Raadsvoorstel - WFA jaarstukken 2023 en begroting 2025

Raadsvoorstel Zaaknummer: 2143320 Steller: N. Oud Datum commissie: 30 mei 2024 Datum raadsvergadering: 11 juni 2024

Team: Gegevensmanagement Portefeuillehouder: J. Nieuwenburg

Onderwerp

Agendering Ter besluitvorming

Bijlagen 1 Jaarrekening WFA 2023 2 Begroting WFA 2025 3 Accountantsverslag WFA 2023 4 Beoogde personeelsplanning beleidsplan 2024

De raad besluit 1. Voor de jaarrekening 2023 een positieve zienswijze af te geven. 2. Voor de begroting 2025 een positieve zienswijze af te geven. 3. De meerjarenraming 2025-2028 voor kennisgeving aan te nemen. 4. Het Westfries Archief opdracht te geven om via hun kadernota 2026 (voor de begroting 2026) een meerjarige besparing in te rekenen van 5% en de gevolgen daarvan te beschrijven in hun kadernota. Samenvatting Het Westfries Archief overlegt de Jaarrekening 2023 en de Conceptbegroting 2025. Het jaar 2023 wordt met een positief resultaat afgesloten. Het Dagelijks Bestuur stelt voor het positieve rekeningresultaat 2023 deels € 13.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve voor eventuele langdurig ziekte en deels € 60.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve digitalisering. Met de zienswijze stemt u in met de toevoeging aan de bestemmingsreserve van het Westfries Archief. De structurele kosten voor 2025 nemen toe met de regionaal afgesproken indexering. Dit heeft een verhoging van de gemeentelijke bijdrage met 3,9% tot gevolg. Het financiële effect voor de gemeente Hoorn wordt meegenomen in de Kadernota 2025. Na besluitvorming neemt de portefeuillehouder de uitkomst mee naar de vergadering van het Algemeen Bestuur waar de zienswijzen worden meegewogen en verwerkt.

1.

Inleiding: reden van het voorstel

Aanleiding Het Westfries Archief voert voor de zeven Westfriese gemeenten de taken uit ten aanzien van het beheren van de historische archieven. Volgens art. 23 en 24 van de Gemeenschappelijke Regeling overlegt het Westfries Archief de jaarrekening 2023 en ontwerpbegroting 2025 aan de raden van de aangesloten gemeenten. De raden van deze gemeenten kunnen hun zienswijzen over de stukken naar voren brengen. Belang 1/3

Het Westfries Archief legt met de jaarstukken verantwoording af voor het gevoerde beleid. Volgens art. 23 van de regeling dient het Algemeen Bestuur de jaarstukken en sluitende begroting vast te stellen en deze voor 1 juli aan GS toe te zenden. Centrale vraag Welke zienswijze wil de raad afgeven ten aanzien van de jaarrekening 2023 en de conceptbegroting 2025 van het Westfries Archief? 2. Beoogd maatschappelijk resultaat Het afgeven van een zienswijze draagt bij aan een goede democratische controle bij het functioneren van de gemeenschappelijke regeling. Dit is in het belang van de inwoners van Westfriesland. 3. Bijdrage aan de duurzaamheidsambitie Het voorstel draagt niet bij aan de duurzaamheidsambitie. 4. Kaders De zienswijzen op de Kadernota 2025 van het Westfries Archief Er is een positieve zienswijze voor de Kadernota 2025 WFA afgegeven. De zienswijze op de Kadernota is vastgesteld in het raadsbesluit van 6 februari 2024. De Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief - Wet Gemeenschappelijke regelingen De gemeente Hoorn neemt deel aan de Gemeenschappelijke regeling van het Westfries Archief. Jaarlijks legt het Westfries Archief rekening en verantwoording af voor het gevoerde beleid. Spelregels ‘De Hoornse 10’ Verantwoording gebeurt aan de hand van “de Hoornse 10”, spelregels voor gemeenschappelijke regelingen.

‘Financiële Uitganspunten Gemeenschappelijke Regelingen 2019’ vanuit de Regietafel – de FUGR 2019 De raad heeft op 26 maart 2019 de “Financiële uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen 2019’ vastgesteld. Besluit begroting en Verantwoording (BBV) Het BBV stelt minimale voorwaarden aan hoe verantwoording wordt afgelegd in de jaarrekening en de begroting. Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Hoorn-WFA De gemeente Hoorn heeft ook een rol van leverancier en biedt faciliteiten en middelen aan. Tevens is de gemeente Hoorn de verhuurder van het gebouw van het Westfries Archief. 5. Argumenten Jaarrekening Het jaar 2023 wordt met een positief resultaat van € 73.018 afgesloten. Op 20 november 2020 heeft het Algemeen Bestuur van het WFA besloten om de bestemmingsreserve aan te wenden voor: • Onvoorziene incidentele kosten betreffende het eDepot; • Incidentele kosten van de uitvoering van het beleidsplan 2020 – 2023; • Bouwkundige maatregelen ten behoeve van het optimaliseren van studiezaal en depots; • Digitalisering en vervanging van de collectie bouwvergunningen. Het Dagelijks Bestuur stelt voor het positieve rekeningresultaat 2023 deels € 13.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve voor eventuele langdurig ziekte en deels € 60.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve digitalisering. Begroting Zaaknummer: 2143320 2/3

De begroting 2025 is geïndexeerd conform de uitgangspunten die gelden voor gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord, in totaal 3,9%. De toegenomen indexering is opgenomen in de kadernota WFA 2025. Voor deze kadernota is op 6 februari 2024 een positieve zienswijze afgegeven. De bijdrage voor Hoorn wordt € 784.411. Alle gemeenten krijgen in 2026 een korting in het gemeentefonds te verwerken. Die korting is substantieel, meer dan 5% wordt er uit het gemeentefonds gehaald. Dat betekent dat de gemeenten moeten snijden in hun kosten. Daarbij komt ook de bijdrage aan gemeenschappelijke regelingen op de lijst om te onderzoeken hoe het minder kan bij de gemeenten. De gemeenschappelijke regeling voert een taak uit van de gemeente. De gemeente onderzoekt alle taken voor een bezuiniging, dus ook de taken die zijn belegd bij de gemeenschappelijke regelingen. De korting die de gemeenten krijgen, gaat pijn doen bij álle taken van de gemeenten. Reden om de gemeenschappelijke regelingen te vragen de korting in te rekenen in hun begroting 2026 en de gevolgen (maatschappelijk, financieel, risico's) daarvan helder te beschrijven. 6. Maatschappelijk draagvlak en participatie Het afleggen van verantwoording is een verplichting voor het WFA. 7. Financiële gevolgen Dit voorstel heeft een positief effect van € 73.018 op het begrotingsresultaat 2025.

In de Kadernota 2025 is de hogere bijdrage aan het Wesfries Archief opgenomen. 8. Communicatie Na besluitvorming in de raad neemt de portefeuillehouder de uitkomst mee naar de vergadering van het Algemeen Bestuur van het Westfries Archief. 9. Realisatie Het is aan het Algemeen Bestuur om de jaarrekening 2023 en de ontwerpbegroting 2025 inclusief meerjarenraming 2025-2028 vast te stellen, waarbij de zienswijzen worden meegenomen. De gemeenteraad wordt geïnformeerd over de verwerking van de afgegeven zienswijze na de vaststelling van de jaarrekening en begroting door het Algemeen Bestuur.

Hoorn,

het college van burgemeester en wethouders van Hoorn,

de secretaris,

de burgemeester

3/3