08a Motie ingekomen brieven

Motie “maak ingekomen brieven openbaar” De raad van de gemeente Horst aan de Maas, in vergadering bijeen op 21 november 2023, gelet op artikel 26 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad.

Constaterende dat: • De gemeenteraad vanuit burgers en instanties brieven toegestuurd krijgt waarin zorgen worden geuit en informatie wordt gedeeld; • Alle stukken aan de gemeenteraad in principe openbaar zijn, ook brieven die worden gestuurd aan de raad; • Deze brieven nu alleen door raadsleden en burgerraadsleden kunnen worden gelezen;

Overwegende dat: • Volgens de privacywet (AVG) persoonsgegevens niet zonder toestemming openbaar gemaakt mogen worden; • Privacygevoelige gegevens als namen, adressen, e-mail en telefoonnummers onherkenbaar gemaakt kunnen worden; • De brieven vaak bedoeld zijn om aandacht te vragen voor een bepaald onderwerp; • Meer openbaarheid zorgt voor meer transparantie en minder wantrouwen;

Draagt de griffie op: • Toestemming te vragen voor het volledig openbaar maken van de brief inclusief persoonsgegevens, tenzij dit al expliciet wordt vermeld door de schrijver. • De ingekomen brief openbaar te plaatsen op het raadsportaal indien de schrijver akkoord gaat. • De brief geanonimiseerd openbaar te plaatsen op het raadsportaal indien de schrijver niet akkoord gaat. Dat betekent dat herkenbare persoonsgegevens worden weggelaten en dat de rest wel openbaar wordt. • Achter het slotje op het raadsportaal de brief volledig zichtbaar te plaatsen voor (burger)raadsleden. • Op de website van de gemeente het proces en de openbaarheid van ingekomen brieven duidelijk te communiceren.

en gaat over tot de orde van de dag. Aldus ingediend door Perspectief Horst aan de Maas