenten afspraken gemaakt worden en die afspraken kunnen al in gang gezet worden. 10. Aanpassing governance NLW NV Totdat er een besluit genomen is over de governance en gezien de complexe structuur op dit moment, moet gekeken naar de rollen van o. a. de ambtelijke werkgroep, Raad van Advies, etc. De directie pleit daarvoor zonder de besluitvorming te betwisten.

Voorgesteld wordt om de Raad van Advies uit te breiden met enkele mensen uit het bedrijfsleven, om zodoende meer input op de bedrijfsvoering te krijgen. Parallel lopend aan de businesscase kan geïnventariseerd worden wat in de huidige governance goed gaat en wat er beter kan. We blijven de huidige structuur gebruiken tot besluitvorming over de nieuwe uitwerking koers/visie en governance. Besluit: Het Algemeen Bestuur stemt in met de uitbreiding van de Raad van Advies met mensen met een door de directie van NLW Groep gewenste expertise. Zij mandateren het DB om dit namens het AB af te handelen. Dit moet formeel een besluit van de AvA zijn in het tweede deel van deze vergadering. Actiepunt: Parallel aan de uitwerking van de businesscase wordt de inventarisatie over de gewenste governance in gang gezet. Besluit: Het Algemeen Bestuur stemt in met het opstarten van de werving voor een directiesecretaris. 11. Opdrachtverlening wervingsprofiel bestuurssecretaris Is in de procedure meegenomen om iemand vanuit de ambtelijke adviesgroep bij de werving te betrekken? Als dat niet zo is, wordt dat alsnog toegevoegd. Besluit: Het Algemeen Bestuur gaat ermee akkoord om de wervingsprocedure voor een nieuwe bestuurssecretaris op te starten. Op een later moment moet nog een besluit genomen worden over de positionering van de bestuurssecretaris.

Het meest zuivere is in dienst van de GR, maar het kan ook via een detachering. Die positionering kan nog bepaald worden op basis van de kandidaten die zich melden. In rol aandeelhouder: 12. Jaarrekening 2020 NLW NV, inclusief ‘winstbestemming’ en verlenen décharge voor het over 2020 gevoerde bestuur aan de algemeen directeur NLW NV Besluit: De Algemene Vergadering van Aandeelhouders stelt de jaarrekening 2020 NLW NV inclusief winstbestemming vast en verlenen décharge voor het over 2020 gevoerde bestuur aan de algemeen directeur NLW NV.

3

13. Memo doorkijk resultaat (kosten-baten) NV 2022 De cijfers t/m juni 2022 laten een schommeling zien die de directie niet bevalt. Toen de begroting is opgesteld, was er nog geen oorlog in de Oekraïne. We zien leveringsproblemen bij klanten van NLW, waardoor veel mensen uit WOL en detachering terug komen. We hebben wel een meevaller wat betreft de subsidie. Op dit moment is het dagelijks bijsturen, want de wereld is enorm in beweging. Naar verwachting zullen we afkoersen op een groter tekort. Memo en toelichting worden voor kennisgeving aangenomen.

14. Eigen vermogen NLW NV Samenvattend luidt het voorstel als volgt: 1. Vasthouden aan minimum eigen vermogen, conform de huidige statuten van de NV ad € 1. 000. 000, (= € 1. 080. 000 inclusief index t/m 2020). Indien de NV onder dit minimum zakt, vindt aanvulling via de gemeenten (aandeelhouders) plaats. 2. Maximum eigen vermogen voor de NV te bepalen op € 1. 500. 000. Overschotten van de NV worden tot deze grens toegevoegd aan dit eigen vermogen. Overschotten die de grens van € 1. 500. 000 te boven gaan worden in principe uitbetaald aan gemeenten. Van deze stelregel kan worden afgeweken indien het bestuur dit nodig/wenselijk acht. 3. Na de formele vaststelling van de jaarrekening 2020 het overschot op de aanvullende gemeentelijke bijdrage ad € 549. 000 terug te betalen aan de gemeenten. Dit is conform de hiervoor bestuurlijk afgesproken systematiek en vereist dus geen afzonderlijk bestuursbesluit. De bestuurlijk afgesproken systematiek houdt in dat de aanvullende gemeentelijke bijdrage wordt afgestemd op het tekort van de begroting van de NV. Conform het uiteindelijk behaalde jaarresultaat van de NV wordt hierop afgerekend; overschotten worden in principe terugbetaald aan gemeenten en tekorten worden in principe door gemeenten aangevuld. 4. De Covid-3 bijdrage ad € 499.

000 aan de NV uit te betalen ter dekking van het tekort over 2022 en het daarmee op peil houden van het eigen vermogen van de NV voor 2023. Besluit: De Algemene Vergadering van Aandeelhouders stemt in met bovengenoemd voorstel. 15. Verbreken samenwerking met Fa. Strijbos inzake stekbedrijf Biesplanken, tevens stoppen met bedrijfsactiviteit Kartonnage Zoals het er naar uit ziet, gaan we binnenkort een nieuwe overeenkomst sluiten met Fa. Strijbos waarbij 24 mensen bij hen aan het werk gaan tegen uurtarief en NLW geen huur meer hoeft te betalen. Ons besluit om de samenwerking te beëindigen, heeft in ieder geval geleid tot een dialoog en betere afspraken. Besluit: De Algemene Vergadering van Aandeelhouders besluit de samenwerking met Fa. Strijbos inzake stekbedrijf Biesplanken te verbreken en te stoppen met de bedrijfsactiviteit Kartonnage. 16. Update bedrijfsvoering NLW NV De directie licht kort toe waar hij mee bezig is, zoals het ontwikkelen van medewerkers, klantenbezoeken, nieuwe inrichting MT, gesprekken met medewerkers, informatiebijeenkomsten leidinggevenden, etc. 17. Rondvraag en sluiting De voorzitter sluit de vergadering onder dankzegging aan allen voor hun inbreng. Aldus vastgesteld d. d. december 2022. de voorzitter, De heer R. Bouten. 4

Actiepuntenlijst van het Algemeen per 17 december 2020 Datum: 28-04-21 17-12-21 17-12-21

Bestuur

Nr. : Actiepunt: 5. Na de OR-verkiezingen een bericht sturen naar AB-leden wie in de nieuwe OR gekozen zijn. 6. Businesscase maken die medio februari 2022 besproken wordt in samenhang met het besluit rondom governance. 7. Collegevoorstel opmaken over de uitbetaling van de Covid-bijdrage.

Door: Directie

Gereed:

Directie

Medio febr. 22

Ambtelijke werkgroep

5

Besluiten van het Algemeen Bestuur van het Werkvoorzieningschap NLW; tevens in de rol van aandeelhouder van NLW d. d. 15 juli 2022

Groep NV

2.

Goedkeuring verslag van 17 december 2021 Het Algemeen Bestuur stelt het verslag van 17 december 2021 vast.

3.

Benoeming leden Dagelijks Bestuur GR NLW en benoeming voorzitter van het Algemeen Bestuur, die (conform de huidige regelgeving) tevens voorzitter is van het Dagelijks Bestuur Het Algemeen Bestuur besluit Roy Bouten te benoemen als voorzitter. Over 1,5 jaar wordt gekeken of één van de andere DB-leden het voorzitterschap wil overnemen. De leden van het Dagelijks Bestuur (Roy Bouten, Martin Leenders en Anget Mestrom) zijn hiermee formeel benoemd.

In rol opdrachtgever: 4.

Jaarrekening 2021 van het Werkvoorzieningsschap NLW Het Algemeen Bestuur stelt de jaarrekening 2021 van het Werkvoorzienings-schap NLW vast.

5.

Begroting 2023 van het Werkvoorzieningsschap NLW Het Algemeen Bestuur stelt de begroting 2023 van het Werkvoorzienings-schap NLW vast.

6.

Controleprotocol accountant jaarrekening GR 2022 Het Algemeen Bestuur stelt het controleprotocol accountant jaarrekening GR 2022 vast.

7.

Offertetraject contractering nieuwe accountant voor zowel GR als NV Het Algemeen Bestuur besluit het genoemde voorstel over te nemen.

10. Aanpassing governance NLW NV Het Algemeen Bestuur stemt in met de uitbreiding van de Raad van Advies met mensen met een door de directie van NLW Groep gewenste expertise. Zij mandateren het DB om dit namens het AB af te handelen. Dit moet formeel een besluit van de AvA zijn in het tweede deel van deze vergadering. Het Algemeen Bestuur stemt in met het opstarten van de werving voor een directiesecretaris. 11. Opdrachtverlening wervingsprofiel bestuurssecretaris Het Algemeen Bestuur gaat ermee akkoord om de wervingsprocedure voor een nieuwe bestuurssecretaris op te starten. In rol aandeelhouder: 12. Jaarrekening 2020 NLW NV, inclusief ‘winstbestemming’ en verlenen décharge voor het over 2020 gevoerde bestuur aan de algemeen directeur NLW NV De Algemene Vergadering van Aandeelhouders stelt de jaarrekening 2020 NLW NV inclusief winstbestemming vast en verlenen décharge voor het over 2020 gevoerde bestuur aan de algemeen directeur NLW NV.

6

14. Eigen vermogen NLW NV De Algemene Vergadering van Aandeelhouders stemt in met bovengenoemd

voorstel.

15. Verbreken samenwerking met Fa. Strijbos inzake stekbedrijf Biesplanken, tevens stoppen met bedrijfsactiviteit Kartonnage De Algemene Vergadering van Aandeelhouders besluit de samenwerking met Fa. Strijbos inzake stekbedrijf Biesplanken te verbreken en te stoppen met de bedrijfsactiviteit Kartonnage.

Aldus vastgesteld d. d. december 2022.

de voorzitter, De heer R. Bouten.

7