04b Voorbeeld veranderende procedure behandeling ingekomen brieven

Voorbeeld veranderend procedure behandeling ingekomen (raadsinformatie)brieven Hieronder wordt een voorbeeld wordt gegeven van de procedure van de behandeling van een (raadsinformatie) brief in de nieuwe t.o.v. de huidige situatie. Huidige gang van zaken (voor een (burger)raadslid) Op 22 augustus schrijft een inwoner een brief aan de raad. Deze wordt op 23 augustus door de griffie in Notubox geplaatst en vanaf dat moment kunnen de (burger)raadsleden daar vragen over stellen in de vragenapp. In de huidige praktijk is dat dit pas in het weekeinde van 14 en 15 september gebeurt, daar op 17 september de raadsavond is, waar de lijst van ingekomen brieven altijd op de agenda staat. Brieven waarover vragen zijn gesteld worden standaard in de raadsavond door de voorzitter aan de orde gesteld, ook al zijn ze in de vragenapp beantwoord. De agenda van deze raadsavond wordt op 9 september in het presidium vastgesteld en daar worden de ingekomen brieven in meegenomen die tot vrijdag 6 september bij de griffie zijn binnengekomen. Voorgestelde gang van zaken (voor een (burger)raadslid) Op 22 augustus schrijft een inwoner een brief aan de raad. Deze wordt op 23 augustus door de griffie in Notubox geplaatst en vanaf dat moment kunnen de (burger)raadsleden daar vragen over stellen in de vragenapp.

Een (burger)raadslid kan daar (weer) direct vragen stellen in de vragenapp, bijvoorbeeld op zondag 25 augustus. Stel dat het antwoord in de app op woensdag 28 augustus wordt gegeven en deze is niet voldoende voor het (burger)raadslid dan kan op dezelfde dag of donderdag 29 augustus de vervolgvraag worden gesteld. Het antwoord kan al op vrijdag 30 augustus worden gegeven, maar het is meer waarschijnlijk dat maandag 2 of dinsdag 3 september is. Indien het (burger)raadslid n.a.v. de antwoorden van mening is dat de brief in de raadsavond van 17 september politiek aan de orde moet worden gesteld, dan geeft hij of zij aan middels een format (zie voorbeeld Venray), dat uiterlijk vrijdag 6 september 12.00 uur bij de griffie wordt ingediend. In het presidium van 9 september wordt dan het besluit genomen of de desbetreffende brief wordt geagendeerd bij het desbetreffende agendapunt (zie voorstel overwegingen vergaderstructuur) “ 22.30-23.30: Behandeling van de (raadsinformatie)brieven (op verzoek van fracties en voorstel presidium)” N.B (1). Het is goed voorstelbaar dat de bovengenoemde interactie/procedure in/middels de vragenapp langer duurt, waardoor het verzoek om de brief te agenderen voor 17 september niet in het presidium van 9 september aan de orde kan worden gesteld. In dat geval is de volgende mogelijkheid pas op de raadsavond van 15 oktober.

Het is dus in ieders belang dat de vragen in de app tijdig worden gesteld en beantwoord. Indien de brief echter politiek zo van belang is, dat het z.s.m. in de raad(savond) behandeld dient te worden, dan kan dat natuurlijk middels het daarvoor bestemd half uur in het spreek/vragenrecht van (burger)raadsleden op 17 of 24 september. N.B (2) Bovengenoemde procedure is ook van toepassing op de raadsinformatiebrieven. Huidige gang van zaken voor de briefschrijver Op 22 augustus schrijft een inwoner een brief aan de raad. Hij of zij krijgt van de griffie een ontvangstbevestiging met de vraag of de brief geanonimiseerd op de website kan worden geplaatst en de mededeling dat hij of zij eventueel over deze brief kan inspreken op 17 september De briefschrijver maakt daar wel of geen gebruik van Voorgestelde gang van zaken voor de briefschrijver Op 22 augustus schrijft een inwoner een brief aan de raad. Hij of zij krijgt van de griffie een ontvangstbevestiging met de vraag of de brief geanonimiseerd op de website kan worden geplaatst en het verloop van de procedure. Deze is dat eventuele vragen en antwoorden over de brief (vanaf 17 september) in de vragenapp op de website te lezen zijn en eventueel raadsleden contact met hem of haar over de brief kunnen opnemen.

Indien de brief op verzoek van een fractie wordt geagendeerd voor de raadsavond van 17 september (of later) dan krijgt de briefschrijver daarover bericht van de griffie.