06a rv Wijziging RvO

Raadsvoorstel Onderwerp

Voorstel tot het wijzigen van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Horst aan de Maas 2020

datum raad

13 juli 2021

portefeuillehouder

R. Palmen

bladnummer 2021.064

clustermanager

R. Poels

agendapunt

behandeld door

6

Voorstel 1. Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Horst aan de Maas 2020 te wijzigen als volgt: a. Artikel 32 vervalt; b. Artikel 36a Ingekomen stukken wordt toegevoegd en komt te luiden: 1. Bij de raad ingekomen stukken, waaronder schriftelijke mededelingen van het college aan de raad, worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt aan de leden van de raad elektronisch toegezonden en ter inzage gelegd. 2. De lijst bevat de stukken die voor het verzenden van de agenda van de voorbereidende vergadering zijn binnen gekomen. Stukken die na dat tijdstip binnen komen worden - voor zover de actualiteit of spoedeisendheid dat verlangen - alsnog ter kennis gebracht van de leden van de raad. Dit is ook van toepassing voor stukken die gaan over een onderwerp op de raadsagenda; 3. De lijst van ingekomen stukken wordt in zijn geheel tijdens de voorbereidende vergadering aan de orde gesteld. Ingekomen stukken kunnen afzonderlijk informatief aan de orde worden gesteld indien dit uiterlijk 12.00 uur op de maandag voorafgaand aan de vergadering is gemeld bij de griffier. Behandeling vindt plaats in één termijn. c.

het tweede lid van artikel 37 Voorbereidende vergadering, samenstelling, aanwijzing en ontslag te wijzigen zodat dit komt te luiden:

Iedere fractie kan burgerraadsleden laten deelnemen aan de voorbereidende vergadering in de plaats van haar raadsleden met dien verstande dat tenminste de helft van de fractie bestaat uit raadsleden en dat het totaal aantal deelnemers per fractie het zetelaantal van die fractie niet overschrijdt. Indien er sprake is van een eenmansfractie mag het raadslid zich laten vervangen door een burgerraadslid. 2. Deze wijziging treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

Aanleiding Op 26 november 2019 is het huidige Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Horst aan de Maas 2020 vastgesteld naar aanleiding van de evaluatie van de vergaderstructuur. Deze is laatstelijk gewijzigd bij besluit van 2 juni 2020. In dit reglement is, onder andere, geregeld dat fracties burgerraadsleden kunnen laten deelnemen aan de voorbereidende vergaderingen met dien verstande dat tenminste de helft van de fractie bestaat uit raadsleden. Nu onlangs twee eenmansfracties zijn ontstaan in de raad is er aanleiding het Reglement van orde opnieuw te wijzigen teneinde ook de eenmansfracties in staat te stellen zich bij voorbereidende raadsvergaderingen te laten vertegenwoordigen door burgerraadsleden. Tevens wordt van de gelegenheid gebruik gemaakt om de gewijzigde procedure ten aanzien van de behandeling van de ingekomen stukken aan de raad in het reglement vast te leggen. Beoogd resultaat Door het tweede lid van artikel 37 van het reglement te wijzigen wordt vastgelegd dat ook eenmansfracties in staat worden gesteld burgerraadsleden te laten deelnemen aan de voorbereidende vergadering. Daarnaast wordt de gewijzigde procedure ten aanzien van de behandeling van de ingekomen stukken aan de raad in dit regelement verankerd.

Argumenten A. Eenmansfracties moeten in staat worden gesteld een burgerraadslid deel te laten nemen in de voorbereidende vergadering Naar aanleiding van het ontstaan van 2 eenmansfracties is in het presidium van 31 mei 2021 besproken dat het tweede lid van het huidige artikel 37 van het Reglement van orde niet de ruimte biedt voor eenmansfracties om een burgerraadslid te laten deelnemen aan de voorbereidende vergadering nu is bepaald dat de fractie voor tenminste de helft uit raadsleden moet bestaan. Met name voor kleine fracties, en zeker voor eenmansfracties, is het echter zeer gewenst om de voorbereiding en het woordvoerderschap op diverse onderdelen te kunnen verdelen alsook om potentiële kandidaat-raadsleden te laten proeven aan het raadswerk. Om die reden stelt het presidium uw raad voor genoemd artikel te wijzigen Teneinde de gewenste wijziging vast te leggen wordt voorgesteld het tweede lid van artikel 37 zodanig te wijzigen dat de voorwaarde dat een fractie bij de voorbereidende vergadering voor tenminste de helft uit raadsleden moet bestaan, niet geldt voor eenmansfracties.

Lid 2 komt dan te luiden: Iedere fractie kan burgerraadsleden laten deelnemen aan de voorbereidende vergadering in de plaats van haar raadsleden met dien verstande dat tenminste de helft van de fractie bestaat uit raadsleden en dat het totaal aantal deelnemers per fractie het zetelaantal van die fractie niet overschrijdt. Indien er sprake is van een eenmansfractie mag het raadslid zich laten vervangen door een burgerraadslid. B. De gewijzigde procedure van de behandeling van de ingekomen stukken aan de raad wordt in het regelement verankerd In het presidium van 22 maart 2021 is besloten om de lijst van ingekomen stukken niet meer besluitvormend in de raadsvergadering maar informatief in de voorbereidende vergadering aan de orde te stellen. Om dit te verankeren in het reglement worden de volgende wijzigingen voorgesteld: Artikel 32 (opgenomen in hoofdstuk 2 raadsvergaderingen) laten vervallen.

Toevoegen artikel 36a (in hoofdstuk 3 voorbereidende vergadering) Artikel 36a Ingekomen stukken 1. Bij de raad ingekomen stukken, waaronder schriftelijke mededelingen van het college aan de raad, worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt aan de leden van de raad elektronisch toegezonden en ter inzage gelegd. 2. De lijst bevat de stukken die voor het verzenden van de agenda van de voorbereidende vergadering zijn binnen gekomen. Stukken die na dat tijdstip binnen komen worden - voor zover de actualiteit of spoedeisendheid dat verlangen - alsnog ter kennis gebracht van de leden van de raad. Dit is ook van toepassing voor stukken die gaan over een onderwerp op de raadsagenda; 3. De lijst van ingekomen stukken wordt in zijn geheel tijdens de raadsvoorbereidende vergadering aan de orde gesteld. Ingekomen stukken kunnen afzonderlijk informatief aan de orde worden gesteld indien dit uiterlijk 12.00 uur op de maandag voorafgaand aan de vergadering is gemeld bij de griffier. Behandeling vindt plaats in één termijn. 4. De raad besluit, op voorstel van het presidium, tot wijze van afdoening van de ingekomen stukken.

Het hier voorgestelde artikel 36a is vergelijkbaar met het te laten vervallen artikel 32 waarbij de wijzigingen hier gemarkeerd zijn. In artikel 36 is reeds opgenomen dat het informatief bespreken van de ingekomen stukken tot de taak van de voorbereidende vergadering behoort. Vervolgtraject / communicatie Publicatie na vaststelling

Het presidium van de gemeente Horst aan de Maas, De voorzitter, {HAND1}

De griffier, {HAND}

drs. R.F.I. Palmen

mr. R.J.M. Poels

Bijlagen -