06e Advies Handreiking integriteitsmeldingen - gemeente Horst aan de Maas

Lunettenbaan 51-53 3524 GA Utrecht 030-2334131 www.necker.nl

Handelingsprotocol - gemeente Horst aan de Maas Aan : Van : Datum : betreft :

Ruud Poels Carin Schreuder en Christan Schut 2 november 2022 Handelingsprotocol

Geachte heer Poels, beste Ruud, Onlangs ontvingen wij van u de vraag of het nieuwe Handelingsprotocol melding integriteitsschendingen Horst aan de Maas 2022 (hierna: handelingsprotocol) strijdig is met de (nieuwe) geheimhoudingsbepalingen die zijn opgenomen in het Wetsvoorstel bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur, voorzover het gaat om het optreden van het seniorenconvent. Rol en werkwijze seniorenconvent De gemeente Horst aan de Maas kent een Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (hierna: reglement van orde). Dit reglement geeft een beschrijving van de rol en werkwijze van het seniorenconvent. Artikel 4 van het reglement van orde stelt dat het seniorenconvent het overleg is waar de burgemeester of het college informatie aan de raad kunnen verstrekken ten aanzien van zaken die vanwege vertrouwelijkheid, voorlopigheid of om een andere reden niet openbaar gemaakt kunnen worden. Daarbij stelt het reglement dat (art. 2) het seniorenconvent bestaat uit de voorzitter van de gemeenteraad (de burgemeester) en in ieder geval de fractievoorzitters van de fracties uit de raad én dat (art. 5 lid 6) het seniorenconvent vergadert in beslotenheid. Naast het reglement kent de gemeente het eerder genoemde handelingsprotocol.

Het handelingsprotocol geeft het seniorenconvent een plaats in de stappen die gezet moeten worden op het moment dat er een melding van een integriteitsschending is in de gemeente. Zo legt de burgemeester bijvoorbeeld bevindingen uit vooronderzoeken ter kennisgeving bij het seniorenconvent (art. 3:2), biedt de burgemeester de onderzoeksrapportages aan het seniorenconvent aan (art. 10:1) en heeft het seniorenconvent een stem in de wijze van behandeling van de onderzoeksrapporten door de raad (art. 10:2). Vertrouwelijk, geheim en niet- openbaar Zoals hierboven beschreven bestaat het seniorenconvent uit een deel van de gemeenteraad, vergadert zij in beslotenheid en is zij de plaats voor burgemeester of college om informatie aan de raad te verstrekken die om vertrouwelijkheid, voorlopigheid of een andere reden niet openbaar kan worden. In het telefoongesprek met Lauryan Bakker en Carin Schreuder op 31 oktober 2021 heeft u aangegeven dat het begrip vertrouwelijk in artikel 4 van het reglement van orde nadrukkelijk

niet gelezen moet worden in de betekenis van geheim zoals beschreven in de Gemeentewet. Het begrip vertrouwelijk moet daarentegen gelezen worden als niet openbaar. Voor de omgang met niet openbare stukken kent de gemeente het Protocol Niet Openbare stukken (hierna: het Protocol). In de toelichting op het Protocol is een uitleg gegeven bij de begrippen geheim, vertrouwelijk en niet openbaar. Het begrip vertrouwelijk heeft, zo vermeldt het Protocol, geen juridische status maar kan soms wel gelezen worden in de betekenis van geheim. Op basis daarvan concludeert de gemeente om het begrip vertrouwelijk niet meer te gebruiken en alleen het begrip niet openbaar te hanteren. Met deze keuze ontstaat er een consequente systematiek, op de woordkeuze in artikel 4 van het reglement van orde na, waarin nog wel de term 'vertrouwelijk' is vermeld. Voor dit advies hebben we daarom het begrip vertrouwelijk gelezen in de betekenis van de term 'niet openbaar'. Het verdient de voorkeur deze terminologie ook daadwerkelijk in het reglement van orde aan te passen, zodat de tekst overeenkomt met de gemaakte afspraken. Niet-openbaar, geheimhouding en de wetswijziging In de Gemeentewet zijn diverse bepalingen omtrent geheimhouding opgenomen.

Met het op 11 oktober 2021 door de Eerste Kamer aangenomen wetsvoorstel 'bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur' (hierna: het wetsvoorstel) gaan de wettelijke geheimhoudingsregels op de schop. Het uitgangspunt dat de gemeenteraad een bijzondere positie heeft ten aanzien van geheimhouding komt met deze wet verder centraal te staan: zij functioneert als regisseur van de geheimhouding. De raad is het hoofd van de gemeente, het volksvertegenwoordigende orgaan én controleur van het dagelijks bestuur. Deze rollen veronderstellen openbaarheid als uitgangspunt. In het handelingsprotocol, het reglement van orde en het Protocol heeft de raad als regisseur afspraken gemaakt over (zijn eigen) werkwijzen en omgang met informatie. Er is voor gekozen om uit het midden van de raad een seniorenconvent aan te wijzen dat belast is met de taak een overleg te vormen voor de burgemeester of het college om zaken te bespreken die niet openbaar zijn.

Als het gaat om niet openbare stukken dan heeft de raad afgesproken dat raadsleden uit het seniorenconvent deze stukken niet naar buiten mogen brengen maar wel met de rest van de raads- en commissieleden mogen bespreken.1 Waar het op dit moment nog mogelijk is om geheime informatie aan één raadslid of aan een deel van de raad (bijvoorbeeld een seniorenconvent) te verstrekken, moet na de wetswijziging op basis van artikel 88 (nieuw) Gemeentewet geheime informatie altijd met de gehele raad gedeeld worden. De wetswijziging heeft geen gevolgen voor niet openbare informatie. Zolang de raad het seniorenconvent gebruikt als plaats om niet openbare informatie te bespreken is dat dus niet strijdig met het wetsvoorstel, de informatie is tenslotte ook voor alle raadsleden beschikbaar. Concluderend De raad bepaalt zijn eigen orde en kan zelf afspraken maken over de manier waarop hij met informatie wil omgaan. Zodra het wetsvoorstel kracht van wet heeft, wordt zijn regiepositie nog verder versterkt. Het wetsvoorstel geeft geen regels over niet-openbare informatie. Welke 1

Zie punt 7 en 8 van het protocol niet openbare stukken.

informatie als niet vertrouwelijk wordt beschouwd en hoe de raad daarmee wil omgaan, kan hij zelf vastleggen in een protocol, zoals de raad van de gemeente Horst aan de Maas ook heeft gedaan. Wanneer we het handelingsprotocol lezen en daarbij in acht nemen dat het seniorenconvent een overleg is voor niet openbare stukken, dan zien we geen strijdigheid tussen het handelingsprotocol en de nieuwe regels omtrent geheimhouding in het wetsvoorstel.