07b rb Auditcommissie

raadsbesluit Bijlage van gemeentebladnummer 2022.092

De raad van de gemeente Horst aan de Maas;

gezien het voorstel van het presidium van 30 mei 2022, gemeentebladnummer 2022.092;

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet;

besluit: tot de instelling van een auditcommissie en vast te stellen het volgende “ Reglement op de auditcommissie gemeente Horst aan de Maas 2010” . Artikel 1 1. De auditcommissie is: • afstemmings- en coördinerend orgaan voor de control-activiteiten van de raad • communicatieplatform tussen raad en accountant; 2. Hierin zijn de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders vertegenwoordigd, eenieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft. 3. De auditcommissie is geen commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet. Artikel 2 1. De auditcommissie van de gemeente Horst aan de Maas bestaat uit de volgende leden: • 1 vertegenwoordiger per fractie in de raad; • de portefeuillehouder Financiën; • de teammanager Financiën; • de concerncontroller; • een vertegenwoordiger van de raadsgriffie; 2. Aanwijzing van de (burger)raadsleden vindt plaats door het presidium met dien verstande dat de helft van de commissie minimaal uit raadsleden bestaat De commissie wijst zelf de voorzitter aan. 3. In de bijeenkomst van de auditcommissie kan slechts worden geadviseerd, indien ten minste de helft van het aantal (burger)raadsleden aanwezig zijn. 4. De auditcommissie kan derden uitnodigen om aanwezig te zijn bij een vergadering, al dan niet om toelichting te verschaffen. 5.

Stemgerechtigd zijn de vertegenwoordigers van de fracties, die in voorkomende gevallen bij meerderheid besluiten. Artikel 3 1. De griffie is verantwoordelijk voor het secretariaat van de auditcommissie. 2. De griffie draagt in samenwerking met het Team Financiën zorg voor de verdere ambtelijke ondersteuning. Artikel 4 1. De zittingsduur van de leden is gelijk aan de duur van hun functie, respectievelijk het (burger) raadslidmaatschap. 2. In tussentijds ontstane vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50

Pag. 2 van 3

Artikel 5 1. De auditcommissie draagt zorg voor de afstemming van de activiteiten van raad en college op het gebied van controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. 2. De auditcommissie is belast met de assistentie van de raad bij het toezicht houden op: • de betrouwbaarheid en de relevantie van de financiële verslaglegging; • (de effectiviteit van) de beheersing van risico’ s binnen de gemeente; • het functioneren van de externe accountant; • de naleving van wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften. 3. Tot het pakket van de auditcommissie worden de volgende voorbereidingstaken gerekend: • voorstel tot het benoemen van (respectievelijk het beëindigen van de relatie met) een accountant door de raad inclusief de voorbereiding van de mogelijke aanbestedingsprocedure ten behoeve van de nieuwe accountant; • raadsvoorstel als bedoeld in artikel 2 lid c van Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Horst aan de Maas waarin een programma van eisen ten aanzien van de accountant wordt vastgesteld; • periodiek overleg met de accountant als bedoeld in artikel 4 lid c van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Horst aan de Maas.

• al datgene dat de auditcommissie in de uitoefening van haar taak van belang acht. Artikel 6 1. De auditcommissie vergadert voorafgaand aan de controle van de programmarekening door de accountant, na afloop van de interim-controle en na afloop van de controle van de programmarekening door de accountant en voorts zo dikwijls de voorzitter of drie leden van de auditcommissie, met opgaaf van redenen, dit nodig achten. 2. De agenda komt tot stand onder verantwoordelijkheid van de voorzitter, in samenspraak met de griffier. 3. Agenda en vergaderstukken worden uiterlijk de vrijdag vóór de vergadering aan de leden ter beschikking gesteld. Artikel 7 De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar . Artikel 8 1. Van het besprokene ter vergadering wordt, onder verantwoordelijkheid van de griffier, een besluiten- en afsprakenlijst opgesteld. Het concept wordt aan de leden van de auditcommissie gestuurd met het verzoek om binnen 2 weken te reageren. Reacties worden indien mogelijk verwerkt. Indien na 2 weken geen op- of aanmerkingen zijn gemaakt die inhoudelijk afwijken van het concept, is het verslag daarmee vastgesteld en wordt het ter kennisname aan raad en college gestuurd. 2.

In het geval er wel inhoudelijk afwijkende opmerkingen naar voren zijn gebracht wordt het verslag in de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie alsnog vastgesteld en aan raad en college gestuurd. Artikel 9 Dit reglement treedt in werking op 13 juli 2022.

Pag. 3 van 3

Aldus besloten in de openbare vergadering van 12 juli 2022.

De raad voornoemd, De voorzitter,

De griffier,

drs. R.F.I. Palmen

mr. R.J.M. Poels