Raadsvoorstel Zienswijze op de jaarrekening 2020 en conceptbegroting 2022 van het Westfries Archief (WFA)

17^ GEMEENTE HOORN Raadsvoorstel Zaaknummer: 1864101 Steller: B. Bodewes E-mail: b.bodewes@hoorn.nl

Team: GM&B - Informatiebeheer Teammanager: Jaap de Vries Portefeuillehouder: J. Nieuwenburg

Onderwerp Zienswijze op de jaarrekening 2020 en conceptbegroting 2022 van het Westfries Archief (WFA) Agendering Ter besluitvorming Bijlagen: 1 Jaarrekening 2020 voorzien van controleverklaring 2 Begroting 2022 inclusief Meerjarenraming 2022-2026 3 Aanbiedingsbrief 14 april 2021

De raad besluit 1. Voor de jaarrekening 2020 een positieve zienswijze af te geven en het negatieve rekeningresultaat 2020 € 22.442 voor € 4.982 ten laste te brengen van de algemene reserve en voor € 17.460 ten laste te brengen van de bestemmingsreserve. Hiermee valt de algemene reserve binnen de regionaal afgesproken norm. 2.

Voor de conceptbegroting 2022 een positieve zienswijze af te geven met de onderstaande aandachtspunten: • de bestemmingsreserve zal naar verwachting op 01-01-2022 € 279.228,-. Zijn. Het AB heeft besloten dit voornamelijk te bestemmen voor: 1. Dóórontwikkeling E-depot 2. Uitvoering wettelijke taken 3. Digitalisering 4. Educatief beleid 5. Uitbreiding capaciteit archiefruimtes - de gemeente Hoorn verzoekt het AB om vanuit het 'Uitvoeringsplan’ inzicht te blijven geven in de looptijd en kosten van de projecten. de gemeente Hoorn verzoekt het AB om in het ‘Uitvoeringsplan’ inzicht te geven in de kosten en dekking voor de verbouwing van de archiefruimten. Samenvatting Het WFA overlegt de financiële jaarstukken, de jaarrekening 2020 en de conceptbegroting 2022. Het jaar 2020 wordt met een negatief resultaat afgesloten. Het DB stelt het AB voor het negatieve rekeningresultaat 2020 € 22.442 voor € 4.982 ten laste te brengen van de algemene reserve en voor € 17.460 ten laste te brengen van de bestemmingsreserve. Hiermee valt de algemene reserve binnen de regionaal afgesproken norm. Met de zienswijzen stemt u in met de storting naar de bestemmingsreserve. Er is weinig inzicht en toelichting gegeven over kosten en de dekking voor verbouwing van de archiefruimten.

Met het verzoek het inzicht te geven in het jaarlijks ‘Uitvoeringsplan’ wordt transparantie verkregen in de mogelijke bestedingen van de reserves. De structurele kosten voor 2022 nemen toe met de regionaal afgesproken indexering. Dit heeft een verhoging van de gemeentelijke bijdrage met 1,3% tot gevolg. Met de jaarlijkse indexering wordt de gemeentelijke bijdrage aan het WFA bijgesteld van € 8,17 in 2021 naar € 8,25 per inwoner in 2022. Voor Hoorn is dat € 596.639,- in 2021 en € 604.186,- in 2022. Na besluitvorming neemt de portefeuillehouder de uitkomst mee naar de vergadering van het Algemeen Bestuur op 5 juli 2021 waar de zienswijzen worden meegewogen en verwerkt.

1/3

GEMEEN 11 HOORN 1.

Inleiding: reden van het voorstel

Aanleiding Het WFA voert voor de zeven Westfriese gemeenten de taken uit ten aanzien van het beheren van de historische archieven. Volgens art. 23 en 24 van de Gemeenschappelijke Regeling overlegt het WFA de jaarrekening 2020 en conceptbegroting 2022 aan de raden van de aangesloten gemeenten. De raden van deze gemeenten kunnen hun zienswijzen over de stukken naar voren brengen. Belang Het WFA legt met de jaarstukken verantwoording af voor het gevoerde beleid. Volgens art. 23 van de regeling dient het AB de jaarstukken en sluitende begroting vast te stellen en deze voor 1 augustus aan GS toe te zenden. Centrale vraag Wil de raad zienswijzen afgeven ten aanzien van de jaarrekening 2020 en de conceptbegroting 2022 van het WFA? 2. Beoogd maatschappelijk resultaat Het afgeven van een zienswijze draagt bij aan een goede democratische controle bij het functioneren van de gemeenschappelijke regeling. Dit is in het belang van de inwoners van Westfriesland. 3. Bijdrage aan de duurzaamheidsambitie De voorstel draagt niet bij aan de duurzaamheidsambitie. Dit aspect wordt bij de uitvoering van taken en projecten meegenomen. 4. Kaders De zienswijzen op de Kadernota 2022 van het Westfries Archief Er is een positieve zienswijze voor de Kadernota 2022 WFA afgegeven. De zienswijze op de Kadernota 2022 zijn vastgesteld in het Raadsbesluit van 16 februari 2021.

Beleidsplan 2020-2023 Vastgesteld door het Algemeen Bestuur in de vergadering op 12 maart 2020. De Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief - Wet Gemeenschappelijke regelingen De gemeente Hoorn neemt deel aan de Gemeenschappelijke regeling van het Westfries Archief. Jaarlijks legt het Westfries Archief rekening en verantwoording af voor het gevoerde beleid. Spelregels ‘De Hoornse 10’ Verantwoording gebeurt aan de hand van “de Hoornse 10”, spelregels voor gemeenschappelijke regelingen. ‘Financiële Uitganspunten Gemeenschappelijke Regelingen 2019’ vanuit de Regietafel - de FUGR 2019 De gemeenteraad heeft op 26 maart 2019 de “Financiële uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen 2019’ vastgesteld. Besluit begroting en Verantwoording (BBV) Het BBV stelt minimale voorwaarden aan hoe verantwoording wordt afgelegd in de jaarrekening en de begroting. Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Hoorn-WFA De gemeente Hoorn heeft ook een rol van leverancier en biedt faciliteiten en middelen aan. Tevens is de gemeente Hoorn de verhuurder van het gebouw van het Westfries Archief. 5.

Argumenten Er is een goedkeurende accountantsverklaring voor de jaarrekening 2019 afgegeven. De jaarrekening 2020 en conceptbegroting 2022 zijn ter voorbereiding en een integrale afstemming besproken in de regionale klankbordgroep, a. Jaarrekening Zaaknummer. 1864101

2/3

GEMEENTE

Er is negatief resultaat van € 22.442. Het DB stelt het AB voor het negatieve rekeningresultaat voor € 4.982 ten laste te brengen van de algemene reserve en voor € 17.460 ten laste te brengen van de bestemmingsreserve. Hiermee valt de algemene reserve binnen de regionaal afgesproken norm. b. Conceptbegroting Het Algemeen Bestuur heeft besloten de bestemmingsreserve in te zetten voornamelijk voor de noodzakelijke doelen en projecten: 1. Dóórontwikkeling E-depot 2. Uitvoering wettelijke taken 3. Digitalisering 4. Educatief beleid 5. Uitbreiding capaciteit archiefruimtes Bestemmingsreserve De bestemmingsreserve is naar verwachting per 01-01-2022 € 279.228,-. De noodzakelijk benoemde projecten voor de besteding van de bestemmingsreserve zijn in het beleidsplan 2020-2023 en in de begroting opgenomen. De projecten die benoemd zijn om de bestemmingsreserve voor in te zetten zijn noodzakelijk en onvermijdelijk. Om meer transparantie te verkrijgen over de besteding en investeringen het AB te verzoeken om in het jaarlijkse ‘Uitvoeringsplan’ toelichting en inzicht te blijven geven in de kosten en looptijd van de projecten. De gemeente Hoorn verzoekt het AB tevens om in het ‘Uitvoeringsplan’ inzicht te geven in de kosten en dekking voor de verbouwing van de archiefruimten. 6. Maatschappelijk draagvlak Het afleggen van verantwoording is een verplichting voor het WFA.

De financiële stukken zijn besproken in de ‘Klankbordgroep' van beleidsambtenaren. De ‘Financiële toetsing Gemeenschappelijke regelingen’ is gedaan door de ondersteunende financiële ambtenaar. 7. Financiële consequenties Dit voorstel heeft gevolgen voor de gemeentelijke begroting 2022. De gemeentelijke bijdrage aan het WFA gaat van € 8,17 in 2021 naar€ 8,25 per inwoner in 2022. De bijdrage voor de gemeenten is voor de komende jaren geraamd op totaal € 1.756.478,-. Voor Hoorn is dat € 596.639,- in 2021 en € 604.186,- in 2022. 8. Communicatie Na besluitvorming in de raad neemt de portefeuillehouder de uitkomst mee naar de vergadering van het Algemeen Bestuur van het WFA op 5 juli 2021. 9. Realisatie Het is aan het Algemeen Bestuur om in haar vergadering op 5 juli 2021 de jaarrekening 2020 en de conceptbegroting 2022 inclusief meerjarenraming 2022-2026 vast te stellen, waarbij de zienswijzen worden meegenomen. De gemeenteraad wordt geïnformeerd over de verwerking van de afgegeven zienswijze na de vaststelling van de jaarrekening en begroting door het AB.

Hoorn,

het college van burgemeester en wethouders van Hoorn,

Zaaknummer: 1864101

3/3