05c Richtlijnen omgevingsgesprek

RICHTLIJNEN OMGEVINGSGESPREK HORST A/D MAAS

1

SAMENVATTING

Dit verslag wordt ondertekend door de aanwezigen en bijgevoegd bij de vergunningaanvraag.

In Horst aan de Maas zijn we samen verantwoordelijk voor onze leefomgeving. Met deze richtlijnen van het omgevingsgesprek geven we initiatiefnemers én omwonenden handvaten om dit gesprek goed te voeren. De gemeente maakt onderscheid tussen twee soorten omgevingsgesprekken, te weten een standaard omgevingsgesprek en een uitgebreid omgevingsgesprek, gebaseerd op de impact van het initiatief. Voor aanvragen die vergunningsvrij zijn of een meldingsplicht hebben wordt een omgevingsgesprek niet verplicht. Wel wordt aangeraden om de directe omgeving te informeren. Aan de hand van een impactanalyse wordt gekeken welk omgevingsgesprek gevoerd dient te worden. Er wordt gekozen voor een uitgebreid omgevingsgesprek als het gaat om complexe, omvangrijke plannen die (grote) invloed hebben op de omgeving. Bij een uitgebreid omgevingsgesprek gaat de aanvrager in gesprek met de omgeving om samen te kijken hoe het plan passend gemaakt kan worden in de omgeving. Een standaard omgevingsgesprek heeft een meer informatief karakter. Meestal zijn dit reguliere aanvragen. Voordat er gestart wordt met het omgevingsgesprek maakt de gemeente aan de voorkant het speelveld kenbaar. Welke beleidskaders, randvoorwaarden of aandachtspunten kunnen aan de voorkant al meegegeven worden waarbinnen de aanvrager zich kan bewegen met zijn of haar plan én de omwonenden weten welk kader geldt.

Ook als er geen speelruimte is of als het plan niet mogelijk is dient dit aan de voorkant kenbaar gemaakt te worden. De verwachtingen dienen aan het begin duidelijk te zijn bij de aanvrager. Ook de omgeving kan inzicht krijgen in het speelveld. In alle gevallen organiseert de aanvrager het omgevingsgesprek en zorgt er ook voor dat de inbreng van de omgeving worden weergeven in een verslag.

2

INHOUD SAMENVATTING.................................................................................................................................................................................................... 2 INLEIDING .............................................................................................................................................................................................................. 4 OMGEVINGSGESPREK......................................................................................................................................................................................... 5 De twee typen omgevingsgesprekken ................................................................................................................................................................. 5 Impactanalyse ..................................................................................................................................................................................................... 5 Verwachtingenmanagement/het speelveld aanvrager .........................................................................................................................................

6 De omgeving ....................................................................................................................................................................................................... 6 Informatievoorziening inwoners ........................................................................................................................................................................... 7 Verantwoording omgevingsgesprek..................................................................................................................................................................... 7 Nazorg ................................................................................................................................................................................................................ 8 ROL GEMEENTE, BESTUUR EN RAAD ................................................................................................................................................................ 9 Rol gemeente ..................................................................................................................................................................................................

9 Rol wethouder en college van B&W ................................................................................................................................................................. 9 Rol gemeenteraad ........................................................................................................................................................................................... 9 TOT SLOT ............................................................................................................................................................................................................ 10 OMGEVINGSGESPREK HORST AAN DE MAAS IN BEELD ............................................................................................................................... 11 FORMAT VERSLAG OMGEVINGSGESPREK ..................................................................................................................................................... 12

3

INLEIDING Als Gemeente Horst aan de Maas vinden we participatie belangrijk. Beginspraak is de basis van veel ontwikkelingen in de gemeente en de gemeenschappen van Horst aan de Maas. Daarom zien we de ontwikkelingen die de Omgevingswet met zich meenemen als een kans om ook op het ruimtelijk domein steeds meer samen de verantwoordelijkheid te nemen voor onze omgeving. Waarin ondernemers ruimte krijgen en inwoners zich gehoord voelen. Bij een toekomstige vergunningaanvraag of bestemmingsplanwijziging wordt een omgevingsgesprek gevoerd. Er wordt aan de voorkant een intensiever traject verwacht, zodat de vergunningverlening aan de achterkant een korte doorlooptijd kent. Dit is nu vaak andersom. In de gedachte van het omgevingsgesprek wordt aan de voorkant gevraagd wat de omgeving vindt van het plan, voordat de gemeente de aanvraag beoordeeld. Het creëren van draagvlak krijgt een andere betekenis bij aanvragen, naast de wettelijke regels wordt dit een belangrijk onderdeel bij besluitvorming.

4

OMGEVINGSGESPREK Een omgevingsgesprek is kortweg een gesprek tussen de aanvrager en de omgeving over het plan waarvoor de vergunning wordt aangevraagd. Het is niet meer dan kijken of het plan een kans van slagen heeft binnen de omgeving. Op zich is een omgevingsgesprek niks nieuws, voor vele vraagstukken wordt nu al zo gewerkt: de aanvrager legt het plan voor aan de omgeving en haalt op wat zij er van vinden, of het past in de omgeving en om samen te kijken of het passend te maken is. Dit geldt naast vergunningaanvragen ook voor bestemmingsplannen. Kortom het doel is om vooraf de belangen van de omgeving goed te horen, af te wegen in het plan, zodat uiteindelijk de procedure soepeler kan worden doorlopen. Bij een vergunningaanvraag wordt naast een beleidsmatige toets ook gekeken hoe het omgevingsgesprek is gevoerd. Dit wordt meegenomen in de uiteindelijke beslissing. Als een omgevingsgesprek niet wordt gevoerd door een aanvrager is dat wettelijk geen weigeringsgrond om de vergunning niet in behandeling te nemen. Wel stimuleren we om een omgevingsgesprek te voeren en onderzoeken we of het een indieningsvereiste kan worden.

Wij zijn van mening dat dit omgevingsgesprek, zoals in deze richtlijnen zijn uitgelegd, past bij de inwoners van Horst aan de Maas en haar cultuur, dat haar ondernemendheid niet in de weg staat en wordt ontmoedigd, maar ervoor zorgt dat ze het traject samen willen aangaan. Het belangrijkste uitgangspunt hierbij is dat het voor onze inwoners ook toegankelijk en begrijpelijk moet zijn. Echter hebben we ook met andere (meer complexere) initiatieven te maken. Hier spelen vaak ook economische belangen in mee. Dit vraagt om een ander gesprek en een andere werkwijze.

De twee typen omgevingsgesprekken Afhankelijk van de inhoud van een plan wordt bepaald welk gesprek passend is. Als het plan bij de gemeente binnenkomt wordt er een impactanalyse gemaakt om te zien wat voor risico’s de aanvraag met zich mee brengt voor

bijvoorbeeld de omgeving. Aan de hand van deze impactanalyse wordt bepaald welk soort gesprek gevoerd dient te worden. Het uitgangspunt is dat aanvragen die nu ook niet complex zijn of geen uitgebreid traject volgen in de toekomst ook geen uitgebreid omgevingsgesprek hoeven te voeren. Complexe plannen waarbij een grote(re) impact wordt verwacht op de omgeving dienen wel een uitgebreid omgevingsgesprek te volgen. Het verschil in de twee gesprekken zit vooral in het raadplegen en meenemen van de omgeving. Er wordt onder andere gekozen voor een uitgebreid omgevingsgesprek als de gemeente, dan wel de omgeving, ziet dat het plan (grote) impact heeft op de omgeving en/of erg omvangrijk is. Het is natuurlijk mogelijk dat er andere punten zijn waarbij er toch wordt gekozen voor een uitgebreid omgevingsgesprek. Daarnaast is het per situatie ook nog verschillend. Naast de aanvragen die al vergunningsvrij zijn of alleen een meldingsplicht hebben, vallen de overige aanvragen onder een standaard omgevingsgesprek. Belangrijk is dat het doel van het gesprek duidelijk is bij de deelnemers! Het is mogelijk dat er wordt gekozen voor een standaard omgevingsgesprek en dit uiteindelijk door verschillende invloeden of wijziging van het plan toch een uitgebreid omgevingsgesprek wordt. Hier zal de gemeente tijdig op moeten anticiperen.

De verschillende gespreksvormen zijn visueel toegelicht op pagina 11.

Impactanalyse De impactanalyse wordt uitgevoerd om een keuze te maken tussen de twee omgevingsgesprekken, maar ook om te kijken wat voor impact het plan heeft op fysieke leefomgeving. Daarnaast is het voor de gemeente een middel om de initiatieven die de gemeente binnenkrijgt te monitoren en te managen. De impactanalyse is een belangrijk startpunt voor de rest van de omgevingsgesprek en de aanvraag, maar ook voor de uiteindelijke toets. Daarnaast is de impactanalyse essentieel voor de organisatie. Wat kunnen we verwachten bij deze aanvraag?

5

Verwachtingenmanagement/het speelveld aanvrager Als duidelijk is welk omgevingsgesprek gevoerd wordt is het belangrijk dat de verwachtingen voor de aanvrager helder zijn. Dit gaat met name om het proces dat gevolgd wordt door de aanvrager en wat verwacht wordt als het gaat om het raadplegen van de omgeving. Daarnaast dient de gemeente vooraf de speelruimte kenbaar te maken en te hebben. Waarbinnen kan de aanvrager zich met zijn of haar plan bewegen? Heeft de gemeente al vastgestelde kaders of beleid die leidend zijn? Voorkomen moet worden dat bij de toets beleid en kaders naar voren komen waardoor het plan niet meer passend of wenselijk is en wellicht niet kan worden vergund. Kortom: het is van belang dat aan de voorkant de kaders, randvoorwaarden en aandachtspunten worden meegegeven. Het speelveld moet duidelijk zijn. Ook als het plan niet past binnen het gemeentelijk beleid moet dat direct helder gemaakt worden. De juiste verwachtingen moeten worden gewekt! Belangrijk hierbij zijn de tools die de gemeente kan aanbieden om het verwachtingsmanagement makkelijk en duidelijk te maken. Één van de tools die wordt ontwikkeld is DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet). Deze digitale omgeving kan veel informatie weergeven die handig en nodig is voor een aanvrager en omgeving.

De omgeving Bij een omgevingsgesprek gaat het er om dat het plan wordt besproken met de omgeving en mensen die er mee te maken hebben of gaan krijgen. Er is vaak discussie over wie of wat de omgeving van een plan nu is. Wij hebben het als volgt omschreven: “Mensen en organisaties die belanghebbenden zijn of iets met het plan te maken hebben bepalen het draagvlak” De definitie van belanghebbende(n) die wij hanteren is breder dan het juridische begrip belanghebbende(n). Juridisch gaat het bij een belanghebbende om degene wiens belang rechtstreeks bij een besluit is betrokken. Bij ons is dat breder, ook mensen, organisaties en/of andere

partijen kunnen belanghebbende zijn, los of hun belang rechtstreeks bij het besluit betrokken is. Voor sommige mensen is het bijvoorbeeld van belang dat hun leefomgeving een bepaalde kwaliteit behoudt. Ze zijn niet rechtstreeks bij het besluit betrokken, maar behoren in dit geval wel tot het draagvlak van een plan. De initiatiefnemer beargumenteert waar de impact ligt en waarom er gekozen is om deze mensen te benaderden. Een initiatiefnemer kan de gemeente om advies vragen of de betrokken partijen uit de omgeving passend zijn bij de omvang van het initiatief. Het draagvlak is zwaarwegend bij een vergunningaanvraag, maar niet bepalend. Het moet namelijk niet zo zijn dat er niks meer kan bij onvoldoende draagvlak. Uiteindelijk toetst de gemeente of er nog andere belangen zijn die zwaarder wegen dan het draagvlak in het kader van het algemeen belang. De gemeente is uiteindelijk verantwoordelijk en weegt de reacties af binnen de omgeving en kijkt of de omgeving voldoende is geïnformeerd, gehoord en meegenomen. Het gaat om het meenemen en afwegen van de belangen van de omgeving in combinatie met het plan. Indien het aan de orde is bekijkt de gemeente bij de vergunningverlening of de aanvrager het plan heeft aangepast naar aanleiding van het omgevingsgesprek inclusief de reden waarom dat wel of niet is gebeurd.

De argumenten die door de omgeving zijn aangevoerd op het plan worden ook bekeken. Daarnaast kan er niet uitgesloten worden dat er partijen worden vergeten. Belangrijk is dat hier goede communicatie over plaatsvindt, mochten er partijen in eerste instantie niet uitgenodigd worden voor het omgevingsgesprek. Dit moet onbewust gebeuren, een aanvrager kan niet bewust mensen niet uitnodigen voor een omgevingsgesprek. Daarnaast moet er als het traject nog niet is afgerond plaats zijn om ook deze mensen nog te horen en mee te nemen in de plannen. Voor het standaard omgevingsgesprek wordt er gevraagd hoe de buurt in de nabije omgeving reageert op het plan. Zoals eerder aangegeven gaan we bij dit omgevingsgesprek uit van ‘eenvoudige’ aanvragen. De buurt dient in kennis te worden gesteld van het plan. Vragen of reacties over het plan zijn richting aanvrager mogelijk. Ook hier is de gemeente uiteindelijk 6

verantwoordelijk en weegt argumenten van de omgeving af en kijkt of voldoende mensen in de buurt zijn geïnformeerd. Dit betekent dus dat er een informatie‘plicht’ ontstaat bij een standaard omgevingsgesprek. Vanuit daar wordt het proces vervolgd: een vervolggesprek met de buurt of het indienen van een aanvraag. Als de aanvrager de buurt niet heeft geïnformeerd dan is het risico dat er wellicht bezwaar komt of de vergunning niet wordt verleend. Als inwoners het lastig vinden om een standaard omgevingsgesprek te voeren kunnen ze bijvoorbeeld Synthese inschakelen om hun daarbij te helpen of ondersteunen. De omgeving waarmee het omgevingsgesprek wordt gevoerd is dus niet omkaderd of vastgelegd. Afhankelijk van het soort gesprek en de inhoud van aanvraag wordt bepaald wat de omvang van de omgeving is en op welke manier zij betrokken worden bij het plan. Doel is het meenemen en afwegen van de belangen van de omgeving in combinatie met het plan. Het gaat dus niet om de omgeving te overtuigen van de plannen of een meerderheid aan voorstanders te hebben. Zoals eerder genoemd zet Horst aan de Maas in om het omgevingsgesprek te stimuleren. Los van het resultaat vinden wij dat er op z’n minst geprobeerd moet zijn om een omgevingsgesprek op te starten.

Mocht het omgevingsgesprek geen resultaat opleveren dan is de gemeente aan zet om de afweging te maken of het plan vergund kan worden zonder (gewenst) draagvlak of omgevingsgesprek. Een keuze kan zijn dat de gemeente in sommige gevallen een actieve rol moet innemen in het omgevingsgesprek.

Informatievoorziening inwoners Als inwoners in aanraking komen met een omgevingsgesprek is vaak alles nieuw. Het is onduidelijk wat van ze wordt verwacht en wat voor rol ze hebben en kunnen nemen in het gesprek. Uiteindelijk is dit natuurlijk ook afhankelijk van het soort omgevingsgesprek (standaard of uitgebreid) en om wat voor plan het gaat. Actuele en bekende voorbeelden zijn omgevingsgesprekken over het thema arbeidsmigranten. Dit is bijvoorbeeld een heel ander vraagstuk dan

het realiseren van een speeltuin of aanbouw aan je woning. Het vraagt om verschillende gesprekken en informatievoorziening richting inwoners. De gemeente kiest er voor om de organisatie van het omgevingsgesprek bij de aanvrager te leggen. Dit is ook in lijn met de gedachte achter de omgevingswet. Het is van belang dat de aanvrager de inwoners tijdens en/of voor het omgevingsgesprek voldoende op de hoogte stelt. Daarnaast is het van belang dat de aanvrager (achtergrond)informatie verstrekt of kenbaar maakt waar inwoners deze informatie kunnen opvragen als daar behoefte aan is. Uiteraard is de informatie ten alle tijden beschikbaar bij de gemeente. Ten slotte zal de gemeente een algemene informatiekaart ontwikkelen voor de inwoners over het omgevingsgesprek met onderwerpen als: “Wat komt er op de inwoners af”, “Wat wordt er verwacht” en “Waarom neem ik deel aan het omgevingsgesprek?”.

Verantwoording omgevingsgesprek Een omgevingsgesprek wordt georganiseerd door de aanvrager. De aanvrager nodigt zijn omgeving uit om de plannen toe te lichten. De rol van de omgeving is dat ze hier op kunnen reageren en vragen kunnen stellen. Ook kunnen ze met argumenten aantonen waarom ze wel of niet voor het plan zijn. Onderbouwde argumenten zijn daarbij van belang. Daarnaast wordt er van beide partijen een meedenkende houding verwacht om samen te komen tot een goed plan. Uitgangspunt bij een gesprek is dat bij het maken van afspraken met de omgeving ook hoort dat de afspraken worden nagekomen. De aanvrager maakt een verslag van het omgevingsgesprek. Het verslag wordt ondertekend door de omgeving (mensen die aanwezig waren) en bijgevoegd bij de vergunningaanvraag. Indien aanwezigen zichzelf niet herkennen in het verslag mogen ze hun aanvulling toesturen naar de gemeente. De gemeente zal beoordelen of het omgevingsgesprek goed is gevoerd en de reden waarom argumenten wel of niet zijn meegenomen in het plan dat wordt ingediend.

7

De gemeente biedt een format aan die als handvat gebruikt kan worden bij het vastleggen van een omgevingsgesprek.

Nazorg Bij sommige aanvragen is het van belang dat de afspraken die worden gemaakt worden gemonitord. Kortweg dat er contact blijft bestaan tussen de omgeving en de onderneming/aanvrager. Meestal worden er met de omgeving afspraken gemaakt, deze dienen uiteindelijk ook nagekomen te worden. Ook andere zaken vragen welllicht om nazorg, nadat de vergunning is verleend. Een mogelijkheid hoe dit geborgd kan worden is door het organiseren van evaluatiegesprekken tussen de omgeving en initiatiefnemer. Een onderwerp dat bij het thema arbeidsmigranten veelal terugkomt is het beheer van een wooncomplex. Dit zou reden zijn om evaluatiegesprekken op te starten. Ten slotte kan de gemeente in sommige gevallen een rol spelen bij bijvoorbeeld het evaluatiegesprek.

8

ROL GEMEENTE, BESTUUR EN RAAD Het omgevingsgesprek heeft als bedoeling om omwonenden te betrekken bij de plannen en de impact die zij ervaren mee te nemen. Het omgevingsgesprek is geen politiek instrument. Rol gemeente Waar de gemeente nu vooral optreedt als toetser bij vergunningaanvragen zal dat met het omgevingsgesprek veranderen. De gemeente zal meer rollen kunnen krijgen gedurende het proces van de aanvraag. Belangrijk is dat de verschillende rollen niet door eenzelfde persoon worden vervuld in verband met een eerlijke beoordeling van de vergunning en onafhankelijkheid tijdens het omgevingsgesprek. Bij het uitgebreide omgevingsgesprek kan de gemeente twee of meerdere rollen hebben, bijvoorbeeld een begeleidende, controlerende en toetsende rol. De gemeente heeft daarom een begeleidende rol en is beschikbaar voor de aanvrager en de omgeving. Een voorbeeld is dat de gemeente aanwezig kan zijn bij het omgevingsgesprek. Wanneer dat is, is afhankelijk van de aanvraag, dit zullen we nog moeten ondervinden aan de hand van ervaringen. Daarnaast kan de gemeente als het omgevingsgesprek niet goed verloopt tussen de partijen ondersteunen. Verder heeft de gemeente een controlerende rol om te bewaken dat de aanvraag ook aansluit bij het plan waarover de omgeving is gehoord en of het proces goed is gevolgd.

Ten slotte is de gemeente uiteraard de toetser van de aanvraag en bepaald of de vergunning wel of niet verleend kan worden.

Het kan ook nog zijn dat de gemeente eigenaar is van een plan. In dat geval zit de gemeente ook als gesprekspartner aan tafel en/of initiatiefnemer van het omgevingsgesprek. Rol wethouder en college van B&W De wethouder wordt vooraf ingelicht over het plan. De wethouder kan eventueel aandachtspunten meegeven vanuit zijn of haar kennis, wat een aanvulling kan zijn op de impactanalyse. De wethouder zal nog geen uitspraak doen. Als de aanvraag wordt ingediend wordt er een beslissing genomen of de vergunning wel of niet wordt verleend. In sommige gevallen wordt er een voorstel voorgelegd aan het college van B&W. Rol gemeenteraad Het doel van het omgevingsgesprek is nadrukkelijk om de belangen van omwonenden mee te nemen in de planvorming. Het is geen politiek instrument. (Burger)raadsleden nemen dan ook alleen deel aan het omgevingsgesprek als zij belanghebbend zijn. De gemeenteraad zal een besluit kunnen nemen op een aanvraag als dat volgt uit de procedure die hoort bij de aanvraag. Dit is hetzelfde zoals dat nu ook het geval is.

Bij een eenvoudig omgevingsgesprek staat de gemeente meer op de achtergrond en vervult hoofdzakelijk de rol als toetser, zoals nu ook het geval is. Dat wil niet zeggen dat de gemeente niet mag faciliteren als er vragen komen vanuit de aanvrager of omgeving. Alleen is het faciliteren minder intensief dan bij een uitgebreid omgevingsgesprek. Veelal zijn deze aanvragen ook minder complex van aard en gaat het vrijwel altijd om reguliere aanvragen. 9

TOT SLOT De geschetste omgevingsgesprekken zijn richtlijnen. Dat betekent dat in ons dagelijks werk er andere keuzes gemaakt kunnen worden of dat sommige onderdelen in een omgevingsgesprek niet passend zijn op dat moment. Uiteraard kunnen er in sommige gevallen andere, betere manieren zijn om te komen tot een goed gesprek. Het doel is wel om zoveel mogelijk deze richtlijnen te respecteren zodat er uiteindelijk niet voor iedere aanvrager een traject-op-maat wordt bedacht. Daarnaast zijn er al verschillende praktijkvoorbeelden van hoe een gesprek gevoerd kan worden (bijvoorbeeld binnen het thema arbeidsmigranten). Dit kan eventueel meegenomen worden in de uitwerking van het participatiebeleid. Daarnaast is het thema arbeidsmigranten actueel en vraagt op sommige vlakken een andere aanpak. We hebben al veel geleerd als het gaat om dit thema, maar ook hier zijn zeker nog binnen het omgevingsgesprek verbeteringen mogelijk. Voor dit thema zullen ook deze richtlijnen het uitgangspunt zijn, maar zoals gezegd vraagt dit soms om een andere aanpak. Een intensievere rol vanuit de gemeente, de aanvrager en de omgeving.

Aanpak

t er uiteindelijk niet voor iedere aanvrager een traject-op-maat wordt bedacht.

10

OMGEVINGSGESPREK HORST AAN DE MAAS IN BEELD

11

FORMAT VERSLAG OMGEVINGSGESPREK

12