04a rv Aanpassing gemeentehuis

raadsvoorstel stuknummer: 23.0000046

raadsvoorstel onderwerp

Motie 2 november 2021 (157) aanpassing gemeentehuis

datum raad

9 mei 2023

portefeuillehouder

bladnummer 2023.038

clustermanager

agendapunt

behandeld door

4

R. Palmen

Voorstel 1. In te stemmen met een budgettair neutrale aanpassing van het gemeentehuis waardoor de toegankelijkheid vergroot, de dienstverlening verder verbetert en de werk/vergaderplekken in lijn zijn met het nieuwe werken/opgavegericht werken. 2. Daarmee uit te spreken dat de motie (2021.157) deels uitgevoerd is en deels een continue proces is. Aanleiding Op 2 november 2021 nam uw raad een motie (2021-157) aan waarin u het college opriep om: • De investeringen van 5.831 en 2.069 miljoen, welke zijn opgenomen t.b.v. de verbouw van het gemeentehuis 2022 en aanpassing naar appartementen vooralsnog niet uit te voeren; • In te zetten op de realisatie van lopende projecten en daarnaast op de doorontwikkeling en optimalisering van de organisatie en het ambtelijk apparaat zodat de basis op orde komt; • De raad periodiek te informeren over de voortgang van de ontwikkelingen in de organisatie; • De raad later een voorstel voor te leggen over de doorontwikkeling van het gemeentehuis. Het college geeft in dit voorstel aan hoe de motie is uitgevoerd en vraagt de raad om dit te onderschrijven. Als vervolg gaat het college weer aan de slag met de voorbereidingen voor de aanpassing van het gemeentehuis op grofweg drie onderdelen: de entree, de raadzaal en de werkplekken/ruimten. Het college vraagt in dit voorstel instemming voor de aanpassing. Op 14 februari jl.

bent u hierover in een inspiratiesessie bijgepraat. Beoogd resultaat Een slagvaardige, transparante en duidelijke gemeentelijke organisatie staat voorop. Dat is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van politiek, bestuur en ambtelijke organisatie. We werken rolvast samen op basis van vertrouwen en in open dialoog. Daarbij ondersteunt een inspirerende en passende werkomgeving. Argumenten 1.1. Het plan richt zich op transformatie/verbetering en modernisering van de dienstverlening en de wijze van werken De (gewijzigde) plannen deelden wij eerder met u tijdens een informele sessie net voor de zomer van 2022 en recent tijdens de inspiratiesessie op 14-2-2023.

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50

Pag. 2 van 8

vervolg raadsvoorstel

Er zijn drie wat grotere onderdelen te onderscheiden - de entree toegankelijker en efficiënter inrichten (1) - aanpassing van de werkruimten (2) - de raadzaal boven positioneren en inrichten (3) Ad.1 entree c.a. De ruimte/hal waarin onze inwoners zich melden krijgt een meer transparant en uitnodigend karakter. De traditionele loketten verdwijnen. In plaats daarvan richten we gesprekseilanden in. De afstand tussen inwoner en onze medewerkers verkleint letterlijk en figuurlijk. Men neemt plaats in dezelfde ruimte. Voor meer vertrouwelijke gesprekken blijven gesloten spreekkamers beschikbaar (op dit punt zal nog een aanpassing doorgevoerd worden). Vanuit de hal heeft men relatief eenvoudig toegang tot de semi-publieke ruimten. Waaronder het raadsplein op de bovenverdieping en het werkplein op de benedenverdieping. In het kader van toegankelijkheid komt in de centrale hal een lift die alle vloerniveaus verbindt. Het plan voorziet in een ruimtelijk vormgegeven (trouw)trap vanaf de publieksruimte naar het raadsplein op de bovenverdieping.

Ad.2 werkruimten c.a. In gebouw B passen we de indeling aan, aan het nieuwe werken. De ruimten maken we minder hokkerig en de structuur meer open en transparant. De werkplekken zetten we flexibeler in. De scheidslijn tussen verschillende teams is minder prominent hetgeen prima past bij de ingezette organisatieontwikkeling waarbij niet de teams maar de opgaven centraal staan. Daarnaast realiseren we aanlandplekken voor kort durende werkzaamheden op kantoor. Verspreid over de ruimten plaatsen we “bel”cellen. Hier kan je bellen of een TEAMS-meeting bijwonen. Wat betreft zonering geldt dat alle werkplekken in deze ruimten exclusief voor medewerkers van de gemeente bereikbaar zijn.

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50

Pag. 3 van 8

vervolg raadsvoorstel

Ad.3 raadszaal Op de bovenetage vindt de grootste verandering plaats. Hier wordt de nieuwe raadszaal gerealiseerd. Precies daarvoor ligt het raadsplein, een semipublieke ruimte met een directe ontsluiting naar de entreehal (via trap en lift). Het raadsplein staat in directe zicht-relatie met het bestuurssecretariaat. Bezoekers van het college of de raad kunnen hier wachten, voor-bespreken en zichzelf van koffie voorzien. De ruimtelijkheid en het overzicht, de korte lijnen en de heldere structuur van de ruimte dragen bij aan verbinding tussen raad – college – samenleving – ambtelijke organisatie. Er is ruimte om elkaar voor of na vergaderingen te ontmoeten. Via de semi-publieke ruimte kunnen functies op 3 etages bereikt worden; het werkplein en het raadsplein zijn verbonden met trap en lift. De fractieruimten richten we zo dicht mogelijk bij de raadszaal in. Ook de raadszaal is multifunctioneel inzetbaar. Overdag kan de grote zaal verkleind worden en gebruikt worden als BenW-kamer, trouwzaal en voor het samenwerken aan onze grote opgaven.

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50

Pag. 4 van 8

vervolg raadsvoorstel

1.2. Het plan is aangepast aan het nieuwe werken na corona en aan de ruimtebehoefte die dit met zich brengt. COVID-19 veranderde onze manier van werken voor altijd. Hybride is het nieuwe normaal. Het gaat niet langer om “in plaats van”, maar om “in combinatie met”: thuis en/of op kantoor, online en/of live, focus en/of in verbinding. Hybride werken raakt onze organisatie op vele fronten en daar hebben we oog voor. Medewerkers hebben zelf zeggenschap over de indeling van hun werk. Leidinggevenden ondersteunen dit. We maken afspraken met elkaar over de thuiswerkplek en elkaars bereikbaarheid en beschikbaarheid. Medewerkers ervaren dan vaker minder werkdruk, meer regelruimte en meer werkplezier. De bewuste keuze voor een werklocatie (thuis of op kantoor), kan een bijdrage leveren aan duurzaamheid (minder reistijd), efficiëntie (werken waar het bij de taak past) en een goede werk-privé balans.

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50

Pag. 5 van 8

vervolg raadsvoorstel

Op dit moment is het gebouw niet optimaal ingericht. Er zijn voldoende werkplekken maar niet altijd van de juiste soort. 1.3. Een wendbare organisatie vraagt om een wendbare werkomgeving Een wendbare organisatie vraagt om een wendbare werkomgeving: hierbij gaat het om fysieke wendbaarheid en om functionele flexibiliteit (het op verschillende manieren kunnen gebruiken van ruimten en plekken). Medewerkers hebben goede faciliteiten nodig om plaats-onafhankelijk te werken (digitale opslag, videoconference, apparatuur, etc.). De aanpassingen in het gemeentehuis ondersteunen en versterken onze ambities in de opgaven (met elkaar en met onze partners samenwerken, elkaar ontmoeten, brainstormen en nieuwe wegen inslaan). Samenwerkingspartners zijn welkom. Een flexibel en modern gebouw met diverse soorten werkplekken (stilte, ontmoeting, aanland, videoconferencing etc) leidt tot een betere productiviteit, een betere werk-privé balans en meer werkplezier. De verbinding met de gemeenschap versterkt op het moment dat het gebouw inspireert en een snellere, uitnodigende ontmoeting ondersteunt. Dit kan prima in het beoogde werkplein. Potentiële nieuwe medewerkers vinden de waarden, normen en visie waar de werkgever voor staat belangrijk. Deze tezamen met de sfeer in de organisatie zijn vaak doorslaggevend bij het maken van een keuze voor een (nieuwe) werkgever.

Een gebouw met een moderne uitstraling faciliteert de gewenste wijze van werken. 1.4 Raadsvergaderingen en -avonden vinden herkenbaar plaats in het gemeentehuis. Het gemeentehuis is voor onze inwoners een herkenbare en logische plek om raadsvergaderingen te bezoeken. De raad is onlosmakelijk en formeel verbonden met het gemeentehuis van Horst aan de Maas, waarin ook het college en de organisatie hun basis hebben. Herkenbaarheid speelt ook bij een constante opstelling van de fracties en de raadsleden. Uiteraard kan voor minder formele sessies ook uitgeweken worden naar andere/externe locaties, bijvoorbeeld als de inhoud of een thema daarom vragen. De gewenste techniek tijdens de vergadering zoals de geluidsinstallatie, mogelijkheden voor een professionele live video-uitzending en formele opnames voor de verslaglegging vragen om een vaste basis. Deze formele factoren lenen zich niet voor een telkens veranderende omgeving. Om optimaal gebruik te maken van de ervaringen en wensen van raadsleden stellen we voor om een aantal raadsleden, ondersteund door de griffie, af te vaardigen voor het meedenken bij de inrichting van de raadszaal en de fractieruimten. 2.1 Het college zette met de organisatie gerichte stappen ter verbetering van de dienstverlening De motie gaf het college eind 2021 een heldere boodschap: het op orde brengen van de primaire dienstverlening is prioritair.

In april 2022 ontving u het “bidbook organisatieontwikkeling Horst aan de Maas; “van buiten naar binnen werken”. In de begroting 2022 en 2023 koppelde u concrete middelen aan het bidbook waarmee het college samen met de organisatie en de raad aan de slag kon. De wereld om ons heen verandert immers steeds. Dat vraagt iets van ons: van de manier waarop we intern en met partners samenwerken; van hoe we ons opstellen richting inwoners en met hen in gesprek gaan en blijven; van taken en rollen van medewerkers en leidinggevenden; van college- en raadsleden, van de manier waarop onze organisatie en afdelingen zijn ingericht. In het bidbook en tijdens de sessies over het Hooflijnenakkoord formuleerden we onze opgaven en maakten we afspraken over procesoptimalisaties.

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50

Pag. 6 van 8

vervolg raadsvoorstel

Ondertussen werken college en organisatie door aan diverse trajecten om in het hier en nu de kwaliteit van onze dienstverlening beter te maken, de formatie op orde te krijgen en te werken aan vaardigheden die passen bij de ambities. Deze 10 trajecten benoemden we o.a. in het bidbook: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ontwikkelingen in het sociaal domein, zoals het afbouwen van de wachttijden. Nieuwe processen in het ruimtelijke domein. Verbeterpunten in de bereikbaarheid en communicatie. Direct klantcontact in vergunningsprocessen. Een nieuwe visuele identiteit. Het op niveau brengen van de kwaliteit van raadsvoorstellen en publiekscommunicatie (duidelijke taal). 7. Strategische denkkracht in de nabijheid van het bestuur. 8. Strategische personeelsplanning. 9. Evaluatie van de samenwerking met Venray. 10. Regie op toezicht en handhaving. Deze 10 punten voerden we uit en zetten we om in concrete resultaten. •

• •

• • •

De wachttijden in het sociaal domein zijn afgenomen (door herinrichting proces en uitbreiding formatie). En in het ruimtelijk domein hebben college en organisatie oude werkwijzen afgeschaft (principeverzoeken), nieuwe werkwijzen (intaketeam) ingericht aan het begin van het vergunningproces en formatie uitgebreid. Verder namen we een Senior planoloog aan. De arbeidsmarkt rondom milieuvergunningen is zeer krap. Daarom investeren we in schoolverlater(s) en leiden we deze op. De klantcontacten rondom het aanvragen en verlenen van vergunningen verlopen soepeler, doordat de organisatie medewerkers aannam met een specifiek klanttaak (zgn. regieassistenten). Heeft de gemeente een nieuwe, frisse huisstijl en verbeterede de kwaliteit van de raadsvoorstellen doordat een grote groep medewerkers training kreeg in helder en duaal adviseren. Dit blijven we herhalen. Richtten we een eigen team Toezicht en Handhaving in en rondden we de evaluatie van de samenwerking met Venray af. Werken twee, nieuwe collega’s met strategisch vrije rollen aan meer verbinding tussen de ambtelijke en bestuurlijke organisatie en de samenleving. Hebben we meer regie op onze Strategische Personeels Planning (juiste persoon op de juiste plek ook in de toekomst), doordat we met deze planning aan de slag zijn gegaan.

Het op orde houden van de dienstverlening is een continu proces. Het college en de organisatie zijn daar dus nooit klaar mee. De basis is door de diverse ingrepen beter op orde, maar omstandigheden zoals o.a. de complexiteit van onze opgaven en krapte op de arbeidsmarkt dagen onze organisatie nog lang uit om met slimme oplossingen te komen voor het binnenhalen en behouden van kennis en kunde, nu en in de toekomst. De organisatie is dus altijd in ontwikkeling. Wendbaarheid van de organisatie is daarbij onmisbaar. Het college blijft u met regelmaat bijpraten over de organisatieontwikkeling.

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50

Pag. 7 van 8

vervolg raadsvoorstel

Kanttekeningen 1.1. De motie heeft de oproep in zich om de basis op orde te hebben; de basis is nog niet geheel op orde. Zoals aangegeven maakten we samen met de organisatie en de raad goede stappen richting de totale basis op orde. De complexiteit van onze opgaven maakt dat we als gemeente Horst aan de Maas (ambtelijk en bestuurlijk) continue in ontwikkeling zijn. Dit geldt ook voor onze dienstverlening. Telkens bijsturen hoort bij een iteratief proces waarin leren en groeien en leren en groeien de basis van wendbaarheid vormt. 2.1 Geen investeringen doen betekent niet dat er meer ruimte in de begroting ontstaat. Het niet doorvoeren van de gewenste aanpassing betekent niet dat er financiële ruimte ontstaat. De middelen blijven dan noodzakelijk voor de facilitaire lasten (o.a. onderhoud en beheer) van het inefficiënt ingerichte gebouw. 2.2 Vanwege de verbinding met de samenleving kan ervoor gekozen worden om meer “uit het gemeentehuis” te vergaderen en te werken. Er kan geredeneerd worden dat het meer “in de samenleving” vergaderen beter past bij de gemeentelijke organisatie gewenste wijze van werken. In voorkomende gevallen, daar waar dat passend is, zullen medewerkers ook op locatie vergaderen, daar waar de specifieke opgave zich concentreert. Dit betekent echter niet dat er geen noodzaak is voor een goede thuisbasis in het gemeentehuis.

Daar waar de collega’s elkaar kunnen ontmoeten. Financiële consequenties Op 2 juli 2021 heeft uw raad besloten de begroting 2021 e.v. bij te stellen. Dit betrof een budgettair neutrale bijstelling. Bestaande dekkingsmiddelen zoals beheerskosten, facilitaire kosten en onderhoudskosten zijn per 2024 afgeraamd en omgezet naar dekkingsmiddelen voor de kapitaallasten van de beoogde investering. Dit is mogelijk omdat we het gebouw na aanpassing efficiënter gebruiken. Er is nu veel ongebruikte ruimte in het gebouw zoals grote lege gangen, veel hokjes en vides etc.. Door een efficiëntere inrichting komt er meer ruimte voor de organisatie en houden we ruimte over. In eerst instantie ontstond de gedachte om ruimte vrij te maken voor woningen. Gebleken is dat dit kosten- en installatietechnisch enkel mogelijk is na heel zware ingrepen en zeer hoge kosten. Daarom schakelen we over naar een andere invulling: we richten de ruimte die niet primair nodig is toch in als kantoorruimte om zelf te kunnen gebruiken als overloop en te verhuren aan partners uit het (semi)-publieke domein. Zoals ook de Politie en het Zorg- en Veiligheidshuis al (betaald) onderdak hebben in het gemeentehuis. De dekking van de kapitaallasten voor de beoogde aanpassingen ramen we globaal nog steeds op ca. € 200.000,- / € 250.000,-. E.e.a. afhankelijk van de afschrijvingstermijnen.

De businesscase waar aan gewerkt wordt, gaat hier dieper op in. In deze businesscase zijn dan meegenomen: duurzaamheidsmaatregelen, verbouwingskosten, advieskosten, onvoorzien en BTW. Ook houden we rekening met indexatie van de bouwkosten, gelet op de huidige markt. Bij de eerdergenoemde begrotingsbijstelling van juli 2021 zijn de dekkingsmiddelen dus budgettair neutraal geoormerkt voor de kapitaallasten gemoeid met de aanpassing van het gemeentehuis. Budgettair neutraal omdat we beheerskosten die we na de aanpassing van het gemeentehuis niet meer nodig hebben, inzetten voor de dekking van de kapitaallasten. Daarnaast zijn de inkomsten uit verhuur dekkingsmiddelen. Vervolgtraject / communicatie Het (nog) verder uitgewerkte plan, de planning en de uitgewerkte businesscase sturen wij u toe voor start van de werkzaamheden ter ondersteuning van de controlerende rol van uw raad. Uiteraard volgen wij bij de uitvoering het vastgestelde aanbestedingsbeleid.

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50

Pag. 8 van 8

vervolg raadsvoorstel

De gemeenteraad krijgt daarna periodiek informatie over de voortgang van de aanpassing van het gemeentehuis.

Burgemeester en wethouders van Horst aan de Maas, De burgemeester, {HAND1}

De secretaris, {HAND}

drs. R.F.I. Palmen

mr. L.M.C. Beckers

Bijlagen Motie

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50