Raadsvoorstel - WFA jaarstukken 2021 en begroting 2023

GEMEENTE HOORN Raadsvoorstel Zaaknummer: 1949563 Steller: B. Bodewes E-mail: b.bodewes@hoorn.nl

Team: GM&B - Informatiebeheer Teammanager: Jaap de Vries Portefeuillehouder: J. Nieuwenburg

Onderwerp Zienswijze op de jaarrekening 2021 en conceptbegrating 2023 van het Westfries Archief (WFA) Agendering Ter besluitvorming

Bijlagen: 1 Jaarrekening 2021 voorzien van controleverklaring 2 Begroting 2023 inclusief Meerjarenraming 2024-2026 3 Aanbiedingsbrief 14 april 2022

De raad besluit 1. Voor de jaarrekening 2021 een positieve zienswijze af te geven en het positieve rekeningresultaat 2021 € 65.940 toe te voegen aan de bestemmingsreserve. 2. •

Voor de conceptbegroting 2023 een positieve zienswijze af te geven met het onderstaande aandachtspunt: de bestemmingsreserve zal naar verwachting op 1 januari 2022 € 260.000 zijn. Het AB heeft besloten dit voornamelijk te bestemmen voor: 1. Onvoorziene incidentele extra kosten ten behoeve van het eDepot 2. Incidentele kosten voortvloeiende uit het beleidsplan 2020 - 2023. 3. Kosten ten behoeve van het optimaliseren van de depotruimte 4. Digitalisering en vervanging van de bouwvergunningen die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Samenvatting Het WFA overlegt de financiële jaarstukken, de jaarrekening 2021 en de conceptbegroting 2023. Het jaar 2021 wordt met een positief resultaat afgesloten. Het DB stelt het AB voor het positieve rekeningresultaat 2021 € 65.940 toe te voegen aan de bestemmingsreserve. Met de zienswijzen stemt u in met de storting naar de bestemmingsreserve. De structurele kosten voor 2023 nemen toe met de regionaal afgesproken indexering. Dit heeft een verhoging van de gemeentelijke bijdrage met 2,3% tot gevolg. Omdat wordt uitgegaan van de werkelijke salarislast die in rekening wordt gesteld, wordt er effectief een indexatie van 4,2 % gehanteerd. Met de jaarlijkse indexering en toegenomen personeelskosten wordt de gemeentelijke bijdrage aan het WFA bijgesteld van € 8,25 in 2022 naar € 8,60 per inwoner in 2023. Voor Hoorn is dat € 604.186 in 2022 en € 633.099 in 2023. Na besluitvorming neemt de portefeuillehouder de uitkomst mee naar de vergadering van het Algemeen Bestuur waar de zienswijzen worden meegewogen en verwerkt.

1/3

OSï GEMEENTE HOORN 1.

Inleiding: reden van het voorstel

Aanleiding Het WFA voert voor de zeven Westfriese gemeenten de taken uit ten aanzien van het beheren van de historische archieven. Volgens art. 23 en 24 van de Gemeenschappelijke Regeling overlegt het WFA de jaarrekening 2021 en conceptbegroting 2023 aan de raden van de aangesloten gemeenten. De raden van deze gemeenten kunnen hun zienswijzen over de stukken naar voren brengen. Belang Het WFA legt met de jaarstukken verantwoording af voor het gevoerde beleid. Volgens art. 23 van de regeling dient het AB de jaarstukken en sluitende begroting vast te stellen en deze voor 1 augustus aan GS toe te zenden. Centrale vraag Wil de raad zienswijzen afgeven ten aanzien van de jaarrekening 2021 en de conceptbegroting 2023 van het WFA? 2. Beoogd maatschappelijk resultaat Het afgeven van een zienswijze draagt bij aan een goede democratische controle bij het functioneren van de gemeenschappelijke regeling. Dit is in het belang van de inwoners van Westfriesland. 3. Bijdrage aan de duurzaamheidsambitie De voorstel draagt niet bij aan de duurzaamheidsambitie. Dit aspect wordt bij de uitvoering van taken en projecten meegenomen. 4.

Kaders

De zienswijzen op de Kadernota 2023 van het Westfries Archief Er is een positieve zienswijze voor de Kadernota 2023 WFA afgegeven. De zienswijze op de Kadernota 2023 zijn vastgesteld in het Raadsbesluit van 8 februari 2022.

Beleidsplan 2020-2023 Vastgesteld door het Algemeen Bestuur in de vergadering op 12 maart 2020.

De Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief - Wet Gemeenschappelijke regelingen De gemeente Hoorn neemt deel aan de Gemeenschappelijke regeling van het Westfries Archief. Jaarlijks legt het Westfries Archief rekening en verantwoording af voor het gevoerde beleid.

Spelregels ‘De Hoornse 10’ Verantwoording gebeurt aan de hand van “de Hoornse 10”, spelregels voor gemeenschappelijke regelingen.

'Financiële Uitganspunten Gemeenschappelijke Regelingen 2019’ vanuit de Regietafel - de FUGR 2019 De gemeenteraad heeft op 26 maart 2019 de "Financiële uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen 2019’ vastgesteld.

Besluit begroting en Verantwoording (BBV) Het BBV stelt minimale voorwaarden aan hoe verantwoording wordt afgelegd in de jaarrekening en de begroting.

Dienstverieningsovereenkomst (DVO) Floorn-WFA De gemeente Hoorn heeft ook een rol van leverancier en biedt faciliteiten en middelen aan. Tevens is de gemeente Hoorn de verhuurder van het gebouw van het Westfries Archief. 5.

Argumenten Er is een goedkeurende accountantsverklaring voor de jaarrekening 2021 afgegeven. De jaarrekening 2021 en conceptbegroting 2023 zijn ter voorbereiding en een integrale afstemming besproken in de regionale klankbordgroep,

a.

Jaarrekening

Zaaknummer: 1949563

2/3

'125 GEMEENTE HOORN Er is een positief rekeningresultaat van € 65.940. Het DB stelt het AB voor dit positieve resultaat toe te voegen aan de bestemmingsreserve. b.

Conceptbegroting Het Algemeen Bestuur heeft besloten de bestemmingsreserve in te zetten voornamelijk voor de noodzakelijke doelen en projecten: 1. Onvoorziene incidentele extra kosten ten behoeve van het eDepot 2. Incidentele kosten voortvloeiende uit het beleidsplan 2020 - 2023. 3. Kosten ten behoeve van het optimaliseren van de depotruimte 4. Digitalisering en vervanging van de bouwvergunningen die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Bestemmingsreserve •

de bestemmingsreserve zal naar verwachting op 1 januari 2023 € 260.000 zijn. De noodzakelijk benoemde projecten voor de besteding van de bestemmingsreserve zijn in het beleidsplan 2020-2023 en in de begroting opgenomen. De projecten die benoemd zijn om de bestemmingsreserve voor in te zetten zijn noodzakelijk en onvermijdelijk.

6. Maatschappelijk draagvlak Het afleggen van verantwoording is een verplichting voor het WFA. De financiële stukken zijn besproken in de ‘Klankbordgroep’ van beleidsambtenaren. De ‘Financiële toetsing Gemeenschappelijke regelingen’ is gedaan door de ondersteunende financiële ambtenaar. 7. Financiële consequenties Dit voorstel heeft gevolgen voor de gemeentelijke begroting 2023. De gemeentelijke bijdrage aan het WFA gaat van € 8,25 in 2022 naar € 8,60 per inwoner in 2023. De bijdrage voor de gemeenten is voor 2023 geraamd op totaal € 1.839.909. Voor Hoorn is dat € 633.099. 8. Communicatie Na besluitvorming in de raad neemt de portefeuillehouder de uitkomst mee naar de vergadering van het Algemeen Bestuur van het WFA. 9. Realisatie Het is aan het Algemeen Bestuur om de jaarrekening 2021 en de conceptbegroting 2023 inclusief meerjarenraming 2024-2026 vast te stellen, waarbij de zienswijzen worden meegenomen. De gemeenteraad wordt geïnformeerd over de verwerking van de afgegeven zienswijze na de vaststelling van de jaarrekening en begroting door het AB.

Hoorn,

1 J MEI 2022 lege yan burgemeester en wethouders van

de burger

Zaaknummer: 1949563

3/3