Raadsvoorstel update regelement van Orde

HOORN

Raadsvoorstel

Zaaknummer: 1956147

Steller: J. Hoek/J. van Kwawegen

Onderwerp: update Reglement van Orde (RvO) voor de Raad 2022 en Reglement van Orde voor de algemene raadscommissie (ARC) 2022.

Bijlages

1 2 3 4

Reglement van Orde voor de Raad 2022 (Was-Word, met wijzigingen) Reglement van Orde voor de Algemene raadscommissie 2022 (Was-Word, met wijzigingen) Reglement van Orde voor de Raad 2022 nieuwe tekst Reglement van Orde voor de Algemene raadscommissie 2022 nieuwe tekst

De raad besluit Het reglement van Orde voor de Raad 2022 en Het reglement van Orde voor de Algemene raadscommissie 2022 vast te stellen. en de beide gelijkluidende reglementen uit 2019 gelijktijdig in te trekken. (zie de bijlage voor de twee afzonderlijke reglementen) Samenvatting Rondom de gemeenteraadsverkiezingen biedt de VNG doorgaans een tweetal modelverordeningen aan, bedoeld voor de actualisering van het Reglement van Orde voor de raad, en de Algemene raadscommissie. Hierin staan de huishoudelijke regels voor de vergaderingen en andere activiteiten van Raad en raadscommissie. Dit is ook in februari 2022 gebeurd. In de brief/modellen wordt onder meer voorgesorteerd op een wetswijziging met als doel het eenvoudiger afhandelen van documenten waar geheimhouding op rust. Dit wetsvoorstel is nog in behandeling en wordt bij een volgende besluitvormingsronde aan de raad aangeboden, direct nadat de Tweede kamer akkoord heeft gegeven. Voor de raad van Hoorn is het van belang om enkele aanpassingen van de vergaderwijze, vooruitlopend op ingrijpender veranderingen in de gemeentewet, alvast te verwerken. Het gaat dan met name gaat om: vastleggen van de gegroeide werkwijze waarbij de agendacomrrissie een actieve rol heeft als het gaat om de kwaliteit van de raadsvoorstellen. Dit om de besluitvorming door de raad goed te laten verlopen.

Ook worden de rechten van raadsleden die zich van hun fractie afsplitsen aangepast. Verder wordt de term raadsinformatiesessie geïntroduceerd om verwarring over diverse soorten 'sessies' te voorkomen. En er zijn enkele tekstuele wijzigingen doorgevoe-d die nieuwe afspraken, zoals over het afsplitsen van leden van hun fractie, verduidelijken.

HOORN

Raadsvoorstel

Zaaknummer: 1956147

Steller: J. Hoek/J. van Kwawegen

1.Inleiding: reden van het voorstel Aanleiding De vergaderwijze van Hoorn is gebaseerd op een moderne, naar buiten tredende raad, die debatten over belangrijke gemeentelijke beslissingen transparant, dus zichtbaar voor het publiek, wil voeren. Ook wil de raad voorstellen zorgvuldig en met aandacht voor meningen van belanghebbenden behandelen. Op die manier kan de verbinding met de stad beter worden gelegd en is er ruimte voor bijvoorbeeld meer input van betrokken omwonenden op voorstellen die hen raken. Omdat de werkwijze van de raad lopende een bestuursperiode soms wijzigt, is aanpassing nodig. Het gaat dan om gemaakte afspraken over de twee reglementen van orde: die van de raad en die van de algemene raadcommissie. Verder kunnen enkele termen/artikelen vervangen of ge-update worden. En wordt gekeken naar gewijzigde taken en bevoegdheden, die inmiddels in de praktijk anders worden ingevuld. Belang Zowel het RvO van de Raad als dat van de Algemene raadscommissie zijn intern werkende reglementen waarin belangrijke regels staan voor de zorgvuldigheid van de behandeling, de tijdige aanlevering van documenten, de informatievoorziening en de formele participatiemogelijkheden (spreekrecht) in de vergaderingen van de raad en de commissie.

Door de reglementen wordt de rechtszekerheid voor gebruikers (raads- en commissieleden, ambtelijke medewerkers, bestuurders) en voor betrokken inwoners van de stad gewaarborgd. Centrale vraag Worden in de nieuwe RvO's de in de praktijk gegroeide werkwijzen zoals o.a. de raadsinformatiesessies en de taak van de agendacommissie goed vastgelegd?

2.Bijdrage aan de duurzaamheidsambitie N.v.t. 3. Beoogd maatschappelijk resultaat Enerzijds streeft het huishoudelijk reglement naar een open, goed bereikbare en transparant werkende lokale overheid die dicht bij de inwoners staat en die uitnodigt tot het bijwonen van vergaderingen. Anderzijds is een reglement nodig voor het handhaven van de orde door de voorzitters en om gelijke regels in het leven te roepen voor de raads- en commissieleden. Ook geeft het RvO van de raad de instrumenten die raadsleden hebben op grond van de gemeentewet meer handen en voeten. Bijvoorbeeld: de wijze van indienen van initiatiefvoorstellen, van schriftelijke of mondelingen vragen, of van moties en amendementen. In dit specifieke geval wordt in beide RvO's meer aandacht besteed aan de taak van de agendacommissie voor de beoordeling van zorgvuldige besluitvormingsprocessen.

HOORN

Raadsvoorstel

Zaaknummer: 1956147

Steller: J. Hoek/J. van Kwawegen

4. Kaders Artikel 16 van de gemeentewet, waarin staat dat de raad een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Artikelen 82 Gemeentewet, over het instellen van commissies van advies (in Hoorn een algemene raadscommissies, die alle onderwerpen kan agenderen die aan de bevoegdheid van de gemeenteraad raken). 5. Argumenten De belangrijkste zaken die de afgelopen bestuursperiode afgesproken zijn en die doorgevoerd kunnen worden in het RvO van de raad: Agendacommissie In het artikel over de agendacommissie komt volgens de gegroe de praktijk de afgelopen jaren een extra lid te staan (artikel 4.2.), dat luidt: (De agendacommissie heeft tot taak) h. de kwaliteit van de stukken te monitoren. Voldoen stukken niet dan worden ze door de agendacommissie teruggestuurd naar het college. Afsplitsingen Er zijn nieuwe afspraken gemaakt rondom het afsplitsen van leden. Er wordt daartoe een artikel aangepast (artikel 6 lid 5.) waarin een verschil wordt gemaakt tussen fractie(s) en politieke groepering(en). Afgesplitste leden worden niet automatisch erkent als nieuwe fractie volgens het Rvo. Zij worden in eerste instantie -tot de groepering haar bestaansrecht bij navolgende gemeenteraadsverkiezingen heeft bestendigd- aangemerkt als een groep of groepering.

Verlenging termijn voor aanleveren voorstellen met een zwaardere impact op inwoners Om de zorgvuldigheid van de voorbereiding door raads- fracties/-groeperingen van besluiten te vergoten, en de raad nog de mogelijkheid te geven in overleg te gaan over een onderwerpen met betrokken inwoners of belanghebbenden, wordt de termijn van toezending van stukken met vier dagen verlengd. Volgens de nieuwe regels ontvangen de leden van de raad (in principe) 14 dagen voor een vergadering een schriftelijke digitale uitnodiging en voorlopige agenda met bijbehorende stukken (artikel 8). De agendacommissie zal aan de voorkant bepalen welke dossiers in het kader van de BOB-procedure in aanmerking komen voor de iets langere aanlevertermijn. Dit kan bevestigd worden door de raad via de bestuurlijke planning, waarin e.e.a. ook wordt aangegeven. Invoering artikel over raadsinformatiesessies Er is in raads- en commissieverband al langere tijd sprake van een groei van informatieve sessies. De sessies kennen allerlei namen. Benen-op-tafel-sessies, informatieve sessies, beeldvormende sessies, startbijeenkomsten, klankbordsessies, etc. De vraag ligt er al een tijdje om een eenduidige benaming te vinden voor deze sessies, en beter aan te geven wat er in deze sessies van de raad verwacht wordt en geboden wordt.

Het gaat dan ook om aanwezigheid van externe partijen/belangstellenden/inwoners bij deze sessies. Voor de raads- en commissieleden moet ook duidelijk zijn waartoe informatie wordt gegeven

HOORN

Raadsvoorstel

Zaaknummer: 1956147

Steller: J. Hoek/J. van Kwawegen

en wat er wordt verwacht van de leden. In de definitie is komen te staan dat een raadsinformatiesessie moet passen in de drietrap: beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming (BOB). Informatie kan gegeven worden ter voorbereiding op de formele behandeling in de commissie en de raad, in de beeldvormende fase. Dus zonder dat er al sprake hoeft te zijn van vastomlijnde politieke standpunten. Als raad en commissie ben je in deze fase alleen nog op het juiste informatieniveau aan het komen. Je wilt snappen wat er speelt en watje als politiek allemaal moet meewegen. Door het onderwerp in het RvO van de raad en de commissie op te nemen, krijgt de raad duidelijkheid over raadsinformatiesessies. En ook naar de stad en de inwoners toe, schept het de nodige duidelijkheid. De belangrijkste zaken die de afgelopen bestuursperiode afgesproken zijn en die doorgevoerd kunnen worden in het RvO van de Algemene raadscommissie (ARC): Invoering begrip raadsinformatiesessies Dit onderwerp is in het RvO van de Raad nieuw opgenomen. Dit is reden om het ook op te nemen voor de ARC. Afsplitsingen Vanwege de nieuwe afspraken rondom het afsplitsen van leden, worden enkele artikelen tekstueel aangepast. Omdat er straks sprake is van een verschil tussen fractie en politieke groepering(en), moet deze term ook dit RvO worden toegevoegd. 6. Maatschappelijk draagvlak N.v.t. 7. Financiële consequenties N.v.t.

8. Communicatie Communicatie gebeurt via de website van de gemeente Hoorn. Externe bekendmaking van de reglementen is niet nodig aangezien het intern werkende regelingen betreft. 9. Realisatie Er wordt al gewerkt volgens de regels in beide reglementen, op grond van eerdere afspraken. Het gaat hier om een update en verwerken van die afspraken in de RvO's. Hoorn, 25 mei 2022 Namens het presidium, de gfiffier, ars

de voorzitter, J. Nieuwe burg