16c Bijlage 1 Informatie voor de raad

Bijlage 1. Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording 1.1 Achtergrond Bij de evaluatie van het besluit BBV in 2013 heeft de commissie BBV een advies gegeven aan het ministerie van Binnenlandse Zaken om de verantwoordelijkheid voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording neer te leggen bij het college. Dit is overgenomen door de commissie Depla en is onderdeel van de wetswijziging. Dit betekent dat met ingang van de jaarrekening 2022 het college een verantwoording af moet leggen over de rechtmatigheid. Dit past in de tijdgeest waarin de verantwoordelijkheid gelegd wordt waar deze hoort. Het college is zich hierdoor nog meer bewust van haar verantwoordelijkheid te zorgen voor een goed financieel beheer, inclusief bijbehorende verordeningen. De accountant controleert nog wel de verantwoording van het college. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven.

1.2 Definitie Het begrip Rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip dan het juridische begrip rechtmatigheid. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen. Voor juridische rechtmatigheid geldt dat moet worden voldaan aan alle geldende wet- en regelgeving, zoals bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden (Arbo) en dergelijke. Binnen de rechtsmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten en onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden. Deze begrippen zijn onderling niet uitwisselbaar al kan er wel sprake zijn van overlap. 1. Afwijkingen: posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en posten, waarbij voor het College van B&W een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. 2. Fouten: Rechtmatigheidsfouten treden op bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet is nageleefd. 3. Onduidelijkheden: Indien het College van B&W in het kader van de verslaggeving niet kan aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet. 4.

Begrotingsonrechtmatigheden: Hiervan is sprak als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten afwijkt van de budgetten die door raad zijn vastgesteld. Hiervan is sprake als het lasten- of investeringsbudget is overschreden, de baten (opbrengsten) door het doen of nalaten van een financiële beheershandeling lager zijn dan het door de raad vastgestelde budget of voor het door de raad vastgestelde budget minder doelen of activiteiten zijn gerealiseerd dan begroot voor het betreffende budget.

1.3 Criteria Het begrip financiële rechtmatigheid is in 2005 concreet gemaakt met behulp van negen criteria. In de jaarrekening legt het college verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid (en daarmee onderdeel zijn van de accountantsverklaring over getrouwheid) en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Criterium Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium

Leveringscriterium Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik & oneigenlijk gebruik

Korte toelichting Gepresenteerde bedragen zijn juist berekend Juistheid van het tijdstip van betaling en bepaling verplichting Juistheid van de adressering van de rechthebbende Volledigheid van alle opbrengsten In relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie geleverd Prestatielevering is vastgesteld Lasten + baten passen binnen de geautoriseerde begroting Wet- en regelgeving worden nageleefd toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt

Afgedekt door: Balans + overzicht baten en lasten Balans + overzicht baten en lasten Balans + overzicht baten en lasten Balans + overzicht baten en lasten Balans + overzicht baten en lasten

Balans + overzicht baten en lasten Rechtmatigheidsverantwoording van het college Rechtmatigheidsverantwoording van het college Rechtmatigheidsverantwoording van het college

Begrotingsrechtmatigheid: Uitgangspunt is dat elke afwijking van de begroting onrechtmatig is. Het is aan de raad om te bepalen in hoeverre afwijkingen acceptabel zijn. Bij hogere lasten dan was begroot, wordt bijvoorbeeld beoordeeld of deze worden gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere baten. Een voorbeeld van een niet binnen het beleid passende afwijking is het doen van een investering buiten het investeringskader van een gemeente (bijvoorbeeld zonder budget (krediet)besluit). Het is van belang dat college en raad eenduidige afspraken maken op welke wijze begrotingsonrechtmatigheden in de nieuwe situatie benaderd worden. Deze afspraken worden vastgelegd in de financiële verordening of de beleidsnota rechtmatigheid/normenkader. De afwijkingen tussen begroting en jaarrekening maken onderdeel uit van de toelichting van de programma’s onder de derde W-vraag. Daarnaast wordt een totaaloverzicht van afwijkingen opgenomen in de jaarrekening als toelichting op het overzicht van baten en lasten. In de rechtmatigheidsverantwoording van het college worden vervolgens alleen de afwijkingen toegelicht die niet passen in de afspraken tussen de raad en het college (die hoger zijn dan de vastgestelde verantwoordings- of rapporteringsgrens) en waar mogelijk het (politieke) verantwoordingsdebat over gaat in de raad.

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het is aan de gemeente om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. De gemeente beziet in eerste plaats welke eisen de wet- en regelgeving stelt ten aanzien van M&O, wat daarin is geregeld omtrent de handhaving en hoe zich dat heeft vertaald naar de opzet van de interne organisatie. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig. Een mogelijk uitgangspunt

hiervoor is het opstellen van een gemeentelijke nota M&O. Het is overigens niet verplicht om voor het voeren van het M&O-beleid een overkoepelende nota vast te stellen. In Horst is geen overkoepelend M&O vastgesteld. M&O-beleid is immers een onderdeel van de geldende verordeningen van de diverse beleidsterreinen.

1.4 Verantwoording college De rechtmatigheidsverantwoording (RMV) van het college is gebaseerd op een bij wet vastgesteld standaardmodel (zie bijlage 2). Het is de verwachting dat als gevolg van de wijziging van de verantwoording van de accountant naar het college een kwaliteitsimpuls uitgaat op de interne processen en beheersing. Het college dient immers te kunnen steunen op een adequaat functionerend systeem van interne beheersing en -controle, om (primair) te waarborgen dat de gemeente bij alle (financiële) beheershandelingen en transacties de wet- en regelgeving naleeft. Dit systeem is tevens van belang bij het opstellen van een overzicht van afwijkingen van rechtmatigheid. Daarnaast wordt verwacht dat er meer wordt gekeken naar het oplossen van onrechtmatigheden. Dit omdat in de paragraaf weerstandsvermogen toegelicht moet worden hoe de rechtmatigheid is ontstaan en wat er wordt gedaan om dit naar de toekomst te voorkomen.

1.5 Controle accountant De verantwoording van rechtmatigheid door het college gaat na de wetswijziging deel uitmaken van de jaarrekening, zodat de aandacht voor en de controle op rechtmatigheid minimaal op het huidig kwaliteitsniveau gehandhaafd blijft. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. De accountant beoordeeld dus of de RMV van het college feitelijk juist en volledig zijn. De uitlatingen die opgenomen zijn in de RMV komen geheel voor rekening van het college. De accountant geeft dus alleen nog een getrouwheidsverklaring af. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke rechtmatigheidsfouten opgenomen zijn in de RMV van het college, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de RMV.

1.6 Rol van de raad De RMV betekent voor de raad een versteviging van de kaderstellende en controlerende rol. Kaderstellende rol houdt in dat naast het vaststellen van de financiële verordening (art. 212 GW) bepaald de raad ook de kaders van de verantwoordings- en rapporteringsgrens. De verantwoordingsgrens betekent dat rechtsmatigheidsfouten pas in de RMV worden opgenomen en toegelicht, wanneer deze boven het door de raad vastgestelde percentage komen. Hierbij geldt dat de raad een afweging moet maken tussen enerzijds de hoogte van de verantwoordingsgrens en anderzijds de inspanningen die voor het ambtelijk apparaat verbonden zijn, aan het detecteren en rapporteren van de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. Controlerende rol komt met name aan de orde bij het vaststellen van de jaarstukken, maar heeft ook betrekking op andere documenten die aan de raad ter beoordeling worden voorgelegd. Het college legt binnen de jaarstukken verantwoording af over het gevoerde beleid en in haar controlerende rol beoordeelt de raad deze. Om het college decharge te geven worden de jaarstukken door de raad vastgesteld.