Was - Wordt RvO COMMISSIE met wijzigingen voor raad

Raadsbesluit Zaaknummer: 1956147 Steller: J. Hoek / J. van Kwawegen Team: GRF De raad van de gemeente Hoorn Besluit vast te stellen het:

REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE ALGEMENE RAADSCOMMISSIE 2022 Toelichting algemeen: Het RvO is bedoeld om de interne huishouding van de algemene raadscommissie (ARC) te regelen. Het RvO vormt de basis voor het functioneren van de commissie. De griffie hanteert het vastgestelde RvO als uitgangspunt als het gaat om de vergadering van de commissie. Verschillende bestuurlijke ontwikkelingen van de afgelopen periode zijn meegenomen in dit RvO. Hierdoor wordt het RvO geactualiseerd. Ook zitten er een aantal vernieuwingen in waar de raad de afgelopen periode om verzocht heeft. Het gaat dan bij voorbeeld om het meer ruimte maken om dossiers te behandelen in commissie en raad en om de beeldvorming beter te organiseren. Zowel de commissie als de raad moet zijn positie kunnen nemen in het besluitvormingsproces.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen ARTIKEL 1 begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de wet: de Gemeentewet. b. de commissie: de algemene raadscommissie ex artikel 82 Gemeentewet. c. de voorzitter: het raadslid dat benoemd is als voorzitter van de commissie. d. het presidium: het presidium van de raad zoals bedoeld in artikel 4 van het Reglement van Orde voor de gemeenteraad. e. de agendacommissie: de agendacommissie van de raad zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van Orde voor de gemeenteraad. f. de griffier: de functionaris die de raad bijstaat, zoals bedoeld in de artikelen 100 en 107 t/m 107e van de wet. g. de commissiegriffier: de raadsadviseur als secretaris van een raadscommissie. h. commissielid niet-raadslid: leden van een commissie namens een in de raad vertegenwoordigde politieke groepering, die geen raadslid zijn. i. woordvoerder raads -of commissielid dat bij een onderwerp in een commissievergadering het woord voert namens een fractie of groepering. j. pitch eerste in tijd beperkte spreekronde bij een onderwerp op de agenda, waarin een fractie of groepering het (voorlopige) standpunt kort verwoordt. |1

j.k.

RaadsInformatiesessie

Vergadering voor raads- en commissieleden waarin informatie gegeven wordt ter voorbereiding op de formele behandeling in commissie en raad, in de beeldvormende fase, dus zonder dat er al sprake is van vastomlijnde politieke standpunten.

Toelichting Artikel 1. Voorzitter van de Algemene raadscommissie (ARC) is een raadslid. Omdat in Hoorn geen aparte beleidscommissies ingesteld worden, maar een algemene raadscommissie adviseert over alle onderwerpen die doorgaan naar de raad, is er een rouleersysteem. De voorzitters wisselen elkaar af. Bij de raad vervult de raadsgriffier de secretarisrol, bij de commissie is dat de raadsadviseur.

ARTIKEL 2 instelling algemene raadscommissie; werkwijze Er is een algemene raadscommissie van advies, die de volgende taken heeft a. voert het inhoudelijke debat over door het college of vanuit de raad voorgelegde voorstellen en brengt advies uit aan de raad over de voorstellen waarover een besluit wordt gevraagd; b. kan advies uitbrengen aan de raad over de wijze van voorbereiding en het proces van behandeling van voorstellen die door het college of vanuit de raad worden voorgelegd aan de raad. c. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de voorstellen bedoeld onder a. Toelichting Artikel 2. Taken van de commissie ARC zijn wettelijk vastgelegd. Het gaat om voorbereiden en vergemakkelijken van de besluitvorming in de raad. De commissie voert het inhoudelijke debat. In het licht van de driedeling BOB ‘informatievoorziening’beeldvorming’, ‘meningvorming’oordeelsvorming’, ‘besluitvorming’, vindt de meningvorming oordeelsvorming plaats in de ARC. Voor informatievoorziening beeldvorming zijn er andere mogelijkheden: parallelle informatieve sessies, werkbezoeken en themabijeenkomsten. Ook organiseert het college eigen informatiebijeenkomsten (al dan niet regionaal).

De meningvorming oordeelsvorming in de commissie houdt in: advies geven aan de raad op de inhoud, advies geven over het agenderen als bespreek –of hamerstuk (A, -of B-stuk) en het weergeven van de hoofdlijnen van de discussie gericht op de besluitvorming in de raad. In de raad vindt besluitvorming plaats op basis van de definitieve standpunten van de fracties en groeperingen. Zwaartepunt van de politieke debatten is in de commissie komen te liggen. Als dat zo is, dan moet de commissie ook de mogelijkheid krijgen om advies te geven over een bepaald gevolgd traject in de aanloop naar besluitvorming. Bijvoorbeeld als de commissie vindt dat er meer informatieve (stads)sessies nodig zijn om een behandeling beter voor te bereiden. Deze taak is expliciet toegevoegd. De agendacommissie heeft een adviserende rol als agendavormend orgaan. Ook de voorzitters van de commissie en de raadsadviseurs hebben een adviserende rol. Om de meningvorming oordeelsvorming in de commissie goed te laten verlopen, zijn de portefeuillehouders aanwezig om te reageren op het politieke debat in de commissie. Dit staat onder c. Het gaat hierbij niet om technische vragen, want die moeten voorafgaand worden gesteld. Het gaat om een politiek-bestuurlijke reactie die soms nog van belang kan zijn voor de standpunten en de navolgende raadsbehandeling.

ARTIKEL 3 samenstelling algemene raadscommissie; taken 1. De raad wijst uit zijn midden een aantal voorzitters aan die de algemene raadscommissie bijeenkomsten afwisselend voorzitten. |2

2. 3.

4.

5.

6.

De voorzitters zijn technisch voorzitter van de commissievergaderingen en nemen niet deel aan de beraadslagingen, tenzij een voorzitter als woordvoerder bij een commissievergadering aanwezig is. De voorzitter zorgt verder voor: a. het naleven van hetgeen deze verordening stelt of wat er verder op grond van de verordening van hem wordt gevraagd. b. het handhaven van de orde tijdens de vergadering. c. een samenhangende en duidelijke formulering van de adviezen van de commissie aan de raad. Elk raadslid is tevens lid van de algemene raadscommissie. Elke fractie of groepering kan daarnaast maximaal twee niet-raadsleden laten aanstellen als ondersteunend lid in de commissie, en per bestuursperiode maximaal drie keer een wisseling onder de twee nietraadsleden laten vaststellen. Artikel 6 lid 5 RvO van de Gemeenteraad is overeenkomstig van toepassing. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden niet-raadsleden. Zij ondertekenen daartoe een door de griffier opgestelde verklaring. Het niet-raadslid vertegenwoordigt als lid van de raadscommissie uitdrukkelijk de fractie of groepering door wie het lid is voorgedragen. Wijziging van de benoemde voorzitters of het lidmaatschap van de commissie gebeurt bij afzonderlijk raadsbesluit.

Toelichting Artikel 3. Een voorzitter van de ARC is technisch voorzitter. Hij is niet aanwezig als tevens woordvoerder. Een enkele keer kan het zijn dat een dossier waarop hij of zij voorzitter is, de voorzitter noopt de voorzittershamer even over te geven aan een collega commissievoorzitter. Dat zijn echter uitzonderingen. Omdat de ARC alle beleidsonderwerpen behandelt, zijn alle raadsleden automatisch lid op grond van artikel 3.4. Niet-raadsleden kunnen als commissielid worden aangemeld door een fractie of groepering die behoefte heeft aan personele versterking. Gebruik van deze regeling is geen verplichting. Grotere fracties hebben meer mogelijkheden om taken onderling te verdelen. Kleinere fracties of groeperingen kunnen soms steun hebben aan commissieleden /niet-raadsleden. Het gaat in de kern wel om ondersteuning, niet van vervanging van het raads- en commissiewerk dat van een raadslid mag worden verwacht. Voor groeperingen zijn commissieleden toegestaan indien voldaan wordt aan artikel 6 lid 5 RvO voor de Gemeenteraad. Commissieleden niet-raadsleden hebben dezelfde rechten als raadsleden als het gaat om de vergaderstukken. Zij hebben daarom ook dezelfde plichten, en houden zich aan de regels van de wet.

Dit betekent onder andere dat zij tenminste 18 jaar zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15 van de wet (verboden handelingen). Zij verklaren verder dat zij zich houden aan de geheimhoudingsplicht en verplichten zij zich te houden aan de Gedragscode. Als een niet-raadslid niet langer de fractie of groepering kan of wil vertegenwoordigen of de steun van de fractie of groepering valt weg, dan kan hij of zij worden ontslagen of zelf ontslag nemen. Dit staat in art. 5.

ARTIKEL 4

woordvoerderschap

1. Elke fractie of groepering wijst één woordvoerder aan die namens de fractie hen het woord voert bij een agendapunt, tenzij door de commissie zelf of door de agendacommissie besloten is tot een andere vergadervorm. Wisseling van woordvoerderschap tijdens een agendapunt in een reguliere commissievergadering is niet toegestaan. 2. Aangewezen woordvoerders van de in de vergadering aanwezige fracties of groeperingen nemen plaats in de daartoe gereserveerde zetels in de raadzaal. Iedere fractie of groepering heeft een vaste plek. Elders in de zaal zitten leden die niet het woord voeren en die op dat |3

moment als toehoorder aanwezig zijn. Na afronding van een agendapunt kan van zitplaats gewisseld worden. Toelichting Artikel 4. De fracties en groeperingen bereiden de behandeling in de commissie veelal op maandagavond voor. Hier worden de woordvoerders op de agendapunten ook afgesproken. Om de orde van de vergadering soepel te laten verlopen, dienen de woordvoerders op de binnenste ring plaats te nemen. Soms zijn er zitplaatsen voor woordvoerders nodig op de tweede ring. Er zijn vaste plekken per fractie of groepering. Dit heeft ook te maken met de weergave van beeld en geluid. Er kan ook worden afgesproken dat er een aparte vergadervorm geldt. Zie paragraaf 2. Een vrije debatvorm, bijvoorbeeld, of alleen spreken via het spreekgestoelte. Veelal gaat het dan om themabijeenkomsten of een andere speciale vorm van vergaderen al dan niet met externe aanwezigen. Als de agendacommissie een onderwerp aangemeld krijgt, bekijkt zij ook wat de beste vorm en het beste moment van behandelen is. Ook vergaderen op locatie of werkbezoeken horen tot de mogelijkheden. De commissie zelf kan ook besluiten tot vergaderen op locatie, in andere vorm, of afleggen van werkbezoeken. Dit kan in de vorm van een ordevoorstel worden besloten.

ARTIKEL 5 zittingsduur en vacatures 1. De zittingsperiode van een lid, en de voorzitters eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de raad. 2. Een lid houdt op lid te zijn van de algemene raadscommissie indien het lid niet meer voldoet aan de in artikel 3 lid 5 gestelde eisen. 3. Het voorzitterschap houdt op de dag waarop de voorzitter ophoudt lid van de raad te zijn of wanneer de voorzitter ontslag neemt. 4. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan. 5. Als een fractie of groepering niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie of groepering zijn benoemd van rechtswege, behalve in die gevallen dat de fractie of groepering onder een andere naam verder gaat of zich aansluit bij een andere fractie of groepering. 6. De raad kan de door hem benoemde niet-raadsleden, commissieleden ontslaan. Ook kunnen zij zelf ontslag nemen. Toelichting Artikel 5. De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Het gebeurt de laatste jaren vaker dat fracties of groeperingen fuseren of een andere naam aannemen.

Als dat zich voordoet, hoeft met het aangepast arikelartikel 5 lid 5 niet opnieuw een besluit genomen te worden over commissieleden. De raad kan dit uiteraard wel doen, indien noodzakelijk.

ARTIKEL 6 Raadsadviseur 1. Het secretariaat van de algemene raadscommissie wordt vervuld door de griffier of door een raadsadviseur. 2. De raadsadviseur is tijdens de vergadering aanwezig en kan op verzoek van de commissie aan de beraadslagingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Commissievergaderingen |4

Paragraaf 1. Voorbereidingen Artikel 7 uitnodiging en voorlopige agenda 1. De voorzitter zendt ten minste 140 dagen voor een vergadering de leden van de commissie een schriftelijke digitale uitnodiging en voorlopige agenda met bijbehorende stukken. 1.2. Op dossiers waarvan de agendacommissie heeft bepaald dat deze in het kader van de BOB-procedure een langere aanlevertermijnen kennen, is de publicatie overeenkomstig eerder. 2.3. De agendacommissie is verantwoordelijk voor het plaatsen van onderwerpen op de voorlopige commissieagenda. 3.4. De agenda wordt bij aanvang van de commissievergadering door de commissie vastgesteld. 4.5. Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, of artikel 86 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, wordt de leden onder geheimhouding inzage verleend. Toelichting Artikel 7. De cyclus van ARC naar raad ziet er als volgt uit: Week 0: verzending stukken ARC, week 1: stellen vragen over stukken, week 2: beantwoording vragen, week 3: beeldvorming (kan op locatie of in stadhuis), week 5: behandeling in de ARC, week 8: raadsvergadering. Meerdere cycli kunnen elkaar overlappen. De uitnodiging voor een vergadering van de ARC wordt dus minstens 140 dagen voor de behandeling in de commissie in IBABS geplaatst en er wordt publiekelijk melding van gemaakt in een huis-aanhuisblad, en op de website.

Op dossiers waarvan de agendacommissie heeft bepaald dat deze een langere aanlevertermijnen kennen, zal ook de publicatie eerder plaatsvinden. In de agenda staat: een duidelijke verwijzing naar het doel van het agendapunt en de essentie van het voorstel. Bij geheime stukken, wordt duidelijk vermeld dat het hier om geheimhouding gaat en welk orgaan de geheimhouding heeft opgelegd. Hierbij wordt voldaan aan het Protocol Geheimhouding dat de raad heeft vastgesteld in 2017. Het kan gaan om schriftelijke dan wel digitale inzage onder geheimhouding, of allebei. Op grond van lid 3 van artikel 86 van de wet wordt de geheimhouding van stukken die naar de commissie gaan, in acht genomen totdat de raad of het college deze opheft. Bij stukken die naar de raad doorgaan, geldt de geheimhoudingsplicht o.g.v. artikel 25 jo. 55 lid 3 van de wet totdat de raad deze opheft dan wel de geheimhouding bekrachtigt. Artikel 8 aanvullende agenda en wijzigen van de agenda 1. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke/digitale uitnodiging een aanvullende digitale agenda opstellen, aan de leden zenden, en openbaar maken. 2. De commissie kan een onderwerp van de commissieagenda afhalen, of aan het college nadere inlichtingen of advies vragen. De commissie geeft gemotiveerd aan waarom een agendapunt niet kan worden behandeld.

De agendacommissie wordt direct op de hoogte gesteld van het besluit van de commissie. 2.3. De agendacommissie beslist over de gevolgen voor de agendering van het onderwerp. Toelichting Artikel 8. Dit artikel biedt de mogelijkheid om nog zaken te wijzigen in de agenda na de eerste plaatsing ervan. De commissie heeft eigen bevoegdheden als het gaat om behandelen van stukken. De commissie kan b.v. constateren dat het moeilijk is een advies te geven aan de raad, omdat essentiële informatie ontbreekt. |5

In het advies aan de raad kan commissie aangeven dat een voorstel nog niet rijp is voor besluitvorming in de raad. Bijvoorbeeld als de informatieve of meningsvormende oordeelsvormingfase nog niet goed is afgerond of omdat er nog aanvullende informatie nodig is van het college of externe partners of betrokkenen. De commissievoorzitter heeft hier een sturende rol in. Als de meerderheid van de fracties of groeperingen vindt dat een onderwerp niet besluitrijp is, dan wordt het onderwerp in overleg met de agendacommissie nogmaals geagendeerd. Het college moet dan wel kunnen aangeven wat de gevolgen zijn van uitstel. Omdat het vergaderstelsel voorziet in bijna wekelijkse commissievergaderingen, zal een onderwerp vrij snel weer aan bod kunnen komen. De raad besluit bij vaststellen van de eigen agenda of het definitief van de raadsagenda wordt gehaald. Op grond van artikel 2. onder c. kan een commissie ook een heel ander procedurevoorstel doen.

Artikel 9 vergoeding 1. De raadsadviseur houdt een lijst bij in verband met de vergoeding van niet-raadsleden. 2. Commissieleden niet-raadsleden kunnen alleen aanspraak maken op een vergoeding als zij door de fractie of groepering zijn aangewezen als woordvoerder en ook als woordvoerder de voorbereiding van de vergadering op zich hebben genomen en in de vergadering hebben plaatsgenomen.

Toelichting Artikel 9. De vergoedingen voor commissieleden niet-raadsleden worden landelijk vastgesteld. Voor de vergoeding is het niet noodzakelijk feitelijk het woord gevoerd te hebben: het doen van alle voorbereidingen namens de fractie of groepering en het aanwezig zijn als woordvoerder in de vergadering is voldoende grondslag voor een vergoeding. Per commissievergadering is één nietraadslid als woordvoerder toegestaan. Voor groeperingen zijn commissieleden toegestaan indien voldaan wordt aan artikel 6 lid 5 RvO voor de Gemeenteraad.

Paragraaf 2. Vergaderorde Artikel 10 opening vergadering, quorum 1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, als van meer dan de helft van het aantal in de raad vertegenwoordigde partijen tenminste 1 woordvoerder aanwezig is. 2. De agendapunten van een niet-geopende vergadering, bedoeld in artikel 1 schuiven door naar de eerstvolgende bijeenkomst van de algemene raadscommissie, of, na overleg in de agendacommissie, naar een ander vergadermoment. Toelichting Artikel 10. Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal woordvoerders aanwezig is, kan de vergadering worden geopend. Is bij een navolgend agendapunt niet meer de helft van de benodigde woordvoerders aanwezig, dan geldt dit quorumvereiste dus niet meer.

Artikel 11. duur spreektijden 1. De algemene raadscommissie hanteert spreektijden waarin een pitch wordt gehouden. De wijze van invulling en de duur van de spreektijden worden door de agendacommissie bepaald. |6

2. De spreektijden zijn afhankelijk van de zwaarte van het onderwerp. 3. Spreektijden worden door de voorzitter afgesloten en/of digitaal bijgehouden. De voorzitter beoordeelt na de pitch en opnieuw na het debat of een reactie van de wethouder nodig is en of er een advies gegeven kan worden. Hij kan de beraadslagingen dan afsluiten. Toelichting Artikel 11. Spreektijden zijn er om alle leden/fracties/groeperingen evenveel aan het woord te laten en de vergadering efficiënt te laten verlopen. Het tijdsbeslag per fractie of groepering en in zijn algemeenheid in het debat, wordt beter bijgehouden. Er wordt zo efficiënt mogelijk met de beschikbare tijd omgegaan. De spreektijden bestaan uit een korte pitch en worden indien nodig gevolgd door een van te voren vastgestelde onderlinge debatronde. De spreektijden worden van tevoren bepaald om de woordvoerders en het aanwezige publiek duidelijkheid te geven over de behandeltijd, en start- en eindtijd van het agendapunt. Als de commissie vindt dat na deze pitchronde geen verder debat meer nodig is, sluit de voorzitter het agendapunt na overleg met de commissie af. Als de behandeltijd voor het agendapunt te krap blijkt, dan kan de voorzitter in overleg met de commissie ook besluiten de behandeltijd op te rekken of een voorstel door te schuiven naar een volgende vergadering.

Een interruptie, met een korte opmerking of vraag ter verduidelijking in de richting van een ander raadslidcommissielid, kan de voorzitter alleen toestaan tijdens de debatronde. Technische vragen zijn niet toegestaan, die moeten schriftelijk de week nadat de agenda is gepubliceerd voorafgaand aan de vergadering worden gesteld, op donderdag voor 12 uur. Antwoord komt dan uiterlijk op de maandag daarop voorafgaand aan de commissiebehandeling. De vragen en later ook de aAntwoorden op technische vragen worden toegevoegd aan de commissiestukken zodat alle leden er kennis van kunnen nemen.

Artikel 12 spreken via de voorzitter De voorzitter verleent leden het woord en bepaalt de volgorde van de sprekers. Toelichting Artikel 12. Omdat de commissie naar aanwezig publiek en luisteraars/toeschouwers toe een goede indruk moet geven, zijn er afspraken. Onder meer in de Gedragscode staat aanvullend hoe de leden elkaar (correct) bejegenen en welke omgangsvormen er verder gelden. Zo wordt er niet door elkaar gesproken, maar loopt het voeren van het woord altijd via de voorzitter. Als de voorzitter bepaalt dat er voldoende is gewisseld voor een advies, dan sluit hij de beraadslagingen.

Artikel 13 deelname leden van B & W en andere sprekers 1. De burgemeester of een wethouder zijn aanwezig bij de vergaderingen waar onderwerpen aan de orde zijn die hun portefeuille betreffen. Zij reageren op de beraadslaging indien en voor zover de commissie dit aangeeft. 2. De raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. Toelichting Artikel 13. Wethouders zijn te gast in de vergaderingen. Een inhoudelijke reactie van de wethouder wordt gevraagd als het debat daar aanleiding toe geeft. Als het advies duidelijk of zelfs unaniem is, hoeft de wethouder geen reactie te geven. |7

Met de ‘anderen’ in artikel 2 worden meestal externe deskundigen, projectleiders of ambtenaren bedoeld die expertise hebben op het onderwerp. De commissie bepaalt op voorstel van de voorzitter dan wel een lid of en hoe lang de bijdrage mag.

Artikel 14. rondvraag leden Er wordt een algemene rondvraag mogelijk gemaakt in de commissie, waar politieke, dringende en actuele vragen gesteld kunnen worden, die niet op andere wijze gesteld kunnen worden. Vragen worden uiterlijk 6 uur van tevoren kenbaar gemaakt bij de raadsadviseur. Toelichting Artikel 14. De leden van de commissie kunnen aan het begin van de vergadering een dringende, actuele vraag stellen in de commissie. Het gaat bij de algemene rondvraag om een dringend, actueel probleem met een politiek karakter. De vraag moet ook simpel te beantwoorden zijn en er kan geen sprake zijn van een (begin van een) debat. Is beantwoording niet mogelijk, of duurt beantwoording naar verwachting te lang, dan wordt het antwoord schriftelijk nagestuurdbeantwoord. De voorzitter zal vragen niet toestaan die niet dringend zijn of waarvoor andere, meer voor de hand liggende wegen zijn te bewandelen, zoals schriftelijke vragen. Artikel 15. spreekrecht inwoners en belanghebbenden 1. Inwoners van Hoorn, of personen die niet in Hoorn wonen maar die wel een direct belang hebben, kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn. 2. Geen spreekrecht is mogelijk bij onderwerpen waarover formele inspraakprocedures op grond van speciale wettelijke regelingen, of bezwaar- en beroepsprocedures, gaande zijn, of al afgerond zijn. 3.

Degene die van het spreekrecht bij een agendapunt gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 3 uur voor de aanvang van de vergadering aan de raadsadviseur, onder vermelding van een naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden. 4. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering. 5. De spreker voert maximaal 3 minuten het woord voorafgaand aan het agendapunt, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen debat plaats tussen een spreker en deelnemers van de vergadering. 6. De commissievoorzitter of een commissielid doet indien nodig een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de sprekers.

Toelichting Artikel 15. De gemeenteraad wil inwoners de mogelijkheid bieden om hun mening te gevenwil graag dat inwoners van Hoorn een mening geven. Liefst zo vroeg mogelijk in het proces. De informatiefase die plaatsvindt voorafgaand aan de algemene raadscommissie plaatsvindt, is het beste een vroeg moment in de procedure. Maar ook inspreken tijdens een commissievergadering ligt voor de hand: in de commissie komt ligt het zwaartepunt van de politieke debatten. Hier kan men de politiek nog direct beïnvloeden. In de raad, als het bijna alleen nog gaat om stemmen is die fase al gepasseerd. Alternatief voor mondeling inspreken is een schriftelijke reactie. |8

Vaak staan voor inwoners of belanghebbenden aparte inspraakprocedures open, vastgelegd in wetten zoals de Omgevingswet of de Wabo. Is dit het geval (geweest), dan mag inspreken in de Commissie niet omdat er anders allerlei procedures dan dubbel worden gedaan. Er kan altijd nog schriftelijk worden gereageerd op de commissiebehandeling of in de richting van de diverse fracties/groeperingen. Verder is het niet de bedoeling dat juridische procedures die mogelijk gaande zijn, of al afgerond zijn, in de politieke arena landen, of overgedaan worden. Inspreken in de commissie kan dus niet over onderwerpen die gerechtelijke procedures doorkruisen. Het verschil met het hieronder staande artikel 16 is dat artikel 15 alleen geagendeerde onderwerpen betreft. Artikel 16 betreft niet-geagendeerde onderwerpen.

Artikel 16. publieksrondvraag Algemeen 1. Bij aanvang van de vergadering is ruimte voor een algemene publieksrondvraag. 2. De publieksrondvraag is bedoeld voor inspreken door inwoners van de stad of personen die niet in Hoorn wonen maar die wel een direct belang hebben over bij onderwerpen die niet op de agenda van de commissie staan maar waar wel de aandacht van de politiek voor kan worden gevraagd. 3. Geen spreekrecht is mogelijk bij onderwerpen waarover formele inspraakprocedures op grond van speciale wettelijke regelingen, of bezwaar- en beroepsprocedures, gaande zijn, of al afgerond zijn. 4. Wie gebruik wil maken van de publieksrondvraag meldt uiterlijk een kwartier3 uur voor aanvang van de vergadering bij de voorzitter of de raadsadviseur om welk onderwerp het gaat. De voorzitter bepaalt, desnoods na overleg met de commissie, of gebruik kan worden gemaakt van de publieksrondvraag. 5. Het woord voeren in de publieksrondvraag mag gedurende maximaal 3 minuten. Er is geen debat mogelijk over de rondvraag. De commissievoorzitter of een commissielid doet indien nodig een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de sprekers. Toelichting Artikel 16. In de Algemene raadscommissie is er ten opzichte van de Raad meer gelegenheid tot inspreken: bijvoorbeeld als een onderwerp niet op de agenda staat.

Er zijn wel enkele algemene voorwaarden: je moet een direct belang hebben bij onderwerpen e/o inwoner van de stad Hoorn zijn, en bij je onderwerp of vraag/mening moet het betrekken van de politiek wel een doel zijn. Je spreekt immers een politiek orgaan toe. Het is aan de commissievoorzitter in overleg met de commissie zelf om hier een oordeel over te geven. Ook bij dit artikel gelden de algemene uitzonderingsgronden. Ook in de commissie is het niet de bedoeling dat juridische procedures die mogelijk gaande zijn, of al afgerond zijn, in de politieke arena landen, of overgedaan worden. Inspreken in de commissie kan dus niet over onderwerpen die gerechtelijke procedures doorkruisen. Inspreken mag maximaal 3 minuten duren en er kan geen debat op volgen. Commissieleden moeten zelf met de inspraakreactie aan de slag. Indien nodig kan de voorzitter een ordevoorstel doen voor behandeling van de inspraakreactie.

Artikel 17. handhaving orde en schorsing 1. De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering. |9

2. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt direct gestemd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet laat de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste 3 maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten. 4. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp. Toelichting Artikel 17. De ARC is soms een levendige vergadering. Dat mag ook. Maar afspraak is wel, dat er bepaalde omgangs -en gedragsregels gelden. Dit artikel geeft de voorzitter de instrumenten om in te grijpen wanneer dat nodig is. Zie artikel 231 lid 3 over ordeverstoringen door toehoorders. Bovenstaand artikel gaat over commissieleden.

Lid 4 gaat verder dan alleen leden: het gaat dan niet om toehoorders, maar kan ook gaan om insprekers of andere deelnemers aan de beraadslagingen.

Artikel 18 digitaal weergeven van de vergadering 1. De raadsgriffie draagt zorg voor de digitaal integrale weergave van de vergaderingen. 2. De digitaal vastgelegde integrale weergave van de commissievergadering wordt openbaar ontsloten via de website, voor zover de aard en de inhoud van de behandeling zich hiertegen niet verzet. 3. De digitale integrale weergave van de commissievergadering bevat ten minste: a) de namen van de aanwezige leden, die het woord gevoerd hebben; b) een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest; c) achterliggende stukken. Toelichting Artikel 18. De ARC wordt net als de raad digitaal opgenomenuitgezonden en opgenomen. Er is geen schriftelijke versl;aglegging.Dit vervangt de verslaglegging op schrift. Bij behandeling van geheime onderwerpen vindt behandeling plaats achter gesloten deuren en wordt de vergadering niet digitaal vastgelegd. In die gevallen is de weergave niet openbaar terug te zoeken. Informatie kan in sommige gevallen verkregen worden via de griffie. Documenten die bij de agendapunten horen zijn allemaal te downloaden via de website.

Artikel 19 advies aan de raad; geen stemmingen 1. Behandeling van agendapunten die voorbereiding van besluitvorming door de raad inhouden, mondent uit in een door de voorzitter en de raadsadviseur ondertekend opgesteld advies aan de raad. 2. In het advies aan de raad staat een samenvatting met de hoofdlijnen van de behandeling en de door het college gedane toezeggingen. Er staat een voorstel voor de wijze van agendering van het onderwerp in de raadsvergadering. 3. Als er sprake is van een ongevraagd advies aan de raad, dan wordt melding gemaakt van het feit dat de commissie de raad op eigen initiatief over een onderwerp adviseert. 4. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemming over geheimhouding en met betrekking tot de orde. | 10

Toelichting Artikel 19. v.w.b. artikel 1 en 2 graag aansluiten bij wat in brief over vergaderorde staat en wat in het handboek staat: - Bij de behandeling van agendapunten die voorbereiding van besluitvorming van de raad inhouden, concludeert de commissievoorzitter samen met de commissie of een dossier een A-agendapunt (bespreekstuk) of een B-agendapunt (bespreekpunt) wordt voor de raadsvergadering. - Na afloop van de vergadering stellen raadsadviseur en commissievoorzitter een ondertekend (?) advies aan de raad op. Het advies kan ‘verdeeld’, of (overwegend) ´positief´ dan wel ´negatief´ zijn. Hierin Ook staat hierin het advies van de commissie over agendering op de raadsvergadering (A- of B-agendapunt), de hoofdlijn van de discussie incl. eventueel aangekondigde raadsinstrumenten en de door het college gedane toezeggingen. Indien sprake is van een A-agendapunt, dan wordt in het advies aangegeven welke discussiepunten er nog liggen voor de raadsvergadering. De ARC is er voor advisering aan de raad. De besluitvorming in de rRaad wordt aanzienlijk versoepeld, als de raadscommissie de debatten al goed heeft gevoerd. Adviezen die duidelijk zijn, geven ook aan als er onderdelen zijn die nog politieke aandacht behoeven in de raad, of die mogelijk tot verdeeld stemming gaan leiden.

De discussie in de raad beperkt zich dan tot deze ‘rest’ onderwerpen of tot de in te zetten raadsinstrumenten zoals toezeggingen, moties, amendementen. Als het college toezeggingen heeft gedaan in de commissie om een bepaalde politieke actie te nemen, dan staat dit in het raadsadvies van de commissie aan de raad. Over de adviezen hoeft niet gestemd te worden. Het advies kan ‘verdeeld’, of (overwegend) ´positief´ dan wel ´negatief´ zijn. De conclusie kan verder zijn: agenderen in de raad als hamerstuk (B-stuk) of als bespreekstuk (A-stuk) In de commissie hoeft dus alleen gestemd te worden over eventuele ordevoorstellen zoals over het sluiten van de deuren, het aanhouden of opnieuw behandelen van een voorstel, het op de agenda zetten van een onderwerp, geheimhouding, etc. Hierbij geldt het besluit van de helft plus 1.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen Artikel 20. toepassing verordening op besloten vergaderingen Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Toelichting Artikel 20. Dit artikel lijkt op eenzelfde artikel 276 uit het RvO van de rRaad. Het gaat over de regels die gelden voor vergaderingen die besloten zijn. Openbaarmaking van digitale beeldverslagen, bijvoorbeeld, is dan niet voor de hand liggend. Het ligt verder voor de hand dat de commissiegriffier raadadviseur en de voorzitter beoordelen wat nodig is om besloten vergaderingen goed te laten verlopen.

Artikel 21. besluit tot besloten vergaderen & geheimhouding 1. De vergaderingen van een commissie zijn behoudens het bepaalde in de wWet en deze verordening, openbaar. 2. De deuren worden in ieder geval gesloten als op een onderwerp of een deel van de inhoud van een onderwerp al geheimhouding rust, tenzij voor de voorzitter duidelijk is dat de beraadslagingen de geheimhouding niet zullen schenden. 3. Over onderwerpen waarover advies aan de raad wordt uitgebracht wordt het advies openbaar, tenzij de inhoud van het advies de geheimhouding schendt. | 11

Toelichting Artikel 21. Dit artikel gaat over de basisregel: openbaarheid is regel, beslotenheid uitzondering. Hetzelfde geldt voor geheimhouding van stukken. Als door de debatten de geheime status niet wordt geraakt, is er geen reden het hele debat achter gesloten deuren te laten plaatsvinden. De voorzitter kan voorstellen aan de commissie de deuren niet te sluiten, mits de leden de geheimhouding niet schenden. Dreigt dit wel te gebeuren, dan kan een fractie/groepering, de voorzitter of de verzoeker alsnog verzoeken alsnog voorstellen de deuren te sluiten. Bij een meerderheid van de commissie wordt de vergadering besloten vervolgd. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven. Als het college de geheimhouding opgelegd heeft, kan alleen de raad of het college zelf die status eraf halen. De commissie moet de geheime status o.g.v. 86 lid 2 jo. 25 Gemeentewet in acht nemen. Een geheime status kan alleen ontleend worden aan de bepalingen van de WOBWOO. Soms is een advies over een geheim onderwerp dermate algemeen gesteld, dat er geen enkele reden is om een raadsadvies geheim te houden. De commissie kan dan openbaar advies geven. Als dit het geval is, kan de voorzitter hiervan melding maken.

Als voorbeeld: een unaniem positief advies voor plaatsing op de B-lijst van de raad, zonder verdere inhoudelijke opmerkingen, over een geheim stuk, hoeft niet als ´geheim´ te worden afgehandeld. Als het gaat om een geheime bijlage dan kan de beraadslaging plaatsvinden over het openbare gedeelte van de vergaderstukken voor zover en zo lang als de geheime informatie niet onderwerp van bespreking wordt.

Artikel 22. opheffing geheimhouding Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd. Toelichting Artikel 22. Dit artikel gaat over de situatie dat een commissie als bestuursorgaan zelf geheimhouding oplegt over een onderwerp en bijbehorende stukken of informatie. Dit opheffen van geheimhouding gebeurt niet dan na overleg met het bestuursorgaan dat de geheime status erop heeft gelegd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers Artikel 23. toehoorders en pers 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen. 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden. 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken. 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen. Toelichting Artikel 23. Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de | 12

toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid van dit artikel voorziet hierin. Zie ook artikel 175 over leden en sprekers.

Artikel 24. geluid- en beeldregistraties Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, volgen de instructie zoals die aan de ingang van de raadszaal vermeld staat, volgen eventuele aanwijzingen van de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen. Er wordt verplicht melding gemaakt bij de voorzitter van geluidregistraties of bewegende beeldregistraties. De privacywetgeving vanuit de AVG is van toepassing in de raadzaal. Toelichting Artikel 24. Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tvstations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Het is verplicht om van tevoren bij de griffie dan wel de voorzitter te melden dat er sprake is van geluid -of beeldregistratie. Ook dient de aanvrager rekening te houden met de privacy van insprekers en/of publiek op grond van de nieuwe regels van de AVG. Zie het informatiebordje bij binnenkomst van de raadzaal.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen Artikel 25. intrekken oude verordening Het Reglement van orde voor de algemene raadscommissie De Commissieverordening 201814 wordt ingetrokken. Artikel 26. inwerkingtreding en citeertitel 1. Dit reglement treedt in werking op het moment van besluitvorming in de raad en wordt via de website openbaar bekend gemaakt. 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de algemene raadscommissie 2022.19. Hoorn, 9 juli 2019, De griffier,

De voorzitter,

M. Horjus

J. Nieuwenburg

| 13