Raadsvoorstel Uitbreiding opslagcapaciteit WFA met verrijdbare stellingen

GEMEENTE ^52^ HOORN Raadsvoorstel Zaaknummer: 2096631 Steller: Ben Bodewes Datum commissie: Datum raadsvergadering: 6 februari 2024

Team: Gegevensmanagement Teammanager: Portefeuillehouder: J. Nieuwenburg

Onderwerp Uitbreiding opslagcapaciteit Westfries Archief (WFA) met verrijdbare stellingen

Agendering Ter besluitvorming

Bijlagen 1 Voorstel uitbreiding opslagcapaciteit archiefbewaarplaats 2 Begrotingswijziging 3 20231122 Investeringskosten 4 5

De raad besluit 1. In te stemmen met het plaatsen van verrijdbare stellingen bij het Westfries Archief en hiervoor een krediet van € 133.000 beschikbaar te stellen. 2. De kapitaallasten € 5.497 (30 jaar / 0.8%) door te berekenen aan het Westfries Archief. 3. De hogere bijdrage aan het Westfries Archief van € 1.894 te dekken uit het budget structureel onvoorzien. 4. De bij dit besluit horende begrotingswijziging vast te stellen.

Samenvatting De meest effectieve en efficiënte oplossing voor de volle fysieke opslagdepots bij het WFA is een interne verbouwing van het depot op de begane grond. Flet ombouwen van vaste stellingen naar verrijdbare stelling levert een ruimtewinst op van 1000 strekkende meter archief.

1/3

OTS GEMEENTE HOORN 1.

Inleiding: reden van het voorstel

Aanleiding De fysieke opslagdepots bij het WFA raken vol. Er zijn maatregelen noodzakelijk om dit voor de komende tien jaar op te lossen. De gemeenten werken allemaal digitaal, maar de opname van in het verleden ontstaan fysiek archief loopt nog enige jaren door. Belang Met het plaatsen van verrijdbare stellingen wordt voorkomen de gemeentelijke fysieke archieven niet naar de duurzame fysieke bewaarplaats kunnen worden overgebracht. Centrale vraag Hoe wil het college meewerken aan het gebrek aan fysieke opslagcapaciteit bij het Westfries Archief? 2. Beoogd maatschappelijk resultaat Archiefinstellingen hebben de opdracht om (overheids-)informatie te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen. Goed informatiebeheer maakt het handelen van de gemeente transparant. Documenten van nu zijn ook na vele jaren nog waardevol. Als historische bronnen maken ze deel uit van het cultureel erfgoed van ons land. Het Westfries Archief (WFA) voert voor de 7-Westfriese gemeenten de taken uit 3. Bijdrage aan de duurzaamheidsambitie Niet van toepassing. 4. Kaders Archiefwet Alle archiefwaardige informatie is van belang voor de gemeente.

Het college van Burgemeester en Wethouders zorgt voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet en de interne regels voor het beheer van archiefwaardige informatie van de gemeentelijke organen. Inkoopmatrix Uitbreiding met verrijdbare stellingen heeft als voorwaarde dat het onder de inkoopmatrix van gemeente Hoorn wordt ingekocht Gemeenschappelijke Regeling Archiefdienst Westfriese Gemeenten van 2016 De gemeente heeft afspraken vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling Westfries Archief. Cluster Informatiebeheer adviseert over eventuele wijzigingen in de regeling. Denk hierbij ook aan het adviseren aan het Dagelijks bestuur en Algemeen bestuur over de begroting en jaarrekening van het WFA. Nota budgethouderschap Bij inzet van de budgetten incidenteel en structureel onvoorzien moet worden voldaan aan minimaal twee van de drie O’s: • Onvoorzienbaar; • Onuitstelbaar; • Onontkoombaar. 5. Argumenten Met het plaatsen van verrijdbare stellingen wordt voorkomen de gemeentelijke fysieke archieven niet naar de duurzame fysieke bewaarplaats kunnen worden overgebracht. Het overbrengen van archief naar een archiefbewaarplaats is een eis binnen de Archiefwet. Zaaknummer: 2096631 2/3

GEMEENTE HOORN Het installeren van verrijdbare stellingen kost€ 133.000. De kapitaal lasten zijn € 5.497 (30 jaar/ 0,8%). Voorgesteld wordt een krediet beschikbaar te stellen en de kapitaallasten van € 5.497 door te berekenen aan het Westfries Archief. Het Westfries Archief verrekent de € 5 497 met de aangesloten gemeenten door de bijdrage van die gemeenten te verhogen via de Westfriese verdeelsleutel. Voor gemeente Hoorn betekent dit een verhoging van de bijdrage met € 1.894. Dit wordt gedekt uit structureel onvoorzien. 6. Maatschappelijk draagvlak en participatie De gemeenschappelijke regeling zorgt voor de uitvoering van een wettelijke taak. Deze draagt bij aan het duurzaam toegankelijk maken, beschikbaar stellen en raadplegen van overgebrachte archieven voor historisch onderzoek. 7. Financiële gevolgen Dit voorstel heeft geen effect op het begrotingsresultaat. De hogere bijdrage aan het Westfries Archief van € 1.894 wordt ten laste gebracht van het budget structureel onvoorzien. 8. Communicatie Niet van toepassing 9. Realisatie Bij akkoord kan realisering waarschijnlijk aan het einde van het eerste kwartaal 2024 plaatsvinden.

Hoorn,

2 3 JAN 2024

3/3