01a rv Jaarstukken

Raadsvoorstel stuknummer: 22.0002812

Raadsvoorstel onderwerp

RV - Jaarstukken, projectenrapportage en jaarverslag informatiebeheer 2021

datum raad

5 juli 2022

portefeuillehouder

T. Kuipers

bladnummer 2022.083

clustermanager

P. van Hoof

agendapunt

behandeld door

1

Voorstel 1.) De jaarstukken 2021 vast te stellen. 2.) Met betrekking tot het gerealiseerd resultaat 2021 en de bestemming ervan; 2.1 Het gerealiseerde resultaat van de jaarrekening 2021 vast te stellen op € 7.848.000 positief; 2.2 Uit het resultaat een bedrag van € 4.142.000 over te hevelen naar 2022 als budgetoverheveling; 2.3 Een bedrag van € 1.730.000 beschikbaar te stellen voor de verbetering van de dienstverlening / organisatieontwikkeling in 2022-2024; 2.4 Het resterende bedrag van € 1.976.000 toe te voegen aan de Algemene Reserve vrij aanwendbaar. 3.) De projectenrapportage 2021 vast te stellen en in te stemmen met de voorgestelde beslispunten. 4.) Het jaarverslag informatiebeheer 2021 vast te stellen.

Algemeen Het afgelopen jaar is om verschillende redenen een bijzonder jaar geweest. De corona heeft een grote impact gehad op het jaar 2021. De coronapandemie leek in de zomer van 2021 op zijn retour maar kwam toch weer in alle hevigheid in de winterperiode terug. En ook het jaar waarin de Maas overstroomde in de zomer en het laatste volle jaar van het huidige college. Een jaar waarin we veel plannen ondanks corona hebben gerealiseerd. Een ander deel is in een afrondende fase terecht gekomen. Een kleiner deel is nog onderhanden en wordt in 2022 opgepakt. Vandaar de vraag aan de gemeenteraad om het hiervoor benodigde budget uit 2021 ook door te schuiven naar 2022. Meer info is te lezen in de digitale jaarrekening: https://horstaandemaas.begrotingsapp.nl/jaarrekening-2021 Aanleiding De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening en vormen na de kadernota, de begroting en de twee tussentijdse bijstellingen het sluitstuk van de P&C-cyclus. Met de jaarstukken legt het College van B&W verantwoording af en geeft inzicht in hoeverre de beleidsmatige en financiële doelen in 2021 gehaald zijn. Met het vaststellen van de jaarstukken verleent de gemeenteraad decharge aan het College voor het gevoerde financieel beheer en bereikte resultaten in 2021. In lijn met vorig jaar wordt de projectenrapportage niet afzonderlijk voorgelegd maar lift deze mee met het

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50

Pag. 2 van 5

vervolg raadsvoorstel

besluitvormingsproces van de jaarstukken. Evenals het jaarverslag informatiebeheer 2021 dat met ingang van dit jaar meelift met het besluitvormingsproces. Resultaat 2021 Het ‘technisch resultaat’ 2021 is € 7,8 miljoen positief. Rekening houdend met een budgetoverheveling uit het lopende boekjaar van € 4,1 miljoen resteert een ‘echt resultaat’ van € 3,7 miljoen. Het grootste deel hiervan wordt veroorzaakt door twee grote verklaarbare afwijkingen die pas eind 2021 / begin 2022 zichtbaar werden. Het gaat om APPA met een bedrag van € 1,0 miljoen en een hogere Algemene Uitkering overeenkomstig de decembercirculaire van € 0,8 miljoen. Eind 2021, met de laatste raadsbesluiten en de 2e bijstelling van de begroting koersten we op een verwacht resultaat van circa € 1.3 miljoen positief. De resterende afwijking van € 0,6 miljoen (0,5% van ons begrotingstotaal) bestaat uit een breed scala aan kleinere posten. Argumenten 1.1 Corona is ook in boekjaar 2021 een rode draad door het jaar heen. Net als in de jaarrekening 2020 hebben we de effecten van de coronapandemie op onze begroting en de realisatie ervan samengevat in een afzonderlijke paragraaf Corona effecten (paragraaf J). Uit deze paragraaf blijkt dat we per saldo circa € 500.000 meer lasten hebben gehad. Voor een meer uitgebreid overzicht van de inkomsten en inzet van middelen verwijzen we naar deze afzonderlijke paragraaf.

1.2 De ombuigingsopgave van € 3.490.000 in 2021 is voor een groot deel gerealiseerd. In de 1e en 2e bijstelling van de begroting 2021 is over de voortgang gerapporteerd. In deze jaarrekening wordt, in paragraaf H, een totaalbeeld geschetst. Daar is te zien dat we 84% van de ombuigingsopgave in 2021 hebben gerealiseerd. Voor meer informatie verwijzen wij naar paragraaf H. 2.1 Door budget over te hevelen naar volgend jaar kunnen werkzaamheden die zijn uitgesteld of nog niet zijn afgerond in 2021 alsnog worden gerealiseerd. In paragraaf ‘1.2 Financiële samenvatting’ is op pagina 16-17 een overzicht opgenomen van de voorgestelde budgetoverhevelingen groter dan € 25.000. Om deze werkzaamheden in 2022 alsnog uit te voeren / af te ronden en qua budget niet in de problemen te komen worden deze middelen die hiervoor in 2021 beschikbaar waren en nog niet zijn ingezet ‘doorgeschoven’ naar het volgend jaar. Het brutoresultaat van de budgetoverheveling bedraagt € 9.582.000 (2020: € 8.694.000). Voor een bedrag van € 5.440.000 (2020: € 5.696.00) worden deze gedekt uit bestaande claims op reserves overeenkomstig eerder genomen besluiten. Dit resulteert in een netto-overheveling ten laste van het rekeningresultaat 2021 van € 4.142.000 (2020: € 2.998.000). 2.2 Het nog onbestemde deel van het rekeningresultaat wordt gestort in de Algemene Reserve vrij aanwendbaar.

Onder 2.1 wordt het voorstel gedaan een deel van het rekeningresultaat in 2021 in te zetten om geplande werkzaamheden uit te voeren waarvoor geen budget is opgenomen in de begroting 2022. Het voorstel is om het resterende deel van het rekeningresultaat deels te reserveren voor de organisatieontwikkeling en deels te storten in de Algemene Reserve vrij aanwendbaar. Schematisch ziet dit er als volgt uit:

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50

Pag. 3 van 5

vervolg raadsvoorstel

• • •

Rekeningresultaat 2021 Af: budgetoverheveling naar 2022 Af: verbetering dienstverlening / organisatieontwikkeling 2022-2024 Storten in Algemene Reserve

€ 7.848.000 € 4.142.000 € 1.730.000 € 1.976.000

De Algemene Reserves (Basis, Onderhanden en Vrij Beschikbaar) worden in 2021 versterkt en stijgen van € 17,5 miljoen naar € 19,4 miljoen per balansdatum. Met de voorgestelde storting van bijna € 2,0 miljoen versterken we onze Algemene Reserves nog eens extra tot een bedrag van € 21,4 miljoen per 1 januari 2022. 3.1 De projectenrapportage geeft inzicht in grondexploitaties en (grote) investeringsprojecten per 1 januari 2022. De projectenrapportage is het middel voor de raad om inzicht en gevoel te krijgen bij de grondexploitatieprojecten en de (grote) investeringsprojecten. In 2021 zijn de (civiele) bouwkosten sterk gestegen. Dat is aanleiding geweest om de grondprijzen eveneens bij te stellen. Uw raad heeft deze in december 2021 vastgesteld. 3.2 Voor een aantal grondexploitaties en/of (grote) investeringsprojecten worden wijzigingen voorgesteld als gevolg van planaanpassingen en/of afsluiten van projecten. Op pagina 10 t/m 12 van de projectenrapportage worden de voorgestelde wijzigingen per investering of grondexploitatie uiteengezet en toegelicht. De grondexploitaties zijn circa € 150.000 positiever dan voorheen en voor de verschillende projecten wordt in totaliteit € 153.000 meer krediet gevraagd. Met het vaststellen van de projectenrapportage stemt u in met de voorgestelde wijzigingen. 4

Het jaarverslag informatiebeheer geeft inzicht in de ontwikkelingen terzake in het afgelopen jaar en wordt samen met de jaarstukken aangeboden.

Het college is zorgdrager van het gemeentelijke archief en brengt jaarlijks rapport uit over het gevoerde archief- en informatiebeheer aan de raad als toezichthouder. Hieronder volgt een korte samenvatting van de belangrijkste ontwikkelingen. Een gedetailleerde stand van zaken kan worden gevonden in het bijgevoegde jaarverslag. Over het algemeen voldoet het archief- en informatiebeheer van de gemeente aan de wettelijke eisen. Een uitzondering vormt de archiefoverbrenging, waar we kampen met een achterstand. De verwachting is dat de achterstand 2023 zal zijn weggewerkt. De samenwerking met Venray is ingezet op het gebied van informatiebeheer, als onderdeel van de bredere samenwerking. In 2021 is de IST-situatie beschreven. In 2022 wordt de SOLL-situatie uitgewerkt die zal dienen als basis voor de verdere samenwerking op informatiebeheer. In het afgelopen jaar is op verschillende terreinen (ruimte, burgerzaken en WOZ) nieuwe software in gebruik genomen. Deze ontwikkeling is aangegrepen om het informatiebeheer rondom deze processen te verbeteren. Een aandachtspunt blijft het informatiebeheer voor het sociaal domein waar vooralsnog een ordening op cliëntniveau wordt gebruikt. Voor duurzaam informatiebeheer is een ordening op zaakniveau noodzakelijk. Het gebruik van Office365 is tijdens de coronaperiode toegenomen.

Office365 biedt mogelijkheden voor het in beheer brengen van informatie die voorheen op netwerkschijven werd opgeslagen. In 2021 is een begin gemaakt om deze omgeving hiervoor in te zetten. Dit wordt uitgebouwd in 2022.

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50

Pag. 4 van 5

vervolg raadsvoorstel

De uitdaging voor de komende periode bestaat uit het behouden en verbeteren van het huidige kwaliteitsniveau naast het inzetten op ontwikkelingen als nieuwe wetgeving (Archiefwet, Wet Open Overheid) en lopende zaken als de samenwerking met Venray, de bestaande projecten en het verloop van medewerkers. Kanttekeningen n.v.t. Financiële consequenties De jaarstukken 2021 sluiten met een positief resultaat van € 7.848.000. Bij de 2e bijstelling was nog een positief resultaat van € 1.373.000 voorzien. Een positieve ontwikkeling ten opzichte van de 2 e bijstelling van bijna € 6,5 miljoen. Ruim vier miljoen is het gevolg van de voorgestelde budgetoverheveling naar 2022 en bijna € 2 miljoen het gevolg van incidentele effecten die zich pas laat (eind 2021/begin 2022) manifesteerden. Een uitgebreide analyse van dit verschil is uiteengezet op pagina 10 t/m 18 van de jaarstukken. Vervolgtraject / communicatie De jaarstukken inclusief rapportage van de accountant worden geagendeerd voor de auditcommissie in juni. Aangezien de auditcommissie een advies aan de gemeenteraad geeft m.b.t. de jaarstukken zal de auditcommissie voor de inhoudelijke behandeling door de gemeenteraad op 5 juli aanstaande bij elkaar komen en een advies formuleren. De accountant heeft de controle onlangs afgerond met een positief oordeel.

Over de controlebevindingen en de controleverklaring bij de jaarstukken 2021 wordt de gemeenteraad afzonderlijk geïnformeerd door onze accountant. De digitale jaarrekening met ‘Kijk op de jaarrekening 2021’ Een compacte weergave van de jaarrekening 2021 met inhoudelijke ‘Kijk op de jaarrekening 2021’ is te vinden op onze website: https://horstaandemaas.begrotingsapp.nl/jaarrekening-2021

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50

Pag. 5 van 5

vervolg raadsvoorstel

Burgemeester en wethouders van Horst aan de Maas,

De burgemeester, {HAND1}

De secretaris, {HAND}

drs. R.F.I. Palmen

mr. L.M.C. Beckers

Bijlagen 1.) Jaarstukken 2021 2.) Kijk op de jaarrekening 2021 3.) Projectenrapportage 2021 4.) Jaarverslag informatiebeheer 2021

Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst

Postbus 6005 / 5960 AA Horst

T 077 – 477 97 77

F 077 – 477 97 50