04 Overwegingen nieuwe vergaderstructuur (08-04-2024)

Overwegingen andere wijze van vergaderen en omgang met elkaar (Structuur en cultuur) (Versie 08-04-2024) Uitgangspunt is dat we de openbare raadsavond op dinsdag vooral inzetten voor het kaderstellend debat met elkaar op de majeure (besluitvormende) thema’s (en de raadsvoorstellen) Daarvoor is nodig : Input voor de agenda van de onderwerpen, doel en opzet gegeven in de tussen raad (presidium) en college gezamenlijk afgesproken onderwerpen (marsroutes) Daarvoor is nodig: De ruimte hiervoor op de agenda te vast te leggen van 20.00 uur tot 21.00 (21.30) Dit betekent dat er dan minder ruimte is voor het behandelen van Raadsinformatiebrieven, ingekomen brieven en het spreekrecht en we daar dus anders mee moeten omgaan. Zoals (voorstel 1) het niet meer automatisch (ter bespreking) plaatsen van alle (raadsinformatie)brieven op de agenda van de raadsavond. De ingekomen brieven en raadsinformatiebrieven worden zoals nu het geval is, binnen 24 uur aan de (burger)raadsleden middels Notubox kenbaar gemaakt. Zij kunnen daar (direct) vragen over stellen in de daartoe bestemde applicatie. Hierin worden ook de antwoorden door het college gegeven en indien dat nieuwe vragen leidt, dan kunnen deze wederom in de app gesteld worden.

Als een (burger)raadslid uiteindelijk van mening is, dat de vragen niet voldoende zijn beantwoord dan wel dat zij een politiek debat daarover willen hebben, wordt hiertoe een gemotiveerd verzoek aan de raad (lees presidium) gedaan, om het op de agenda van de raadsavond te plaatsen. Het presidium doet dan de raad middels de agenda het voorstel om de (raadsinformatie)brief te bespreken. (opzet en tijdsbestek) De raadsinformatiebrieven en ingekomen brieven zijn conform de huidige afspraken voor derden te lezen op de website. Zo ook de vragen en antwoorden in de vragenapp. Kanttekening Op grond van te bepaalde in artikel 74 van de Gemeentewet dient van de ontvangst van ingekomen stukken mededeling in de raadsvergadering te worden gedaan. Dit betekent dat een lijst van ingekomen stukken moet worden geagendeerd in de raadsvergadering. Formeel betekent dit dat de huidige werkwijze om de lijst op de agenda van de raadsavond te plaatsen in strijd met de gemeentewet is. Deze wet zegt echter niets over de behandeling van de lijst van ingekomen stukken in de raadsvergadering. De VNG heeft in haar toelichting op het model Reglement van orde over de ingekomen stukken opgenomen: Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren.

Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. In de meeste gemeenten is dat dan ook zo geregeld, zoals bijvoorbeeld in Gennep. Hier is geregeld dat vragen over ingekomen stukken schriftelijk worden gesteld en beantwoord. Bij het stellen van de vragen kan een ingekomen stuk worden geagendeerd, maar om een stuwmeer aan te behandelen ingekomen stukken te voorkomen moet dit verzoek duidelijk worden gemotiveerd. Zonder duidelijke motivering wordt het stuk niet geagendeerd. De behandeling in de commissie (lees raadsavond) blijft binnen het kader van de motivering. Voor de gemeente Horst aan de Maas zou dit kunnen betekenen dat de lijst van ingekomen stukken weer op de agenda van de raadsvergadering wordt geplaatst met als standaard voorstel ter kennisname. Op initiatief van de fracties kan dat worden gewijzigd in ter agenda bespreking in het presidium, waarbij dan het hierboven omschreven voorstel wordt gevolgd.

Zoals (voorstel 2) Het anders inrichten van het spreekrecht van derden. Om de eigen regie op de raadsavond en de behandeling van de voorgenomen agendapunten te houden wordt het spreekrecht van derden geagendeerd voor (maximaal) een half uur van de raadsavond (bijvoorbeeld van 21.30 tot 22.00 uur). Het inspreken kan alleen over onderwerpen waarover de gemeenteraad van Horst aan de Maas gaat. Indien er zich hiervoor teveel insprekers aanmelden (bijv. 5 of meer), dan komen dezen als eerste bij de volgende gelegenheid aan de beurt. Nieuwe insprekers hebben (ook bij de volgende gelegenheid) voorrang op diegenen die al eerder (over vergelijkbare onderwerpen) hebben ingesproken. Daarnaast is het spreekrecht alleen toegankelijk voor inwoners van de gemeente Horst aan de Maas. De spreektijd blijft maximaal 5 minuten, maar de gelegenheid tot het stellen van vragen komt te vervallen (wat tot en met 2018 ook de regel was). Het is nu nog steeds gebruikelijk dat de fracties buiten de vergadering om al contact opnemen met de briefschrijvers. Nadat de insprekers hun woord hebben gedaan, kunnen de (burger)raadsleden een voorstel voor verdere behandeling van het onderwerp (in een volgende raadsavond) doen. Er worden op dat moment (nog) geen vragen aan het college gesteld. Het spreekrecht van derden betreft het burgerpodium en het inspreken bij de (raadsinformatie)brieven.

Een overweging is om het inspreken op de (eigen) ingezonden brieven niet meer toe te staan. Immers, we hebben al de afspraak dat het feitelijk voorlezen van de (eigen) brief niet is toegestaan, maar in de praktijk is het zelden anders het geval. De afspraken rondom het inspreken op raadsvoorstellen blijven ongewijzigd, met dien verstande dat alleen de inwoners van Horst aan de Maas kunnen inspreken. Bovenstaande zou ook kunnen worden toegepast op het spreekrecht en vragenrecht van (burger)raadsleden. Zoals een spreektijd van maximaal 5 minuten over onderwerpen waar de raad ook daadwerkelijk gaat. Ook hier kan de afspraak worden gemaakt dat het vragen/spreekrecht maximaal een half uur per raadsavond is, waarbij de mondelinge beantwoording van schriftelijke raadsvragen als eerste wordt afgedaan. Indien het half uur voorbij is, dan krijgt het (burger)raadslid in de volgende raadsavond als eerste de gelegenheid om zijn vragen te stellen c.q. in te spreken, tenzij het een onderwerp betreft waarover hij of zij al eerder heeft ingesproken. Ook de actieve informatie van het college zou in deze beperkt kunnen worden tot een half uur per raadscyclus.

Bij bovenstaande werkwijze komen de agenda’s van beide raadsavonden als volgt uit te zien: Raadsavond 1 : 20.00-21.30 : Kaderstellend behandeling/debat van onderwerp waarover de raad later besluiten neemt 21.30-22.00: Spreekrecht inwoners 22.00-22.30: Vraag en spreekrecht (burger)raadsleden 22.30-23.30: Behandeling van de (raadsinformatie)brieven (op verzoek van fracties en voorstel presidium) Raadsavond 2: 20.00-21.30: Kaderstellend behandeling/debat van onderwerp waarover de raad later besluiten neemt 21.30-22.30: Behandeling raadsvoorstellen (met spreekrecht inwoners) 22.30-23.00: Vraag en spreekrecht (burger)raadsleden 23.00-23.30: Actieve informatie burgemeester en wethouders De hierboven voorgestelde vergaderwijze kan alleen slagen wanneer we ons aan de afgesproken tijden (tijdssloten) houden. M.a.w. de voorzitter zorgt ervoor dat het volgende agendapunt daadwerkelijk op het afgesproken tijdstip begint en hierin door de vergadering wordt ondersteund. Zoals al gezegd, indien dan niet de

geagendeerde (raads)informatiebrieven zijn behandeld, dan worden dezen doorgeschoven naar de volgende gelegenheid. Dat geldt ook voor de insprekers. Ook voor derden schept deze manier van vergaderen helderheid doordat men u met zekerheid kan stellen wanneer een agendapunt aanvangt en zij wellicht aan de beurt zijn. Cultuur (omgangsvormen) De belangrijkste is hierboven al genoemd. We houden ons aan de gemaakte afspraken en we ondersteunen de voorzitter in de handhaving daarvan. De handelingen tijdens de raadsavonden en raadsvergaderingen zijn vooral een repeterende interactie van vraag en antwoord tussen de (burger)raadsleden en het college, terwijl het feitelijk een interactie tussen de (burger)raadsleden onderling moet zijn. Het college is alleen in de vergadering aanwezig als gast van de raad, nadat ze daartoe is uitgenodigd door de voorzitter. Bij voorkeur alleen in de eerste termijn, Indien tijdens de raadsavonden de gevraagde inbreng van het college louter technisch is, dan heeft het de voorkeur om dit door de deskundige ambtenaar te laten doen. Tijdens de raadsvergaderingen wordt door loting bepaald welke fractie als eerste begint, vervolgens komen de volgende fracties (met de klok mee) aan de beurt. Een overweging is om de fracties die tegen het voorstel zijn als eerste het woord te geven.

Proces/vervolg Het voorstel is om direct na het zomerreces met een andere wijze van vergaderen te beginnen. In dat geval zou in de raadsvergadering van 18 juni een voorstel tot wijziging van het Reglement van orde moet liggen. Een overweging is om in mei hierover een extra (hei)sessie met de (burger)raadsleden te houden.

. M