09c Bijlage Controleprotocol 2025 tm 2028

*23-0043841* 23-0043841 2303300076

Controle protocol 2025 - 2028 Inleiding De gemeenteraad heeft op 4 april 2023 BDO accountants benoemd als extern accountant voor de boekjaren 2023 tot en met 2026 (met een optie tot verlenging), dit conform artikel 213 Gemeentewet (GW). In dit controleprotocol wordt door de raad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole en het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording van het college van B&W. Onderwerp van controle zijn de jaarrekeningen 2025 tot en met 2028 en daarmee ook het financiële beheer over deze jaren, zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders.

Doel van dit controle protocol Dit controleprotocol heeft als doel om duidelijkheid te geven aan: • Het college van de gemeente Horst aan de Maas over welke grens gebruikt wordt voor het verantwoorden van fouten (de verantwoordingsgrens). • De rapporteringstoleranties die gelden bij controles op rechtmatigheid (of iets volgens de regels is gedaan) en welke normen daarbij horen. • De accountant over: o hoe uitgebreid de controle moet zijn, o welke fouten belangrijk zijn (materialiteit), o en welke regels gelden bij het controleren van de jaarrekeningen van 2025 tot en met 2028. Ook staat in dit protocol welke wetten en regels belangrijk zijn voor het financiële beheer. De externe accountant controleert of deze goed zijn gevolgd.

Wettelijk kader Volgens artikel 213 van de Gemeentewet moet de gemeenteraad één of meer accountants aanwijzen om de jaarrekening te controleren. Deze controle gaat over: • De juistheid van de cijfers in de jaarrekening. • De getrouwheid: is alles volgens de regels gegaan en geeft de jaarrekening een juist beeld? • Een verslag van bevindingen: hierin schrijft de accountant wat hij heeft gevonden tijdens de controle De gemeenteraad mag ook aanwijzingen geven over: • Hoe streng de accountant moet zijn bij het goedkeuren van de cijfers (goedkeuringstolerantie). • Wanneer de accountant iets moet melden aan de raad (rapporteringstolerantie). In het Normenkader is opgenomen welke gemeentelijke wet- en regelgeving geldt en die de basis vormen voor de interne controle en accountantscontrole. Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door de raad in de tweede helft van het jaar.

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst Postbus 6005 / 5960 AA Horst T 077 - 477 97 77

F 077 - 477 97 50

Pag. 2 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Algemene uitgangspunten voor de controle op getrouwheid door de accountant De controle van de jaarrekening wordt uitgevoerd door de accountant, benoemd door de raad, en is gericht op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college bij de jaarrekening; • de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie en gericht op de vraag of deze een getrouwe (en rechtmatige) verantwoording mogelijk maken; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of volgens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 GW (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; • de getrouwe weergave in de SiSa-bijlage (Single information Single audit) waarin de verantwoordingsinformatie staat over specifieke uitkeringen, bedoeld in artikel 58a van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Bij de controle zullen de nadere regels, die bij of volgens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 GW (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, BADO) evenals de Nadere voorschriften controle- en overige standaarden (NV COS) van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Definitie rechtmatigheid volgens BADO De in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties zijn rechtmatig tot stand gekomen. Dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”. Het college hoeft niet vast te stellen dat álle handelingen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving zijn verricht. De interne controle controleert de handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen, die als baten, lasten of balansmutaties in de jaarrekening worden verantwoord. De accountant controleert alleen de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college en de financiële beheershandelingen. 1. Wij stellen u voor akkoord te gaan met de algemene uitgangspunten voor de controle.

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties Goedkeurings- rapporteringstolerantie (accountant) De goedkeuringstolerantie is “het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring door de accountant. De accountant controleert niet elk document of elke betaling apart. In plaats daarvan gebruikt hij een slimme aanpak om genoeg zekerheid te krijgen dat: • De cijfers in de jaarrekening kloppen.

Pag. 3 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

De accountant let vooral op grote of belangrijke fouten. Hij doet dit door: • Een risicoanalyse: waar kunnen fouten zitten? • Rekening te houden met toleranties: hoeveel mag er fout zijn? • Te kijken naar wat al intern is gecontroleerd. • Steekproeven te nemen: een deel van de gegevens controleren. • Extrapolatie: de resultaten van de steekproef gebruiken om iets te zeggen over het geheel. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook zijn vakkennis en ervaring (professional judgement) gebruiken bij de weging van fouten en onzekerheden.. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zijn de volgende eisen voor de te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven:

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurende

Verklaring met

Oordeelonthouding /

verklaring

beperking

afkeurende verklaring

Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de

≤ 2%

>2%<4%

> 4%

uitvoering van de controle

De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring. De definitieve bedragen worden bepaald aan de hand van de cijfers van de jaarrekening van het te controleren boekjaar. Bij de goedkeuringstoleranties betreft het de lasten exclusief de toevoegingen aan reserves. Naast de goedkeuringstoleranties is er sprake van de rapporteringstolerantie. Uitgaande van de overeengekomen goedkeuringstolerantie voor fouten, bedraagt de rapporteringstolerantie 10% van de goedkeuringstolerantie. Fouten en onzekerheden boven de rapporteringstolerantie worden vermeld in het rapport van bevindingen. Het definitieve bedrag wordt jaarlijks bepaald op basis van de cijfers van de jaarrekening.

Verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens (voor collegeverantwoording) In de rechtmatigheidsverantwoording van het college wordt gerapporteerd over de financiële rechtmatigheid. Hiervoor is de verantwoordingsgrens vastgesteld. De definitie van de verantwoordingsgrens is: “De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college van burgemeester en wethouders de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De gemeenteraad stelt via de Financiële verordening (art. 212 GW) de verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens vast. Het college licht de onrechtmatigheden die hoger zijn dan de rapporteringsgrens toe in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening.

Pag. 4 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Specifieke uitkeringen (SPUK) De bovenstaande grenzen gelden niet voor de specifieke uitkeringen (SPUK) die onder de SiSa-regeling vallen. Hiervoor geldt per specifieke uitkering de volgende rapporteringstoleranties: Lasten specifieke uitkering ≤ € 125.000 > € 125.000 ≤ € 1.000.000 > € 1.000.000

Rapporteringstolerantie € 12.500 10% van de lasten € 125.000

(dit is conform BADO artikel 5 lid 4).

Voor SPUK-uitkering van minimaal € 125.000 moet er minimaal 1 deelwaarneming worden gedaan voor de controle op rechtmatigheid. De toleranties gelden voor het getrouwe beeld. Een groot deel van de fouten en/of onrechtmatigheden heeft zowel invloed op de rechtmatigheid als op het getrouwe beeld: alle getrouwheidsfouten of -onzekerheden zijn ook rechtmatigheidsfouten of -onzekerheden. Echter niet alle rechtmatigheidsfouten of -onzekerheden zijn ook van invloed op het getrouwe beeld. De rechtmatigheidsverantwoording van het college rapporteert over de financiële rechtmatigheid. De controleverklaring van de accountant gaat over de getrouwheid van de jaarrekening. Hieronder valt ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. 2. Wij stellen u voor akkoord te gaan met de te hanteren rapporteringsgrens en verantwoordingsgrens van het college.

Begrip rechtmatigheid en de te controleren rechtmatigheidscriteria Er zijn 3 criteria waarmee de interne controle en de accountantscontrole rekening mee moet houden op het gebied van rechtmatigheid van het financieel beheer. Dit valt onder de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) van het college. De accountant controleert of deze RMV een getrouw beeld geeft. De 3 criteria zijn: • het begrotingscriterium; • het voorwaardencriterium • het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Ad. 1. Het begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de toelichting op het BADO is begrotingscriterium als volgt omschreven: “Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.”

Pag. 5 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Als blijkt dat de gerealiseerde lasten hoger zijn dan de, ook na de laatste begrotingswijziging, geraamde bedragen dan is er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven (begrotingsonrechtmatigheid) aangezien deze lasten buiten het budgetrecht van de raad tot stand zijn gekomen. Volgens artikel 28 BBV moeten alle overschrijdingen (en onderschrijdingen) goed herkenbaar in de jaarrekening worden opgenomen. Het college betrekt alle afwijkingen ten opzichte van de begroting (exploitatie en investeringen) bij de fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit omdat het uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. Hierbij kan het ook gaan om begrotingsonrechtmatigheden waarbij het college binnen het door de raad uitgezette beleid is gebleven. De raad bepaalt in hoeverre afwijkingen acceptabel zijn. Door de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Het bepalen of begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad. Via de financiële verordening is bepaald wat de uitgangspunten zijn (zie art. 12).

Zodra de raad de verantwoording en de jaarstukken vaststelt, wordt ook ingestemd met alle begrotingsafwijkingen, hiermee wordt er geen aparte begrotingswijziging voorgelegd aan de raad. In bijlage 2 is een samenvatting van het stappenplan begrotingsonrechtmatigheid opgenomen. Ad. 2. Het voorwaardencriterium Als de gemeente geld uitgeeft of ontvangt, zijn daar regels en voorwaarden aan verbonden. Deze komen uit: • Wetten van hogere overheden (zoals het Rijk of de provincie). • Gemeentelijke regels (zoals verordeningen en beleidsregels). De interne controle moet nagaan of de gemeente zich aan deze voorwaarden houdt. De voorwaarden gaan meestal over: • Voor wie het geld bedoeld is (doelgroep of project). • Waarop het geld gebaseerd is (grondslag voor heffing of declaratie). • Hoeveel geld mag worden uitgegeven (normbedragen). • Wie mag beslissen (bevoegdheden). • Hoe de administratie moet worden gevoerd. • Welke bewijsstukken nodig zijn. • Welke termijnen gelden voor besluiten, betalingen of declaraties. • Of het klopt qua recht, hoogte en duur. De gemeenteraad bepaalt op lokaal niveau welke voorwaarden belangrijk zijn. Dit gebeurt via het Normenkader, een overzicht van alle relevante wetten en regels. De raad: • Stelt het Normenkader jaarlijks vast, omdat regels kunnen veranderen. • Bepaalt limitatief (dus precies en volledig) welke voorwaarden gelden voor de controle.

Voor interne regels wordt alleen getoetst op: • Hoogte van het bedrag. • Duur van de uitgave. • Doelgroep of object van de uitgave.

Pag. 6 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Andere zaken zoals administratie of termijnen worden niet meegenomen in de accountantscontrole of de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Maar ze kunnen wel worden meegenomen in de interne controle, bijvoorbeeld om processen te verbeteren of te toetsen aan servicenormen. Ad. 3. Het Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) Misbruik is: als er bewust verkeerde of onvolledige informatie wordt verstrekt met als doel middelen te ontvangen waarop geen recht is. Oneigenlijk gebruik: Oneigenlijk gebruik betekent dat iemand de regels precies volgt, maar toch iets doet wat eigenlijk niet de bedoeling is van die regels. Bijvoorbeeld door slimme afspraken of handelingen te doen, krijgt die persoon geld van de overheid of betaalt minder belasting. Dit mag volgens de letter van de wet, maar het klopt niet met wat de wet eigenlijk wil bereiken. Een overkoepelende regeling is niet vastgesteld en dit is ook niet nodig. In de verschillende verordeningen is dit criterium meegenomen. Uitzondering geldt voor wetgeving die bepaalt dat er een M&O-beleid voor een bepaald thema moet zijn. Voorbeeld hiervan is M&O-beleid voor de Wet Inburgering. Door het toetsen op basis van de geldende verordeningen wordt het M&O-criterium meteen meegenomen in de diverse controles omdat dit onderdeel is van de verschillende verordeningen.

In bijlage 4 wordt schematisch uitgelegd hoe misbruik en oneigenlijk gebruik moet worden gezien/gerapporteerd. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt aangegeven of er sprake is geweest van misbruik of oneigenlijk gebruik. Indien dit is geconstateerd wordt daarbij ook aangegeven welke maatregelen er zijn genomen om dit in de toekomst te voorkomen. Ook wordt jaarlijks de frauderisicoanalyse geactualiseerd waarin ook beheersmaatregelen zijn opgenomen. 3. Wij stellen u voor akkoord te gaan met de uitwerking van het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O-criterium, zoals hiervoor beschreven.

Controleactiviteiten en verslaglegging Interne controle Aangezien we “in control” willen zijn, gelden de bovenstaande uitgangspunten eveneens als minimumeis voor de verbijzonderde interne controle (VIC). Doelstelling van de VIC is om de interne controlewerkzaamheden gelijkmatig over het jaar te verdelen, zodat eventuele verbeterpunten in de bedrijfsvoering zo snel als mogelijk opgepakt kunnen worden. De processen die in de interne controle worden meegenomen zijn uitgewerkt in het “Interne controleplan”. Het Interne controleplan wordt periodiek door de concerncontroller (gemandateerd door het college) vastgesteld. De bevindingen van de VIC (inclusief aanbevelingen) worden periodiek gerapporteerd aan de directie en het college. De uitkomsten van de verbijzonderde interne controles vormen de input voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college bij de jaarrekening en voor de controle door de externe accountant. Termijnbepalingen en administratieve bepalingen worden uitgezonderd voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Voor de rechtmatigheidsverantwoording en daarmee de getrouwheidscontrole door de accountant worden alleen “recht”, “hoogte” en “duur” meegenomen in het oordeel. De termijn- en administratieve bepalingen uit de diverse verordeningen worden uitgezonderd en dus niet meegenomen in het getrouwheidsoordeel van de accountant.

Bij de interne controle wordt wel aangegeven wat de bevindingen zijn op het gebied van de termijnbepalingen.

Pag. 7 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant, kort samengevat, als volgt: Interimcontrole Over de uitkomsten van de tussentijdse controle brengt de accountant verslag uit (Managementletter) aan het College van Burgemeester en Wethouders. De Managementletter wordt vervolgens doorgeleid en besproken met de auditcommissie. Verslag van bevindingen Conform de gemeentewet wordt over de eindcontrole c.q. jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college. In het verslag schrijft de accountant: • Hoe het financiële beheer is opgezet en uitgevoerd. • Of de organisatie van het beheer goed werkt. • Of de gemeente een betrouwbare verantwoording geeft over hoe het geld is beheerd. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Als de accountant fouten of onzekerheden vindt in de jaarrekening, dan: • Worden deze toegelicht in het verslag van bevindingen. • Als de fout groter is dan de rapporteringstolerantie (dus belangrijk genoeg), komt die in een apart overzicht bij het verslag. De accountant kijkt ook naar de geautomatiseerde systemen die de gemeente gebruikt voor het financiële beheer. Hij beoordeelt: • Of de systemen betrouwbaar zijn. • Of ze blijvend goed blijven werken (continuïteit). Als er risico’s of problemen zijn, dan meldt de accountant dit ook in het verslag van bevindingen.

Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole voor de getrouwheid weergegeven. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de raad en wordt, met ingang van 2025, verplicht opgenomen in de jaarrekening, zodat de raad de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen. 4. Wij stellen u voor akkoord te gaan met de controleactiviteiten en de wijze van verslaglegging. Ingangsdatum van dit controleprotocol Dit controleprotocol gaat in, met terugwerkende kracht, vanaf 1 januari 2025. Voorstel Resumerend stellen wij u voor: 1. Akkoord te gaan met de algemene uitgangspunten voor de controle, inclusief bijlage 1 tot en met 4; 2. Akkoord te gaan met de te hanteren rappporterings- en verantwoordingsgrens; 3. Akkoord te gaan met de voorgestelde uitwerking van het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O-criterium.

Pag. 8 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

4. Akkoord te gaan met de controleactiviteiten en de wijze van verslaglegging. En daarmee het controle protocol 2025-2028 vast te stellen.

Bijlage: 1. Criteria voor getrouwheid en rechtmatigheid; 2. Samenvatting stappenplan begrotingsonrechtmatigheid; 3. Nadere bepalingen ten aanzien van de controle met betrekking tot aanbestedingen; 4. Schematische weergave afwegingskader misbruik en oneigenlijk gebruik.

Pag. 9 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Bijlage 1: De criteria voor getrouwheid en rechtmatigheid Criteria van rechtmatigheid

Omschrijving

Voorbeeld

Calculatiecriterium (getrouwheid)

De vastgestelde bedragen zijn juist berekend.

Legesbedragen Facturen

Valuteringscriterium (getrouwheid)

Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.

Aangegaan en verantwoording van contracten en verplichtingen

Leveringscriterium (getrouwheid)

Juistheid van ontvangen goederen en/of afdelingen.

Inkoop van goederen/afdelingen

Adresseringscriterium (getrouwheid)

De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is

Betalingsverkeer

juist (rechthebbende). Volledigheidscriterium (getrouwheid)

Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord.

Legesopbrengsten Onroerend Zaak Belasting Rioolrechten Afvalstoffenheffing Grondverkopen

Aanvaardbaarheidscriterium (getrouwheid)

De financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen.

Inkoop van goederen en/of afdelingen Verstrekken van subsidies

Begrotingscriterium

Financiële handelingen moeten passen

Overschrijding van programma

(rechtmatigheid)

binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Past het totaal binnen het opgestelde en geautoriseerde programma?

M&O-criterium (rechtmatigheid)

De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van

Subsidieregelingen Kwijtschelding Uitkeringen

overheidsregelingen (=misbruik)

Voorwaardencriterium (rechtmatigheid)

De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=oneigenlijk gebruik)

Voor de Wet Inburgering wordt wel een apart M&O-beleid opgesteld omdat het is voorgeschreven via de Wet.

Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen.

Subsidievoorwaarden Aanbesteding Belastingwetgeving

Pag. 10 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Bijlage 2: Samenvatting stappenplan begrotingsonrechtmatigheid Stap 1: alle afwijkingen van de begroting verzamelen ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) door het college. Stap 2: beoordelen of het totaal aan afwijkingen, fouten en onduidelijkheden (elk afzonderlijk) boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens uitkomen (= 2%). Bij JA Stap 3: totaal van alle begrotingsonrechtmatigheden vermelden in de RMV van het college. Stap 4: vaststellen en aangeven welke begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het door de raad vastgestelde beleid. Deze moeten bij de toelichting op baten en lasten in de jaarrekening en bij de programma’s en investeringen meer uitgebreid worden toegelicht. In de RMV wordt daarnaar verwezen. Stap 5: resterende begrotingsonrechtmatigheden toelichten. Hierover legt het college in de RMV verantwoording af en kan dit door de raad bij het debat en besluit over vaststellen van de jaarrekening worden betrokken. Stap 6: overeenkomstig de afspraken met de raad aanvullende informatie opnemen in de paragraaf bedrijfsvoering.

Bij NEE Stap 3: overeenkomstig de afspraken met de raad aanvullende informatie opnemen in de paragraaf bedrijfsvoering.

Pag. 11 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Bijlage 3: Nadere bepalingen ten aanzien van de controle met betrekking tot aanbestedingen Algemeen Ten aanzien van de rechtmatigheidscontrole van aanbestedingen 2025 tot en met 2028 worden nadere regels bepaald. Inkoopbeleid gemeente Horst aan de Maas Via het normenkader wordt het gemeentelijk inkoopbeleid uitgezonderd van de rechtmatigheidscontrole. Derhalve zijn alleen de Europese aanbestedingen onderwerp van controle. Drempelbedrag De drempelbedragen voor de Europese aanbestedingen zijn voor 2024 en 2025 gesteld op: Werken € 5.538.000 Leveringen € 221.000 Diensten € 221.000 Sociale en specifieke diensten € 750.000 Deze drempelbedragen zijn vastgesteld voor de periode 2024 en 2025 (in 2026 zullen deze zeer waarschijnlijk wijzigen). De interne en externe controle wordt gebaseerd op de factuurwaarde (excl. BTW) zoals opgenomen in de crediteurenadministratie voor het boekjaar. Met andere woorden: alle leveranciers waarbij het totaal aan facturen volgens de crediteurenadministratie, over een periode van 4 opeenvolgende jaren, het voornoemde drempelbedrag overschrijdt zijn onderwerp van controle. De werkwijze van het controleren op crediteurenniveau over 4 jaar is vanuit de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie Accountants) vastgelegd in de SDO-notitie “uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekening van decentrale overheden”.

In deze notitie staat het volgende: “Ga na of de handelscrediteur de afgelopen 4 jaar boven de grens van de Europese aanbesteding uitkomt. Maak per crediteur een overzicht van lasten per jaar over de afgelopen 4 jaar. Ga na of er opdrachten samengevoegd moeten worden en daarmee boven de Europese aanbestedingsgrens uit komen of deze benaderen. Bepalend voor de selectie van key items is het drempelbedrag van het huidige boekjaar. Handelscrediteuren waarvan het totaal van de opboekingen over de afgelopen 4 jaar boven het drempelbedrag uitkomt, kunnen aangemerkt worden als key items.”

Pag. 12 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Bijlage 4: Schematische weergave misbruik en oneigenlijk gebruik In deze bijlage wordt schematisch weergegeven het afwegingskader voor misbruik en oneigenlijk gebruik. De blauwe doorlopende pijlen staan voor een bevestigend antwoord. De oranje gestippelde lijnen voor een ontkennend antwoord. De zwarte pijlen staan voor een automatisch gevolg.

Oneigenlijk gebruik

Beleid en uitvoering Misbruik- en Oneigenlijk gebruik

Pag. 13 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Misbruik