07d Bijlage 2 Begeleidend memo bij oprichting Onze Loods BV

Begeleidend memo - oprichting Onze Loods B.V. Akte van oprichting De Gemeente Horst aan de Maas (hierna: de Gemeente) heeft het voornemen tot oprichting van een besloten vennootschap waarbij de Gemeente als oprichter en tevens enig aandeelhouder zal optreden. Dit memo hoort bij een ontwerpakte van oprichting met daarin opgenomen de statuten. Eerst zal ik kort de specifieke gevolgen voor de Gemeente behandelen daarna zal ik kort de inhoud van de statuten kort uiteenzetten Vooraf De Gemeente wordt bij oprichting van de besloten vennootschap zowel enig aandeelhouder als enig bestuurder. De statuten bevatten primair de regels die binnen het civiele recht gelden voor de B.V. en de verhouding tussen aandeelhouder en bestuur. De statuten beogen niet de publiekrechtelijke besluitvorming binnen de gemeente te vervangen of te wijzigen. Voor de taken die de Gemeente uitvoert als aandeelhouder en als bestuurder, blijven de normale publiekrechtelijke regels gelden. Dat betekent dat besluiten die formeel gezien aandeelhoudersbesluiten of bestuursbesluiten van de B.V. zijn, binnen de Gemeente moeten worden genomen volgens de geldende gemeentelijke procedures. Daarbij hoort onder andere: •

de interne besluitvorming binnen de gemeente (bijvoorbeeld wie welke rol heeft: raad, college en ambtelijke organisatie);

•

de algemene beginselen van behoorlijk bestuur;

•

de gemeentelijke planning- en controlecyclus, zoals afspraken over begroting, verantwoording

en verslaglegging. Als de Gemeente de eigen interne regels gebruikt/volgt (bijvoorbeeld over de accountant, het jaarrekeningproces of de informatievoorziening), dan gelden die in beginsel naast de statuten van de B.V. Deze interne regels geven invulling aan de publiekrechtelijke kant van de besluitvorming. Mede om die reden is ervoor gekozen dat de Gemeente zelf statutair bestuurder van de B.V. wordt, zodat de publiekrechtelijke kant ook in de bestuursbesluiten is geïncorporeerd. Opname van wettelijke bepalingen in de statuten De statuten bevatten daarnaast verschillende bepalingen die grotendeels aansluiten bij het wettelijke kader voor besloten vennootschappen. Deze bepalingen zijn opgenomen om de civielrechtelijke inrichting van de vennootschap in één document inzichtelijk te maken. Een aantal bepalingen heeft bij de huidige situatie (één aandeelhouder, te weten de gemeente) in de praktijk geen of beperkte werking. Voorbeelden zijn bepalingen die vooral relevant zijn als er meerdere aandeelhouders zijn, zoals een blokkeringsregeling bij overdracht van aandelen, een pandrecht, een vruchtgebruik of de verlengde blokkeringsregeling bij overlijden of echtscheiding.

Het opnemen van dergelijke bepalingen betekent niet dat zij nu tot extra besluitvorming leiden; zij vormen vooral een standaard civielrechtelijk kader voor het geval de aandeelhoudersstructuur in de toekomst wijzigt (ook al ligt dit nu niet voor hand). Bovendien geldt dat wanneer zulke onderwerpen niet (of niet volledig) in de statuten zouden zijn opgenomen, het wettelijke regime voor besloten vennootschappen daarop in beginsel van toepassing blijft. De statuten geven dit wettelijke kader dus weer en maken het binnen de vennootschap direct raadpleegbaar. Statutair bestuurder en feitelijk leidinggevende Statutair bestuurder (civielrechtelijk) is degene die volgens de statuten en de inschrijving in het 1

Handelsregister formeel tot het bestuur van de B.V. behoort. In het geval van Onze Loods dus de publiekrechtelijke rechtspersoon de Gemeente. Deze bestuurder is het orgaan dat de vennootschap bestuurt en in beginsel ook vertegenwoordigt richting derden. Besluiten van een statutair bestuurder zijn dus besluiten van de B.V. zelf. Een feitelijk leidinggevende (bijvoorbeeld een directeur/manager) die handelt onder mandaat of volmacht van het bestuur, is géén bestuurder in civielrechtelijke zin. Die persoon voert taken uit namens en onder verantwoordelijkheid van het bestuur, binnen de grenzen van het mandaat (wat iemand mag doen) en de instructies (wat iemand moet doen). De rechtsgevolgen van de handelingen komen in principe voor rekening van de B.V. (en het bestuur blijft aanspreekpunt), maar de feitelijk leidinggevende is formeel niet het bestuursorgaan. Mede in dit kader is gekozen om de Gemeente zelf statutair bestuurder van de besloten vennootschap te laten worden. Gevolgen voor de bestuursaansprakelijkheid Voor bestuurdersaansprakelijkheid geldt in de kern: de statutair bestuurder draagt de primaire verantwoordelijkheid voor het beleid en de gang van zaken binnen de vennootschap.

Dat betekent dat risico’s rond onbehoorlijk bestuur (bijvoorbeeld onvoldoende toezicht, onzorgvuldige besluitvorming, het niet tijdig ingrijpen bij financiële problemen, of het niet naleven van wettelijke/contractuele verplichtingen) in eerste instantie bij de statutair bestuurder kunnen landen. Delegatie via mandaat verandert dat niet: mandaat kan de uitvoering verplaatsen, maar niet de eindverantwoordelijkheid. Een feitelijk leidinggevende kan in bepaalde situaties toch persoonlijk risico lopen, ook al is hij/zij geen statutair bestuurder. Dat speelt met name als iemand feitelijk het beleid bepaalt alsof hij/zij bestuurder is, of als er sprake is van persoonlijk ernstig verwijtbaar handelen richting de vennootschap of derden (bijvoorbeeld bewust misleiden, het aangaan van verplichtingen terwijl men weet dat niet kan worden nagekomen, of het structureel omzeilen van interne controle). In die gevallen kan aansprakelijkheid buiten de “formele bestuurderskring” in beeld komen, maar de lat ligt in de praktijk doorgaans hoog en is sterk afhankelijk van de feiten en de rolverdeling. Praktische uitwerking voor de Gemeente Als de Gemeente (of een door de Gemeente aangewezen rechtspersoon) enig statutair bestuurder is, dan is het essentieel dat het bestuur schriftelijk en duidelijk vastlegt: a)

welke taken worden gemandateerd aan de ambtelijke/topmanagementlaag;

b)

welke rapportage- en escalatieplichten gelden;

c)

welke besluiten altijd aan het bestuur worden voorgelegd (bijv. jaarrekening, grote verplichtingen, strategische wijzigingen);

d)

hoe toezicht en dossiervorming zijn ingericht.

Dat borgt niet alleen de governance, maar is ook relevant bij de vraag wie waarvoor verantwoordelijk is als achteraf verantwoording moet worden afgelegd of aansprakelijkheid wordt gesteld. Toelichting statuten Inhoudelijk a.

Naam en doel De naam van de vennootschap wordt Onze Loods B.V. De primaire doelstelling van de vennootschap is: a.

het ontwikkelen, stimuleren en ondersteunen van personen om een verbeterde 2

positie op de arbeidsmarkt te kunnen krijgen; b.

het initiëren, creëren, organiseren en uitvoeren van werk en het bevorderen van (arbeids)participatie met name gericht op de doelgroep met een afstand tot de arbeidsmarkt;

c.

het onder aangepaste omstandigheden bieden van arbeidsmogelijkheden in het kader van de Wet sociale werkvoorziening en de Participatiewet aan de in de Wet sociale werkvoorziening bedoelde respectievelijk tot de betreffende doelgroep van de Participatiewet behorende personen, waaronder maar niet beperkt tot de nietuitkeringsgerechtigden;

d.

het realiseren van sociale activering, scholing en andere stimuleringsactiviteiten ten behoeve van in de Wet sociale werkvoorziening bedoelde en tot de betreffende doelgroep van de Participatiewet behorende personen, waaronder maar niet beperkt tot de niet-uitkeringsgerechtigden;

e.

het verrichten van andere werkzaamheden in het kader van de uitvoering van de Participatiewet;

De doelstelling heeft daarnaast niet de intentie enige handeling uit te sluiten. b.

Zetel en adres De statutaire zetel van de vennootschap wordt Horst aan de Maas. Het adres van de vennootschap wordt Expeditiestraat 9, 5961 PX Horst.

c.

Bestuur en vertegenwoordigingsbevoegdheid Het bestuur van de vennootschap zal worden gevormd door de Gemeente, waarbij ook weer de publiekrechtelijke regels in acht moeten worden genomen en bijvoorbeeld een mandaat kan worden verleend. Gelet op de mogelijke aansprakelijkheden voor bestuurders, is gekozen om de Gemeente als bestuurder te laten optreden.

d.

Aandelenkapitaal Het kapitaal van de vennootschap bestaat uit een of meer aandelen van € 1,00 elk. Bij de oprichting zal door de Gemeente bedrag groot € 120,00 zal worden gestort op in totaal éénhonderdtwintig (120) te plaatsen aandelen. Op de volstorting wordt hierna ingegaan.

e.

Blokkeringsregeling Het wettelijke uitgangspunt bij een besloten vennootschap is dat de aandelen niet vrij overdraagbaar zijn. De overige aandeelhouders hebben er namelijk vaak belang bij te kunnen bepalen wie aandeelhouders mogen worden. Daarom bevatten de statuten een zogenaamde blokkeringsregeling. Hieruit blijkt ook het besloten karakter van een B.V.: een aandeelhouder mag zijn aandelen niet zomaar aan derden vervreemden. Deze regel wordt in de statuten vormgegeven doordat een aandeelhouder die zijn aandelen aan iemand wil vervreemden, deze eerst zal moeten aanbieden aan de medeaandeelhouders. Gebeurt dat niet, dan is de overdracht niet geldig. In de statuten is precies beschreven welke procedure gevolgd moet worden als de blokkeringsregeling toepassing vindt. Aangezien de Gemeente enig aandeelhouder zal zijn, speelt de blokkeringsregeling geen rol. 3

f.

Bijzondere aanbiedingsplicht In artikel 15.1 zijn diverse situaties beschreven die leiden tot een aanbiedingsverplichting van de door een aandeelhouder gehouden aandelen. Voor een aandeelhouder-natuurlijke persoon wordt een aantal situaties aangegeven (zoals overlijden en faillissement) waarin de aandelen moeten worden aangeboden aan eventuele andere aandeelhouders. In artikel 15.1.3 staat een verlengde blokkeringsregeling opgenomen. Deze houdt voor een aandeelhouder-rechtspersoon in dat indien de zeggenschap in de aandeelhouder-rechtspersoon wijzigt (aandeelhouderschap), de aandelen in de dochter B.V. moeten worden aangeboden aan eventuele andere aandeelhouders. Ik ben ervan uitgegaan dat ook wanneer het bestuur van een aandeelhouder-rechtspersoon wijzigt, dit leidt tot een aanbiedingsverplichting. Deze verlengde blokkeringsregeling is in dit geval niet van toepassing aangezien sprake is van een enig aandeelhouder-rechtspersoon.

Eerste boekjaar Het eerste boekjaar wordt waarschijnlijk verlengd tot en met 31 december 2027. Inbreng in geld; volstorting aandelen; Zoals hiervoor al omschreven, heeft ieder aandeel een nominale waarde. De aandeelhouder dient dat bedrag daadwerkelijk aan de B.V. te betalen. Dit is de zogeheten “volstorting" van aandelen. Deze volstorting kan plaatsvinden door inbreng in geld of door inbreng in natura. In dit geval worden de aandelen volgestort in geld. De volstorting hoeft niet bij oprichting plaats te vinden. De Gemeente zal de aandelen volstorten door het bedrag van de volstortingsplicht (€ 120,00) ter gelegenheid van de oprichting via ons kantoor te laten lopen. Naamsonderzoek Op grond van de handelsnaamwetgeving mag niet een handelsnaam worden gebruikt die lijkt op een handelsnaam die door derden al gebruikt wordt. Indien de rechtspersoon dit toch zou doen kunnen die derden de rechtspersoon in de toekomst noodzaken tot wijziging van haar handelsnaam, omdat in de desbetreffende branche verwarring bij de klanten te vrezen zou zijn. In het handelsregister van de Kamer van Koophandel levert de naam “Onze Loods” nog één resultaat in Panningen op. Dit kan zelf bij het handelsregister worden nagekeken. Het is aan de Gemeente om te bepalen of dit voor de Gemeente aanleiding geeft om de naam van de nieuw op te richten rechtspersoon te wijzigen.

Voor de volledigheid wijs ik er nog op dat deze raadpleging van het handelsregister niet bruikbaar is als merkenonderzoek. Max Beissel kandidaat-notaris 9 januari 2026

4