Raadsvoorstel vaststellen algemene subsidieverordening gemeente Hoorn 2023

GEMEENTE HOORN Raadsvoorstel Zaaknummer: 2009584 Steller: M. Spigt Datum commissie: Datum raadsvergadering:

Team: ZS Teammanager: Jean Paul Verbeek Portefeuillehouder: A. A. M. Boomgaars E-mail: m.spigt@hoorn.nl

Onderwerp Vaststellen algemene subsidieverordening 2023

Agendering Ter besluitvorming

Bijlagen 1 Algemene subsidieverordening gemeente Hoorn 2023 2 Was-Wordt lijst algemene subsidieverordening Hoorn 2023 3 Deelverordening 'beleefbaar maken erfgoed’ 4 Was-Wordt lijst deelverordening ‘beleefbaar maken van erfgoed’ 5

De raad besluit 1. De algemene subsidieverordening Hoorn 2015, vastgesteld op 3 maart 2015 in te trekken. 2. De algemene subsidieverordening gemeente Hoorn 2023 vast te stellen. De belangrijkste inhoudelijke aanpassingen omvatten: a. De algemene subsidieverordening als kaderstellende verordening voor alle subsidies door de raad vast te laten stellen. Het college delegeren om nadere regels in de vorm van subsidieregelingen vast te stellen. b. Het wijzigen van de aanvraagdatum van structurele subsidies van 1 juni naar 1 september. c. De aanvraagtermijn voor een incidentele subsidie verkorten tot 9 weken. d. Aanvullende voorwaarden te stellen voor het opbouwen van reserves uit subsidie. e. De keuze voor welk soort accountantsverklaring gevraagd wordt bij de vaststelling van een subsidies van meer dan €100.000 euro af te laten hangen van het risicoprofiel van de subsidieontvanger 3. De deelverordening “Beleefbaar maken van Erfgoed", vastgesteld op 23 mei 2017, in te trekken;

Samenvatting Veel van de voorzieningen waar de inwoners van Hoorn dagelijks gebruik van maken, worden mogelijk gemaakt door subsidie. Deze voorzieningen dragen bij aan de zelf- en samenredzaamheid van de inwoners en een fijne leefomgeving met een divers aanbod. De regels waar subsidieverlening aan moeten voldoen, staan in de Algemene subsidieverordening Hoorn (ASV). De huidige ASV voldoet aan de eisen voor de rechtmatigheid. Uit evaluatie van het beleid is gebleken dat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het subsidiebeleid verbeterd kunnen worden. De aanpassingen dragen bij aan de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport. De aanpassingen zorgen ervoor dat het subsidieproces beter afgestemd is op de praktijk. Daarnaast kan de gemeente beter sturen op de gewenste resultaten en wordt er beter zicht gehouden op wat er gedaan wordt met subsidie.

1.

Inleiding: reden van het voorstel

1/6

03 GEMEENTE HOORN Aanleiding De dóórontwikkeling van het subsidieproces is gestart na het rekenkamerrapport ‘Voort wat hoort wat’. In het rapport wordt een aantal aanbevelingen gedaan om het subsidiebeleid te verbeteren. Een aantal verbeteringen heeft te maken met verbeteringen in de bedrijfsvoering, zoals een subsidiebureau, aanschaf van een subsidieportaal en accounthouderschap. Andere belangrijke verbeteringen worden in de Algemene Subsidieverordening Hoorn (ASV) opgenomen. De huidige ASV gaat nog veel uit van het subsidiëren van activiteiten en minder van het behalen van resultaten. Om ervoor te zorgen dat er meer gestuurd kan worden op maatschappelijke effecten en resultaten is het noodzakelijk om aanpassingen in de ASV door te voeren. Belang De Algemene Subsidieverordening Hoorn (ASV) is de leidraad voor het verstrekken van subsidies. In de ASV staan de lokale regels voor het aanvragen van subsidie. De ASV bepaalt aan welke voorwaarden de subsidieaanvraag moet voldoen en welke procedure gevolgd moet worden bij het toekennen van de subsidie. Uit het rapport van de rekenkamercommissie blijkt dat de ASV voldoet aan de eisen voor rechtmatigheid. De verbeterpunten zitten in de doelmatigheid en doeltreffendheid van subsidieverlening.

Met de aanpassingen van de ASV is het mogelijk om meer te sturen op te behalen maatschappelijke resultaten en wordt uitvoering gegeven aan de verbeterpunten uit het rekenkamerrapport. Centrale vraag Hoe wil de raad invulling geven aan zijn kaderstellende rol voor het subsidiebeleid?

2. Beoogd maatschappelijk resultaat In Hoorn is een groot aantal organisaties dat zich dagelijks inzet voor de inwoners. Zij vormen de algemene voorzieningen die voor iedereen toegankelijk zijn en bijdragen aan het versterken van de maatschappelijke samenhang en leefbaarheid binnen de gemeente. Een sterke dragende samenleving met veel actieve inwoners en organisaties levert een belangrijke bijdrage aan de ambities van de gemeente. Subsidies worden verstrekt aan organisaties die de maatschappelijk gerichte activiteiten niet zonderde subsidies kunnen uitvoeren. Met de aanpassingen van de ASV is het mogelijk om snel te reageren op veranderende omstandigheden en ontwikkelingen in de samenleving.

3. Bijdrage aan de duurzaamheidsambitie Dit voorstel draagt niet (direct) bij aan de duurzaamheidsambitie van de gemeente, behalve dat ook subsidies gericht op duurzaamheid profiteren van het verbeteren van het subsidieproces.

4. Kaders Algemene wet bestuursrecht (Awb) In de Awb staan voor alle bestuursorganen van Nederland de procedureregels voor het nemen van een besluit. In de Awb staan ook de regels waaraan bestuursorganen zich moeten houden bij het verlenen en vaststellen van subsidies De Algemene Subsidieverordening (ASV) Subsidies verlenen met wettelijke grondslag. De ASV vermeld de criteria en voorwaarden voor het aanvragen van subsidie. De gemeenteraad van Hoorn heeft in april 2015 een Algemene Subsidieverordening vastgesteld. Rekenkamerrapport Subsidiebeleid - Voor wat hoort wat? Onderzoek door de rekenkamercommissie Hoorn naar het gemeentelijk subsidiebeleid. Vastgesteld in de vergadering van de rekenkamercommissie op 16 juli 2018 Zaaknummer: 2009854 2/6

ItS gemeente HOORN Nota verbetering subsidieproces In opdracht van het college en directie is er onderzocht wat de verbeterpunten van het subsidieproces zijn. In de adviesnota zijn voorstellen voor de verbetering van het studieproces opgenomen. Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Hierin zijn doelstellingen vermeld, om onder andere een bijdrage te leveren aan de college-en organisatiedoelstellingen. Ook om doelmatig en rechtmatig in te kopen en aan te besteden. Daarnaast moet de gemeente betrouwbaar en integer zijn als opdrachtgever. Tenslotte moet er focus zijn op administratieve lastenverlichting. De binnenkomende subsidieaanvragen worden beoordeeld aan de hand van de adviesmatrix subsidie inkoop. Hieruit komt een advies of iets ingekocht of gesubsidieerd moet worden.

5.

Argumenten

Het college delegeren voor het vaststellen van nadere regels De raad stelt als kaderstellende verordening voor subsidies de Algemene Subsidieverordening (ASV) vast. Hiermee wordt invulling gegeven aan de kaderstellende en het budgetrecht van de raad. De raad stuurt hiermee op hoofdlijnen. Het college besluit over de uitvoering van het subsidieproces. Het is voor het college soms lastig om op basis van de huidige ASV te beoordelen of een subsidieaanvraag bijdraagt aan de vastgestelde beleidsdoelen. De ASV is een algemeen kader en een onderscheid naar verschillende beleidsterreinen staat er niet in. In de huidige situatie worden in de beschikkingen aanvullende afspraken opgenomen. Dit is eigenlijk achteraf omdat de aanvraag al gedaan is. Daarom wordt voorgesteld om het college te delegeren om nadere regels vast te stellen in de vorm van subsidieregelingen. Subsidieregelingen stellen het college in staat om door de raad vastgesteld beleid te vertalen naar subsidieregelingen en specifieke criteria vast te stellen waaraan een activiteit of project moet voldoen. Daarnaast kan voor een beleidsveld aangegeven worden welke partijen, doelgroepen en activiteiten in aanmerking komen voor de subsidie. De vaststelling van subsidieregelingen door het college maakt de inzet van de regelingen flexibeler.

Hierdoor kan er sneller ingespeeld worden op veranderende omstandigheden of prioriteiten binnen het beleid. Een subsidieregeling wordt altijd opgesteld op basis van een vastgesteld beleidsdocument. Hiermee blijft de raad dus ook bij een subsidieregeling verantwoordelijk voor de inhoudelijke kaders van het beleid.

3/6

GEMEENTE HOORN

Figuur 1 Schema raads- en collegebevoegdheden en verhoudingen tussen soorten documenten, processen en projecten. Een subsidieregeling kan voor een specifiek beleidsveld of een onderdeel daarvan opgesteld worden In de subsidieregeling wordt beschreven aan welke gemeentelijke doelen een activiteit of project moet bijdragen. Ook kunnen vooraf specifieke criteria opgenomen worden die gericht zijn de gewenste maatschappelijke resultaten. Daarnaast kunnen de indicatoren die gebruikt worden om dit te meten vastgelegd worden. Dit biedt de mogelijkheid om beter te evalueren op effecten van de subsidies in plaats van op kosten en aantallen. Deze aanpassingen in de ASV dragen bij aan het verbeteren van de volgende aanbevelingen uit het rekenkamerrapport: • Wees zoveel mogelijk proactief bij het inzetten van subsidies: bepaal daarvoor bij elk van de gemeentelijke doelen (taken, opgaven en ambities) of en zo ja hoe gesubsidieerde activiteiten een bijdrage kunnen leveren aan het realiseren ervan en stuur daarop bij het zoeken naar en verwerven van gesubsidieerde activiteiten. • Zorg dat bij de afrekening niet te eenzijdig aandacht uitgaat naar kosten en aantallen, maar heb ook oog voor de maatschappelijke effecten. Stel daarvoor passende prestatienormen en betrek subsidieaanvragers bij het formuleren daarvan.

Aanvragen voor structurele subsidies later in het laar Een structurele subsidie is een subsidie voor voortdurende en periodiek terugkerende activiteiten, die per kalenderjaar wordt verstrekt voor maximaal 4 jaar Op basis van de huidige ASV moeten subsidieontvangers uiterlijk 1 juni een aanvraag doen voor het jaar dat volgt. Door dit te verplaatsen naar 1 september hebben de partijen meer tijd om hun aanvraag voor te bereiden. Daarnaast is de datum waarop de verantwoording van het afgelopen jaar aangeleverd moet zijn ook 1 juni. In de huidige situatie kunnen aandachtspunten en verbeterpunten die voortkomen uit de verantwoording niet meer meegenomen worden in de nieuwe aanvraag Door de aanvraag te verplaatsen naar 1 september is die ruimte er wel. De gemeente verstuurt na het vaststellen van de begroting in november pas de beschikkingen. Wanneer de aanvragen voor 1 september ontvangen zijn is er voldoende tijd om ze te beoordelen voor december. De aanvraaqtermiin voor incidentele subsidies wordt negen weken

Zaaknummer: 2009854 4/6

GEMEENTE HOORN Een incidentele subsidie voor projecten of activiteiten die niet behoren tot de reguliere bezigheden van de aanvrager en die voor een van tevoren bepaalde periode van maximaal 4 jaar aaneensluitend kan worden verstrekt. De huidige aanvraagtermijn voor incidentele subsidies is dertien weken voordat het evenement of project start. Dit wordt in de praktijk soms als lastig ervaren. Het is hierdoor minder goed mogelijk om op korte termijn een subsidie aan te vragen. De termijn kan zonder problemen teruggebracht worden tot negen weken. Dit geeft de subsidiepartners meer ruimte voor de aanvraag en gemeente heeft voldoende tijd om de aanvraag te beoordelen. Vorming van reserves en voorzieningen Subsidie wordt verstrekt voor het uitvoeren van activiteiten en projecten. Het is belangrijk dat organisaties zich kunnen ontwikkelen en financieel gezond blijven. Daarom is de mogelijkheid tot het opbouwen van reserves en voorzieningen opgenomen in de verordening. In de huidige ASV 2015 is er niets opgenomen over opbouwen van reserves of voorzieningen. Er is onvoldoende zicht op hoe partijen nu omgaan met het opbouwen van reserves en voorzieningen met subsidie geld. Wanneer het college een subsidieregeling vaststelt dan wordt hierin opgenomen wat de voorwaarden zijn voor het eventueel toevoegen van gemeentelijke subsidiegelden aan een (egalisatie)reserve of voorziening.

Deze aanpassingen in de ASV dragen bij aan het verbeteren van de volgende aanbevelingen uit het rekenkamerrapport: • Maak een reële inschatting van kosten van de gesubsidieerde activiteiten, maar breng daarnaast zowel de resultaten als de effecten ervan in beeld. Met andere woorden: kapitaliseer het maatschappelijk rendement van subsidies en neem op basis daarvan besluiten over subsidiëring al dan niet.

Accountantsverklaring In de huidige ASV wordt bij een subsidie van meer dan €100.000 een controleverklaring verlangd bij de verantwoording. Deze verklaring geeft de hoogste mate van zekerheid, maar is ook kostbaar. Het is wenselijk dat de administratieve lasten in verhouding zijn met de hoogte van de toegekende subsidie. Het advies is om het soort accountantsverklaring af te laten hangen van het risicoprofiel van de aanvrager en een advies van planning & control. Technische wijzigingen Op een aantal punten is een redactionele of kleine wijziging gewenst. Het gaat bijvoorbeeld om de definities, consequent gebruiken van de juiste formulering op de juiste plek. Daarnaast is er een aantal toevoegingen gedaan omtrent het voorkomen staatssteun. Alle voorgestelde wijzigingen zijn in de bijlage 2 opgenomen. Intrekken deelverordening 'Beleefbaar maken van Erfgoed’ De deelverordening Beleefbaar maken van erfgoed, wordt op enkele punten aangepast. De aanpassingen komen deels voort uit de aanpassing van de ASV. Daarnaast zorgen de aanpassingen ervoor dat de deelverordening aansluit op de praktijk. Met het vaststellen van de nieuwe ASV is de bevoegdheid voor het vaststellen van nadere regels gedelegeerd aan het college. Daarom wordt ervoor gekozen om de deelverordening in te trekken per 15 mei.

In de collegevergadering daarna wordt de nieuwe subsidieregeling beleefbaar maken van erfgoed vastgesteld. De Deelverordening gemeente Hoorn 2015 heeft betrekking op de beleidsvelden Sport en Kunst & Cultuur. Deze blijft vooralsnog ongewijzigd totdat het college nieuwe subsidieregelingen vaststelt en de deelverordening intrekt.

5/6

GEMEEI GEMEENTE HOORN 6. Maatschappelijk draagvlak In de voorbereiding van deze aanpassingen zijn gesubsidieerde instellingen geïnterviewd om input op te halen. Om een beeld te krijgen van de verbeterpunten namens instellingen die regelmatig te maken hebben met subsidieaanvragen, zijn tien instellingen geïnterviewd. De instellingen gaven aan de procedures en dienstverlening door de gemeente op het punt van subsidies positief te waarderen. Genoemde verbeterpunten waren de consistentie van het proces, de (inhoudelijk) terugkoppeling en het persoonlijke contact met de gemeente zien zij ook kansen tot verbetering. Tijdens een informatieavond waarbij ongeveer zeventig subsidiepartners aanwezig waren, zijn de voorgestelde aanpassingen voorgelegd. De aanwezigen van de avond hebben achteraf de mogelijkheid gehad om schriftelijk reactie te geven op de aanpassingen. De reacties betroffen vooral vragen ter verduidelijking en een aantal tekstuele suggesties. De tekstuele aanpassingen zijn opgenomen in de ASV.

7. Financiële consequenties De wijziging van de ASV heeft geen financiële consequenties. Het opstellen en uitvoeren van de subsidieregelingen kan naar verwachting binnen de huidige capaciteit en budgetten.

8. Communicatie De vastgestelde verordening wordt bekendgemaakt in het elektronisch gemeenteblad van Hoorn op overheid.nl. De subsidiepartners zijn in de voorbereiding van de aanpassingen uitgebreid geconsulteerd en geïnformeerd. De subsidiepartners worden schriftelijk op de hoogte gesteld van de nieuwe ASV.

9. Realisatie Na het vaststellen van de nieuwe ASV worden de subsidieaanvragen volgens deze regeling beoordeeld. De accounthouders zullen de subsidiepartners tijdens de accountgesprekken wijzen op de aangepaste ASV. Wanneer de aanvragen voor 2024 binnen zijn zal geëvalueerd worden hoe het aanvragen volgens de nieuwe ASV verlopen is. De raad wordt periodiek geïnformeerd over hoe de aanpassingen hun uitwerking hebben in de praktijk. In de ASV is een overgangsregeling opgenomen voor subsidies die aangevraagd worden op basis van de deelverordening.

0 ö APR. 2023

Zaaknummer: 2009854 6/6