20210311 verslag DB (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

Verslag van het Dagelijks Bestuur van het Werkvoorzieningschap Noord-Limburg West d.d.

11

maart 2021

Aanwezig: Mevrouw A.H.M. Thielen De heer R. Bouten De heer W. Hermans De heer Mevrouw (geanonimiseerd) De heer (geanonimiseerd) De heer (geanonimiseerd) De heer (geanonimiseerd) De heer (geanonimiseerd) De heer (geanonimiseerd) Mevrouw (geanonimiseerd)

bestuurslid/voorzitter:; bestuurslid; bestuurslid; ambtelijk adviseur; ambtelijk adviseur; ambtelijk adviseur; algemeen directeur; directie- en bestuurssecretaris; voorzitter Raad van Advies;

(geanonimiseerd)

adviseur Volta notuliste.

Consultancy;

1.

Opening/mededelingen / ingekomen stukken Anne Thielen opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom.

2.

Verslag

3.

en actielijst van 3 december 2020 Besluit: Het Dagelijks Bestuur besluit het vast te stellen.

verslag

van

3 december 2020 conform

Governancetraject NLW NV De meegestuurde Powerpoint-presentatie is een weergave van de gesprekken die Volta Consultancy met diverse stakeholders gevoerd heeft. Tijdens deze gesprekken zijn diverse vragen aan de orde geweest, zoals wat er goed functioneert en dus behouden zou moeten blijven, wat anders zou moeten en waar men tegenaan loopt. Er is een duidelijke aanleiding om het governancemodel tegen het licht te houden en anders in te richten. Zoals de governance nu is ingericht, is diffuus en niet zoals men zou willen voor een vennootschap. Conclusie van Volta is, dat het zeker de moeite waard is om de governance anders in te richten en een toezichthoudend orgaan (Raad van Commissarissen) te tussen bestuur en directie. Daarnaast functioneert de GR in de functie van opdrachtgever. Het is wel van belang om de verantwoordelijkheden en bevoegdheden te creëren

verduidelijken. Bij Koers/visie

hebben we met scenario’s gewerkt en scenario’s beargumenteerd af laten vallen. Past de NV nog wel in het koers/visieverhaal? Volta is gestart om te kijken naar de governance van de NV en heeft zich niet bezig gehouden met de vraag of de NV nog wel

nodig is. De

NV is overigens prima wat betreft het functioneren in de markt (spoor 3). Als onderdeel van gemeenten zou worden, wordt het commercieel gezien heel lastig. Spoor 1 zou feitelijk een andere rechtspersoon kunnen zijn, dan spoor 2 en 3 (meer commercieel). Een mogelijkheid is om spoor 2 en 3 in een aparte BV onder te brengen onder de NV. En er kunnen schotten tussen gebouwd worden. Het is van belang dat we NLW

een

met scenario’s

richting

de

gemeenteraden

kunnen

beargumenteren

waarom

voor

een

bepaald scenario gekozen is of waarom juist niet. En het is van belang om goed te inventariseren wat de wens/behoefte van alle partijen is om invloed te hebben. Hoe gebruiken we deze informatie in de opdracht die we als GR hebben? Ideeën die leven aan de kant van de aandeelhouders en hoe je governance van de NV moet inrichten, moeten op elkaar afgestemd worden. Wilke expertises moeten meegenomen worden in de RvC? Belangrijk om goed af te stemmen waar verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen. Het zou goed zijn om in te regelen dat aandeelhouders voldoende sturing hebben en dat niet alleen bij de RvC neer te leggen.

Actiepunt: Wat leggen omgaan,

moet ook

we

in een

in de GR

neer

en

plan uitgewerkt

concreet gegeven aan de beleidsadviseurs traject over de NV.

Het is

Hoe we met de GR die opdracht wordt bij deze moet aansluiten bij het governance-

en

en

te inventariseren wat iedereen nu écht wil (belangen aandeelhouders, hebben we een bestuur, beleidsadviseurs, Raad van Advies en directie). Daarmee overzicht van wat we samen willen voor de NLW. Volgens Volta die inventarisatie al afgerond. Maar de AB-leden zijn daar niet bij betrokken. Goed om die behoefte morgen te inventariseren in de vergadering met het Algemeen Bestuur. Belangrijkste conclusie: we moeten kunnen beargumenteren waarom we een bepaalde keuze wel of niet gemaakt hebben. Als er gekozen wordt voor het in stand houden van de NV, dan heb je te maken met aandeelhouders en bestuurder en kun je een gremium als RvC, RvT of RvA inrichten, maar veel meer smaken zijn er niet. Het is vooral van belang om te beargumenteren waarom dan niet gekozen is voor bijvoorbeeld een coöperatie, gemeentelijke afdeling, etc. De fundamentele keuze voor een NV moet door het algemeen bestuur gemaakt worden. ls er nog behoefte aan een onafhankelijke procesbegeleider en wie zou dat dan moeten zijn? De klankbordgroep met raadsleden is absoluut nodig en het is heel belangrijk om dat te laten begeleiden door een externe partij. Samengevat: de tussenrapportage van Volta is de input van verschillende stakeholders en ligt morgen voor in het Algemeen Bestuur.

Het Dagelijks Bestuur vindt dit een goede opbrengst, maar er moet goed in kaart gebracht worden met argumenten welke keuzes er zijn en waarom welke afvallen. De ambtelijke werkgroep moet aangehaakt blijven bij de klankbordgroep (als verlengstuk naar gemeenteraad). Vraag is wel hoe we de vervanging van (geanonimiseerd) opoe en we vragen ons af of de geschikte kandidaat is. nu

zaak

wat in de NV?

worden

om

M=: (geanonimiseerd)

MN

(geanonimiseerd) erveor Wda

opdracht nieuwe Algemeen directeur NLW NV / Traject werving & selectie en de procedure zijn opgesteld in samenwerking met (geanonimiseerd) van gemeente Peel en Maas. Directie NLW en TopProfile hebben een concept opgesteld, dat vervolgens uitvoerig is doorgenomen en aangevuld door (geanonimiseerd) Er is een wervingstermijn opgenomen van 6 maanden, omdat de juiste kandidaat een opzegtermijn kan hebben en omdat de zomervakantie er tussen zit. Ervaring leert dat deze termijn aannemelijk is. In een eerdere bestuursvergadering is al aangegeven dat de overdrachtsperiode, waarin er feitelijk twee directeuren zijn, zo kort mogelijk gehouden moet worden (zo lang als nodig en zo kort als het kan). De indruk bestaat dat er meer een bedrijfsmatige directeur gezocht wordt. Verzoek om de doelgroep wat explicieter te vermelden in het profiel. (geanonimiseerd) Als we kijken naar spoor 3, hebben we geen beheerder nodig, maar een ondernemer die assertief is. Als die aangenomen wordt, dan is hij/zij statutair directeur en hebben we te maken met twee kapiteins op een schip en dat werkt niet. (geanonimiseerd) seert aan een stapje terug te doen op het moment dat blijkt dat de nieuwe directeur het statutair directeurschap kan oppakken. Volgens (geanonimiseerd) : voorkomen worden dat de nieuwe directeur een nieuwe koers/visie gaat zoeken, maar moet hij/zij passen bij de huidige koers/visie.

Tot slot wordt opgemerkt dat de tijdlijn die is opgenomen in de begeleidende memo, niet is opgenomen in de lijst van TopProfile. Profiel en Het profiel

EN

Het bijgevoegde profiel en procedure Werving & Selectie nieuwe Algemeen Directeur NLW kan ter behandeling door naar het Algemeen Bestuur.

Jaarplan 2021 bestuur GR Dit agendapunt wordt doorgeschoven

de

volgende vergadering.

Memo voorlopig resultaat 2020 NLW NV Dit agendapunt wordt doorgeschoven naar de

volgende vergadering.

naar

7.

Memo uitgangspunten begroting 2022 GR NLW Besluit: Het Dagelijks Bestuur besluit in te stemmen met het voorliggende uitgangspunt voor de begroting 2022 GR NLW om (vooralsnog) de kosten voor ambtelijke ondersteuning (salariskosten ambtelijk secretaris en kosten van ondersteuning van het bestuurssecretariaat van NLW NV) op te nemen. Concrete besteding volgt op de keuzes die door DB/AB m.b.t. de governance worden

gemaakt. 8.

Memo bestemming restant budget vorige transitie Soms wordt er op de diverse kostenposten van de transitie wat meer en soms wat minder uitgegeven dan geraamd, zonder hierbij het totaal van het beschikbaar gestelde transitiebudget te overschrijden. De aanvankelijk overeengekomen bestedingen van het restantbudget van de transitie zijn niet allemaal noodzakelijk gebleken, waardoor er nog steeds sprake is van een restantbudget. NLW stelt voor om het restantbudget van de vorige transitie te besteden aan: 1) Aanpassing van de governance. Dit is het totaalbedrag van het governancetraject, zoals externe ondersteuning, statuten, etc. 2) Interne communicatie NLW, externe ondersteuning medezeggenschap bij behandelen adviesaanvragen en inhuur externe ondersteuning ten behoeve van concretisering marktpropositie als gevolg van transitie 2021-2030. hierin posten opgenomen die ook als NLW-investeringen in Volgens het koers/visieverhaal Zijn opgenomen. Directie geeft aan dat dit inderdaad het geval is. De gemeente Venray geeft aan het daar niet zo maar mee eens te zijn en vraagt ten laste waarvan de kosten van (geanonimiseerd) ijn gebracht. Die zijn ten laste van dit budget gebracht, maar niet in de opsomming opgenomen. Daarnaast vraagt de gemeente Venray zich af waarom dit besluit nu al genomen moet worden.

NLW ontvangt nu al facturen van Volta Consultancy en het is niet praktisch om iedere keer aan de voorkant toestemming te moeten vragen. Besluit: Het Dagelijks Bestuur besluit dat het prima is om zo te werken vanwege de praktische uitvoering, maar in de verantwoording achteraf moet wel duidelijk zijn dat posten niet dubbel zijn opgenomen en passen binnen het bestedingsvoorstel.

nn

(geanonimiseerd)

9.

Memo dienstverbanden P-wet 2021 en verder lvo Dohmen geeft aan verrast te zijn met de inhoud van de memo. In de memo is de probleemstelling voor 2021 geschetst. Daar staat vermeld dat met de voor 2021 beschikbare vergoeding niet langer de variabele kosten gedekt worden en NLW niet langer voldoet aan de uitgangspunten van koers/visie. Een uitspraak hierover kan pas gedaan worden nadat de drie gemeenten samen met de directie van NLW hier nog eens goed naar hebben gekeken en dus schuiven we dit punt door naar de volgende vergadering.

10.

Concept nieuw format kwartaalrapportage NLW NV voor aandeelhouder Dit agendapunt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering.

11.

Stand van zaken » Corona

bedrijfsvoering:

Dienstverleningsovereenkomsten P-wet schapsgemeenten (spoor 2) Ondernemingsraad Dit agendapunt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering. » »

12.

Status

Rondvraag

en

sluiting

Niets

aan

de orde

Aldus A.H.M.

meer

zijnde sluit de voorzitter de vergadering.

vastgesteld, 23 oktober 2020. Thielen, voorzitter.

Actiepunten van het Dagelijks Bestuur van het Werkvoorzieningschap Noord-Limburg West per 11

maart 2021

Datum: 10-09-20

03-12-20 03-12-20 11-03-21

Nr.: 1.

Actiepunt: Lumpsumfinanciering en kwestie belastingdienst. De Hoge Raad heeft een besluit genomen, maar zijn we dan ook verlost van het verleden? Of lopen we het risico dat we een naheffing krijgen over 2017, 2018 en 2019? Afspraak plannen voorjaar 2021 met collega SW-bedrijven in Venlo Namen coördinatoren vanuit gemeenten voor governance GR-gemeenteraden Wat leggen we in de GR neer en wat in de NV? Hoe

daarmee om gaan, moet ook in een plan uitgewerkt worden en die opdracht wordt bij deze concreet gegeven aan de beleidsadviseurs en moet aansluiten bij het gehele we

governancetraject.

Door: Directie NLW

Gereed:

(geanonimiseerd)

Maart 2021

Ambtelijke werkgroep Ambtelijke werkgroep

Besluiten van het Dagelijks Bestuur van het Werkvoorzieningschap Noord-Limburg West d. d. 11 maart 2021 2.

Verslag en actielijst van 3 december 2020 Het Dagelijks Bestuur besluit het verslag van 3 december 2020 conform vast te stellen.

4.

Profiel en opdracht nieuwe Algemeen directeur NLW NV / Traject werving & selectie Het bijgevoegde profiel en procedure Werving & Selectie nieuwe Algemeen Directeur NLW kan ter behandeling door naar het Algemeen Bestuur.

7.

Memo uitgangspunten begroting 2022 GR NLW Het Dagelijks Bestuur besluit in te stemmen met het voorliggende uitgangspunt voor de begroting 2022 GR NLW om (vooralsnog) de kosten voor ambtelijke ondersteuning (salariskosten ambtelijk secretaris en kosten van ondersteuning van het bestuurssecretariaat van NLW NV) op te nemen. Concrete besteding volgt op de keuzes die door DB/AB m. b. t. de governance worden gemaakt.

8.

Memo bestemming restant budget vorige transitie Het Dagelijks Bestuur besluit dat het prima is om zo te werken vanwege de praktische uitvoering, maar in de verantwoording achteraf moet wel duidelijk zijn dat posten niet dubbel zijn opgenomen.

Aldus vastgesteld, ___ 2021. A. H. M. Thielen, voorzitter.

5