05c Bijlage 1 Controleprotocol 2023 tm 2026

*23-0043841* 23-0043841 2303300076

Controleprotocol 2023 tot en met 2026 Horst aan de Maas Inleiding De gemeenteraad heeft op 4 april 2023 BDO accountants benoemd als extern accountant voor de boekjaren 2023 tot en met 2026 (met een optie tot verlenging), dit conform artikel 213 Gemeentewet (GW). In dit controleprotocol wordt door de raad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole en het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording van het college van B&W. Onderwerp van controle zijn de jaarrekeningen 2023 tot en met 2026 en daarmee ook het financiële beheer over deze jaren, zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders.

Doelstelling De vaststelling van dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan: • Het college van de gemeente Horst aan de Maas over de te hanteren verantwoordingsgrens en • Rapportagetoleranties voor de controle op rechtmatigheidscontroles en daarvoor geldende normen en • De accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, materialiteit en de daarvoor geldende normstellingen van de jaarrekeningen 2023 tot en met 2026. Ook wordt aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de getrouwheidscontrole van de externe accountant is.

Wettelijk kader De Gemeentewet (GW), artikel 213 lid 2, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Gezien de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Ook moet in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financiële beheer onderwerp van de rechtmatigheidscontrole is. Dit is verder uitgewerkt in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door de raad in de tweede helft van het jaar.

Algemene uitgangspunten voor de controle op getrouwheid door de accountant De controle van de jaarrekening wordt uitgevoerd door de accountant, benoemd door de raad, en is gericht op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college bij de jaarrekening; • de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie en gericht op de vraag of deze een getrouwe (en rechtmatige) verantwoording mogelijk maken;

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst Postbus 6005 / 5960 AA Horst T 077 - 477 97 77

F 077 - 477 97 50

Pag. 2 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

•

• •

het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of volgens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 GW (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; de getrouwe weergave in de SiSa-bijlage (Single information Single audit) waarin de verantwoordingsinformatie staat over specifieke uitkeringen, bedoeld in artikel 58a van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Bij de controle zullen de nadere regels, die bij of volgens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 GW (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, BADO) evenals de Nadere voorschriften controle- en overige standaarden (NV COS) van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Definitie rechtmatigheid volgens BADO De in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties zijn rechtmatig tot stand gekomen. Dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”. Het college hoeft niet vast te stellen dat álle handelingen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving zijn verricht. De interne controle controleert de handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen, die als baten, lasten of balansmutaties in de jaarrekening worden verantwoord. De accountant controleert alleen de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college en de financiële beheershandelingen. 1. Wij stellen u voor akkoord te gaan met de algemene uitgangspunten voor de controle.

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties Goedkeurings- rapporteringstolerantie (accountant) De goedkeuringstolerantie is “het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring door de accountant. De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant (en de verbijzonderde interne controle) controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, uitgevoerde interne controles en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van deze kwalitatieve beoordeling.

Pag. 3 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zijn de volgende minimumeisen voor de te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven:

Strekking accountantsverklaring: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

Naast deze kwantitatieve benadering hanteert de accountant ook een kwalitatieve beoordeling bij de weging van fouten en onzekerheden. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring. De definitieve bedragen worden bepaald aan de hand van de cijfers van de jaarrekening van het te controleren boekjaar. Bij de goedkeuringstoleranties betreft het de lasten inclusief de toevoegingen aan reserves. Naast de goedkeuringstoleranties is er sprake van de rapporteringtolerantie. Uitgaande van de overeengekomen goedkeuringstolerantie voor fouten, bedraagt de rapporteringstolerantie 10% van de goedkeuringstolerantie. Fouten boven de rapporteringstolerantie worden vermeld in het rapport van bevindingen. Het definitieve bedrag wordt jaarlijks bepaald op basis van de cijfers van de jaarrekening.

Verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens (voor collegeverantwoording) In de rechtmatigheidsverantwoording van het college wordt gerapporteerd over de financiële rechtmatigheid. Hiervoor is de verantwoordingsgrens vastgesteld. De definitie van de verantwoordingsgrens is: “De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college van burgemeester en wethouders de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves”. De gemeenteraad heeft 8 maart 2022 de verantwoordingsgrens bepaald op 1% van de lasten (inclusief mutatie reserves) van de jaarrekening. De gemeenteraad heeft ook een rapporteringsgrens van € 150.000 vastgesteld (8-3-2022). Dit omdat het college waarde hecht aan het toelichten van bevindingen van de rechtmatigheidscontroles. Het college licht de onrechtmatigheden die hoger zijn dan de rapporteringsgrens toe in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening. Indien de raad nieuwe grenzen vaststelt, worden deze in acht genomen in plaats van de hiervoor genoemde grenzen, zonder dat hiervoor dit controleprotocol wordt aangepast. De bovenstaande rapporteringstolerantie geldt niet voor de specifieke uitkeringen (SPUK) die onder de SiSaregeling vallen.

Hiervoor geldt per specifieke uitkering de volgende rapporteringstoleranties:

Pag. 4 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Lasten specifieke uitkering ≤ € 125.000 > € 125.000 ≤ € 1.000.000 > € 1.000.000

Rapporteringstolerantie € 12.500 10% van de lasten € 125.000

(dit is conform BADO artikel 5 lid 4).

Voor SPUK-uitkering van minimaal € 125.000 moet er minimaal 1 deelwaarneming worden gedaan voor de controle op rechtmatigheid. De toleranties gelden voor het getrouwe beeld. Een groot deel van de fouten en/of onrechtmatigheden heeft zowel invloed op de rechtmatigheid als op het getrouwe beeld: alle getrouwheidsfouten of -onzekerheden zijn ook rechtmatigheidsfouten of -onzekerheden. Echter niet alle rechtmatigheidsfouten of -onzekerheden zijn ook van invloed op het getrouwe beeld. De rechtmatigheidsverantwoording van het college rapporteert over de financiële rechtmatigheid. De controleverklaring van de accountant gaat over de getrouwheid van de jaarrekening. Hieronder valt ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. 2. Wij stellen u voor akkoord te gaan met de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

Begrip rechtmatigheid en de te controleren rechtmatigheidscriteria Er zijn 3 criteria waarmee de interne controle en de accountantscontrole rekening mee moet houden op het gebied van rechtmatigheid van het financieel beheer. Dit valt onder de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) van het college. De accountant controleert of deze RMV een getrouw beeld geeft. De 3 criteria zijn: • het begrotingscriterium; • het voorwaardencriterium • het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Ad. 1. Het begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de toelichting op het BADO is begrotingscriterium als volgt omschreven: “Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld.

Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.” Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de, ook na de laatste begrotingswijziging, geraamde bedragen dan kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven (begrotingsonrechtmatigheid) aangezien deze lasten buiten het budgetrecht van de raad tot stand zijn gekomen.

Pag. 5 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Volgens artikel 28 BBV dienen overschrijdingen (en onderschrijdingen) goed herkenbaar in de jaarrekening te worden opgenomen. Het college betrekt alle afwijkingen ten opzichte van de begroting (exploitatie en investeringen) bij de fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit omdat het uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. Hierbij kan het ook gaan om begrotingsonrechtmatigheden waarbij het college binnen het door de raad uitgezette beleid is gebleven. Het is aan de raad om te bepalen in hoeverre afwijkingen acceptabel zijn. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Hierin is opgenomen dat bestedingen die uitstijgen boven de in de begroting opgenomen programmabudgetten niet als onrechtmatig worden aangemerkt, als bij de controle vaststaat dat de begrotingsoverschrijding binnen de beleidskaders van de gemeenteraad valt of compensatie mogelijk is door met de hogere lasten rechtstreeks samenhangende inkomsten. Het bepalen of begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad.

Overwegingen hierbij kunnen zijn: • De overschrijding past wel/niet binnen het door de raad geaccordeerd beleid; • Er is sprake van compensatie via direct te relateren inkomsten; • Enzovoort. Zodra de raad de verantwoording en de jaarstukken vaststelt, wordt ook ingestemd met alle begrotingsonrechtmatigheden, hiermee wordt er geen aparte begrotingswijziging voorgelegd aan de raad. In bijlage 2 is een samenvatting van het stappenplan begrotingsonrechtmatigheid opgenomen. In het algemeen geldt dus dat begrotingsoverschrijdingen die binnen de beleidskaders van de raad passen, niet meegewogen mogen worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Ad. 2. Het voorwaardencriterium De besteding en inning van gelden zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door de interne controle moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op: • De omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; • De heffings- en/of declaratiegrondslag; • Normbedragen; • De bevoegdheden; • Het voeren van een administratie; • Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; • Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d.; • Recht, hoogte en duur. Voor alle geldstromen moet ondubbelzinnig vast staan welke voorwaarden van toepassing zijn.

De door hogere overheden gestelde voorwaarden hebben geen verdere uitwerking nodig. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving. De raad is op gemeentelijk niveau kadersteller en bepaalt de norm waaraan het college moet worden getoetst. De gemeenteraad dient dan ook op grond van een overzicht van alle voor de betreffende gemeente geldende wet- en regelgeving het voorwaardencriterium te operationaliseren.

Pag. 6 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Concreet betekent dit dat door de gemeenteraad limitatief moet zijn bepaald aan welke in wet- en regelgeving vastgelegde, voor de gemeente relevante, voorwaarden de interne controle en accountant moet toetsen. Een overzicht van de relevante externe en interne wet- en regelgeving is opgenomen in het Normenkader. Het Normenkader wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld door de raad. Dit is nodig omdat elk jaar er aanpassingen zijn van gemeentelijke verordeningen en beleidsregels. Voor wat betreft het voorwaardencriterium geldt dat voor de interne regelgeving uitsluitend getoetst wordt op de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen. Administratieve bepalingen en termijnbepalingen maken geen deel uit van de controle. Dit geldt voor de accountantscontrole en voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Voor de interne controle zullen ook andere bepalingen worden meegenomen om de processen daar waar mogelijk te verbeteren en ook te toetsen aan de servicenormen. Ad. 3. Het Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) Een overkoepelende regeling is niet vastgesteld en dit is ook niet nodig. In de verschillende verordeningen is dit criterium meegenomen. Uitzondering geldt voor wetgeving die bepaalt dat er een M&O-beleid voor een bepaald thema moet zijn. Voorbeeld hiervan is M&O-beleid voor de Wet Inburgering.

Dit betekent dat door het toetsen op basis van de geldende verordeningen het M&O-criterium ook is meegenomen in de diverse controles. In bijlage 4 wordt schematisch uitgelegd hoe misbruik en oneigenlijk gebruik moet worden gezien/gerapporteerd. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt aangegeven of er sprake is geweest van misbruik of oneigenlijk gebruik. Indien dit is geconstateerd wordt daarbij ook aangegeven welke maatregelen er zijn genomen om dit in de toekomst te voorkomen. Ook wordt jaarlijks de frauderisicoanalyse geactualiseerd waarin ook beheersmaatregelen zijn opgenomen. 3. Wij stellen u voor akkoord te gaan met de uitwerking van het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O-criterium, zoals hiervoor beschreven.

Controleactiviteiten en verslaglegging Interne controle Aangezien we “in control” willen zijn, gelden de bovenstaande uitgangspunten eveneens als minimumeis voor de verbijzonderde interne controle (VIC). Doelstelling hierbij is om de interne controlewerkzaamheden gelijkmatig over het jaar te spreiden, zodat eventuele verbeterpunten in de bedrijfsvoering zo snel als mogelijk opgepakt kunnen worden. De processen die in de interne controle worden meegenomen worden uitgewerkt in het “Interne controleplan”, dat periodiek door het college wordt vastgesteld. De bevindingen van de VIC (inclusief aanbevelingen) worden periodiek gerapporteerd aan de directie en het college. De uitkomsten van de verbijzonderde interne controles dienen als input voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college bij de jaarrekening en voor externe accountantscontrole. Termijnbepalingen en administratieve bepalingen worden uitgezonderd voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Voor de rechtmatigheidsverantwoording en daarmee de getrouwheidscontrole door de accountant worden alleen “recht”, “hoogte” en “duur” meegenomen in het oordeel. De termijn- en administratieve bepalingen uit de diverse verordeningen worden uitgezonderd en dus niet meegenomen in het getrouwheidsoordeel van de accountant.

Bij de interne controle wordt wel aangegeven wat de bevindingen zijn op het gebied van de termijnbepalingen.

Pag. 7 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant, kort samengevat, als volgt: Interimcontrole Over de uitkomsten van de tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het College van Burgemeester en Wethouders en vervolgens doorgeleid en besproken met de auditcommissie. Verslag van bevindingen In overeenstemming met de gemeentewet wordt over de eindcontrole c.q. jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouwe verantwoording daarover waarborgt. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde getrouwheidsfouten worden nader toegelicht. Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen over de betrouwbaarheid en de continuïteit van de gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole voor de getrouwheid weergegeven.

Deze accountantsverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen. 4. Wij stellen u voor akkoord te gaan met de controleactiviteiten en de wijze van verslaglegging. Ingangsdatum van dit controleprotocol Dit controleprotocol gaat in, met terugwerkende kracht, vanaf 1 januari 2023.

Pag. 8 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Voorstel Resumerend stellen wij u voor: 1. Akkoord te gaan met de algemene uitgangspunten voor de controle, inclusief bijlage 1 tot en met 4; 2. Akkoord te gaan met de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties; 3. Akkoord te gaan met de voorgestelde uitwerking van het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O-criterium. 4. Akkoord te gaan met de controleactiviteiten en de wijze van verslaglegging.

Burgemeester en wethouders van Horst aan de Maas,

De burgemeester, {HAND1}

De secretaris, {HAND}

drs. R.F.I. Palmen

mr. L.M.C. Beckers

Bijlage: 1. Criteria voor getrouwheid en rechtmatigheid; 2. Samenvatting stappenplan begrotingsonrechtmatigheid; 3. Nadere bepalingen ten aanzien van de controle met betrekking tot aanbestedingen; 4. Schematische weergave afwegingskader misbruik en oneigenlijk gebruik.

Pag. 9 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Bijlage 1: De criteria voor getrouwheid en rechtmatigheid Criteria van rechtmatigheid

Omschrijving

Voorbeeld

Calculatiecriterium (getrouwheid)

De vastgestelde bedragen zijn juist berekend.

Legesbedragen Facturen

Valuteringscriterium (getrouwheid)

Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.

Aangegaan en verantwoording van contracten en verplichtingen

Leveringscriterium (getrouwheid)

Juistheid van ontvangen goederen en/of afdelingen.

Inkoop van goederen/afdelingen

Adresseringscriterium (getrouwheid)

De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is

Betalingsverkeer

juist (rechthebbende). Volledigheidscriterium (getrouwheid)

Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord.

Legesopbrengsten Onroerend Zaak Belasting Rioolrechten Afvalstoffenheffing Grondverkopen

Aanvaardbaarheidscriterium (getrouwheid)

De financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen.

Inkoop van goederen en/of afdelingen Verstrekken van subsidies

Begrotingscriterium

Financiële handelingen moeten passen

Overschrijding van programma

(rechtmatigheid)

binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Past het totaal binnen het opgestelde en geautoriseerde programma?

M&O-criterium (rechtmatigheid)

De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van

Subsidieregelingen Kwijtschelding Uitkeringen

overheidsregelingen (=misbruik)

Voorwaardencriterium (rechtmatigheid)

De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=oneigenlijk gebruik)

Voor de Wet Inburgering wordt wel een apart M&O-beleid opgesteld omdat het is voorgeschreven via de Wet.

Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen.

Subsidievoorwaarden Aanbesteding Belastingwetgeving

Pag. 10 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Bijlage 2: Samenvatting stappenplan begrotingsonrechtmatigheid Stap 1: alle afwijkingen van de begroting verzamelen ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) door het college. Stap 2: beoordelen of het totaal aan afwijkingen, fouten en onduidelijkheden (elk afzonderlijk) boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens uitkomen (=1%). Bij JA Stap 3: totaal van alle begrotingsonrechtmatigheden vermelden in de RMV van het college. Stap 4: vaststellen en aangeven welke begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het door de raad vastgestelde beleid. Deze moeten bij de toelichting op baten en lasten in de jaarrekening en bij de programma’s en investeringen meer uitgebreid worden toegelicht. In de RMV wordt daarnaar verwezen. Stap 5: resterende begrotingsonrechtmatigheden toelichten. Hierover legt het college in de RMV verantwoording af en kan dit door de raad bij het debat en besluit over vaststellen van de jaarrekening worden betrokken. Stap 6: overeenkomstig de afspraken met de raad aanvullende informatie opnemen in de paragraaf bedrijfsvoering.

Bij NEE Stap 3: overeenkomstig de afspraken met de raad aanvullende informatie opnemen in de paragraaf bedrijfsvoering.

Pag. 11 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Bijlage 3: Nadere bepalingen ten aanzien van de controle met betrekking tot aanbestedingen Algemeen Ten aanzien van de rechtmatigheidscontrole van aanbestedingen 2023 tot en met 2026 worden nadere regels bepaald. Inkoopbeleid gemeente Horst aan de Maas Via het normenkader wordt het gemeentelijk inkoopbeleid uitgezonderd van de rechtmatigheidscontrole. Derhalve zijn alleen de Europese aanbestedingen onderwerp van controle. Drempelbedrag De drempelbedragen voor de Europese aanbestedingen zijn voor 2022 en 2023 gesteld op: Werken € 5.382.000 Leveringen € 215.000 Diensten € 215.000 Sociale en specifieke diensten € 750.000 Deze drempelbedragen zijn vastgesteld voor de periode 2022 en 2023 (in 2024 zullen deze zeer waarschijnlijk wijzigen). De interne en externe controle wordt gebaseerd op de factuurwaarde (excl. BTW) zoals opgenomen in de crediteurenadministratie voor het boekjaar. Met andere woorden: alle leveranciers waarbij het totaal aan facturen volgens de crediteurenadministratie, over een periode van 4 opeenvolgende jaren, het voornoemde drempelbedrag overschrijdt zijn onderwerp van controle. De werkwijze van het controleren op crediteurenniveau over 4 jaar is vanuit de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie Accountants) vastgelegd in de SDO-notitie “uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekening van decentrale overheden”.

In deze notitie staat het volgende: “Ga na of de handelscrediteur de afgelopen 4 jaar boven de grens van de Europese aanbesteding uitkomt. Maak per crediteur een overzicht van lasten per jaar over de afgelopen 4 jaar. Ga na of er opdrachten samengevoegd moeten worden en daarmee boven de Europese aanbestedingsgrens uit komen of deze benaderen. Bepalend voor de selectie van key items is het drempelbedrag van het huidige boekjaar. Handelscrediteuren waarvan het totaal van de opboekingen over de afgelopen 4 jaar boven het drempelbedrag uitkomt, kunnen aangemerkt worden als key items. Afhankelijk van de aard en omvang van de inkopen is het eveneens een mogelijkheid om de uitvoeringsmaterialiteit als grens bedrag aan te merken.”

Pag. 12 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Bijlage 4: Schematische weergave misbruik en oneigenlijk gebruik In deze bijlage wordt schematisch weergegeven het afwegingskader voor misbruik en oneigenlijk gebruik. De blauwe doorlopende pijlen staan voor een bevestigend antwoord. De oranje gestippelde lijnen voor een ontkennend antwoord. De zwarte pijlen staan voor een automatisch gevolg.

Oneigenlijk gebruik

Beleid en uitvoering Misbruik- en Oneigenlijk gebruik

Pag. 13 van 13

vervolg Controleprotocol 2023-2026

Misbruik