Raadsvoorstel vaststellen van de onderzoeksvragen inzake de aanbestedingsprocedure en gunning van het vestigen van een toeristisch informatiepunt in Hoofd 2B

HOORN Raadsvoorstel Zaaknummer: Steller: J. Hoek E-mail: j.hoek@hoorn.nl

Team: GRF Teammanager: M. Horjus Portefeuillehouder: J. Nieuwenburg

Onderwerp Vaststellen van de onderzoeksvragen inzake de aanbestedingsprocedure en gunning van het vestigen van een toeristisch informatiepunt in Hoofd 2B. Agendering Ter besluitvorming Bijlagen 1 Aangenomen Motie 14 december 2021 Onderzoek aanbesteding Hoofd 2b

De raad besluit: 1. Alle voorbereidingen te treffen voor een onafhankelijk onderzoek met de onderstaande centrale onderzoeksvraag: In hoeverre is de aanbestedingsprocedure, inclusief het voortraject om te komen tot een aanbestedingsprocedure, en de gunning van het vestigen van een toeristisch informatiepunt in pand Hoofd 2B te Hoorn in 2021, binnen de wettelijke regels en binnen de beleidskaders van de gemeente Hoorn tot stand gekomen?

Ter uitvoering van het onderzoek 40.000 euro ter beschikking te stellen ten laste van het begrotingsresultaat 2022.

Inleiding: reden van het voorstel Aanleiding In de raad van 14 decemberjl. is door de raad de motie aangenomen om een onafhankelijk onderzoek te doen naar het voortraject leidend naar de aanbestedingsprocedure, en de aanbestedingsprocedure en gunning zelf aangaande bestemmen van een informatiepunt in pand perceel Hoofd 2B. Belang De raad wil zelf over de formulering van de onderzoeksvragen besluiten. Ook wordt er externe capaciteit ingehuurd om het onderzoek te kunnen uitvoeren. De procesbegeleiding van het onderzoek wordt uitgevoerd door externe partner. Het daadwerkelijke onderzoek wordt door een extern onderzoeksbureau uitgevoerd. De gemeenteraad is opdrachtgever van het onderzoek en houdt zo grip op de uitkomsten ervan, en de te trekken lessen. Centrale vraag Is de centrale vraagstelling voldoende duidelijk en voldoende afgebakend om te komen tot een rapport dat inzicht biedt in mogelijke lessen en/of verbeterpunten? 1/3

Beoogd maatschappelijk resultaat 2. Het onderzoek naar de aanbesteding, inclusief aanlooptraject en gunning van het pand Hoofd 2B heeft meerdere doelen, zoals: • Het verkrijgen van helderheid en inzicht in de wijze waarop alles is verlopen, met name de aspecten rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. • De raad te informeren over het feit of deze aanbestedingsprocedure binnen de wettelijke en de beleidsnormen van de gemeente valt, en of de raad tijdig, juist en volledig is geïnformeerd over deze aanbestedingsprocedure. • Om te leren van dit onderzoek, zodat soortgelijke aanbestedingsprocedures in de toekomst geen aanleiding zullen geven tot onderzoeken. • Om eventuele lessen vast te leggen voor komende aanbestedingen. Bijdrage aan de duurzaamheidsambitie n.v.t.

4. Kaders De raad kan zelf onderzoeken starten op grond van de verantwoordelijkheid voor de gemeentelijke huishouding (artikel 108 lid 1 Gemeentewet) in zijn algemeenheid, en de controlerende bevoegdheid ten aanzien van de uitvoering van beleid door het college (artikel 212 e.v. Gemeentewet). Op voorstel van één of meerdere raadsleden kan de raad ook een onderzoek naar het beleid van het college instellen, in dit geval uitvoering van het aanbestedingsbeleid. Dat kan op verschillende manieren: door een extern bureau, een onafhankelijke commissie of via een raadsonderzoek. In dit geval is gekozen voor een combinatie van begeleiding door een extern bureau en een onafhankelijk onderzoek. 5. Argumenten Het onderzoek zal zorgvuldig met alle betrokken personen en ondernemingen/partijen plaatsvinden zodat de uitkomsten de raad inzicht geven in wat er in het proces om te komen tot een aanbesteding heeft gespeeld. Globaal gaat het om de volgende te doorlopen fases: In de eerste fase gaat het om het verzamelen van documentatie op basis waarvan meerdere onderzoeksvragen beantwoord kunnen worden. De documenten die hiervoor geraadpleegd kunnen worden zijn de raadsinformatiememo's, raadsbesluiten, rapporten van bevindingen, en ook college- en raadsverslagen, enzovoort.

In de tweede fase wordt deze schriftelijke informatie aangevuld met interviews met collegeleden, raadsleden, ambtenaren of andere relevante actoren. In de derde fase van het onderzoek worden de objectieve onderzoeksresultaten geanalyseerd, en vergeleken met het normenkader. Vervolgens wordt alles verwerkt in een beknopte en goed leesbare rapportage. Het uiteindelijke onderzoeksrapport wordt, na ambtelijk en bestuurlijk wederhoor, met conclusies en aanbevelingen openbaar aan de gemeenteraad aangeboden.

Maatschappelijk draagvlak n.v.t. 7. Financiële consequenties Inschatting voor de kosten voor het onafhankelijke onderzoek: € 40.000. Daar zitten de ambtelijke uren niet in. Het onderzoek neemt een aantal maanden in beslag en loopt door in de volgende bestuursperiode. Het is van belang om rekening te houden met de rol van vertrekkende bestuurders/raadsleden. Communicatie Zaaknummer: 1901031 213

HOORN Communicatie over het rapport en de uitkomsten, vindt in principe pas plaats na aanbieding van het eindrapport aan de gemeenteraad en is openbaar. Er wordt rekening gehouden met het feit dat een deel van de informatie op grond van privacy of andere wetgeving geheim kan zijn. 9. Realisatie De uitvoering van het onderzoek is al gaande, conform de tekst van de aangenomen motie. De verwachting is dat het eindrapport direct na het zomerreces van 2022 kan worden aangeboden aan de gemeenteraad.

Hoorn, 8 februari 2022 Het presidium van de gemeente Hoorn,

de grill

de voorzitter van de raad

v

3/3