Raadsvoorstel Zienswijze Jaarstukken 2022 en conceptbegroting 2024 Westfries Archief (WFA)

GEMEENTE HOORN Raadsvoorstel Zaaknummer: 2042568 Steller: Ben Bodewes Datum commissie: 1 juni 2023 Datum raadsvergadering: 15 juni 2023

Team: Gegevensmanagement Teammanager: Jaap de Vries Portefeuillehouder: J Nieuwenburg

Onderwerp Zienswijze op de Jaarrekening 2022 en conceptbegroting 2024 Westfries Archief (WFA)

Agendering Ter besluitvorming

Bijlagen 1 2 3 4

Aanbieding WFA jaarstukken 2022 en begroting 2024 Jaarrekening WFA 2022 gewaarmerkt Begroting WFA 2024 Accountantsverslag WFA 2022

De raad besluit 1. Voor de jaarrekening 2022 een positieve zienswijze af te geven. 2. Voor de begroting 2024 een positieve zienswijze af te geven. 3. De meerjarenraming 2025-2027 voor kennisgeving aan te nemen.

Samenvatting Het Westfries Archief overlegt de Jaarrekening 2022 en de Conceptbegroting 2024. Het jaar 2022 wordt met een negatief resultaat afgesloten. Het Dagelijks Bestuur stelt voor om het negatieve rekeningresultaat 2022 € 42.147,80 te onttrekken aan hun bestemmingsreserve. Met de zienswijze stemt u in met de onttrekking aan de bestemmingsreserve van het Westfries Archief. De structurele kosten voor 2024 nemen toe met de regionaal afgesproken indexering. Dit heeft een verhoging van de gemeentelijke bijdrage met 7,1% tot gevolg. Het financiële effect voor de gemeente Hoorn wordt meegenomen in de Kadernota 2023. Na besluitvorming neemt de portefeuillehouder de uitkomst mee naar de vergadering van het Algemeen Bestuur waar de zienswijzen worden meegewogen en verwerkt.

1.

Inleiding: reden van het voorstel

Aanleiding Het Westfries Archief voert voor de zeven Westfriese gemeenten de taken uit ten aanzien van het beheren van de historische archieven. Volgens art. 23 en 24 van de Gemeenschappelijke Regeling overlegt het Westfries Archief de jaarrekening 2022 en ontwerpbegroting 2024 aan de raden van de aangesloten gemeenten. De raden van deze gemeenten kunnen hun zienswijzen over de stukken naar voren brengen.

Belang Het Westfries Archief legt met de jaarstukken verantwoording af voor het gevoerde beleid. Volgens art. 23 van de regeling dient het Algemeen Bestuur de jaarstukken en sluitende begroting vast te stellen en deze voor 1 juli aan GS toe te zenden.

1/3

93$ GEMEENTE HOORN Centrale vraag Welke zienswijze wil de raad afgeven ten aanzien van de jaarrekening 2022 en de conceptbegroting 2024 van het Westfries Archief?

2.

Beoogd maatschappelijk resultaat

Het afgeven van een zienswijze draagt bij aan een goede democratische controle bij het functioneren van de gemeenschappelijke regeling. Dit is in het belang van de inwoners van Westfriesland.

3.

Bijdrage aan de duurzaamheidsambitie

Het voorstel draagt niet bij aan de duurzaamheidsambitie.

4. Kaders De zienswijzen op de Kadernota 2024 van het Westfries Archief Er is een positieve zienswijze voor de Kadernota 2024 WFA afgegeven. De zienswijze op de Kadernota 2023 zijn vastgesteld in het raadsbesluit van 7 februari 2023.

Beleidsplan 2020-2023 Vastgesteld door het Algemeen Bestuur in de vergadering op 12 maart 2020. Het huidige beleidsplan loopt eind 2023 af. In de loop van volgend jaar zal een nieuw beleidsplan worden opgesteld voor de jaren daarna.

De Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief - Wet Gemeenschappelijke regelingen De gemeente Hoorn neemt deel aan de Gemeenschappelijke regeling van het Westfries Archief Jaarlijks legt het Westfries Archief rekening en verantwoording af voor het gevoerde beleid.

Spelregels ‘De Hoornse 10’ Verantwoording gebeurt aan de hand van “de Hoornse 10”, spelregels voor gemeenschappelijke regelingen.

‘Financiële Uitganspunten Gemeenschappelijke Regelingen 2019' vanuit de Regietafel - de FUGR 2019 De raad heeft op 26 maart 2019 de “Financiële uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen 2019’ vastgesteld.

Besluit begroting en Verantwoording (BBV) Het BBV stelt minimale voorwaarden aan hoe verantwoording wordt afgelegd in de jaarrekening en de begroting.

Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Hoorn-WFA De gemeente Hoorn heeft ook een rol van leverancier en biedt faciliteiten en middelen aan. Tevens is de gemeente Hoorn de verhuurder van het gebouw van het Westfries Archief.

5. Argumenten Jaarrekening Het jaar 2022 wordt met een negatief resultaat van € 42.147,80 afgesloten. Dit komt grotendeels door inhuur van extra capaciteit wegens langdurige ziekte van een medewerker en extra kosten voor de inhaalslag project digitalisering vanwege de opgelopen vertraging in 2021. Het Dagelijks Bestuur stelt voor om het negatieve resultaat te onttrekken aan hun bestemmingsreserve.

Begroting De begroting 2024 is geïndexeerd conform de uitgangspunten die gelden voor gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord, in totaal 7,1%. De toegenomen indexering is opgenomen in de kadernota WFA 2024. Voor deze kadernota is op 7 februari 2023 een positieve zienswijze afgegeven. De bijdrage voor Hoorn wordt € 720.859. Zaaknummer: 2042568

nSÏ GEMEENTE HOORN

6.

Maatschappelijk draagvlak

Het afleggen van verantwoording is een verplichting voor het WFA.

7.

Financiële consequenties

Dit voorstel heeft een negatief effect van € 61.515 op het begrotingsresultaat 2024. In de Kadernota 2023 is de hogere bijdrage aan het Wesfries Archief opgenomen. De Kadernota 2023 wordt op 20 juni besproken in de raad.

8.

Communicatie

Na besluitvorming in de raad neemt de portefeuillehouder de uitkomst mee naar de vergadering van het Algemeen Bestuur van het Westfries Archief.

9.

Realisatie

Het is aan het Algemeen Bestuur om de jaarrekening 2022 en de ontwerpbegroting 2024 inclusief meerjarenraming 2025-2027 vast te stellen, waarbij de zienswijzen worden meegenomen. De gemeenteraad wordt geïnformeerd over de verwerking van de afgegeven zienswijze na de vaststelling van de jaarrekening en begroting door het Algemeen Bestuur.

Hoorn,

-9 MEI Z0?3

3/3