14d Bijlage 2 Brief aanbevelingen onderzoek samenspel def (Geanonimiseerd)
Tekst van het document
Rekenkamer
Aan
het
college
van
Datum
18
Contactpersoon
burgemeester
april
Nol
Horst
aan
de
Maas
en
ambtelijke
wethouders
en
2025 Drunen
van
(geanonimiseerd) E-mail Mecentrumdepoort.nl Bijlage(n)
1.
Aanbevelingen
IL.
Rapport
onderzoek
samenspel raad, college
organisatie Onderwerp
Aanbiedingsbrief onderzoeksrapport
vaststelling
en
aanbevelingen
Geachte college,
Hierbij
zend
tussen
de
ik
het
definitieve
het
college
u
raad,
onderzoeksrapport ook
zijn
vindt
u
de
heeft
reacties
bovendien
opgesteld,
afzonderlijk
bevindingen
en
conclusies
het
onderzoeksrapport.
we,
Keuze
het
De
van
als
rekenkamer, de
en
uitvoering
vooruitkijken
naar
college. en
heeft
vlak
de
na
gesprekken
ambtelijke organisatie
belang
dat
onderzoek
hieraan
in de
het
naar
overweging
benoeming
Goed
van
kwaliteit
heeft dan
hiervan de
en
het
het
tussen
politieke ook
keuze
bij
zijn Zie
het
van
de
gehecht,
tussen
raad
raad, college
en
aan
er, ondanks
viel
samenspel.
Met
een
het
en
raad, college
toekomst.
Gelet
heeft de rekenkamer
op
de
doelmatigheid
op
lokaal
onderzoek
zou
in
en
De
op de effectiviteit
reeds genomen
het
een
ambtelijke organisatie
uitwerking
vertegenwoordiging
te verbeteren
worden.
de
voor
de
van
samenspel
uitdaging
belangrijke
gesprekken dit
leden
bestuurlijke (besluitvormings)proces.
en
een
democratische
aan
haar
van
samenspel draagt bij
bleek dat
kunnen
onderzoek,
vertegenwoordigers
werd
verkennende
gegeven
op de
stilstaan
moeizame als
voren
gesprekken
samenspel
genomen.
met
kwam naar
doeltreffendheid
het bestuur
terugblikken
het
Bijgevoegd
de toekomst.
kennismakingsgesprekken gevoerd alle
u
II.
rekenkamer
onderwerp
rekenkamer
In
met van
in
bijlage
en
aanbevelingen
brief willen
en
toegevoegd
de
In
uitkomsten
conclusies Zie
I.
onderzoeksonderwerp
samenspel
door
bijlage deze
het
dit definitieve
verwerkt.
van
geledingen
haar
In
die
basis
op
de drie
inzake
toe
ambtelijke organisatie.
het onderzoeksbureau
van
de
onderzoeksrapport de
en
van
niveau.
Uit de
stappen,
nog
veel
impuls
aan
hier
een
Uitvoering van het onderzoek U bent gedurende de uitvoering van het onderzoek geïnformeerd over de voortgang. Begin augustus 2024 hebben wij laten weten dat het onderzoek vertraging opliep en gedurende de zomer gepauzeerd is. Om het onderzoek voort te kunnen zetten zijn er nadere afspraken gemaakt met de gemeentesecretaris en het college in het bijzijn van de griffier. Als gevolg van de vertraging en de gemaakte afspraken zijn aanpassingen gedaan in de oorspronkelijke onderzoeksopzet- en planning. Hierover bent in u september 2024 geïnformeerd. Het voorlopige onderzoeksrapport is op 11 maart 2025 aangeboden voor ambtelijk wederhoor. De ontvangen reacties zijn door het onderzoeksbureau verwerkt. Op 13 april is het definitieve onderzoeksrapport door Hiemstra en de Vries vastgesteld. Uitkomsten van het onderzoek De hoofdvraag die in dit onderzoek centraal staat luidt als volgt: Welke stappen zijn gezet om te komen tot een beter samenspel tussen gemeenteraad , college en ambtelijke organisatie en zijn deze stappen effectief gebleken? Deze vraag is aan de hand van een viertal deelvragen onderzocht. We volstaan hier met een samengevatte weergave van de hoofdconclusie uit het rapport. De onderzoekers hebben vastgesteld dat er diverse stappen zijn gezet om de samenwerking te verbeteren , die in het rapport ook worden benoemd.
De onderzoekers geven echter aan dat de stappen die worden ondernomen – kort gezegd – samenhang missen. Er is sprake van losstaande zetten , die niet voortkomen uit een gedeelde basis (samenwerkingsafspraken of een uitvoeringsprogramma). Structurele verbetering is daarmee onvoldoende geborgd. Dit maakt de verbeteringen volgens de onderzoekers broos. Er is een risico dat indien de druk toeneemt , er terug wordt gevallen in oude patronen. De effectiviteit van de ondernomen stappen wordt daarmee in twijfel getrokken. Aanbevelingen om tot een beter samenspel te komen Gelet op de bevindingen en conclusies uit het rapport komt de rekenkamer tot het oordeel dat de ondernomen stappen om te komen tot een beter samenspel onvoldoende effectief zijn. De rekenkamer wil er niet aan voorbij gaan dat in dit onderzoek sprake is van (beschrijvingen van) subjectieve belevingen van de verschillende geledingen van de gemeente Horst aan de Maas. Hiermee wordt aangetoond dat het een complexe situatie is en dat niet iedereen eenzelfde beeld heeft. Wel blijkt uit de ervaringen die worden gedeeld dat er in algemene zin weinig tevredenheid bestaat over de samenwerking , in het bijzonder naarmate verder wordt teruggekeken in de tijd. Dit heeft ook invloed gehad op de
onderlinge relaties. 1 Het is belangrijk te benadrukken dat een goede onderlinge relatie tussen alle betrokkenen essentieel is voor samenwerking , vooral in een (lokale) politiek-bestuurlijke context. Politieke verschillen kunnen de samenwerking bemoeilijken , het ontwikkelen van wederzijds respect en vertrouwen is daarom cruciaal. Alleen met sterke onderlinge relaties kan men namelijk effectief samenwerken , ook wanneer men het niet altijd eens is. Dit vraagt om een cultuur van openheid , communicatie en reflectie. Dus blijf initiatieven nemen om de relaties goed te houden en waar nodig te verbeteren. Gezamenlijke doelstellingen en procedures kunnen daarbij een houvast bieden en behulpzaam zijn. Om richting te geven bij het verder verbeteren van het samenspel en de effectiviteit van stappen die worden gezet te borgen worden door de rekenkamer vier aanbevelingen gedaan. Deze zijn in bijlage I opgenomen.
Graag vernemen wij uw (bestuurlijke) reactie op de conclusies van Hiemstra en De Vries en op de aanbevelingen van de rekenkamer binnen vier (werk)weken na dagtekening van deze brief , d. w. z. 20 mei 2025. Indien dit niet haalbaar blijkt dan graag vooraf overleg in verband met onze vervolgafspraken , betreffende het rapport. Indien u nog een nadere toelichting wenst zijn we daartoe gaarne bereid. Met vriendelijke groet ,
Nol van Drunen Voorzitter rekenkamer Horst
aan
de Maas
1 Binnen de gemeente Horst aan de Maas is afgelopen jaar het nodige gebeurd. In de afgelopen periode hebben zich wethouders terug getrokken en zijn er afsplitsingen van fracties geweest. Dit maakt het moeilijk om een goede samenwerking tot stand te brengen.
Bijlage I
Aanbevelingen
Het samenspel tussen raad , college en ambtelijke organisatie in Horst aan de Maas staat onverminderd onder druk. Ondanks gezamenlijke ambities en inspanningen zijn structurele verbeteringen nog broos en kwetsbaar voor terugval in oude patronen. De ondernomen stappen zijn onvoldoende effectief gebleken , mogelijk mede door de instabiele situatie. Er is meer inspanning en eenduidige sturing nodig , waarbij het college deze rol zou kunnen oppakken en het proces dient te faciliteren. Het college draagt ook de verantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie. De organisatie ondersteunt het college in haar bestuurlijke rol en taak. Het college is aan zet om het verbeteren van de samenwerking aan te sturen en hier samen met de raad invulling aan te geven. De volgende aanbevelingen bieden concrete handvatten om de samenwerking te versterken en te verankeren in de bestuurlijke praktijk. 1. Maak schriftelijke integrale samenwerkingsafspraken (college) Het college wordt geadviseerd om met de raad integrale schriftelijke samenwerkingsafspraken te maken. Afspraken over de kwaliteit van de informatievoorziening (tijdigheid , volledigheid , juistheid , begrijpelijkheid) aan de raad , de gewenste bestuurscultuur , de bestuurlijke samenwerking (rol- en taakverdeling) , besluitvormingsprocedures en een visie op leren en evalueren dienen hiervan deel uit te maken.
Het bestuur behartigt hierin mede de belangen van de ambtelijke organisatie. De rekenkamer geeft in overweging om aan de afspraken concrete acties te verbinden en op de voortgang van deze acties te sturen in een programma- of projectorganisatie. Dit biedt houvast voor rolduidelijkheid en legt een basis voor het vertrouwen in het verbeteren van het bestuurlijk samenspel. 2.
Versterk het collegiaal bestuur (college) Binnen een collegiaal bestuur bestaat inherente spanning tussen de individuele rol van de wethouders en burgemeester en het college als geheel. Om te voorkomen dat deze spanning de effectiviteit van het bestuur aantast is het van belang om een cultuur te stimuleren waarin informatie actief gedeeld wordt , besluiten gezamenlijk worden gedragen en het College als één bestuur naar buiten treedt. Ook hier vormt de basis het opstellen van heldere afspraken over de wijze waarop onderlinge afstemming en besluitvorming plaatsvindt , hoe men elkaar ondersteunt en hoe vorm wordt gegeven aan periodieke reflectie op de samenwerking. Te denken valt aan een periodieke vorm van intervisie.
3.
Versterk de rol van de raad als politiek opdrachtgever (college) Het college wordt geadviseerd om met de raad structureel het gesprek te blijven voeren over de invulling van de kaderstellende rol. Dit kan door middel van
strategische sessies op specifieke thema’s , waarin de raad actief wordt betrokken bij de richtinggevende keuzes. 4.
Ontwikkel een leerprogramma voor de raad (griffier en raad) Ondersteun de raad bij de wijze waarop deze haar rollen invult door een op maat gemaakt leerprogramma. Heb daarbij aandacht voor besturen in een politiek-bestuurlijke context en de kwaliteit van het (politieke) debat. In het versterken van de rol van de raad speelt de griffie een onmiskenbare rol , betrek deze in het leerprogramma. Daarnaast is het van belang dat de raadsfracties zelf hier ook aandacht voor hebben in hun eigen opleidings- en trainingsactiviteiten.
5.
Stimuleer een lerende en reflectieve bestuurscultuur (college) Het college wordt geadviseerd om structurele reflectiemomenten te organiseren waarin college , raad én ambtelijke organisatie gezamenlijk terugblikken op de samenwerking en de effectiviteit van bestuurlijke processen. Neem daarin de gemaakte schriftelijke integrale samenwerkingsafspraken over de samenwerking en informatievoorziening als basis. Betrek daarin ook de ervaringen van de raad en ambtelijke organisatie ten aanzien van het collegiaal bestuur. Laat dergelijke reflectiemomenten extern begeleiden.