13c Bijlage 1 Nota Reserves en Voorzieningen 2022

nota

RESERVES EN VOORZIENINGEN 2022

2

Inhoudsopgave 1. Inleiding ......................................................................................................................................................... 4 2. Wet en regelgeving ........................................................................................................................................ 4 3. Definities, begrippen en kaders ..................................................................................................................... 4 3.1 Reserves ........................................................................................................................................... 4 3.2 Voorzieningen ................................................................................................................................... 5 3.3 Verschillen reserves en voorzieningen ............................................................................................. 6 4. Reserves en voorzieningen in de P&C cyclus ............................................................................................... 6 4.1 Reserves en voorzieningen in de P&C documenten ........................................................................ 6 4.2 Weerstandsvermogen in relatie tot de algemene reserve ................................................................ 7 5.

Beleid en beheer van reserves ...................................................................................................................... 8 5.1 Algemeen .......................................................................................................................................... 8 5.2 Bevoegdheid ..................................................................................................................................... 8 Mandatering ................................................................................................................................................ 8 5.3 Instellingscriteria ............................................................................................................................... 9 5.4 Mutaties op reserves ........................................................................................................................ 9 5.5 Wijzigen doel of bestemming van reserves ...................................................................................... 9 5.6 Opheffen van reserves ..................................................................................................................... 9 6. Beleid en beheer van voorzieningen ...........................................................................................................

10 6.1 Algemeen ........................................................................................................................................ 10 6.2 Bevoegdheid ................................................................................................................................... 10 6.3 Instellingscriteria ............................................................................................................................. 10 6.4 Mutaties op voorzieningen .............................................................................................................. 11 6.5 Wijzigen doel of bestemming van voorzieningen ........................................................................... 11 6.6 Opheffen van voorzieningen ............................................................................................................ 11

3

1. Inleiding Voor de financiële stabiliteit van de gemeente zijn reserves en voorzieningen van groot belang. Daarom zijn hierover regels opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording van gemeenten, het BBV. Dit BBV bevat de wettelijke voorschriften waar de gemeente op het terrein van financiën aan moet voldoen. Onze financiële verordening geeft aan dat de nota reserves en voorzieningen in ieder geval de volgende onderdelen bevat: a. de vorming en besteding van reserves; b. de vorming en besteding van voorzieningen; en c. de rentetoerekening aan reserves en voorzieningen. De Nota reserves en voorzieningen is bedoeld om een kader te stellen voor het beleid en beheer van reserves en voorzieningen. Bij deze nota is een overzicht opgenomen van de reserves en voorzieningen zoals deze zijn opgenomen in de begroting 2022 (bijlage 2). Jaarlijks wordt in de programmabegroting en de jaarstukken het overzicht geactualiseerd.

2. Wet en regelgeving Alle hogere wet- en regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is van toepassing op het beleid van de gemeente. Deze regels zijn niet allemaal herhaald in dit document. In bijlage 3 “Regels over reserves en voorzieningen in het BBV” zijn de artikelen opgenomen uit het BBV die betrekking hebben op reserves en voorzieningen. Door deze nota te beperken tot de eigen gemeentelijke beleidsregels, resteert een overzichtelijke set aan spelregels die in principe ongewijzigd kan blijven bij toekomstige wetswijzigingen. Bij sommige onderdelen zijn de BBV voorschriften ter verduidelijking wel opgenomen.

3. Definities, begrippen en kaders 3.1

Reserves

Reserves behoren tot het eigen vermogen. Het zijn vermogensbestanddelen die via resultaatbestemming zijn ontstaan door bestemming van overschotten of planmatige bestemmingen. Er worden twee soorten reserves onderscheiden (art. 43 BBV); a. De algemene reserves (AR) Dit is een reserve die in principe vrij inzetbaar is, omdat de raad geen bestedingsdoel aan de reserve heeft toegekend. Inzet hiervan heeft echter wel gevolgen voor het weerstandsvermogen. De AR is verder verdeeld in 3 onderdelen; o Algemene reserve basis (ARb); De ARb heeft een minimumniveau op basis van een risicoanalyse voor de benodigde weerstandscapaciteit. De onderbouwing van de beschikbare weerstandscapaciteit staat beschreven paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en rekening. o Algemene reserve onderhanden (ARoh); Hierin zijn de claims opgenomen conform (eerder) genomen raadsbesluit om gemeentelijke beleidsdoelstellingen te realiseren. o Algemene reserve vrij aanwendbaar (ARva); Op dit deel van de AR liggen geen claims. De reserve kan worden ingezet om de gemeentelijke beleidsdoelstellingen te realiseren. b.

De bestemmingsreserves Dit zijn reserves waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven. Deze reserves mogen alleen besteed worden aan de doelen die daaraan door de raad zijn toegekend. De raad kan de bestemming van de reserve ook weer aanpassen.

Daarnaast zijn er ook nog de zogenaamde stille reserves. Deze zijn niet zichtbaar op de balans. Stille reserves vertegenwoordigen het verschil in de waarde van bezittingen in het economisch verkeer en de waarde waarvoor deze bezittingen op de balans zijn opgenomen. De BBV schrijft namelijk voor dat alleen waardering tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs of (duurzaam) lagere marktwaarde is toegestaan. Het is niet toegestaan activa te herwaarderen naar waarde in het economisch verkeer.

4

Dit betekent dus dat stille reserves pas ingezet worden als het betreffende bezit is verkocht. Een inschatting van de omvang van de stille reserves wordt inzichtelijk gemaakt in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarrekening. Eens in de vier jaar wordt beoordeeld wat de omvang van de stille reserves is.

3.2

Voorzieningen

Een voorziening is een apart gezet bedrag op de balans (passief post: schuld) voor voorzienbare lasten in verband met risico’s en verplichtingen waarvan het tijdstip van optreden en/of de omvang per balansdatum niet exact bekend zijn, maar wel redelijkerwijs in te schatten. De uitgave is onvermijdelijk en zal in de toekomst plaatsvinden. Deze verplichting of dit risico moet echter betrouwbaar te schatten zijn, anders mag geen voorziening worden gevormd. In dat geval dient de verplichting of risico te worden opgenomen als “niet in de balans opgenomen verplichtingen”. Risico’s die niet (geheel) door een voorziening worden afgedekt, behoren in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de jaarrekening en begroting te worden opgenomen. Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen (verplichtingen) van de gemeente. Dit betekent dat in tegenstelling tot reserves de vorming, voeding en aanwending van voorzieningen niet vrij is. Tegenover voorzieningen staan namelijk verplichtingen. Daarom is in het BBV specifiek aangegeven in welke gevallen een voorziening moet worden gevormd. Het BBV (artikel 44) schrijft voor dat in de volgende situaties een voorziening gevormd moet worden: a. Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; b.

Op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde verwachte verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. Kosten die in een volgend begrotingsjaar worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren; d. Bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen met een economisch nut waarvoor een heffing wordt geheven; e. Er middelen van derden zijn verkregen die specifiek besteed moeten worden. Uitzondering hierop zijn de ontvangen voorschotbedragen van de van Nederlandse en Europese overheidslichamen voor een specifiek doel, die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren. De voorzieningen, bovenstaand genoemd onder c, kunnen worden gevormd om lasten van groot onderhoud gelijkmatig te verdelen over meerdere begrotingsjaren. In de voorziening mogen dus geen lasten worden opgenomen die betrekking hebben op regulier jaarlijks onderhoud of investeringen. Deze voorziening kan alleen door de raad worden vastgesteld en gevoed op basis van een recent beheerplan. Dit betekent dat alleen kosten waar rekening mee is gehouden bij het vormen van de voorziening, uit de voorziening gedekt worden. Het is dus geen “potje” dat ingezet kan worden als dit uitkomt.

Bij de jaarrekening beoordelen we de toereikendheid van de voorziening. De accountant ziet ook toe op een juiste beoordeling. Wanneer de voorziening te hoog is valt, is er vrijval ten gunste van de exploitatie. Als de voorziening te laag is, moeten we bijstorten ten laste van de exploitatie. Een voorziening mag niet negatief zijn. Indien een gemeente besluit tot het vormen van onderhoudsvoorzieningen, dan stelt het BBV een recent beheerplan als eis. Een beheerplan is van belang om de omvang van de voorziening te bepalen die nodig is om het toekomstig groot onderhoud te kunnen bekostigen. De commissie BBV verstaat onder ‘recent’ een beheerplan van maximaal vijf jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar. Deze vijf jaar dient minimaal te worden gehanteerd als richttermijn waar gemotiveerd van kan worden afgeweken. Een gemotiveerde afwijking houdt in dat deze motivatie is geautoriseerd door de raad en verantwoord is in de paragraaf ‘Onderhoud kapitaalgoederen’ van de begroting en de jaarstukken. Binnen deze vijf jaar bestaat wel de verplichting om het beheerplan tussentijds bij te stellen als het beheerplan in belangrijke mate niet meer aansluit bij de actuele situatie van de staat van onderhoud. In de motivatie moet tevens worden aangegeven welke maatregelen er worden genomen om achterstallig onderhoud te voorkomen.

In de financiële verordening is vastgelegd dat één maal per vier jaar wordt beoordeeld of de beheerplannen moeten worden geactualiseerd.

5

3.3

Verschillen reserves en voorzieningen

In de onderstaande tabel zijn de belangrijkste verschillen tussen reserves en voorzieningen weergegeven.

Verschillen tussen reserves en voorzieningen Kenmerk

Reserves

Voorzieningen

Onderdeel van

Eigen vermogen

Vreemd vermogen

Bevoegdheid

Raad (beleid): instellen en beschikken

College is bevoegd (instellen en beschikken), tenzij er sprake is van een bestuurlijke afweging. Dan is de raad bevoegd. Bijvoorbeeld bij een onderhoudsvoorziening

Onderbouwing financieel

Gewenst, niet wettelijk verplicht

Verplicht

Wijziging bestemming etc.

Mutaties

Vrij; de raad bepaalt de aanpassingen in Gebonden; alleen voor betreffende doel aan te wenden een reserve Resultaat bestemming: Resultaat bepaling:

Het resultaat van baten en lasten leidt tot een mutatie op de reserve.

De storting in een voorziening komt ten laste van de exploitatie. Dit is een last voor de exploitatie. Met uitzondering van de egalisatievoorzieningen. Hiervoor geldt dat het saldo in de exploitatie met de betreffende voorziening wordt verrekend.

Directe mutaties zijn niet toegestaan, maar lopen altijd via de exploitatie (resultaat van baten en lasten).

Onttrekkingen aan voorzieningen moeten verplicht rechtstreeks via de voorziening lopen. Met uitzondering van de egalisatievoorzieningen. Hiervoor geldt dat het saldo in de exploitatie met de betreffende voorziening wordt verrekend.

Raadsbesluit is vereist tenzij aparte regels zijn afgesproken Mutaties tot maximaal de geraamde bedragen, tenzij anders door de raad besloten

Geen raadsbesluit nodig

4. Reserves en voorzieningen in de P&C cyclus 4.1

Reserves en voorzieningen in de P&C documenten

Kadernota De kadernota geeft inzicht in het kaderstellende en financiële beleid en uitgangspunten die meegenomen moeten worden in de komende meerjarenbegroting. Om een integraal beeld te kunnen vormen wordt op dat moment ook beoordeeld of met nieuwe ontwikkelingen, nieuwe reserves of voorzieningen gevormd moeten worden of dat eventuele tekorten gedekt kunnen worden uit de reserves. Programmabegroting Bij het opstellen van de meerjarenbegroting worden de reserves en voorzieningen integraal beoordeeld en worden de meerjarige ramingen van uitgaven en inkomsten geactualiseerd. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de noodzaak voor het aanhouden van de reserve, de omvang en de ontwikkeling van de reserves en voorzieningen. Daarnaast wordt gekeken of het noodzakelijk is om nieuwe reserves of voorzieningen te vormen. Mutaties in reserves vereisen de vaststelling door de raad, tenzij de raad dit heeft gemandateerd. De raad keurt met het vaststellen van de begroting de voorgenomen onttrekkingen en stortingen in de reserves goed. Indien wordt voorgesteld om een nieuwe reserve of voorziening in te voeren dan wordt bij het betreffende raadsvoorstel een reserve- of voorzieningenblad (bijlage 4) opgenomen. Hierop staat alle benodigde informatie over de nieuwe reserve of voorziening.

Via een apart beslispunt wordt de raad gevraagd een besluit te nemen voor de instelling van de nieuwe reserve of voorziening. Ook het aanpassen of opheffen van een reserve of voorziening vindt plaats met een apart beslispunt in het raadsbesluit.

6

1e en 2e bijstelling van de begroting Tussentijdse wijzigingen op reserves en voorzieningen worden gerapporteerd in de 1 e of 2e bijstelling van de begroting of in een separaat raadsvoorstel. Na goedkeuring door de raad wordt de begroting hierop aangepast. Jaarrekening In de jaarrekening wordt in de toelichting op de balans per reserve en voorziening het verloop van het jaar weergegeven. Daarnaast wordt de aard en reden van elke reserve en voorziening en de toevoegingen en onttrekkingen toegelicht (art. 54 BBV). Per reserve en voorziening wordt in de jaarrekening een overzicht opgenomen waaruit het volgende blijkt; o het saldo aan het begin van het begrotingsjaar; o de toevoegingen en onttrekkingen bij het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening; o de vermindering in verband met afschrijven op activa waarvoor een specifieke bestemmingsreserve (reserve kapitaallasten) is gevormd; o saldo aan het einde van het begrotingsjaar; o de opbouw en de maximale omvang; o de mandatering. Door vaststelling van de jaarrekening door de raad vindt vaststelling plaats van de gerealiseerde onttrekkingen uit, en stortingen in reserves en voorzieningen. Het daadwerkelijk opheffen van een reserve of voorziening zal veelal plaatsvinden bij de jaarrekening.

4.2

Weerstandsvermogen in relatie tot de algemene reserve

Het weerstandsvermogen is te definiëren als “het vermogen van de gemeente om financiële risico’s op te kunnen vangen om haar taken voort te kunnen zetten”. Om de hoogte van dit vermogen te bepalen mogen alle vrij besteedbare reserves, de post onvoorzien, de onbenutte belastingcapaciteit en de stille reserves meegenomen worden. De overige reserves worden niet meegenomen in de bepaling van het weerstandsvermogen omdat hier een bestemming op ligt. In de “nota risicomanagement & weerstandsvermogen 2019” is gesteld dat alleen de Algemene Reserve Basis” wordt meegenomen bij het bepalen van de hoogte van het weerstandsvermogen. In die nota is tevens bepaald dat de ratio voor het weerstandsvermogen tussen 1,0 en 1,4 moet liggen. Deze norm classificeert de provincie met “voldoende”. Om te bepalen in hoeverre het weerstandsvermogen toereikend is, wordt de ratio weerstandsvermogen als volgt berekend; Beschikbare weerstandscapaciteit Ratio weerstandsvermogen = Benodigde weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit is gelijk aan verstaan we de middelen en mogelijkheden die de gemeente heeft om onverwachte, niet begrote kosten te kunnen dekken. Dit is alleen de ARb. Deze reserve wordt niet voor andere doeleinden gebruikt. Voor de benodigde weerstandscapaciteit inventariseren we de algemene risico’s.

We gaan we er van uit dat de risico’s zich nooit allemaal tegelijk en in de volledige omvang voordoen. De benodigde weerstandscapaciteit is daarmee niet gelijk aan het totaal van alle risico’s, maar wordt berekend met een inschatting van de kans dat het risico zich voordoet en wat de omvang van het risico is. Daarnaast is in de Nota risicomanagement & weerstandsvermogen vastgesteld dat we 90% zekerheid willen hebben dat het beschikbare weerstandsvermogen toereikend is om de risico’s af te dekken. Naast de algemene risico’s, zijn er risico’s met betrekking tot grondexploitaties. Om deze risico’s op te kunnen vangen is er de Algemene Reserve Grondexploitaties (ARGE). In de huidige Nota Grondbeleid (vastgesteld op 20 september 2016) is de ondergrens van deze reserve gesteld op 1,7 miljoen en de bovengrens op € 2,7 miljoen.

7

5. Beleid en beheer van reserves 5.1

Algemeen

De raad heeft beleidsvrijheid in de omgang met reserves. Er zijn geen wettelijke restricties voor de gemeenteraad om reserves in te stellen, op te heffen of de bestemming ervan te wijzigen. De regelgeving met betrekking tot reserves in het BBV is hoofdzakelijk beperkt tot definities en de wijze van rapporteren in begroting en jaarrekening. Reserves kunnen nuttig zijn om, als het saldo dit toelaat, eenmalig middelen te reserveren voor een tijdelijke activiteit of doel. Een reserve kan ook functioneel zijn om overmatige schommelingen in de baten en lasten te egaliseren. Het gemeentelijk uitgangspunt bij reserves is het zoveel mogelijk beperken van (bestemmings)reserves, zowel qua aantal als qua omvang. Voorkomen moet worden dat onnodig middelen worden vastgelegd waarvoor een andere bestemming mogelijk is. Bij het gebruik van een bestemmingsreserve bestaat het risico dat de begroting in de toekomst zwaarder belast wordt als een reserve is uitgeput terwijl de activiteit door blijft gaan. De kosten moeten dan in de exploitatie worden opgevangen. Reserves mogen niet negatief zijn; Negatieve bestemmingsreserves zijn volgens het BBV niet toegestaan. In feite zijn het geactiveerde tekorten die aan de passivazijde van de balans worden opgenomen. Negatieve bestemmingsreserves passen per definitie niet bij de aard en de beoogde betekenis van reserves: een “spaarpot”.

Het is theoretisch wel mogelijk dat een situatie ontstaat, waarbij sprake is van een negatieve AR. Hiermee wordt bedoeld dat de omvang van de totale reservepositie van de gemeente onvoldoende van omvang is om een rekeningtekort te dekken. Het moge duidelijk zijn dat dit onwenselijk is. Ook het provinciaal toezichtkader stelt dat wanneer de AR negatief wordt, de gemeente deze negatieve stand van de AR binnen de termijn van de meerjarenraming moet wegwerken. Lukt dit niet, dan wordt een gemeente onder preventief toezicht geplaatst. Is de negatieve stand ontstaan ten gevolge van verliezen op de grondexploitatie, dan kan de toezichthouder de gemeente toestemming geven dit tekort in een langere periode dan 4 jaar te saneren.

5.2

Bevoegdheid

De gemeenteraad besluit tot het instellen en opheffen van reserves (budgetrecht van de raad). Het instellen vindt zo veel mogelijk plaats bij de kadernota of begroting.

Mandatering Algemene Reserve onderhanden; In deze reserve zijn middelen opgenomen voor werkzaamheden die uitgevoerd worden conform eerder genomen besluiten door de raad. Om te voorkomen dat tijdens de uitvoering voor elke aanwending gedurende het jaar een raadsbesluit moet worden gehaald, is het college gemandateerd middelen uit deze reserve in te zetten voor de werkzaamheden waar de raad de middelen voor beschikbaar heeft gesteld. Bestemmingsreserves; De raad mandateert het college om onttrekkingen van incidentele aard tot een bedrag van € 50.000 per geval ten laste van een bestemmingsreserve te brengen zonder dat voorafgaand specifiek raadsbesluit nodig is, tenzij anders vastgesteld. In het eerst volgend P&C document rapporteert het college hierover. De onttrekking moet besteed worden aan het doel waarvoor de bestemmingsreserve is bedoeld. Voor de bestemmingsreserve “Strategische aan- en verkopen” blijft het mandaat van het college gehandhaafd voor de volgende zaken: o Dekking van de eventueel benodigde afboeking van een onrendabel deel van een strategische aankoop, na inbreng in een project; o Dekking van de afboeking van de waarde van vastgoed bij sloop of bij verkoop tegen een lagere prijs; o Dekking van de afboeking van (een deel van) de waarde van vastgoed of gronden indien de beoogde ontwikkeling niet doorgaat.

Strategische aankopen boven € 500.000 worden vooraf met het seniorenconvent besproken. Voor de bestemmingsreserve “Gebiedsontwikkeling de Peelbergen” blijft het mandaat van het college gehandhaafd om uitgaven te doen tot € 100.000.

8

5.3

Instellingscriteria

Het instellen van reserves dient bij raadsbesluit plaats te vinden. In het verzoek aan de raad om een reserve in te stellen moet worden aangegeven: o de naamstelling van de reserve; o de reden waarom gekozen wordt voor een reserve; zijn er bijvoorbeeld andere opties mogelijk en waarom is daar niet voor gekozen? o het beleidsdoel waarvoor de reserve wordt gevormd; o de gewenste of noodzakelijke, minimale en/of maximale omvang, inclusief onderbouwing. o de onderbouwing van stortingen en onttrekkingen; o mandatering; o de einddatum (indien mogelijk). Voor het instellen van bestemmingsreserves gelden de volgende aanvullende specifieke criteria: o Voor het instellen geldt een minimumniveau van € 100.000, tenzij de raad anders besluit. Indien de reserve na instelling onder het minimumniveau van € 100.000 daalt, dan blijft de reserve in stand tot het beleidsdoel of einddatum is bereikt, tenzij de gemeenteraad anders besluit. o Aan reserves wordt geen rente toegerekend

5.4

Mutaties op reserves

Bij de begroting wordt inzicht gegeven in de stand en de ontwikkeling van de reserves. De raad staat met het vaststellen van de begroting de voorgenomen onttrekkingen en stortingen in de reserves toe (budgetrecht van de raad). In beginsel kunnen alleen incidentele uitgaven worden gedekt uit de reserves. Indien het saldo van de begroting negatief is, dan wordt dit in eerste instantie aangevuld met middelen uit de ARva. Tussentijdse wijzigingen in reserves worden gerapporteerd via de 1e of 2e bijstelling of specifieke raadsvoorstellen, waarbij de begroting wordt aangepast. De besluitvorming hierover moet in de loop van het begrotingsjaar plaatsvinden tot uiterlijk 31 december. In de realisatie (jaarrekening) vinden in eerste instantie mutaties in de reserves alleen plaatsvinden tot maximaal het bedrag dat door de raad is goedgekeurd, tenzij de raad het college heeft gemandateerd. Uitzondering hierop vormen de egalisatiereserves. Hierbij worden stortingen en onttrekkingen op basis van werkelijkheid verricht. In de jaarrekening worden de stortingen in en onttrekkingen uit reserves afzonderlijk inzichtelijk gemaakt. Bedragen die niet zijn besteed maar wel geraamd worden niet onttrokken aan de bestemmingsreserves.

Mutatie reserve onderhanden Bij de jaarrekening worden middelen die in het boekjaar (t) niet zijn gebruikt en nodig zijn om in het volgend jaar (t+1), met een raadsbesluit, via de ARoh overgeheveld naar het volgende jaar. In het volgende jaar (t+1) worden deze middelen geheel geboekt als beschikbaar budget en verantwoord in de lopende exploitatie van dat jaar. Als aan het einde van dat jaar (t+1) de middelen niet zijn besteed, dan vallen deze in principe geheel vrij ten gunste van het resultaat tenzij deze middelen wederom beschikbaar moeten blijven. Bij de jaarrekening kunnen de middelen dan met een raadsbesluit, wederom via de ARoh worden overgeheveld naar het volgende jaar (t+2). Op deze wijze worden alle budgetoverheveling eenduidig en transparant verwerkt. Specifieke budgetten met een bepaald bestedingsdoel kunnen dus met instemming van de raad meerjarig op transparantie wijze worden overgeheveld.

5.5

Wijzigen doel of bestemming van reserves

Het wijzigen van het doel of bestemming van de reserve kan altijd door de raad worden gewijzigd. Deze wijziging vindt plaats door middel van een raadsbesluit.

5.6

Opheffen van reserves

Als het doel waarvoor de reserve is ingesteld of de vastgestelde einddatum wordt bereikt, dan wordt de reserve opgeheven. Hierbij wordt rekening gehouden met de eventueel dan nog bestaande (financiële) verplichtingen. Opheffen vindt middels raadsbesluit plaats. De vrijvallende middelen worden via resultaatbestemming toegevoegd aan de ARva. Als een verlenging van de reserve noodzakelijk is, dan moet dit met een raadsbesluit. Heroverweging van reserves vindt jaarlijks plaats bij de kadernota, begroting en jaarrekening.

9

6. Beleid en beheer van voorzieningen 6.1

Algemeen

De omvang van voorzieningen dient dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Overen onderdekking zijn in principe niet toegestaan. Indien sprake is van een schatting van de onderliggende verplichting of het risico, dan moet deze schatting betrouwbaar zijn. Dit hangt samen met de eisen die aan de getrouwheid van een jaarrekening worden gesteld. Het is niet toegestaan om de vorming van een voorziening voor bestaande verplichtingen achterwege te laten op grond van bijvoorbeeld beleidsmatige overwegingen. Bij voorzieningen is ook sprake van voorzieningen voor dubieuze debiteuren en verliesvoorzieningen grondexploitaties. Dit zijn voorzieningen die op basis van het BBV (presentatie technisch) verplicht in mindering moeten worden gebracht op het totale debiteurensaldo c.q. de boekwaarde van de grondexploitaties (activazijde van de balans). Dit staat verder toegelicht in hoofdstuk 3 “financieel beleid” van de financiële verordening. Voorzieningen worden gevormd ten laste van het betreffende taakveld in de exploitatiebegroting. Vorming van voorzieningen telt daarom ook mee in het resultaat voor bestemming. De aanwendingen komen rechtstreeks ten laste van de voorziening. Dit in tegenstelling tot reserves. Een uitzondering hierop is een bijdrage van derden voor investeringen, zoals bij riolen en afval.

Hier worden de bedragen die in de voorziening zijn opgenomen als baat op het actief opgenomen. Voorzieningen mogen niet negatief zijn.

6.2

Bevoegdheid

De gemeenteraad besluit tot het instellen en opheffen van voorzieningen. Door het verplichtende karakter van de voorzieningen heeft de raad hierbij echter weinig speelruimte. Dit met uitzondering van de voorzieningen om de lasten van groot onderhoud gelijkmatig te verdelen (onderhoudsvoorzieningen). Formeel dient de raad de betreffende lasten in de begroting echter wel te autoriseren. De gemeenteraad besluit tot toevoegingen aan voorzieningen via de vaststelling van de programma’s van de begroting en/of de jaarrekening. Door het verplichtende karakter van de uitgaven heeft het college de bevoegdheid uitgaven ten laste van de voorziening te doen, indien de uitgave voldoet aan het doel van de voorziening.

6.3

Instellingscriteria

Het instellen van voorzieningen vindt plaats op grond van de artikel 44 van het BBV. In paragraaf 4.2 is toegelicht in welke gevallen een voorziening moet worden gevormd. Dit houdt in dat noodzakelijk te vormen voorzieningen ook daadwerkelijk gevormd moeten worden, ongeacht of de raad hiertoe vooraf heeft besloten. Vanwege het verplichte karakter van het vormen van de voorziening is er geen ondergrens voor de nieuw te vormen voorziening. Voorzieningen ter egalisatie van lasten van groot onderhoud worden uitsluitend bij raadsbesluit ingesteld, omdat aan dergelijke voorzieningen beleidskeuzes ten grondslag liggen (bijvoorbeeld ten aanzien van het onderhouds- en kwaliteitsniveau). Per voorziening kunnen de beleidskeuzes verschillen. De gemeenteraad stelt jaarlijks budget beschikbaar om de betreffende kwaliteitsniveaus te kunnen handhaven. De door de gemeenteraad besloten beleidskeuzes komen tot uitdrukking in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Over de vorming van voorzieningen ter dekking van verplichtingen en verliezen, risico’s en bijdragen van derden wordt de raad geïnformeerd en vindt aanpassing van de begroting plaats in het eerst volgende P&C document.

Per voorziening moet, voor zover van toepassing, aangegeven worden: • de naamstelling van de voorziening; • De reden van instelling; • het doel waarvoor de voorziening wordt gevormd; • Van elke voorziening moet een financiële onderbouwing aanwezig zijn in de vorm van een actueel beheerplan. • de omvang en de wijze van stortingen en bestedingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan. • noodzakelijkheid rentetoevoeging en de bepaling van de rente (indexatie); Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn op basis van het BBV niet toegestaan. De noodzakelijke

10

hoogte van de voorziening wordt jaarlijks geactualiseerd. In de jaarrekening wordt de hoogte van de voorziening dan aangepast. In die situatie is de (rente)toevoeging feitelijk opgenomen (verdisconteerd) in de totale aanpassing van de voorziening. Wanneer voorzieningen met de methode van contante waarde in de balans van de gemeente zijn gewaardeerd, zal wel jaarlijks een toevoeging aan de voorziening moeten plaatsvinden voor het percentage (disconteringsvoet) waartegen de voorziening contant is gemaakt. Deze (rente)toevoeging is een last voor de exploitatie. Deze (rente)last moet in de begroting worden geraamd. • de verwachte looptijd.

6.4

Mutaties op voorzieningen

Toevoegingen aan en onttrekkingen uit de voorziening zijn gebaseerd op de noodzakelijke omvang van de voorziening. Stortingen in de voorziening zijn een last voor de exploitatie. De onderhoudslasten moeten direct ten laste van de voorziening worden gebracht. Deze lasten mogen niet via de exploitatie worden geboekt. Indien voorzieningen zijn gevormd om een gelijkmatige verdeling van lasten over begrotingsjaren te bewerkstelligen, dan dienen actuele beheerplannen of (meerjaren)berekeningen aanwezig te zijn. Als de achterliggende verplichting, het verlies (artikel 44 lid 1a BBV), risico (44 lid 1b BBV), of specifieke besteding (44 lid 2 BBV),van voorzieningen vervalt, dan moet het college de voorziening opheffen en vrij laten vallen in de jaarrekening ten guste van de exploitatie.

6.5

Wijzigen doel of bestemming van voorzieningen

Vanwege het verplichte karakter kan het doel of de bestemming van een voorziening niet wijzigen.

6.6

Opheffen van voorzieningen

Voorzieningen worden door het college opgeheven als de verplichting of het risico waarvoor de voorziening is gevormd niet meer actueel is. Zoals gezegd wordt dit bepaald door het verplichtende karakter in het BBV. Indien de voorziening echter is gevormd om een gelijkmatige verdeling van lasten over de begrotingsjaren te bewerkstelligen, dan moet de gemeenteraad hierover een beslissing te nemen; bijvoorbeeld als een actueel beheerplan ontbreekt.

11