15a rv AANGEPAST RvO 2022

Raadsvoorstel onderwerp

Voorstel tot het vaststellen van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Horst aan de Maas 2022

datum raad

10 mei 2022

portefeuillehouder

R. Palmen

bladnummer 2022.063

clustermanager

R. Poels

agendapunt

behandeld door

15

Voorstel Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Horst aan de Maas 2022 vast te stellen Aanleiding In november 2019 is het huidige reglement van orde vastgesteld op basis van de toen nieuw vastgestelde vergaderstructuur. Nadien is dit regelement een aantal keren gewijzigd, laatstelijk op 19 oktober 2021. Tijdens de raadsvergadering van 10 mei 2022 neemt uw raad een besluit over het besluitvormingsproces van de raad naar aanleiding van de evaluatie van de vergaderstructuur. In dit reglement van orde wordt het nieuwe besluitvormingsproces juridisch vastgelegd. Beoogd resultaat Door een nieuw reglement vast te stellen wordt het nieuwe besluitvormingsproces verankerd in het reglement. Argumenten Op grond van het bepaalde in artikel 16 van de Gemeentewet dient de raad een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast te stellen. Indien een besluitvormingsproces wijzigt dient deze wijziging juridisch te worden verankerd in het reglement. Er van uitgaande dat uw raad het nieuwe besluitvormingsproces eerder op de avond heeft vastgesteld dient als gevolg hiervan nu het nieuwe Reglement van orde te worden vastgesteld. De wijzigingen in het nieuw vast te stellen reglement vloeien voort uit het voorstel tot het nieuw vast te stellen besluitvormingsproces en worden hieronder benoemd.

Raadsavond In het nieuwe besluitvormingsproces is er naast de raadsvergadering nog maar één andersoortige bijeenkomst: de raadsavond. Deze raadsavond komt in de plaats van de voorbereidende vergadering en de thema-avond. De raadsavond wordt gehouden in week 1 en week 2 van de besluitvormingscyclus. In het reglement van orde zijn de voorbereidende vergadering en de thema-avond vervangen door de raadsavond. Ingekomen stukken (artikel 36a)

In de nieuwe structuur worden de ingekomen brieven en raadsinformatiebrieven (hierna: RIB’s) behandeld die op de lijst staan die in het presidium op de maandag in de week voorafgaand aan de eerste raadsavond, aan de orde komt. Omdat brieven en RIB’s direct na ontvangst in Notubox worden geplaatst kan uw raad hier al in een vroeg stadium kennis van nemen. Raadsavond samenstelling, aanwijzing en ontslag (artikel 37) In het tweede lid is bepaald dat iedere fractie burgerraadsleden kan laten deelnemen aan de raadsavond met dien verstande dat tenminste de helft van de fractie bestaat uit raadsleden. Hieraan is toegevoegd dat indien er sprake is van een oneven aantal zetels, het aantal burgerraadsleden naar boven mag worden afgerond. De zinsnede over eenmansfracties is komen te vervallen. Oproep en agenda (artikel 39) De voorzitter zendt – spoedeisende vergaderingen uitgezonderd- tenminste zeven dagen voor een vergadering de leden een oproep en de voorlopige agenda met de bijbehorende stukken. In het verleden bedroeg deze termijn 10 dagen maar omdat het presidium op de maandag in de week voorafgaand aan de eerste raadsavond de voorlopige agenda vaststelt van de raadsavonden en de raadsvergadering, kan de oproep op zijn vroegst de dinsdag daarna worden verzonden. Dit betekent dat de oproep voor de eerste raadsavond zeven dagen voor aanvang van de vergadering kan worden verzonden.

Omdat, zoals hierboven reeds beschreven, de brieven en RIB’s al in een eerder stadium aan uw raad ter kennis zijn gebracht, achten wij dit niet onoverkomelijk. Omdat de raadsvoorstellen aan de orde komen in de tweede raadsavond ontvangt u de bijbehorende stukken voor deze vergadering in de praktijk 14 dagen voorafgaand. Burgerpodium en insprekers (artikel 49) Het burgerpodium zal op de agenda van de eerste raadsavond worden geplaatst. In het tweede lid is deze nadere duiding opgenomen. In het achtste lid is opgenomen dat indien zich in totaal meer dan 4 insprekers hebben gemeld voor het burgerpodium (tweede lid) én onderwerpen die op de agenda staan (derde lid), de mogelijkheid bestaat om insprekers voor het burgerpodium door te schuiven naar een volgende raadsavond. Hiermee krijgen insprekers die willen inspreken over een onderwerp dat op de agenda staat, voorrang. Dit is een uitwerking van een afspraak die is gemaakt in het presidium van november 2021. Hoewel hier tot nu toe nog geen gebruik van is gemaakt biedt dit lid hiertoe wel de mogelijkheid. Aanpassingen naar aanleiding van het presidium van 9 mei 2022 Naar aanleiding van de vergadering van het presidium van 9 mei 2022 is het concept-Reglement van orde nog op de volgende onderdelen aangepast: Artikel 2 Presidium en seniorenconvent, samenstelling In het tweede lid is het geel gearceerde toegevoegd: •

2. Elke fractievoorzitter wijst een lid van zijn fractie aan, dat hem bij zijn afwezigheid in het presidium of het seniorenconvent vervangt.

Artikel 5 Presidium en seniorenconvent, werkwijze Het eerste lid is vernummerd tot 1a en 1b is toegevoegd: 1. a. De oproeping voor een vergadering door de voorzitter vindt elektronisch plaats en wordt, behoudens in spoedeisende gevallen, zo mogelijk voor het weekeinde voorafgaande aan de vergadering aan de leden toegezonden. b. Het seniorenconvent kan voorts worden opgeroepen voor een vergadering indien tenminste een vijfde van het aantal fractievoorzitters waaruit het seniorenconvent bestaat, met opgave van redenen, daarom verzoekt.

Financiële consequenties Omdat in de nieuwe structuur de mogelijkheid bestaat dat burgerraadsleden twee avonden per maand mee kunnen vergaderen in plaats van één avond, zullen de uitgaven aan presentiegelden waarschijnlijk stijgen. Op dit moment is nog geen goede inschatting te maken over de financiële consequenties hiervan. Vervolgtraject / communicatie Na vaststelling wordt dit besluit bekendgemaakt.

Het presidium van de gemeente Horst aan de Maas, De voorzitter, {HAND1}

De griffier, {HAND}

drs. R.F.I. Palmen

mr. R.J.M. Poels