09 Omnibuzz (geanonimiseerd)
Tekst van het document
| Van: (geanonimiseerd) <|(geanonimiseerd) omnibuzz.nl> Verzonden:
Onderwerp:
vrijdag
15 maart 2024 10:59 Bestuursinformatiebrief leerlingenvervoer
Midden
Limburg Omnibuzz
Beste allen, Gelieve
Limburg
bijgaande brief inzake de stand van zaken rondom de aanbesteding leerlingenvervoer inclusief bijlagen door te leiden naar het college van B&W.
Midden-
Alvast bedankt. Met
vriendelijke groet,
OMNIDUZz MAATWERK
IN
VERVOER
Omnibuzz, maatwerk
in
vervoer
(geanonimiseerd) |=
(geanonimiseerd) Werkdagen:
di tot 14u,
woe
tot
12u,
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) w:www.omnibuzz.nl e: (geanonimiseerd)
do
en
vrij
omnibuzz.nl
Aan: College van B&W
Sittard, 15 maart 2024
Onderwerp: Leerlingvervoer Midden-Limburg
Geacht college van B&W, Middels dit schrijven willen wij u informeren over de stand van zaken in aanbestedingsproces Leerlingenvervoer voor zes Midden-Limburgse gemeenten, het gym-zwemvervoer voor Roermond en de definitieve gunning.
Inleiding De Midden-Limburgse gemeenten Echt-Susteren, Maasgouw, Nederweert, Roerdalen, Roermond en Weert hebben aan Omnibuzz een opdracht verstrekt om de aanbesteding en de uitvoering van het leerlingenvervoer op te dragen aan Omnibuzz. Gemeente Roermond heeft eveneens de opdracht verstrekt voor de aanbesteding en de uitvoering van het gym-zwemvervoer op te dragen aan Omnibuzz. Het algemeen bestuur Omnibuzz heeft op 27 september 2023 o. a. ingestemd met het instellen van een bestuurlijke adviescommissie voor het leerlingenvervoer. Via deze adviescommissie is de betrokkenheid van de bestuurders
leerlingenvervoer geborgd. Op 1 augustus 2024 start Omnibuzz met de uitvoering van het Leerlingenvervoer voor zes Midden-Limburgse gemeenten en het Gym-zwemvervoer voor Roermond. De aanbesteding is middels een Europese aanbestedingsprocedure aangeboden op Tenderned. Op 20 februari jongstleden is het beoordelingsteam van de aanbestedende dienst Omnibuzz samengekomen om de individuele beoordelingen te bespreken en te komen tot een definitieve beoordeling van de inschrijvingen. Dit beoordelingsteam was gevormd door twee personen namens Omnibuzz en twee personen namens de deelnemende gemeenten.
Proces gunning Het dagelijks bestuur Omnibuzz heeft 22 februari 2024 digitaal ingestemd met de voorlopige gunning leerlingenvervoer
Midden-Limburg en het gym-zwemvervoer Roermond conform beoordelingsverslag en conform advies bestuurlijke Commissie Leerlingenvervoer. De aanbestedende dienst Omnibuzz moet alle inschrijvers in staat stellen om bezwaar aan te tekenen tegen de gunningsbeslissing. Dit betekent dat 23 februari 2024 alle inschrijvers een voorlopige gunning hebben ontvangen en er dan een wachttijd van 20 kalenderdagen aanvangt waarin bezwaar aangetekend kan worden. Na 20 kalenderdagen gaat Omnibuzz over tot (definitieve) gunning en worden de overeenkomsten afgesloten. Mits er geen bezwaren zijn ontvangen. Bij geen formeel bezwaar is er vanaf vrijdag 15 maart sprake van een definitieve gunning. Eveneens worden de ouders, opvoeders en scholen van de huidige leerlingen geïnformeerd over de aanbesteding en de definitieve gunning en wat dit concreet voor hen ten gevolge heeft. Dit alles in afstemming met de deelnemende gemeenten.
Definitieve gunning »
»
Perceel 1 Vervoer van leerlingen naar bestemmingen binnen de gemeenten Echt-Susteren, Roerdalen en Roermond. De opdracht wordt gegund aan Vervoerservice van Driel B. V. Perceel 2 Vervoer van leerlingen naar bestemmingen binnen de gemeenten Leudal, Maasgouw, Nederweert en Weert De opdracht wordt gegund aan Willemsen-de Koning Groep B. V.
Perceel
leerlingen naar bestemmingen gelegen De opdracht wordt gegund aan Vervoerservice van Driel B.V. Perceel 4 Vervoer van leerlingen naar bestemmingen gelegen De opdracht wordt gegund aan Munckhof Taxi B.V.
»
»
»
3 Vervoer
van
ten westen
en
noorden
ten zuiden
van
de
van
percelen
de
percelen
1 en 2.
1 en 2.
_ Perceel 5 gym-zwemvervoer met Touringcar De
opdracht
wordt
gegund aan
Wolters Taxi-
en
Touringcar
B.V.
Verdeling van het takenpakket Vanaf start schooljaar 2024-2025 is Omnibuzz
verantwoordelijk voor de uitvoering van het leerlingenvervoer van (geanonimiseerd) En voor het gym-zwemvervoer van gemeenten Echt-Susteren, Maasgouw, Nederweert, Roerdalen, Roermond en | gemeente Roermond. Dit betekent concreet dat de individuele gemeenten verantwoordelijk zijn voor het indicatie en besluitvormingsproces toekenning leerlingenvervoer. Daarnaast zijn gemeenten verantwoordelijk voor het aanleveren van de leerling gegevens aan Omnibuzz.. Omnibuzz is verantwoordelijk voor de uitvoering van het leerlingenvervoer. We onderscheiden hierin samengevat de volgende stappen: » __ Ritaanname en ritplanning van de vervoerder controleren Contractbeheer
»__ » » »
__ Factuurcontrole _ Kwaliteitsbeheer _ Klachtafhandeling
»__
Informatievoorziening
»
Relatiebeheer vervoerders
»
en
relatiebeheer
__ Opstellen van rapportages ten behoeve van bestuur, directie, managementteam
_ Organiseren
en
andere
belanghebbenden.
bestuurlijk gremium leerlingenvervoer. » van de kosten van de producten per gemeente. _ Duiding » _ Begroting en verantwoording per gemeente. »
van
een
Wat betekent dit concreet voor de inwoners van de betrokken De gemeente
blijft het aanspreekpunt
gemeenten?
leerlingenvervoer en de beoordeling hiervan. Hierin wijzigt niets voor uw inwoners. Op het moment dat de gemeente de leerling bij Omnibuzz aanmeldt voor het leerlingenvervoer, zullen er zaken anders gaan dan voorheen. Ouders, verzorgers en leerlingen zijn gewend dat alle communicatie via de vervoerder verloopt. Echter zal Omnibuzz ten alle tijden het aanspreekpunt zijn. Wij beschikken over alle ritdata en vinden het belangrijk dat wij weten wat er daadwerkelijk speelt binnen het vervoer. De ouders voorzien wij van de juiste informatie. Ouders, verzorgers ontvangen van ons een informatiefolder over het leerlingenvervoer waarin duidelijk de spelregels van het vervoer worden uitgelegd. Deze folder wordt momenteel in afstemming met gemeenten opgesteld. Wij hebben in de aanbesteding duidelijke prestatieafspraken gemaakt. Dit omdat wij het belangrijk vinden dat leerlingen tijdig vervoerd worden, niet onnodig lang in het voertuig zitten en dat er vaste chauffeurs zijn. De vervoerder moet uitgaan van een ritplanning waarbij voor iedere leerling gedurende de gehele week, dezelfde rit geldt (vaste tijdstippen, chauffeur(s), voertuig, medepassagiers en dergelijke), tenzij dit organisatorisch/vervoerkundig niet voor
aanvragen
haalbaar is.
leerlingen een vaste zitplaats in het voertuig welke school moet gelegen zijn binnen een tijdsmarge gehandhaafd. aflevertijd ophaaltijd van 5 tot 15 minuten vóór het aanvangstijdstip respectievelijk 5 tot 15 minuten ná het eindtijdstip van (les)activiteiten van de desbetreffende leerlingen. Het is nadrukkelijk niet toegestaan om leerlingen al eerder dan deze marge af te zetten bij de school/ bestemming. Bij de uitvoering van het leerlingenvervoer dient de opdrachtnemer er rekening mee te houden dat de individuele verblijfstijd zo beperkt mogelijk is. De individuele reistijd (verblijfstijd in het voertuig per rit) per leerling is gelimiteerd tot maximaal 60 minuten. Om
rust, structuur en duidelijkheid op de
door de chauffeur wordt
De
routes te realiseren hebben en
aan
Wij gaan uit van
(pool) chauffeur(s) per route, maar maximaal drie vaste chauffeurs per route zijn toegestaan. De inzet van een andere chauffeur op een rit/route wordt uitsluitend toegestaan in geval van ziekte, vakantie of ontslag van de vaste chauffeur(s). In voornoemde gevallen dienen alle betrokkenen, waaronder de ouders/verzorgers, in de betreffende rit/route zo spoedig mogelijk door de vervoerder te worden geïnformeerd over genomen maatregelen. Een vervoerder kan zich niet beroepen op de onmogelijkheid om tijdig voldoende chauffeurs te werven. vaste
een
leerlingenvervoer gaan we werken met één systeem eenduidige werkwijze voor alle gebruikers. In het
voor
alle
gebruikers
waardoor
we
garant
staan voor een
Ouders
en verzorgers ontvangen een inlog voor een portaal waarbinnen ze de leerling kunnen afmelden met reden aanmelden. Ook kan hier een klacht ingediend worden. Klachten over de uitvoering van het vervoer worden door
en
Omnibuzz middels de
klachtenprocedure behandeld. Er wordt een klachtenregeling vastgesteld voor klachten als gevolg van de uitvoering. De eerste beoordeling van de klacht wordt door Omnibuzz gedaan. Wij sturen zoveel mogelijk op het digitaal doorgeven van bovenstaande. Echter kan al het bovengenoemde ook op werkdagen telefonisch worden doorgegeven bij Omnibuzz. Omnibuzz hecht veel waarde met
aan
de kwaliteit
de gecontracteerde vervoerders
Start
schooljaar
Er wordt
veel waarde
een
van
het
Dit is zichtbaar door het feit dat structurele
vervoer.
structurele taak is in ons
gesprekken
takenpakket.
gehecht aan een jaarlijks goede start van het nieuwe schooljaar, dit is ook opgenomen in het programma van eisen in de aanbesteding. Om gestructureerd en goed vervoer te garanderen hanteren we gedurende een periode van vijf weken een mutatiestop. Dit betekent dat aanmeldingen die bij de vervoerder vanaf drie weken voor de start van het nieuwe schooljaar binnenkomen tot en met de tweede schoolweek in het schooljaar geen verplichting heeft de mutaties te verwerken. Deze mutaties moeten uiterlijk verwerkt zijn in de derde schoolweek. Het staat de vervoerder vrij om mutaties die sneller verwerkt kunnen worden eerder door te geïnformeerd door de vervoerder. Omnibuzz zal ieder
schooljaar uiterlijk de vrijdag voorafgaand
informatie verstrekken
aan
de vervoerder.
De vervoerder
de
aan
moet
voeren.
de laatste week
uiterlijk 3 weken
voor
Hierover wordt Omnibuzz
de zomervakantie de
benodigde schooljaar
aanvang van het nieuwe Omnibuzz toesturen. De vervoerder informeert de voor
concept-ritplanning voor het betreffende schooljaar aan ouders/verzorgers van de leerling schriftelijk én mondeling (tijdens een persoonlijk kennismakingsgesprek met de chauffeur aan huis) minimaal 3 werkdagen voorafgaand aan de start van het nieuwe schooljaar. De informatie bevat alle door de opdrachtnemer noodzakelijk geachte gegevens doch minimaal het ophaaltijdstip, het tijdstip waarop de leerling wordt thuisgebracht, informatie over de chauffeur, de locatie van ophalen. De vervoerder is verplicht om voorafgaand aan de start van het schooljaar de chauffeur kennis te laten maken met de leerling. We
hopen
Met
vriendelijke groet dagelijks bestuur Omnibuzz,
u
hiermee
Namens het
(geanonimise rd) (geanonimise rd)(geanonimiseerd) Directeur
tijdig en adequaat
te hebben
geïnformeerd.
Bijlagen » »
Voorstel aan dagelijks bestuur Omnibuzz d. d. 27 maart 2024 Beoordelingsverslag aanbesteding leerlingenvervoer
4
Voorstel Datum
het
aan
gedeeld:
dagelijks bestuur Omnibuzz
27 maart
2024
Agendapunt:
3.2
Onderwerp:
Gunning leerlingenvervoer Midden-Limburg
Opsteller:
(geanonimiseerd)
Afdeling:
Staf/Advies
en
Roermond
gym-zwemvervoer
Projecten
en
Voorstel dagelijks bestuur
Het
heeft
digitaal (op basis van
leerlingenvervoer Midden-Limburg conform advies
Het
bestuurlijke
dagelijks bestuur
adviseert
leggen
te
voor
februari 2024
Roermond
ingestemd
conform
met
de gunning
bijgevoegd beoordelingsverslag
en
Leerlingenvervoer.
kennisgeving geïnformeerd
het besluit daarna
om
van) 22
het gym-zwemvervoer
en
Commissie
wordt ter
de notitie
het
aan
over
het verdere proces in deze
algemeen
bestuur ter kennisname.
aanbesteding.
Omnibuzz
Samenvatting Op
1
start Omnibuzz
augustus 2024
gemeenten
het Gym-zwemvervoer
en
samengekomen inschrijvingen gevormd
de individuele
om
op de Europese
Schurink
In de
en
werd
geleid
is
hebben
bestuur
dagelijks
woensdag
bestuur heeft dit advies
voorlopige gunning Concreet
Perceel
Leerlingenvervoer
Omnibuzz
en
bespreken
twee
te komen
en
6 Midden-Limburgse
heeft
personen
definitieve
tot een
plaatsgevonden.
namens
Dit
beoordeling
21 februari
geadviseerd
opgevolgd
en
om
vrijdag
is via Tenderned op
betekent dit dat de gunning
was
Camilo
en
er
waarin het proces 2024
besproken
en
de
uitslag
met
de
bestuurlijke
van
de
beoordeling
commissie
de conclusie in het
beoordelingsverslag
23 februari
akkoord verstrekt
vrijdag 23
digitaal
februari verzonden
aan
alle
over
voor
de
is omschreven.
wordt
gegund
aan
De wachtkamerovereenkomst
te
nemen.
Het
dagelijks
voorlopige gunning.
inschrijvers.
als volgt uit ziet.
inschrijver B, te weten Vervoerservice van Driel BV. afgesloten met inschrijver C, te weten Willemsen-de Koning Groep
wordt
Dit
leerlingenvervoer. Zij
1
opdracht
de
gemeenten. Deze
Omnibuzz
namens
van
beoordelingsteam
de deelnemende
es aanwezig (geanonimiseerd) BN (geanonimiseerd) MN
door
voor
Op 20 februari jongstleden is het beoordelingsteam
welke op Tenderned
bijlage vindt u het beoordelingsverslag het
te
het
(geanonimiseerd) MN BN namens (geanonimiseerd)
beoordelingsverslag
De
beoordelingen
namens
van
Roermond.
voor
aanbesteding
door twee personen
beoordelingsbijeenkomst
de uitvoering
met
B.V.
De
Perceel 2 De opdracht wordt gegund aan inschrijver C, te weten Willemsen-de Koning Groep B. V. De wachtkamerovereenkomst wordt afgesloten met inschrijver A, te weten Personenvervoer Midden Limburg
Perceel 3 De opdracht wordt gegund aan inschrijver B, te weten Vervoerservice van Driel B. V. De wachtkamerovereenkomst wordt afgesloten met inschrijver D, te weten Munckhof Taxi B. V.
Perceel 4 De opdracht wordt gegund aan inschrijver D, te weten Munckhof Taxi B. V. De wachtkamerovereenkomst wordt afgesloten met inschrijver C, te weten Willemsen-de Koning Groep B. V.
Perceel 5 gym-zwemvervoer met Touringcar De opdracht wordt gegund aan inschrijver G, te weten Wolters Taxi- en Touringcar B. V. De wachtkamerovereenkomst wordt afgesloten met inschrijver D, te weten Munckhof Taxi B. V.
Toelichting Het is opvallend dat op perceel 5 het gym-zwemvervoer de inschrijvingsprijzen ver uit elkaar liggen. Het lijkt erop dat
inschrijver F te weten Horn tours heeft gekeken naar de beladen tijd welke er daadwerkelijk gereden wordt en daar het tarief op heeft aangepast. Zij hebben vermoedelijk niet goed gezien dat de tussentijd (wachttijd) ook vergoed wordt tot max. 2 uur per wachtmoment. Hierdoor zijn zij op een uitzonderlijk hoog tarief uitgekomen. Dit staat echter wel duidelijk omschreven in de aanbestedingsdocumenten en er zijn door deze vervoerder ook geen vragen gesteld gedurende de aanbesteding, er zijn twee Nota van Inlichtingen verzonden. Wij hebben de commissie LLV en het dagelijks bestuur aangegeven dat we een verificatiegesprek inplannen voor de
definitieve gunning met inschrijver G te weten Wolters Taxi en Touringcar om te verifiëren dat zij daadwerkelijk het contract kunnen uitdienen tegen de ingeschreven prijs. Zij rijden momenteel ook dit vervoer en we vertrouwen erop
dat zij weten dat deze prijs passend is, echter de afrekensystematiek is nieuw en wij willen zeker zijn dat dit goed door gecalculeerd is. Tevens zullen wij ook in gesprek gaan met inschrijver Horn tours voor de definitieve gunning. Inhoudelijk en procedureel kan de inschrijving niet meer gewijzigd worden echter wij vinden het wel netjes om te bespreken hoe deze prijs tot stand is gekomen, tevens wilden wij voorkomen dat er door deze vervoerder eventueel juridische stappen werden genomen. Ondanks dat wij duidelijk en juist gehandeld hebben en alle vertrouwen hebben in het proces indien Horn Tours tot een bezwaar over gaat. Inmiddels hebben wij via Tenderned een bericht ontvangen van Horn Tours dat zij het jammer vinden dat ze het perceel niet hebben gewonnen maar dat zij alle vertrouwen hebben in de winnende partij en geen enkele reden zien om bezwaar te maken op deze gunning.
2
Verdere proces aanbesteding Omnibuzz moet alle inschrijvers in staat stellen om bezwaar aan te tekenen tegen de gunningsbeslissing. Dit betekent dat afgelopen vrijdag alle inschrijvers een voorlopige gunning hebben ontvangen en er nu een wachttijd van 20
kalenderdagen aanvangt waarin bezwaar aangetekend kan worden. Na 20 kalenderdagen gaat Omnibuzz tot
(definitieve) gunning over en kunnen wij de overeenkomsten afsluiten, als er geen bezwaren zijn ontvangen. Bij geen formeel bezwaar is er vanaf vrijdag 15 maart sprake van een definitieve gunning. De dag na verzending begint de opschortende termijn te lopen. Deze opschortende termijn wordt ook wel standstilltermijn of verlengde Alcatel-termijn genoemd. Met de opschortende termijn hebben alle afgewezen inschrijvers
voldoende tijd om de gunningsbeslissing te onderzoeken en te beoordelen of zij beroep willen instellen tegen de beslissing. Afgewezen inschrijvers kunnen binnen deze termijn een kort geding aanhangig maken. Ook worden binnen voorgenoemde termijn de in de Inschrijvingsleidraad gevraagde bewijsstukken opgevraagd. Als in deze periode een kort geding aanhangig wordt gemaakt, mogen wij niet tot gunning overgaan tot het vonnis is uitgesproken. Tijdens de opschortende termijn kunnen de afgewezen inschrijvers informatie opvragen over de afwijzing. Dit kan later ook nog, alleen schort het kort geding de gunning dan niet meer op. Definitieve gunning vindt uitsluitend plaats als de gegunde partijen voldoen aan de gestelde eisen. Als hier niet aan wordt voldaan, wordt overgegaan tot gunning aan de nummer 2. Bij geen formeel bezwaar is er vanaf vrijdag 15 maart sprake van een definitieve gunning. Wij dragen zorg voor het verzenden van de definitieve gunningsbesluiten. Tevens zullen wij ook een persbericht in afstemming met de deelnemende gemeenten verzenden zodra de
definitieve gunning bekend wordt gemaakt. Eveneens worden de ouders, opvoeders en scholen van de huidige leerlingen geïnformeerd over de aanbesteding en de definitieve gunning en wat dit concreet voor hen ten gevolge heeft. Dit alles in afstemming met de deelnemende gemeenten.
Toelichting voorstel Financiën De kosteninschatting per deelnemende gemeente per kalenderjaar wordt verwerkt in de begroting.
Communicatieaanpak De voorlopige gunningsbeslissing per perceel is vanuit Omnibuzz op vrijdag (23 februari 2024) aan alle inschrijvers
bekend gemaakt. Bij geen formeel bezwaar is er vanaf vrijdag 15 maart sprake van een definitieve gunning. Wij zullen dan alle
inschrijvers een definitief gunningsbesluit toezenden. Tevens wordt er in afstemming met de deelnemende gemeenten een persbericht opgesteld en verzonden gelijk met het verzenden van het gunningsbesluit 15 maart. 3
Ouders
en
scholen worden
verzorgers,
aanbesteding
en wat
dit concreet
voor
in
afstemming
hen ten
met
gevolge
de deelnemende
gemeente geïnformeerd
over
de
heeft.
Juridisch Vanaf het moment waarbinnen
voorlopige gunning start de bezwaartermijn van 20 kalenderdagen, inschrijvers die zich niet kunnen vinden in de gunningsbeslissing een gerechtelijke procedure moeten van
dan wel
aanspannen, geen van de
verzending van
een
definitief
de
voornemen
daartoe
kenbaar moeten
maken
aan
de aanbestedende dienst. Als
inschrijvers bezwaar maakt tegen de gunningsbeslissing wordt na het verlopen van de opschortende termijn overgegaan op de definitieve gunning van de opdrachten. Ook worden binnen voorgenoemde termijn de in de Inschrijvingsleidraad gevraagde bewijsstukken opgevraagd. Definitieve gunning vindt uitsluitend plaats als de gegunde partijen voldoen de
nummer
aan
de
gestelde
eisen. Als hier niet
aan
wordt
voldaan, wordt overgegaan
2.
Kanttekeningen Nvt.
Bijlagen Beoordelingsverslag Omnibuzz Leerlingenvervoer
Akkoord voorstel Voor akkoord:
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) Ex
mr
Voorzitter Omnibuzz
Directeur Omnibuzz
(geanonimiseerd)
tot
gunning
aan