11a rv Aanwijzing FG

raadsvoorstel

onderwerp

Aanwijzing van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) voor de gemeenteraad

datum presidium

15 augustus 2024

datum raad

8 oktober 2024

bladnummer

2024.080

griffier

mr. R.J.M. Poels

agendapunt

11

behandeld door

Griffie

Voorstel 1. 2.

De door het college aangestelde Functionaris Gegevensbescherming (FG) ook aan te stellen als de Functionaris Gegevensbescherming voor de raad. De volgende mandaten te verlenen aan de griffier: a. Het besluiten op verzoeken op grond van de artikelen 15 t/m 20 van de AVG, op voorwaarde dat de FG hierover voorafgaand geraadpleegd wordt. Het betreft de zogenaamde ‘rechten van betrokkenen’, zoals inzage in, rectificatie van en wissen van persoonsgegevens die door de raad verwerkt worden. b. Het besluiten op het maken van bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens en beslissen over beëindiging van de verwerking als bedoeld in artikel 21 van de AVG, op voorwaarde dat de FG hierover voorafgaand geraadpleegd wordt. (Het recht van bezwaar dat uit artikel 21 van de AVG voortvloeit, is niet vergelijkbaar met bezwaar op grond van de Algemene wet bestuursrecht.) c. Het aangaan van verwerkersovereenkomsten als bedoeld in artikel 14, lid 2 van de AVG en convenanten gegevensverwerking en gegevensuitwisseling overeenkomstig artikel 26 van de AVG, op voorwaarde dat de FG hierover voorafgaand geraadpleegd wordt. Dit betreft overeenkomsten met externe partijen die namens de raad gegevens verwerken. . d. Het verlengen van de beslistermijn op verzoeken op grond van artikel 12 lid 3 van de AVG. e.

Het besluiten op ingebrekestellingen ingevolge artikel 4:17 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en het vaststellen van de verschuldigdheid van een dwangsom op grond van 4:18 van de Awb. f. Het buiten behandeling stellen van een aanvraag op grond van artikel 4:5 of 4:6 Awb. g. Het melden van een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens op grond van artikel 33 van de AVG. h. Het mededelen van een inbreuk in persoonsgegevens van een betrokkene op grond van artikel 34 van de AVG. Hierbij horen het verrichten van alle benodigde handelingen ter voorbereiding van een besluit, na het besluit, het verstrekken van informatie rondom het besluit en het voeren van correspondentie rond het besluit.

Aanleiding Overheidsinstanties en overheidsorganen die persoonsgegevens verwerken zijn verplicht om een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. De gemeenteraad is een overheidsorgaan dat persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld op het moment dat een inwoner een brief aan de raad verstuurt. Dit betekent dat specifiek voor de gemeenteraad een FG aangesteld moet worden. De FG ziet binnen de organisatie toe op de toepassing en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De raad moet over deze aanwijzing van een FG een besluit nemen. Daarnaast is het vanwege hiervoor geldende beslistermijnen wenselijk om het nemen van bepaalde besluiten op grond van de AVG voor zover het aangelegenheden van de raad betreft, onder voorwaarden, te mandateren aan de griffier. Het gaat om: • Het besluiten op verzoeken op grond van de artikelen 15 t/m 20 van de AVG, op voorwaarde dat de FG hierover voorafgaand geraadpleegd wordt Het betreft de zogenaamde ‘rechten van betrokkenen’, zoals inzage in, rectificatie van en wissen van persoonsgegevens die door de raad verwerkt worden. . • Het besluiten op het maken van bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens en beslissen over beëindiging van de verwerking als bedoeld in artikel 21 van de AVG. op voorwaarde dat de FG hierover voorafgaand geraadpleegd wordt.

• Het aangaan van verwerkersovereenkomsten als bedoeld in artikel 14, lid 2 van de AVG en convenanten gegevensverwerking en gegevensuitwisseling overeenkomstig artikel 26 van de AVG, op voorwaarde dat de FG hierover voorafgaand geraadpleegd wordt. Dit betreft overeenkomsten met externe partijen die namens de raad gegevens verwerken. • Het verlengen van de beslistermijn op verzoeken op grond van artikel 12 lid 3 van de AVG. • Het besluiten op ingebrekestellingen ingevolge artikel 4:17 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en het vaststellen van de verschuldigdheid van een dwangsom op grond van 4:18 van de Awb. • Het buiten behandeling stellen van een aanvraag op grond van artikel 4:5 of 4:6 Awb. • Het melden van een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens op grond van artikel 33 van de AVG. • Het mededelen van een inbreuk in persoonsgegevens van een betrokkene op grond van artikel 34 van de AVG. Hierbij hoort het verrichten van alle benodigde handelingen ter voorbereiding van een besluit, na het besluit, het verstrekken van informatie rondom het besluit en het voeren van correspondentie rond het besluit. Voor het nemen van besluiten op grond van artikelen 14 t/m 21 van de AVG geldt een termijn van vier weken. Het nemen een besluit door de raad is in de reguliere raadskalender in de meeste gevallen binnen deze termijn niet haalbaar.

Na mandatering kan de griffier binnen de hiervoor geldende termijn besluiten.

Beoogd resultaat Met de aanstelling van de FG, voldoen we aan artikel 37 van de AVG. Met het verstrekken van een mandaat voor het nemen van besluiten op grond van de AVG aan de griffier, wordt geregeld dat deze besluiten, tijdig kunnen worden genomen.

Argumenten 1.1 Met de aanstelling van de FG, voldoet de gemeenteraad aan artikel 37 van de AVG. 1.2 Verwerkingen onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad en de verwerkingen onder de verantwoordelijkheid van het College hebben veel overeenkomsten. En worden met dezelfde applicaties uitgevoerd, Daarom is het efficient het toezicht erop door dezelfde persoon uit te laten voeren. 2.1 Met het verstrekken van een mandaat voor het nemen van besluiten op grond van de AVG aan de griffier, wordt geregeld dat deze besluiten tijdig kunnen worden genomen.

Kanttekeningen

Financiële consequenties Door aansluiting te zoeken bij de door het college gekozen invulling, zijn er op voorhand geen extra kosten verbonden aan het aanstellen van dezelfde FG voor de raad. Vervolgtraject / communicatie De aanwijzing van de FG doorgeven aan de Autoriteit Persoonsgegevens

Het presidium van de gemeente Horst aan de Maas, De voorzitter, {HAND1}

De griffier, {HAND}

drs. R.F.I. Palmen

mr. R.J.M. Poels

Bijlagen