Verslag woe 16 juni 2021 auditcommissie

GRIFFIE

Samenvattend verslag Auditcommissie. Woensdag 16 juni 2021 aanvang 20.00 uur. Vergadering vond plaats in TEAMS. Auditcommissieleden Y. Yousufi P. Kleuters T. de Groot N. de Vries W. Hiddink P. Blom

Voorzitter/lid (VVD) Lid (VVD) Afgemeld Lid (FrT) Lid (D66) Lid (ÉénHoorn)

Secretaris J. Hoek (loco-griffier, secretaris) Overige aanwezigen M. van der Ven, wethouder Financiën A. Booij PSA Ch. Burgers PSA Aanwezigen ambtelijke organisatie G. Sünder, concerncontroller E. Burger, senior adviseur P&C E. Stam, adviseur Interne Beheersing M. van der Pal, adviseur Interne Beheersing

1. Opening De agenda is akkoord. Het verslag van 3 februari 2021 wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Accountantsverklaring & -verslag. Goedkeuringsmaterialiteit: Fouten € 2.896.000 (1% lasten plus toevoeging reserves) Onzekerheden € 8.688.000 De gemeenteraad heeft in het Controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op 10% van materialiteit, derhalve € 289.600. Mondelinge toelichting van PSA bij het concept accountantsverslag. Er komt n.v. een goedkeurende verklaring zowel op de getrouwheid als de rechtmatigheid.

GRIFFIE

De getekende versie van het verslag volgt na vaststelling van het MPG. De financiële effecten van het MPG moeten in de Jaarstukken zijn verwerkt. Op 29 juni wordt het MPG vastgesteld door de raad. Een paar highlights uit het verslag, toegelicht door de heer Booij en mw. Burgers van PSA: - De exploitatie over 2020 laat een nadelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 6.297.000 zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) saldo van € 10.661.000 nadelig. Dit is een voordeel van € 4.364.000. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 2.062.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. - Het college heeft op basis van de risico-inventarisatie en de beschikbare weerstandscapaciteit een kwalificatie aan het weerstandsvermogen gegeven. Deze kwalificatie is gebaseerd op een ratio waarbij de beschikbare weerstandscapaciteit gedeeld wordt door het benodigde weerstandsvermogen (gekwantificeerde risico’s). Het college kwalificeert het weerstandsvermogen in de jaarstukken 2020 als voldoende. In 2019 was dit nog: goed. - Bewaak het ambitieniveau van uw investeringsplanning: van 143 kredieten (totaal beschikbaar gesteld € 42,7 miljoen) is aangegeven wat de cumulatieve bestedingen (ultimo 2020 € 19,1 miljoen) zijn.

Per krediet is tevens aangegeven wat de bestedingsruimte nog is (restant krediet), of het krediet in 2020 wordt afgesloten en of sprake is geweest van kredietoverschrijdingen. Dit brengt risico’s met zich mee bij de begroting. Het de vraag of de investeringsplanning van de gemeente reëel is. - De grondexploitaties hebben ultimo 2020 een (netto) boekwaarde van circa € 2,6 mln. (voordelig). De boekwaarde is ten opzichte van 2019 circa € 5,6 miljoen afgenomen. Dat is gunstig. Twee exploitaties zijn afgesloten, bij de Bobeldijkerweg is een verlies genomen van ruim vier ton omdat net alle kavels verkocht zijn. Er is 1,3 miljoen winst genomen, dit was een verplichte winstneming. - Onderhoudsvoorziening gemeentelijke Vastgoed en Beheerplannen: die voorziening kan er in 2022 wellicht weer komen. Hij is in het verleden geschrapt. Maar de vastgoedstrategie krijgt inmiddels meer vorm. Dus dan zou het volgens de accountant mogelijk moeten zijn om tot een goed beheerplan te komen, met een goede financiële paragraaf. Op die solide financiële onderbouwing mag je dan een nieuwe voorziening instellen. - Financiële gevolgen Corona: het college gaat hier goed op in, constateert PSA. Neem er goed kennis van als raad, zodat de financiële gevolgen duidelijk worden.

- Er is wel een aantal rechtmatigheidsfouten geconstateerd, waaronder een fout van 892.000 euro afgerond voor afwijken van een Europese aanbesteding. Wordt wel toegelicht in de Jaarstukken. Dus die fout wordt nu eenmalig meegerekend, maar daarna niet meer. Naast die Europese aanbestedingsfout, is een totaal aan fouten van 941.000 euro geconstateerd. Dit bedrag zit binnen de door de gemeenteraad vastgestelde materialiteit. En dan zijn er nog onzekerheden (geen fouten) geconstateerd in het sociaal domein. Die onzekerheden zijn iets hoger dan vorig jaar. Dat komt door invoering van de nieuwe systematiek van het resultaatgericht financieren. Je betaalt dan per traject. PSA ziet dit als een goede financiële systematiek. Alleen moet de gemeente meer zelf gaan controleren of de zorg geleverd is. De gemeente Hoorn moet vaststellen of er is geleverd waarvoor ze heeft

GRIFFIE

-

-

-

betaald. De heer Hiddink vraagt nog of er verificatie formats worden gebruikt bij dit resultaatgericht werken. Volgens PSA ziet de VNG toe op nieuwe formats en controles. Dus er wordt wel aan gewerkt om de grip op de externe partners qua vastleggen van gegevens te verbeteren. De gemeentelijke organisatie is zelf ook bezig met praktische productie-verantwoordingen. Bij externe grote partners wordt vaak niet gesegmenteerd naar individuele gemeenten. Dat werkt soms nog niet handig. Maar de gemeente Hoorn is dit prima aan het oppakken, ziet PSA. De begrotingsrechtmatigheid is adequaat toegelicht in de Jaarrekening. Er is sprake van een overschrijding op de programma’s Bestuur en ondersteuning, openbare orde en veiligheid, Verkeer, vervoer en waterstaat, Cultuur en educatie, Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening, Duurzaamheid en milieu en Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting. Van de totale overschrijding ad € 13.046.000 werkt in totaal € 301.000 als fout mee in het echtmatigheidsoordeel van PSA. Rechtmatigheidstoets door het college: die toets zou per 1 januari 2022 ingaan, maar er zijn geluiden dat het doorgeschoven gaat worden. Advies van de accountant is om dit als college toch zelf op je te nemen, dus te handelen alsof de toets al door de raad zelf wordt gedaan. Dit advies neemt de auditcommissie over richting raad.

Ook als er in de loop van 2021 wordt besloten door het Rijk om de rechtmatigheidstoets door het college nog niet per 1 januari 2022 in te voeren maar per 1 januari 2023, adviseert de auditcommissie net als PSA om als gemeente Hoorn uit te gaan van invoering per 1 januari 2022. Dit geeft de mogelijkheid om de invoering alvast op te tuigen en het eerste jaar te gebruiken om te kijken hoe het werkt en waar mogelijke verbeterpunten zitten. Frauderisicoanalyse: advies van PSA is om het nieuwe instrument van de analyse ook mee te nemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Zodat de frauderisco’s breder bekend worden in alle processen in de organisatie en niet alleen bij de auditcommissie. Advies. De auditcommissie krijgt later in de vergadering nog een aparte uitleg vanuit de organisatie over frauderisicoanalyse. De commissie wijst erop dat er al sinds zeker 2014 aandacht is geweest in de commissie voor dit onderwerp, omdat het belang ervan hoog wordt ingeschat. Er is nu sprake van een inventarisatie en analyse van (fraude)risico’s binnen de gemeente Hoorn, opgenomen in het interne controleplan. Het betreft 23 processen waaronder inkoop, subsidies, belastingen, bijdragen aan verbonden derden, grondexploitaties, markt- en kermisgelden, burgerleges, etc. In het controleplan staat ook de aanpak van de frauderisico’s beschreven.

Aan de hand van concrete voorbeelden heeft de auditcommissie bekeken hoe er wordt geopereerd om risico’s op fraude met financiële middelen te verminderen. Ten eerste gebeurt dit door een initiële inschatting te maken van de hoogte van het risico. En daarna door voorstellen voor beheersmaatregelen (mitigerende maatregelen). In de casussen ging het om toepassen van functiescheiding en dubbele autorisaties. In de controlefase wordt bekeken of de acties in de systemen zijn ingevoegd en of deze het beoogde resultaat hebben. In de voorstellen krijgt de auditcommissie namens de raad de rol om tweemaal per jaar met het college in gesprek te gaan over de genomen maatregelen: er komen

GRIFFIE

-

twee proces gedreven rapportages per jaar, op de volgende momenten: Rapportage frauderisico’s in juni Management letter accountant in december De auditcommissie is het eens met deze aanpak, en adviseert de raad deze nieuwe aanpak voor kennisgeving aan te nemen. De auditcommissie zal in voorkomende gevallen aanvullend adviseren richting de raad, als dit nodig is op grond van de beide jaarlijkse rapportages. Voor kosten van groot onderhoud aan het gemeentelijk vastgoed (wegen, gebouwen, civiele kunstwerken) heeft Hoorn geen onderhoudsvoorzieningen, omdat actuele beheerplannen ontbreken. Vanwege het cyclisch karakter van groot onderhoud en vanuit het oogpunt van risicobeheersing en inzicht in de financiële positie raadt de accountant aan om zorg te dragen voor actuele beheerplannen die zijn toegespitst op de (toekomstige) situatie en voldoen aan de eisen van het BBV. Op basis van deze beheerplannen kunnen dan weer actuele voorzieningen voor gemeentelijk vastgoed worden gevormd. Dit onderwerp heeft al langer de aandacht van de auditcommissie en zij neemt dit advies ook over richting raad. De commissie wijst ook op het grote aantal monumenten dat in eigendom is, met bijbehorende complexe onderhoudssituaties (funderingsproblematiek, verborgen asbest). Hierover zou de gemeenteraad besluiten gaan nemen, bijvoorbeeld over het al dan niet afstoten van bepaalde categorieën van vastgoed.

De auditcommissie ziet het als positief als hierover een debat wordt gevoerd. In 2021 volgen die debatten over de vastgoedstrategie. De auditcommissie gaat niet over de inhoud, maar adviseert evenals de accountant om hier voldoende aandacht aan te besteden en vervolgens om actuele beheerplannen te maken en dan te beginnen aan instellen van voorzieningen die financiële schommelingen bij het onderhoud kunnen opvangen en zo de risico’s voor de gemeentelijke begroting kunnen verminderen. De discussie over het gemeentelijke vastgoedbeleid is al opgepakt de afgelopen jaren. Dit ziet de accountant en ziet de auditcommissie als een positieve eerste stap.

Reactie van het college op het accountantsverslag, de heer Sünder. De reactie van het college is bij de agenda geplaatst. Er wordt aan de hand van de aanbevelingen van de accountant dit jaar gekeken naar aanpassingen, en dat gebeurt aan de hand van het interne controleplan. Volgend jaar kan dan worden terug gerapporteerd hoe de stand van zaken is. Er zijn veel prestaties geleverd binnen alle kaders, ondanks het onzekere Corona jaar en alle tegemoetkomingsregelingen vanuit het Rijk. Dit is ook in goed overleg gegaan met externe verbonden partijen zoals WerkSaam. Dat is zeker een compliment waard. Het college is het wel eens met de conclusie dat het ambitieniveau van de investeringsplanning (pagina 13 van het accountantsverslag) in de gaten moet worden gehouden. Er is sprake van onderbesteding bij de investeringskredieten. Er zijn daarom al enkele maatregelen getroffen. Zo wordt in de begroting rekening gehouden met onderuitputting op investeringen die lopen via het investeringsplafond. Maar er moet nauwkeuriger worden omgegaan met planningen in de begroting. Anderzijds zien we dat de uitvoering van investeringen soms weerbarstig is, vooral bij de grote projecten zoals renovaties van wijken.

GRIFFIE

Verder is het inkoopbeleid strak georganiseerd. Goede ondersteuning. En een groot volume, zo’n 130 miljoen per jaar aan inkoop. In dat opzicht is de geconstateerde fout niet groot te noemen. We moeten wel alert blijven om bij inkoopstrategieën juist aan de voorkant goed te blijven sturen. Het vastgoed beleid is inderdaad een punt van aandacht. Er is door de heer Sünder eerder onderzoek gedaan en de budgetten voor beheer van vastgoed zijn echt ontoereikend. Er zijn enkele stappen gemaakt, maar het moet mogelijk zijn in de toekomst datgene wat er echt nodig is in het beheer van het vastgoed, ook in een voorziening echt goed te onderbouwen. Er ligt al een plan klaar voor de rechtmatigheidstoets. Op vraag van de heer Hiddink wordt aangegeven dat de vertraging van de invoering ligt bij de Eerste kamer. De heer Blom vraagt of er een voorziening ligt voor aanpak van het gemeentelijke rioolstelsel en of er zorgen zijn op dat punt? Volgens de heer Sünder is er een grote voorziening in het leven geroepen, gevuld vanuit de rioolheffing. In die zin is er dus geen zorg. Maar er zijn wel veel werkzaamheden te verrichten. Dit wordt goed gemonitord. De voorzitter de heer Yousufi heeft enkele vragen: pagina 16 van het verslag van PSA. Hij ziet daar over het sociaal domein staan dat er strikter zal worden gestuurd op productieinformatie die moet worden geleverd vanuit de zorginstellingen.

Maar hoe wordt dat vorm gegeven? Wat houdt dit in? De heer Sünder wijst op dat het gaat om grotere partijen, waar contracten mee worden afgesloten die soms niet terug te herleiden zijn naar individuele gemeenten. Het antwoord hoe dit gaat plaatsvinden wordt schriftelijk nagezonden. Actie: schriftelijk antwoord aan de raad/auditcommissie hoe de ‘striktere sturing’ in het sociaal domein bij de zorginstellingen en hun productieverantwoording zal worden vorm gegeven. Over de Europese aanbesteding: er staat in het verslag dat het een contract betreft waar het is misgegaan. Het is in de ogen van de voorzitter wel een groot bedrag. Welke beheersmaatregelen zijn er? De heer Sünder legt uit dat er een inkoop-strategie is, aan de hand van een inkoopmatrix. Er is voldoende ondersteuning, maar het is niet altijd te voorkomen. De precieze details van de casus van de 350.000 euro, kent hij niet. Hij meent dat het ging om een verlenging waardoor een looptijd werd overschreden en een bedrag over een drempel heen ging. Had je dat van tevoren geweten, dan had je een ander traject doorlopen. De heer Yousufi: wordt er actief gecommuniceerd met de back-office? De heer Sünder: ja dat gebeurt. De heer De Vries heeft ook enkele vragen. Bij de algemene bevindingen: de 1,33 weerstandsvermogen, welke eenheid hoort hierbij? Het gaat in deze om een ratio.

Hij geeft voor een volgende keer mee om dan even in de brief aan te stippen dat het om een ratio gaat, zodat de lezer niet denkt dat het b.v. om een percentage gaat. Bij de voorziening voor sportaccommodaties (40%-60% regeling) op pagina 15 van het verslag. Hier staat dat de regeling kan worden opgeheven. Maar is dit geen politieke keuze? Volgens de heer Sünder wordt de investering vaak uitgesteld door de vereniging waardoor

GRIFFIE

de voorziening niet aangesproken wordt. Of er wordt evenveel in gestort als er wordt uit genomen. Dus dan zou de conclusie kunnen zijn, dat deze voorziening niet geheel voldoet aan de eisen die daaraan normaal gesproken gesteld worden. Kijk eens naar andere opties in de begroting, is dan de financieel-technische suggestie. Er zit echter ook een beleidsinhoudelijk aspect aan. Hier gaan we naar nog kijken, er komt t.z.t. een schriftelijke, inhoudelijke reactie op deze aanbeveling, vanuit de afdeling. 3. Jaarstukken en -rekening. De heer Kleuters wijst erop dat de gemeente in de huidige omstandigheden de goede dingen moet doen. Hij pleit er onder meer voor om te zorgen voor goede waarborgen in de digitale wereld. Er is een omslag gaande naar digitalisering, dit zie je in meer werkvelden. Notariële aktes worden vanaf een januari ook alleen nog digitaal geproduceerd. Er zijn ook al ontwikkelingskosten gemaakt. Hij ziet dat als belangrijk, en een prioriteit. De voorzitter en de heer Hiddink wijzen erop dat dit ook raakt aan het budgetrecht van de raad. Dit is te inhoudelijk voor de auditcommissie. De raad gaat over prioritering en budgetten. (Advies over verbeteren van de ICT-infrastructuur) Wel wil de commissie dan in zijn algemeenheid adviseren aan de raad om volop mee te gaan in de digitale wereld waarin wij leven, met het oogmerk om goede dienstverlening te leveren aan inwoners.

En om in uitvoeringstechnische zin de controle en de inrichting van de interne administratie hierop te organiseren en te laten aansluiten. Dus het advies aan de raad is om dit goed op te blijven pakken. Met name door ook voldoende aandacht te besteden aan waarborgen op het gebied van een goede ICT-infrastructuur, (digitale) veiligheid en privacybescherming. Juist in de situatie met het nieuwe (thuis)werken moet er volgens de auditcommissie voldoende aandacht worden besteed aan beveiliging van gegevens die in de Cloud worden geplaatst. Stel als gemeenteraad voldoende budget beschikbaar voor de doorontwikkeling hiervan. De heer Blom geeft een compliment omdat het verslag aanzienlijk korter dan in de jaren ervoor. N.a.v. het begeleiden van instromers (pagina 11) ziet hij de term ‘ondertussengroep’. Om welke groep gaat dit? Actie: schriftelijk antwoord aan de raad/auditcommissie over de term ‘ondertussengroep’. De heer Kleuters noemt het CAK, in verband met de eigen bijdrage (pagina 176). Die bijdrage is zodanig onzeker dat dit het totale financiële plaatje kan beïnvloeden, als hij het goed begrijpt. Actie: schriftelijk antwoord aan de raad/auditcommissie over de financiële gevolgen voor de gemeente als gevolg van de eigen bijdrage en de positie van het CAK in deze.

Hij verwijst verder naar de afspraak om meer mensen in vaste dienst te gaan nemen als gemeente in plaats van veel ingehuurde krachten. Dit heeft invloed op de overhead, die op 27% staat. Dit is relatief laag. Maar het aannemen van meer personeel leidt kennelijk tot ruim een miljoen van meer uitbetaalde salarissen dat naar vaste krachten is gegaan. De vraag is: is dit juist, en hoeveel meer vast personeel is er dan aangenomen? Actie: schriftelijk antwoord aan de raad/auditcommissie over het aannemen van meer vaste werknemers: hoeveel geld is hiermee gemoeid geweest en hoeveel werknemers zijn er meer

GRIFFIE

in vaste dienst gekomen? Op pagina 201 ziet de heer Kleuters investeringen met een economisch nut staan, met een boekhoudkundige correctie van 376.000 euro. Hij vraagt zich af of dit een eenmalig iets is of dat dit vaker gaat terugkomen? Volgens de heer Sünder gaat het om een eenmalige correctie, een her-classificatie van activa. Op pagina 205 wordt als voorziening vermeld een bedrag van 2.288.000 euro, als oninbaar bij ‘openbare lichamen’. Wat wordt hiermee bedoeld? De heer Booij geeft aan dat het hier waarschijnlijk gaat om de oninbare bijstandsvorderingen. Dit is een voorziening voor oninbare vorderingen die via WerkSaam bij de gemeente in de jaarstukken komt. Actie: schriftelijk antwoord aan de raad/auditcommissie over welke voorziening wordt bedoeld met oninbare vorderingen gericht op ‘openbare lichamen’. Op pagina 211 staat dat de totale derving aan inkomsten zoals parkeerbelasting etc. is: 1.444.000 euro. Dat wordt uit het Corona egalisatiefonds tegengeboekt. De heer Sünder geeft aan dat er vergoedingen komen vanuit het Rijk voor de gederfde inkomsten. Daarnaast is het egalisatiefonds ingesteld. Beide middelen zitten in de reserve Corona. Bij de Kadernota wordt het inzicht gegeven in hoeveel er nog in zit, en wat de keuzemogelijkheden van de raad voor de reserve zijn.

De voorzitter de heer Yousufi vraagt over kostendekkendheid leges en tarieven dat hij het uitgangspunt terug ziet dat er een kostendekkend tarief moet zijn, bij veel onderdelen. Maar soms komt er ineens een percentage van 20-25 naar voren. Waarom zijn die zo laag, kijkend naar de posten die niet wettelijk bepaald zijn? En als we (bijna) volledige kostendekkendheid zouden realiseren, welke opbrengst kan daarmee ontstaan? Actie: schriftelijk antwoord aan de raad/auditcommissie over de mogelijkheden tot verdere kostendekkendheid op die leges en tarieven waar geen wettelijke beperkingen gelden en toch sprake is van lage percentages. De auditcommissie adviseert nogmaals of er op een A-viertje over de hoofdlijnen van de Jaarstukken kan worden gecommuniceerd met de raad, op B1 taalniveau. Volgens de heer Sünder staat dit voor de Begroting 2022 wel in de planning, zowel voor raad als voor inwoners, dus later dit jaar. Hier volgt nog een opdracht voor vanuit P&C. wij zijn daarmee bezig. De heer Hoek bij het Jaarverslag mee als aandachtspunt dat bij de resultaatbeschrijvingen en kwalificaties het toch een gekleurde invulling blijft of iets gehaald is of niet, of deels. De gebruikte terminologie is soms niet eenduidig.

Op pagina 113 over de structurele exploitatieruimte, staat een cijfer waar het mogelijk weer gaat om een ratio (-2,77), maar het lijkt een vrij laag cijfer te zijn, staat er. Niet duidelijk is of dit positief of negatief kan worden uitgelegd. En er kan blijkbaar geen vergelijk worden gemaakt met andere gemeenten, want is er geen VNG benchmark. De ratio laat zien in hoeverre de structurele lasten gedekt worden door de structurele baten. De begroting moet structureel in evenwicht zijn, dus enige nadere toelichting over de waarde van deze ratio zou

GRIFFIE

behulpzaam zijn. Volgens de heer Sünder wordt het getal negatief als de lasten hoger zijn dan de baten. Maar hij komt er even schriftelijk op terug. Actie: schriftelijk antwoord aan de raad/auditcommissie over de betekenis van het negatieve ratio op pagina 113 in de Jaarstukken, over structurele exploitatieruimte in relatie tot een lange termijn sluitende begroting. JH20062021