Regeling Budgethouderschap 2025_0107_Definitieve versie

Regeling Budgethouderschap 2025 Planning & Control

Deze beleidsregel treedt, met terugwerkende kracht, in werking met ingang van 1 januari 2025. Gelijktijdig wordt Regeling Budgethouderschap en Begrotingswijzigingen 2017 ingetrokken.

Versie: Definitief 01-07-2025 Zaaksysteem: 2219882

Gemeente Hoorn Nieuwe Steen 1 Postbus 603 1620 AR Hoorn T 0229 25 22 00 www.hoorn.nl

Inhoudsopgave 1 1.1 1.2 1.3

Inleiding ........................................................................................................................................4 Doel ................................................................................................................................................4 Bestuurlijke samenvatting ..............................................................................................................4 Leeswijzer ......................................................................................................................................5

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Regels begrotingswijzigingen ....................................................................................................6 Het autorisatieniveau van de begroting .........................................................................................6 Neutrale begrotingswijzigingen ......................................................................................................7 Niet neutrale begrotingswijzigingen ...............................................................................................8 Overzicht begrotingswijzigingen ....................................................................................................8 Alle begrotingswijzigingen ..............................................................................................................9

Bijlage 1 Definities....................................................................................................................................10 Bijlage 2 Voorbeelden ..............................................................................................................................11

Regeling Budgethouderschap |

3/12

1

Inleiding

De regeling Budgethouderschap is een geactualiseerde versie van de regeling uit 2017. Deze regeling kan worden aangehaald als “budgethoudersregeling”. 1.1.1 Doel De budgethoudersregeling legt de regels vast over wie, wanneer bevoegd is om begrotingswijzigingen vast te stellen. Daarnaast is belangrijk om vast te leggen wie budgethouder is en wat de daarbij behorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. Dit laatste wordt geregeld via de uitvoeringsregels budgethouderschap en zijn een bevoegdheid van het college. Net als het mandaatbesluit. 1.1.2 Het wettelijk kader Het college is op grond van artikel 160 van de Gemeentewet bevoegd regels te stellen voor de ambtelijke organisatie. Dit betreft specifiek regels voor de financiële organisatie. In Artikel 6 van de financiële verordening 2023 is aanvullend afgesproken dat in Hoorn de raad een regeling Budgethouderschap en Begrotingswijzigingen vaststelt waarin de kaders zijn vastgelegd voor budgethouderschap en de regels met betrekking tot het wijzigen van de begroting. Naast de financiële verordening is de Organisatieregeling Gemeente Hoorn 2022 van toepassing op de budgethoudersregeling en de uitvoeringsregels. In de Organisatieregeling staan de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden beschreven van de verschillende managementfuncties in de ambtelijke organisatie van Hoorn.

1.1.3 Raakvlakken met andere beleidskaders De budgethoudersregeling kent raakvlakken en afhankelijkheden met het geldende Mandaatbesluit Gemeente Hoorn inclusief de Inkoopmatrix Gemeente Hoorn. 1.1.4 Inwerkingtreding Na vaststelling van de regeling Budgethouderschap 2025 treedt de regeling (met terugwerkende kracht) in werking met ingang van 1 januari 2025. Met het vaststellen van deze regeling wordt de regeling Budgethouderschap en Begrotingswijzigingen uit 2017 ingetrokken. 1.1.5 Hardheidsclausule Indien het voornemen bestaat om af te wijken van de in deze regeling vermelde richtlijnen wordt dit in het desbetreffende raadsvoorstel gemotiveerd toegelicht. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de mogelijkheden die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en overige relevante wet- en regelgeving bieden.

1.2 Bestuurlijke samenvatting In deze nieuwe versie worden de regels over wie, wanneer bevoegd is om begrotingswijzigingen met elkaar vast te stellen opnieuw bevestigd. De regels en grensbedragen voor neutrale en niet-neutrale begrotingswijzigingen zijn onveranderd. Wel is een toevoeging gemaakt op het algemene autorisatieniveau van de programmabegroting. Hiermee is aansluiting gemaakt met de financiële verordening waarin het autorisatieniveau al enige tijd verlegd is van producten naar programma’s. Via het verzameloverzicht begrotingswijzigingen wordt de raad geïnformeerd of om instemming gevraagd op begrotingswijzigingen die volgens deze regeling gemaakt zijn en niet via een apart raadsvoorstel zijn voorgelegd. Daarnaast is de ondergrens voor het maken van begrotingswijzigingen verhoogd van 5.000 naar 15.000 euro, omdat de omvang van onze begroting sinds 2017 gegroeid is van 217 miljoen naar 330 miljoen. Dit rechtvaardigt het verhogen van het bedrag voor het maken van begrotingswijzigingen.

Regeling Budgethouderschap |

4/12

1.3 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt vastgelegd wat de regels zijn voor het wijzigingen van de begroting. De eerste bijlage geeft nadere toelichting op de relevante definities weergegeven. De tweede bijlage bevat voorbeelden van begrotingswijzigingen.

Regeling Budgethouderschap |

5/12

2

Regels begrotingswijzigingen

Voor het financieel bijsturen van de begroting of het actueel houden van de ramingen wordt gebruik gemaakt van begrotingswijzigingen. Het is de taak van de budgethouder om te komen met voorstellen hiervoor. Aan dit soort wijzigingen ligt vaak een wijziging of aanpassing van beleid ten grondslag, maar er kan bijvoorbeeld ook sprake zijn van meevallers, tegenvallers of vertragingen in de uitvoering. In dit hoofdstuk worden de regels vastgelegd over wie, wanneer bevoegd is om begrotingswijzigingen vast te stellen. Voorbehoud voor politiek gevoelige voorstellen De onderstaande regels gaan ervan uit dat financiële gevolgen bepalend zijn voor wie wanneer de begrotingswijziging vaststelt. Uiteraard geldt een algemeen voorbehoud voor politiek gevoelige voorstellen. Het college kan, vanuit haar politieke verantwoordelijkheid en actieve informatieplicht, bij een politiek gevoelig besluit of budget ervoor kiezen om een voorstel aan de raad voor te leggen, terwijl dit strikt genomen niet volgens de onderstaande regels hoeft. In deze regeling wordt allereerst ingegaan op het algemene autorisatieniveau van de programmabegroting. Vervolgens wordt onderscheid gemaakt tussen neutrale en niet neutrale begrotingswijzigingen.

2.1 Het autorisatieniveau van de begroting De raad stelt voorafgaand aan elk begrotingsjaar de begroting vast. De begroting bestaat in 2025 1 uit de volgende programma’s: 0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Bestuur en ondersteuning Openbare orde en veiligheid Verkeer, vervoer en waterstaat Economische zaken Onderwijs Cultuur, recreatie en sport Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening Duurzaamheid en milieu Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting

Dit betekent dat de gemeenteraad bevoegd is om per programma vast te stellen hoeveel geld er maximaal mag worden uitgegeven, maar dat binnen een programma het college verantwoordelijk is voor de uitvoering. Daarbij gelden de volgende basisregels: De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma. Voor het autoriseren van de investeringen zijn regels vastgelegd in de nota investerings- en afschrijvingsbeleid. Nieuwe niet-budgetneutrale investeringen vanaf € 50.000 vereisen autorisatie op basis van een afzonderlijk raadsvoorstel. Nieuwe investeringen onder de € 50.000 kunnen worden geautoriseerd via een begrotingswijziging. De raad moet altijd instemmen met wijzigingen tussen programma’s indien deze effect hebben op vastgesteld beleid, doelen of activiteiten. Het college mag binnen een programma budgetten verschuiven zonder raadsbesluit, zolang het totale programmabudget niet wordt overschreden en de programmadoelstellingen niet wijzigen.

1

Bij nieuwe verkiezingen kan een nieuwe raad besluiten de programma’s aan te passen. De programma’s of naamgeving van de programma’s kan daarmee wijzigingen. De vastgestelde (beleids)programma’s zijn leidend. Regeling Budgethouderschap |

6/12

Praktijkvoorbeeld: tegenvallende uitgaven onder een bepaald beleidsproduct kunnen vaak binnen hetzelfde programma worden gecompenseerd met meevallers elders in dat programma, mits het totaalbedrag van het programma niet stijgt en er geen beleidswijziging plaatsvindt. Zolang zulke interne herschikkingen het programmabudget als geheel ongemoeid laten, vereist dit geen raadsgoedkeuring. Pas wanneer een aanpassing leidt tot overschrijding van het totale budget van een programma (niet neutraal), of wanneer inzet van algemene middelen of reserves nodig is, moet het college via een begrotingswijziging de raad om instemming vragen. Deze regels en bijbehorende grensbedragen staan uitgeschreven onder 2.2 en 2.3

2.2 Neutrale begrotingswijzigingen Een neutrale begrotingswijziging is een wijziging van de geraamde baten en lasten zonder effect op het begrotingsresultaat of reserves. Bij neutrale begrotingswijzigingen wordt er onderscheid gemaakt tussen: a) administratieve wijzigingen: hierbij blijven zowel de baten als de lasten van de totale begroting gelijk. Voorwaarde voor een administratieve wijziging is dat de wijziging geen effect heeft op vastgesteld beleid, doelen of activiteiten. Met andere woorden; er zijn geen beleidsafwegingen of keuzes door het college of de raad te maken. Administratieve wijzigingen kunnen betrekking hebben op meerdere programma’s. Bevoegdheid tot vaststellen: Administratieve begrotingswijzigingen: vaststelling door budgethouder. b) budgetaanvragen met dekking (anders dan een reserve): een wijziging van de geraamde baten en lasten voor nieuwe, extra of andere activiteiten waar dekking voor aanwezig is. Voorwaarde voor dit type wijziging is dat het saldo van baten en lasten van de begroting gelijk blijft. In de praktijk wordt er hierbij of geschoven met budget (bijvoorbeeld dekking bestaand budget) of worden zowel de baten als de lasten gewijzigd (bijvoorbeeld dekking uit subsidie).

Bevoegdheid tot vaststellen: Wijziging van baten en/of lasten over drie jaar bekeken tot € 50.000: vaststelling door college Wijziging van baten en/of lasten over drie jaar bekeken tussen € 50.000 en € 100.000: vaststelling door raad in verzameloverzicht, geen apart raadsvoorstel Wijziging van baten en/of lasten over drie jaar bekeken gelijk aan of groter dan € 100.000: vaststelling door raad in apart raadsvoorstel. Neutrale budgetoverhevelingen over de jaargrens heen (resultaatbestemmingen): deze worden als apart beslispunt aan de gemeenteraad voorgelegd in de jaarstukken. Specifiek kader bij aanwending van het budget voor onvoorzien (neutraal) Het college besluit over dekking uit het budget voor onvoorzien. Bij inzet van de budgetten incidenteel en structureel onvoorzien moet worden voldaan aan minimaal twee van de drie O's:  Onvoorzien (we zagen het niet aankomen);  Onuitstelbaar (het kan niet wachten);  Onontkoombaar (we kunnen er niet onderuit, de kosten komen er aan) Als niet wordt voldaan aan minimaal twee van deze voorwaarden, kan het college besluiten hiervan af te wijken. Dit wordt dan in een apart overzicht in de jaarrekening toegelicht.

De hoogte van het gebruik van het budget onvoorzien waarover het college een besluit kan nemen is begrensd:  Incidenteel tot maximaal € 50.000 per besluit  Structureel tot maximaal € 15.000 per jaar, per besluit Begrotingswijzigingen bij aanwending van het budget voor onvoorzien boven deze grenzen moeten dus via een apart voorstel aan de raad worden voorgelegd.

Regeling Budgethouderschap |

7/12

N.B.: bij de aanvraag van investeringskredieten wordt in het geval van dekking uit structureel onvoorzien de jaarlijkse kapitaallast als maatstaf gehanteerd.

2.3 Niet neutrale begrotingswijzigingen Een niet neutrale begrotingswijziging is een wijziging van de geraamde baten en lasten met effect op het begrotingsresultaat en/of reserves. In de praktijk zijn dit budgetaanvragen waar geen dekking voor is binnen de begroting. Voor de vaststelling gelden de volgende regels: wijziging van de baten en/of lasten over drie jaar bekeken minder dan € 50.000: vaststelling door raad in verzameloverzicht, geen apart raadsvoorstel. wijziging van de baten en/of lasten over drie jaar bekeken gelijk aan of meer dan € 50.000: vaststelling door raad in apart raadsvoorstel. niet neutrale budgetoverhevelingen over de jaargrens heen (resultaatbestemmingen): deze worden als apart beslispunt aan de gemeenteraad voorgelegd in de Jaarstukken.

2.4 Overzicht begrotingswijzigingen Schematisch zijn de begrotingswijzigingen als volgt weer te geven. Tabel 3. Overzicht begrotingswijzigingen Type wijziging

Onderscheid

Hoogte wijziging

Wie stelt de

Type voorstel; wie

Neutraal

Administratief

(over drie jaar) N.v.t.

wijziging vast? Budgethouder

stelt op? Niet van toepassing

(geen effect op

(schuiven met budget,

begrotingsresultaat of reserves)

geen gevolgen beleid en geen keuzeruimte < € 50.000

College

Ter kennisname in

college/raad) Dekking onvoorzien

(incidenteel) <

verzameloverzicht,

€ 15.000 (structureel)

P&C stelt op

vanaf € 50.000 (incidenteel) >

Raad

Apart raadsvoorstel, team stelt op*

College

Ter kennisname in

€ 15.000 (structureel) Overige dekking

< € 50.000

verzameloverzicht, P&C stelt op € 50.000 - € 100.000

Raad

Ter vaststelling in verzameloverzicht,

vanaf € 100.000

Raad

Apart raadsvoorstel,

< € 50.000

Raad

Ter vaststelling in verzameloverzicht,

vanaf € 50.000

Raad

Apart raadsvoorstel,

P&C stelt op team stelt op* Niet-neutraal (effect op begrotingsresultaat of reserves)

P&C stelt op team stelt op* *uitzonderingsgronden van toepassing

Regeling Budgethouderschap |

8/12

2.5 Alle begrotingswijzigingen 2.5.1 Uitzonderingen Van bovenstaande regels kan worden afgeweken als dat goed wordt toegelicht in het desbetreffende besluit. Er moet dan door het college worden besloten om “geen apart raadsvoorstel op te stellen, omdat ….” en “de raad voor te stellen om de bijbehorende begrotingswijziging met uitgebreide toelichting vast te stellen”. Voorwaarden om bij een wijziging in de begroting die groter is dan € 50.000 (niet neutraal) of € 100.000 (neutraal) geen raadsvoorstel op te stellen zijn: a) Het voorstel blijft binnen eerder vastgestelde kaders van de gemeenteraad; b) De gemeenteraad kan het voorstel niet beïnvloeden (geen keuzemogelijkheid) of c) Het voorstel is conform het meerjarenplan grondexploitaties. 2.5.2 Minimum bedrag begrotingswijziging Voor een wijziging in de begroting van minder dan € 15.000 per begrotingsjaar wordt geen aparte begrotingswijziging opgesteld. Deze wijzigingen worden verwerkt of verklaard in de cyclusdocumenten. Dit wil niet zeggen dat er geen collegevoorstel moet worden opgesteld, zie het voorbehoud voor politiek gevoelige voorstellen. 2.5.3 Aanvullende regels geldend voor krediet Bij de aanvraag van een krediet geldt de hoogte van het krediet als hoogte van de wijziging in de begroting, tenzij het gaat om dekking uit het budget structureel onvoorzien.

De regels met betrekking tot vervangingsinvesteringen en het schuiven tussen kredieten staan in de Nota Investeren en afschrijven.

Regeling Budgethouderschap |

9/12

Bijlage 1 Definities Rollen en bevoegdheden Budget is een aan de budgethouder beschikbaar gesteld bedrag (programmabudget of investeringskrediet) voor het realiseren van beleidsdoelstellingen. Budgethouder is een manager of medewerker binnen de ambtelijke organisatie die bevoegd is om uitgaven te doen en inkomsten te verkrijgen binnen de toegewezen budgetten en kredieten. Deze rol valt samen met die van contracteigenaar. Budgethouderschap is de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de budgetten. Mandaat is de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan besluiten te nemen en rechtshandelingen te verrichten (tevens machtiging en volmacht).

Opbouw begroting Begroting is de door de raad vastgestelde raming van baten en lasten voor een begrotingsjaar. Begrotingswijziging is het wijzigen van in de begroting geraamde baten en lasten. Budget is de geraamde baten en lasten in een bepaald begrotingsjaar. Beleidsveld samenhangende gemeentelijke activiteiten binnen een programma. Investeringskrediet is het bedrag dat door de gemeenteraad beschikbaar is of wordt gesteld voor het doen van een investering. Een krediet wordt in principe beschikbaar gesteld bij de Kadernota, maar ook met een afzonderlijk besluit in de loop van het jaar. Programma is een samenhangend geheel van gemeentelijke activiteiten waarvoor de raad als onderdeel van de begroting de baten en lasten vaststelt.

Regeling Budgethouderschap |

10/12

Bijlage 2 Voorbeelden Voorbeeld 1 Met een begrotingswijziging worden de budgetten voor dagelijks onderhoud van de groenvoorzieningen herverdeeld over verschillende taken in de administratie. Hierdoor kan de budgethouder beter sturen op de kosten per taak. Neutraal → administratief → budgethouder stelt wijziging vast Voorbeeld 2 De meet-verdeelkasten van de openbare verlichting blijken na inspectie niet aanraakveilig. Voorgesteld wordt een krediet van € 30.000 beschikbaar te stellen om de onveilige kasten met spoed te vervangen en de kapitaalasten (< € 15.000 per jaar) te dekken uit de post ‘structureel onvoorzien’. Neutraal → dekking onvoorzien → college stelt wijziging vast Voorbeeld 3 In een verkocht pand van de gemeente blijkt de stroomaansluiting te zitten voor de verlichting van de aangrenzende parkeerplaats. De kosten voor het overzetten van de aansluiting van € 10.000 zijn niet eerder voorzien, niet uit te stellen en onontkoombaar. Voorgesteld wordt de kosten te dekken uit de post ‘incidenteel onvoorzien’. Neutraal → dekking onvoorzien → college stelt wijziging vast Voorbeeld 4 Om onderzoek te doen naar verschillende exploitatievormen van de sportaccommodaties wordt een budget aangevraagd van € 20.000. Voorgesteld wordt om deze kosten incidenteel te dekken uit het bestaande budget voor het onderhoud van sportcomplexen.

Hierdoor zullen de sportcomplexen voor één jaar minder onderhouden worden. Neutraal → nieuwe activiteit → dekking bestaand budget → < € 50.000 → college stelt wijziging vast Voorbeeld 5 Om proef te draaien met een preventieve aanpak voor jeugdzorg stelt de provincie een subsidie beschikbaar van € 80.000. Voorgesteld wordt de pilot uit te voeren en te dekken uit de subsidie. Neutraal → nieuwe activiteit → dekking subsidie → € 50.000 - € 100.000 → raad stelt wijziging vast in verzamelbesluit Voorbeeld 6 Om duurzaamheid in de gemeente te bevorderen stelt het Rijk een subsidie beschikbaar van in totaal € 240.000. Voorgesteld wordt om de komende drie jaar de subsidie te besteden aan het verduurzamen van woningen, € 80.000 per jaar. Neutraal → nieuwe activiteit → dekking subsidie → > € 100.000 (over drie jaar bekeken) → raad stelt wijziging vast met apart raadsvoorstel Voorbeeld 7 De verkoop van een gemeentelijk pand levert een boekwaardewinst op van € 20.000. Dit voordeel wordt ten gunste gebracht van het begrotingsresultaat. Niet-neutraal (begrotingsresultaat) → < € 50.000 → raad stelt wijziging vast in verzamelbesluit Voorbeeld 8 Voor de reconstructie van een kruispunt wordt een krediet aangevraagd van € 300.000. Voorgesteld wordt om de jaarlijkse kapitaallasten te dekken uit de reserve Parkeren en Infrastructuur.

Niet-neutraal (reserve) → > € 50.000 → raad stelt wijziging vast met apart raadsvoorstel

Regeling Budgethouderschap |

11/12

Gemeente Hoorn Nieuwe Steen 1 Postbus 603 1620 AR Hoorn T 0229 25 22 00 www.hoorn.nl