14a rv Vergaderstructuur

raadsvoorstel onderwerp

Voorstel tot het vaststellen van het proces van besluitvorming van de raad van de gemeente Horst aan de Maas

datum besluit presidium

4 april 2022

bladnummer

2022.062

Agendapunt

14

datum raadsvergadering

10 mei 2022

Behandeld door

R. Poels

Voorstel Het vaststellen van het proces van besluitvorming voor de raad van de gemeente Horst aan de Maas zoals hieronder omschreven. Aanleiding N.a.v. discussies binnen de raad en het presidium over de vergaderstructuur en cultuur van de gemeenteraad Horst aan de Maas is in 2021 een werkgroep uit de raad ingesteld om hier voor de nieuwe raad in de raadsperiode 2022-2026 aanbevelingen te doen. De werkgroep heeft op 25 februari 2022 haar aanbevelingen aan ons presidium kenbaar gemaakt (is bijgevoegd). N.a.v. deze aanbevelingen hebben wij in onze vergadering van 4 april 2022 het volgende voorstel voor het proces van de besluitvorming van de raad geformuleerd. Beoogd resultaat Een besluitvormingsproces waarbij de gemeenteraad om de 4 weken enkel een besluitvormende vergadering heeft en 2 en 3 weken daarvoor een Raadsavond. Tijdens deze raadsavonden wordt o.a. geagendeerd het Burgerpodium, de technische behandeling van de raadsvoorstellen, de ingekomen brieven en de raadsinformatiebrieven, de schriftelijke raadsvragen, en afzonderlijke thema’s. Besluitvormingsproces Het voorstel is om door te gaan met de huidige cyclus met 1 besluitvormende raadsvergadering in de 4 weken op de dinsdagavond . De besluitvormende raadsvergadering is het slotstuk van de 4 wekelijkse cyclus en vindt plaats op de 4e dinsdag.

Daarvoor hebben we in deze 4 weken op de dinsdag nog 2 gelijkwaardige raadsavonden c.q. bijeenkomsten. Gelijkwaardig, dat er in deze geen onderscheid meer wordt gemaakt, in een thema-avond, voorbereidende vergadering, inspiratiesessie, etc. De te agenderen onderwerpen kunnen dus wat betreft doel en behandeling zeer verschillend zijn. Het is daarom van belang om in de agenda helder te duiden wat in deze van de (burger)raadsleden wordt verwacht. Bijvoorbeeld het is alleen informatief of het is een gesprek (inspiratiesessie), of het is opiniërend en/of oordeelsvormend etc. Van te voren worden dan ook duidelijke afspraken gemaakt wat onder de verschillende behandelwijze wordt verstaan. De cyclus ziet er dan als volgt uit: Week 0 : het presidium stelt op maandag de concept agenda’s van de raadsavonden en raadsvergadering van de komende vergadercyclus op en dezen worden op vrijdag in Notubox en op de website geplaatst.

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 - 477 97 77

F 077 - 477 97 50

Week 1: 1e Raadsavond; Op de agenda staat in ieder geval het burgerpodium, waar inwoners ruim de gelegenheid krijgen om zaken in te brengen, die niet op de agenda staan in deze vergadercyclus. Op de agenda staat ook het vragenrecht van de (burger)raadsleden en de beantwoording van schriftelijke raadsvragen. Ook wordt de behandeling van de ingekomen brieven en raadsinformatiebrieven geagendeerd. Dezen worden namelijk altijd direct in Notubox geplaatst, als ze bij de griffie binnenkomen. De (burger)raadsleden hebben hiervan al kennis kunnen nemen, voordat ze door het presidium op de agenda zijn geplaatst. Tenslotte kunnen bepaalde onderwerpen/thema’s op de agenda worden geplaatst, die eerder in een procesnotitie zijn aangekondigd. Het is dan duidelijk is wat de reden van de reden/opzet van de agendering is en wat dan in de vergadering van de (burger)raadsleden wordt verwacht. Tenslotte kunnen op deze avond ook onderwerpen enkel ter informatie en/of inspiratiesessies worden geagendeerd. Week 2: 2e Raadsavond; Op de agenda staan in ieder geval de technische behandeling van de raadsvoorstellen van de raadsvergadering in week 4. Het vragenrecht van de (burger)raadsleden en de beantwoording van schriftelijke raadsvragen wordt wederom op de agenda geplaatst. Indien de agenda het toelaat kunnen ook hier onderwerpen/thema’s (ter informatie) en/of inspiratiesessies worden geagendeerd.

Tenslotte bestaat de mogelijkheid om een onderwerp, dat eerder door een inwoner bij het burgerpodium is ingebracht, ter verdere bespreking te agenderen. Week 3: Vrije avond. Deze wordt meestal door de fracties benut voor de voorbereiding van de raadsvergadering in de 4e week. Week 4: De besluitvormende raadsvergadering. In deze vergadering worden de raadsvoorstellen en de moties vreemd aan de orde van de dag behandeld. Ook kunnen initiatiefvoorstellen en interpellaties geagendeerd worden. Overige bijeenkomsten Buiten deze raadsavonden op de dinsdag zijn er nog 2 andere mogelijke bijeenkomsten. Namelijk: 1 de louter technische behandeling van raadsvoorstellen en (raadsinformatie)brieven. Dit zijn de bijeenkomsten waarin (burger)raadsleden de vragen stellen aan de ambtenaren. Het voorstel is om deze voorafgaand aan de 2 raadsavonden op dinsdag van 18.00 tot 19.00 uur in Teams te laten plaatsvinden. 2 De bijeenkomst die door het college en niet door de raad en/of griffie wordt georganiseerd. Deze bijeenkomsten worden dan ook meestal niet op de dinsdag gehouden. Een voorbeeld is de Webinar, een digitale bijeenkomst waar (alleen) informatie over bepaalde onderwerpen wordt verstrekt. Dit kunnen ook de puur technische besprekingen zijn over grote dossiers met wethouders en ambtenaren. Uiteraard kan dit ook in een fysieke bijeenkomst.

Burgerraadsleden Het voorstel is om de nieuwe vergaderstructuur ook met burgerraadsleden te werken en de bestaande regels hierover te handhaven, zoals dat er per fractie maximaal 5 burgerraadsleden kunnen worden aangewezen. Dit betekent ook dat de raadsavonden uit 27 leden blijven bestaan. De fracties kunnen een maximum aantal burgerraadsleden voor deelname aan de raadsavond aan wijzen, namelijk de helft van het aantal raadszetels. Indien fracties een oneven aantal zetels hebben, wordt (de helft) naar boven afgerond. Zoals voorheen maken de raadsleden plaats voor de deelnemende burgerraadsleden en er kan tijdens de vergadering onderling gewisseld worden. In principe hebben de burgerraadsleden dezelfde rechten en plichten als de raadsleden.

Reglement van Orde Het hierboven omschreven besluitvormingsproces wordt (juridisch) vastgelegd in een Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad. Dit wordt direct na dit raadsvoorstel aan de raad ter behandeling aangeboden. Het huidige Reglement wordt dus aangepast c.q. gewijzigd op de hierboven omschreven (wijziging van) het besluitvormingsproces. Voor het overige blijven het huidig Reglement en de bestaande afspraken grotendeels ongewijzigd. Zo blijven bijvoorbeeld de afspraken rondom het inspreken bij het burgerpodium, de behandeling van de ingekomen (raadsinformatie)brieven en de raadsvoorstellen bestaan. Kanttekeningen De hierboven genoemde aanbevelingen van de werkgroep van 25 februari 2022 gaan niet alleen over de structuur van de vergaderingen, maar ook over de cultuur van de gemeenteraad in zijn vergaderingen . Namelijk de wijze waarop we vergaderen. De manier waarop we met elkaar omgaan, hoe we met het college omgaan en vooral, hoe we met onze agenda omgaan. Dit raadsvoorstel gaat echter alleen over de structuur van onze vergaderingen, niet de cultuur. Hiervoor zullen we nog nadere voorstellen doen. Vervolgtraject / communicatie Indien de raad met het voorgestelde proces akkoord gaat, wordt in deze raadsvergadering van 10 mei 2022 ook het RvO behandeld,. Het voorstel is om deze besluitvormingsstructuur en het RvO per direct in te laten gaan.

De nieuwe wijze van vergaderen wordt per direct gecommuniceerd met de inwoners, het college en de ambtelijke organisatie via de gebruikelijke kanalen.

Het presidium van de gemeente Horst aan de Maas, De voorzitter, {HAND1}

De griffier, {HAND}

drs. R.F.I. Palmen

mr. R.J.M. Poels