12d NIET AANGENOMEN Motie communicatie burgers met gemeente moet beter

NIET AANGENOMEN

Al jaren is de communicatie van de gemeente met haar burgers slecht. Of het nu gaat om mensen die informatie willen hebben, of om mensen die een brief schrijven. Of het nu gaat om Jan met de pet of een gemeenteraadslid wat informatie wil, informatie is vaak onder de maat, geen goede kwaliteit en komt zelden op tijd. Wij , als SP, hebben hier al heel vaak aandacht voor gevraagd, maar wij zien geen enkele verbetering. Schriftelijke raadsvragen worden veel te laat beantwoord. We leven in een digitaal tijdperk waarin ieder zichzelf respecterende organisatie kan aangeven waar een brief in de organisatie “hangt”. Desondanks verdwijnen in Horst aan de Maas brieven van burgers in de la van een ambtenaar en niemand die daar van weet en ga zo maar door. Het zijn al lang geen incidenten meer en het is te gek voor woorden dat taken van een ambtenaar niet overgenomen kunnen worden door een collega. Hiermee maakt de organisatie zich veel te kwetsbaar en, erger nog, doet ze haar burgers en besluitvormingsproces tekort.

Reden voor de SP om dan maar een motie in te dienen om het college te dwingen zich te houden aan zijn eigen afspraken met de burgers van Horst aan de Maas én om deze afspraken aan te scherpen Motie vreemd aan de orde van de dag Onderwerp: communicatie met alle burgers in Horst aan de Maas moet beter De raad van de gemeente Horst aan de Maas, in vergadering bijeen op 23 maart 2021 Constaterende dat: - Burgers brieven schrijven aan gemeenteraad of college; - Deze brieven pas op een laat moment geagendeerd worden voor de raadsvergadering; - Gesprekken met burgers niet standaard vastgelegd worden; - Er ook geen afspraken/besluitenlijst wordt gemaakt van gesprekken met burgers; - Er geen systeem is dat burgers voorziet van een ontvangstbevestiging waarin ook de uiterste datum van afdoening wordt genoemd; - Informatie op oneigenlijke gronden niet openbaar is; - Er bij het opvragen van stukken soms gewoon geen stukken te vinden zijn Overwegende dat - Het door deze werkwijze veroorzaakt wordt dat gemeenteraadsleden pas op een (te) laat tijdstip inzage krijgt in de brieven die burgers sturen; - De actualiteit hiermee niet gediend wordt en er geen actuele discussies gevoerd kunnen worden in de raadszaal; - Het voor alle burgers op deze manier moeilijk wordt om zaken te agenderen op het moment dat zij nog actueel zijn; - Een archief van de gemeente zodanig op orde moet zijn dat stukken

gemakkelijk terug te vinden zijn als burgers hier om vragen; - De AVG een prima verordening is om gegevens van personen te beschermen

Draagt het college op: - Openbaarheid van stukken tot norm te maken, waarbij we natuurlijk de privacy van mensen in acht nemen en de financiele belangen van de gemeente niet willen schaden; - Brieven e.d. van burgers direct te beantwoorden met een ontvangstbevestiging; - In deze ontvangstbevestiging aan te geven wanneer de brief uiterlijk beantwoord wordt; - Om burgers in kennis te stellen als een brief niet binnen de termijn wordt beantwoord met opgaaf van redenen; - Brieven voortaan binnen een termijn van twee weken te beantwoorden om zodoende beter de actualiteit te waarborgen als deze in de gemeenteraad worden behandeld; - Stukken voor de gemeenteraad tijdig te agenderen met kwalitatief goede en volledige informate; - Het archief op orde te maken zodat stukken te allen tijde terug te vinden zijn En gaat over tot de orde van de dag. Sonja van Giersbergen, Namens de fractie van de Socialistische Partij In de gemeente Horst aan de Maas