02d Bijlage bij Participatieaanpak HadM - Stappenplan inwonersparticipatie

Stappenplan inwonersparticipatie Stap 1. Verkennen van de randvoorwaarden Het ene onderwerp leent zich meer voor participatie dan het andere. Belangrijk is dat participatie gericht wordt ingezet. Om aan participatie te kunnen doen, moet in ieder geval aan de volgende randvoorwaarden voldaan worden: a. Hoe groot is de invloed op inwoners, ondernemers en/of maatschappelijke organisaties? Het onderwerp moet voor individuele inwoners of tenminste voor een bepaalde doelgroep direct van belang en ook begrijpelijk zijn of begrijpelijk gemaakt kunnen worden. Een hulpmiddel om de invloed/ impact in te schatten is de participatiescan van Think, te vinden via: https://www.vpng.nl/think/think-consistent/ b. Is er voldoende (beleid)ruimte voor participatie? Meedenkende inwoners of organisaties moeten nog invloed kunnen uitoefenen op het onderwerp. Als er geen mogelijkheden zijn voor verschillende alternatieven, is participatie bij dit onderwerp onwenselijk. Beperkende factoren kunnen zijn: wet- en regelgeving van hogere overheden, eerder beleid of regelgeving van de overheid, financiële beperkingen of gebrek aan commitment van het college en/of de raad. c. Is er voldoende tijd voor participatie? Participatie neemt tijd in beslag. Enerzijds is er de druk om deadlines te halen en resultaat op te leveren.

Anderzijds is er het belang om tijd te nemen voor participatie en samenwerking met inwoners. Een goed participatietraject vanaf de start, levert je later juist veel tijd op! Is die tijd ook beschikbaar of heeft besluitvorming zoveel haast dat het niet mogelijk is om participatie in te zetten? d. Is er capaciteit en budget voor participatie? Het organiseren en begeleiden van participatie kost capaciteit en geld. Het is belangrijk dat er voldoende ambtelijke capaciteit en budget beschikbaar is. Daarnaast kunnen er voorstellen van inwoners uit het participatietraject komen die zorgen voor een beter plan of een betere uitvoering, maar wel extra geld kosten. Het is van belang dat hier in het beschikbare budget rekening mee wordt gehouden. Zijn randvoorwaarden a en b niet aanwezig? Dan is het advies (aan de bestuurlijk opdrachtgever) om geen participatie te doen. Zijn tijd en capaciteit/budget beperkende factoren, maar heeft het onderwerp veel impact op inwoners of verwacht je dat de inbreng van inwoners en belanghebbenden van grote meerwaarde is? Of hebben inwoners en belanghebbenden aangegeven het

van groot belang te vinden om mee te praten? Leg dit dan voor aan de ambtelijk opdrachtgever en, indien nodig, vervolgens aan het college of de raad. Voldoet je project niet aan de randvoorwaarden om participatie in te zetten, maar is het onderwerp wel relevant voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties? Schakel dan communicatie in en zorg samen voor een goede communicatieaanpak (enkel op het niveau van informeren). Het resultaat van deze stap is een advies om wel of geen participatie te doen.

Stap 2. Kaderen en plannen De volgende vragen helpen om per situatie een passende participatieaanpak te ontwerpen. Het eerste gedeelte van de vragen gaat vooral over het ‘waarom’. Als dat duidelijk is, kan je het ‘hoe’ en ‘wat’ vaak sneller doen. 1. Wat is het doel van de participatie? Participatie is geen doel op zich. Wat je met participatie wilt bereiken, geeft richting aan wie je erbij gaat betrekken, wie verantwoordelijk is en wat je met de opbrengsten gaat doen. Mogelijke doelen voor participatie zijn: Betere besluitvorming Zorgvuldig afwegen en kiezen • •

•

Inzicht verkrijgen in geraakte belangen. Inzicht verkrijgen in behoeftes en wensen die er zijn Draagvlak peilen (voor- & tegenstanders)

Beter plan Verrijken en verbeteren van een plan •

•

Kennis en deskundigheid van participanten ophalen en inzetten bij de planvorming. Ophalen hoe aan belangen en/of wensen tegemoet kan worden gekomen.

Betere betrokkenheid Beïnvloeden van mening, gedrag, houding van participanten • • • •

Begrip. Eigenaarschap. Meedoen in de uitvoering. Ambassadeurschap.

In een participatietraject kun je meerdere doelen hebben. Let daarbij wel op of deze doelen met elkaar te verenigen zijn in je participatieaanpak. Ook kan het doel van participatie per fase van je project verschillen. 2. Wie zijn de doelgroep(en)? (stakeholders bepalen) Zorg voor een overzicht van personen en/of instanties die geraakt (kunnen) worden door de plannen. Oftewel je stakeholders. Stakeholders kunnen zowel inwoners, ondernemers, dorpsraden, belangengroeperingen en maatschappelijke organisaties zijn. Maar bijvoorbeeld ook het college, de raad, collega’s en buurgemeenten. Hierbij kijk je naar het (daadwerkelijk) belang van de persoon, de impact die het (mogelijk) op hen heeft en de invloed die de persoon op het project heeft. Afhankelijk van het belang en de impact kun je een afweging maken wanneer en bij welke groep je welke vorm van participatie inzet.

De gebiedsmakelaar kan je adviseren over wat er leeft en in contacten met inwoners, belangengroepen en netwerken van een bepaald gebied. Ook de afdeling communicatie kan je helpen met het in kaart brengen van de stakeholders. Het is belangrijk om deze analyse met je projectgroep te bespreken om zo ook te toetsen of je stakeholders of zaken/gevoeligheden over het hoofd ziet. Maar ook om ervoor te zorgen dat je een gezamenlijk beeld hebt van de situatie. 3. Welke ruimte krijgen de participanten? We willen voor alle betrokkenen helder maken waar de participatie over gaat: over welke onderdelen kan worden geparticipeerd en over welke niet. Wet- en regelgeving, technische mogelijkheden, al vastgestelde kaders en uitgangspunten, budget en tijd zijn begrenzend voor hoeveel ruimte er is of wat de ‘scope’ is voor participatie. Het is van belang om dit te delen met participanten, zodat duidelijk is waar ze invloed op kunnen uitoefenen en welke zaken er al vast staan of eerder zijn besloten.

De ruimte voor participatie is onder andere afhankelijk van in welke fase je project zich bevindt. Bepaal daarom uit welke fasen je project bestaat en in welke van deze fasen je wil participeren: • Initiatieffase – agenda vormen. Welke thema’s zijn belangrijk?

• • • • •

Definitiefase – idee/ visie ontwikkelen. Wat zijn perspectieven en toekomstbeelden? Ontwerpfase – plan maken beleidsontwikkeling. Welke opvattingen en overtuigingen zijn er? En welke kennis is er? Voorbereidingsfase – uitvoering van het plan of idee voorbereiden. Wat is er nodig? Uitvoering – plan/ idee uitvoeren. Welke spelregels zijn er? Wat is de rol- en taakverdeling? Welke belangen zijn er? Evaluatie – evalueren. Is het doel bereikt? Welke cijfers en ervaringen?

De ene fase leent zich meer voor participatie dan de andere. Ook kan de ruimte voor participatie en de doelgroep van je participatie steeds veranderen per fase van het project. We vragen inwoners en belanghebbenden om input op het onderwerp en de participatievraag op de momenten waarop hun inbreng nog het beste kan worden meegenomen. Maak daarom altijd een bewuste afweging om participatie zo vroeg mogelijk in het proces te doen, maar wel op een juiste doordachte manier. Ook als je participatietraject beperkt is, is er in sommige gevallen een mogelijkheid tot inspraak op het concept besluit. Soms is dit zelfs wettelijk verplicht. Zorg ervoor dat je in de initiatieffase al duidelijk hebt of inspraak wettelijk verplicht is en als dat niet het geval is, of er toch tot inspraak moet worden besloten. 4. Wat doen we met de uitkomsten? Op welk niveau mogen stakeholders participeren? (participatieladder) De mate waarin de uitkomsten van het participatieproces meewegen bij de besluitvorming, bepaalt het participatieniveau. Het participatieniveau kan per fase van je project en soms zelfs per doelgroep binnen je project verschillen. • Informeren – uitkomsten worden gedeeld met betrokkenen Rol van de gemeente: bepaalt zelf de agenda voor besluitvorming en houdt betrokkenen op de hoogte.

Plannen worden opgesteld zonder dat belanghebbenden daar invloed op hebben, zij worden enkel geïnformeerd. Bijvoorbeeld via een informatieavond of via de gemeentelijke website. Rol van de participant: betrokkenen hebben geen inbreng in de besluitvorming en zijn enkel toehoorder. In principe is informeren dus geen vorm van participatie, aangezien betrokkenen geen ruimte krijgen om invloed uit te oefenen. Informeren is een vorm van communicatie die

zich richt op het uitleggen van plannen. Omdat we wel willen dat er ook bewust wordt nagedacht over het informeren van betrokkenen, kiezen we ervoor om dit niveau alsnog hier te benoemen. •

Raadplegen – uitkomsten worden meegewogen in de oordeelsvorming (van het gemeentebestuur). Rol van de gemeente: gemeente bepaalt de agenda, maar ziet betrokkenen als gesprekspartner bij ontwikkeling van beleid, projecten en initiatieven. Meningen, ervaringen en ideeën worden geïnventariseerd, maar zijn voor de gemeente niet bindend. Rol van de participant: geconsulteerde. Plannen worden door de gemeente opgesteld en voorgelegd aan belanghebbenden. De reacties van belanghebbenden worden meegenomen in het vervolgproces. •

Adviseren – uitkomsten van de participatie worden gebruikt voor een verbeterde uitwerking van het plan door de gemeente. Rol van de gemeente: gemeente bepaalt de agenda, maar betrokkenen kunnen ideeën, problemen en oplossingen aandragen. Deze ideeën spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van beleid. De gemeente verbindt zich in principe aan de resultaten, maar kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan beargumenteerd afwijken. Rol van de participant: adviseur. De betrokken partijen kunnen ook zelf met een voorstel komen. Dit hoeft niet aan te sluiten op een plan van de gemeente of ontwikkelaar. •

Samenwerken (co-creatie) – uitkomsten worden gebruikt voor een gezamenlijke uitwerking van het plan. Rol van de gemeente: gemeente en betrokkenen bepalen samen de agenda en zoeken samen naar oplossingen, met inachtneming van vooraf meegegeven kaders. De gemeente verbindt zich aan deze oplossingen in de besluitvorming. Rol van de participant: samenwerkingspartner. De betrokkenen zitten zelf aan tafel om over uitgangspunten, een plan of ontwerp mee te denken. Vaak al in een vroeg stadium om ook het proces mede vorm te geven (open planproces). •

(Mee)beslissen – de uitkomst (meerderheidsvoorkeur) bepaalt welk besluit er wordt genomen. Rol van de gemeente: stelt vooraf eisen aan de manier waarop de meerderheidsvoorkeur wordt vastgesteld. Denk aan opkomst/ deelname, hoe groot de meerderheid moet zijn of de formulering van de vraag die wordt voorgelegd.

Rol van de participant: beslisser. De participant beslist (mee) over de vraag die wordt voorgelegd, op basis van de vooraf meegegeven kaders door de gemeente. Het scherp krijgen van het participatieniveau helpt om de verwachtingen richting inwoners en bestuurders duidelijk te maken. Om teleurstelling bij deelnemers in het participatieproces te voorkomen is het van belang dat het college en de raad zich committeren aan het participatieniveau. Het kan verstandig zijn om daar een expliciet besluit over te laten nemen, omdat een ‘hoger’ participatieniveau betekent dat het college of de raad meer invloed afstaat. 5. Rolverdeling. Wie heeft welke rol in het participatieproces?

Inwoners, ondernemers en (maatschappelijke) organisaties kunnen verschillende rollen innemen bij participatie. Je kunt aan de volgende rollen denken: • Procesbewaker (en soms ook procesmaker: proces ontwerpen en monitoren). • Vertegenwoordigers (van het belang) van de achterban. • Ambassadeurs van onderbelichte belangen, bijvoorbeeld toekomstige generaties om de afweging sterker te maken. • Deskundige inbreng/ controle op de inhoud van de plannen. Daarnaast zijn de ook de volgende rollen in het proces vaak nodig. Deze worden meestal door de gemeente verzorgd: • Voorzitter (leidt met gezag en verbindingskracht op een neutrale manier het proces). • Facilitator (is een specifieke vorm van voorzitten, om zoveel mogelijk de participanten de ruimte te geven). • Ondersteuner (bereidt bijeenkomsten voor, maakt verslagen en organiseert dat er wordt geparticipeerd).

Door vooraf de rollen met elkaar af te spreken, kun je elkaar daarop aanspreken tijdens het participatieproces. Bij dreigende conflictsituaties, maar ook om te kijken of alles nog goed verloopt in het proces, biedt een rolverdeling duidelijkheid. In het geval van inwonersparticipatie is de gemeente in de basis verantwoordelijk voor het participatieproces. Toch werken we soms ook samen met externe betrokkenen, afhankelijk van het thema of onderwerp. Denk bijvoorbeeld aan een projectontwikkelaar voor de bouw van een woonwijk. In deze gevallen is er vaak een gedeelde verantwoordelijkheid voor het participatieproces en dient onderling afgestemd te worden wie waarvoor aan de lat staat. Als je beleid maakt of een project uitvoert in opdracht van de raad en/of het college, neem dan voor iedere fase op hoe je de raad en/of het college informeert dan wel betrekt. De rol van het bestuur in het participatieproces: College van B&W Gemeenteraad •

•

•

Uitvoerend Bestuurlijk opdrachtgever voor participatie in de ambtelijke organisatie, binnen de kaders die de gemeenteraad heeft gesteld. Verbindende rol tussen overheid en inwoners. Besluitvormend Voor de opzet participatieaanpak per onderwerp/ project. Maakt de uiteindelijke afweging over wat met de input van participatie gedaan wordt in de besluitvorming. Verantwoording afleggen Aan de raad over hoe het participatieproces is verlopen en wat er met de input is gebeurd.

•

•

•

Volksvertegenwoordigend Bewaker van het algemeen belang en democratisch besluitvormingsproces. Betrokken en zichtbaar, maar alert op de zuiverheid van de eigen rol in het participatieproces. Kaderstellend Opdrachtgever of initiatiefnemer. Kan kaders vaststellen voor het participatietraject (inhoudelijk of op het participatieproces). Controlerend Kwaliteitsbewaker of beoordelaar resultaten van het proces. Gedurende het proces of achteraf. Voldeed het participatietraject aan de gestelde kaders?

Wanneer inwoners/ belanghebbenden aangeven dat zij het van groot belang vinden om over een (gevoelig) onderwerp mee te praten, meld dit dan wel en leg een advies voor over de participatie aan het college en/ of de gemeenteraad. Bij trajecten die veel impact hebben op de samenleving, is het verstandig om tijd in te plannen met de raad

(bijvoorbeeld in een themasessie met de raad), om samen te bespreken welke rol de raad in welke fase wil innemen of een startnotitie aan te bieden. Bij het vaststellen van een raadsvoorstel in de raad, is er ook een mogelijkheid voor inwoners om inbreng te leveren. Dit betreft de (reguliere) inspraakmogelijkheid. 6. Welke participatiemiddelen kies je? Pas wanneer helder is waarom, met wie en waarover de participatie plaatsvindt, kies je de participatiemiddelen, werkvormen en communicatiemiddelen en maak je de planning. De keuze voor de middelen is afhankelijk van welk doel je hebt met participatie, wie deelneemt aan het proces en de fase waarin je je bevindt. Maar ook de schaal van het programma of project, de tijdsinvestering en kosten bepalen de inzet van instrumenten die gehanteerd worden om inwoners te betrekken. Uiteraard kunnen verschillende instrumenten gecombineerd worden of in verschillende fasen van een project toegepast worden. Naast traditionele middelen (zoals een bewonersbrief, informatieavond en/ of klankbordgroep) kun je ook denken aan middelen zoals een (flits)peiling via de website of social media, een internetpanel, een (digitaal) debat of een webinar om andere doelgroepen te bereiken en meer opbrengst te krijgen. Denk ook aan de verschillende dorps- en wijkraden.

Inspiratie voor participatiemiddelen is te vinden via: - Think! Tools - De participatiewijzer van ProDemos 7. Hoe plan je de participatie? Het maken van een goede planning voor je participatie hangt uiteraard samen met alle voorgenoemde stappen. Ook de keuze voor welk middel je wil inzetten kan bepalen hoeveel tijd je nodig hebt. En andersom, als je beperkt bent in de tijd die je hebt kies je mogelijk ook voor een ander participatiemiddel. Zo kan je per fase van je project aangeven hoe je uitvoering wil geven aan participatie en hoe je dit weg zet in de tijd.

Stap 3. Participatieaanpak uitvoeren Op basis van het participatieplan dat je gemaakt hebt, kun je nu daadwerkelijk aan de slag gaan met participatie. Ondanks dat je goed hebt nagedacht over hoe je participatie vormgeeft, is de uitvoering participatie soms onvoorspelbaar. De 10 gouden regels en do’s en don’ts helpen je om de participatie op een zorgvuldige manier tot uitvoering te brengen.