Raadsvoorstel Regeling budgethouderschap 2025

Raadsvoorstel Zaaknummer: 2219882 Steller: A. Wakelkamp Datum commissie:8 mei 2025 Datum raadsvergadering:12 juni 2025

Team: PC Teammanager: Anita Wakelkamp Portefeuillehouder: T. L. M. Bennis E-mail: a.wakelkamp@hoorn.nl

Onderwerp Regeling budgethouderschap 2025

Agendering Ter besluitvorming.

Bijlagen 1 De Regeling budgethouderschap 2025 2 Was-wordt lijst oude regeling 2017 3 4 5

De raad besluit 1. De regeling budgethouderschap 2025 vast te stellen en in werking te laten treden met terugwerkende kracht per 1 januari 2025. 2. Gellijktijdig de regeling budgethouderschap en begrotingswijzigingen 2017 in te trekken. Samenvatting In deze regeling wordt vastgelegd wat de kaders en regels zijn voor budgethouderschap en het wijzigen van de begroting. Deze kaders en regels wijken niet af van de regeling uit 2017. Afspraak binnen Hoorn is om de financiële kaders om de vier jaar te herzien, vandaar dat deze regeling is geactualiseerd. Wel is een knip gemaakt in de bevoegdheden van de raad ten aanzien van deze regeling en bevoegdheden van het college. In de nieuwe regeling komen vooral de bevoegdheden van de raad terug en de afspraken rondom de begrotingswijzigingen. De regels en grensbedragen voor neutrale en niet-neutrale begrotingswijzigingen zijn onveranderd. Via het verzameloverzicht begrotingswijzigingen wordt de raad geïnformeerd of om instemming gevraagd op begrotingswijzigingen die volgens deze regeling gemaakt zijn en niet via een apart raadsvoorstel zijn voorgelegd. De verantwoordelijkheden en verplichtingen van de budgethouder en ondersteunende rollen zijn vooral vastgelegd in de uitvoeringsregels die conform bevoegdheid vastgesteld worden door het college. In de mandaten wordt niets gewijzigd.

De aanpassingen zijn vooral dat de regels zijn aangepast op de nieuwe organisatie-indeling van domeinen en meer uitleg waaraan de budgethouder moet voldoen. 1.

Inleiding: reden van het voorstel

Aanleiding De regeling is geactualiseerd in het kader van het vier jaarlijks actualiseren van onze beleidsnota’s en richtlijnen. Gelijktijdig wordt de regeling aangepast op het organisatiebesluit met daarin de indeling op basis van domeinen. De regeling is in een standaard format gezet voor beleidsnota’s. Op inhoud is de regeling niet gewijzigd, wel zijn de verantwoordelijkheden en verplichtingen van een budgethouder uitgebreider beschreven. De mandatering vanuit de raad is gelijk gebleven.

1/4

Belang De raad heeft budgetrecht en geeft het college toestemming om binnen de vastgestelde begroting te handelen. Met deze regeling legt de raad hier kaders over vast, maar ook wie wanneer bevoegd is om de begroting te wijzigen. Centrale vraag Wat zijn de kaders voor budgethouderschap en wie moet wanneer een wijziging van de begroting vaststellen? 2. Beoogd maatschappelijk resultaat Door kaders op te stellen voor budgethouderschap wordt geborgd dat de verantwoordelijke medewerkers de budgetten goed kunnen beheren. Regels voor het wijzigen van de begroting zorgen er voor dat duidelijk is wie dit wanneer mag vaststellen. 3. Bijdrage aan de duurzaamheidsambitie Niet van toepassing. 4. Kaders Mandaatbesluit Hoorn 2024: waarin staat dat alle ambtenaren werkzaam onder de verantwoordelijkheid van de raad en het college handelen binnen de kaders van een team, programma of project. Organisatieregeling Gemeente Hoorn 2022: waarin is opgenomen dat de ambtelijke organisatie bestaat uit een matrixorganisatie met o.a. een directie en domeinen. Gemeentewet en Besluit Begroting en Verantwoording (BBV): waarin is vastgelegd dat de raad de programmabegroting vaststelt. Hiermee geeft de raad het college toestemming om uitgaven te doen en inkomsten te verkrijgen binnen deze kaders. In de financiële verordening (2023), artikel 6, is afgesproken om een regeling budgethouderschap vast te stellen.

Hierin wordt vastgelegd dat de raad regels heeft vastgelegd voor het autoriseren van investeringen. Afwijkingen hiervan worden beschreven in de regeling budgethouderschap. Dit geldt ook voor afwijkingen op reguliere budgetten. In de regeling is opgenomen dat voor politiek gevoelige onderwerpen geldt dat de organisatie deze, ondanks het mandaat en in overleg met de portefeuillehouder, voorlegt aan de raad. 5. Argumenten In het mandaatbesluit 2024 staat dat alle medewerkers mogen handelen binnen de (financiële) kaders van een team, programma of project. Dit betekent dat alle medewerkers gedeeld verantwoordelijk zijn voor de budgetten en akkoord mogen geven voor de betaling van facturen. In de uitvoeringsregels zijn deze bevoegdheden bijgesteld en is dit geactualiseerd naar het laatste organisatiebesluit. Het college stelt ook eisen aan de verplichtingen die horen bij het budgethouderschap. Belangrijk is dat per budget één verantwoordelijke is aangewezen en dat deze in staat is om de budgetten ook goed te beheren. Voor het (digitaal) tekenen van facturen kunnen budgethouders andere medewerkers uit de organisatie ondermandateren. De regels voor het vaststellen van begrotingswijzigingen zijn niet aangepast. Het college maakt zorgvuldige afwegingen in de route rondom het aanbieden van begrotingswijzigingen via het verzameloverzicht.

Wel stelt het college voor om de uitzonderinggronden te handhaven om zo voldoende slagvaardig te kunnen zijn als de situatie daartoe vraagt. Gezien de stijgende omvang van het begrotingstotaal van de gemeente zullen de uitzonderingsgronden in de toekomst in overleg met de raad opnieuw bekeken worden. Zaaknummer: 2219882 2/4

De regels zijn: •

Bij budgetneutrale wijzigingen is het college tot € 50.000 bevoegd; bij wijzigingen tussen de € 50.000 en € 100.000 vraagt dit een apart (aanvullend) raadsbesluit via het verzameloverzicht begrotingswijzigingen gemeenteraad.

•

Bij budget onvoorzien is het college bevoegd indien de aanvraag voldoet aan de drie O’s (Onvoorzien, Onuitstelbaar en Onontkoombaar), en dat het voorstel incidenteel maximaal € 50.000 per besluit is of maximaal € 15.000 structureel per besluit.

Verder stelt het college voor om de bevoegdheid op uitzonderingen (artikel 2.5) niet te wijzigen en gelijk te houden aan de regeling uit 2017. Dit betekent dat het college de mogelijkheid behoudt om voor wijzigingen in de begroting die groter zijn dan € 50.000 (niet neutraal) of € 100.000 (neutraal) geen apart raadsvoorstel op te stellen, maar voor te leggen via een raadsbesluit bij het verzameloverzicht. De uitzonderingen betreffen: • voorstel betreft bedrijfsvoering; • voorstel blijft binnen eerder vastgestelde kaders van de gemeenteraad; • gemeenteraad kan het voorstel niet beïnvloeden (geen keuzemogelijkheid) of • voorstel is conform meerjarenplan grondexploitaties. Dit wordt voorgesteld om de slagvaardigheid van het college op hetzelfde niveau te houden en de bestuurlijke planning van de raad niet onnodig te verzwaren met extra raadsvoorstellen. Uiteraard geldt bij deze voorstellen ook het algemeen voorbehoud voor politiek gevoelige voorstellen dat in de regeling is opgenomen. Het college kiest er in die situaties niet voor een voorstel via het verzameloverzicht te laten besluiten. Type wijziging Neutraal (geen effect op begrotingsresultaat of reserves)

Onderscheid

Hoogte wijziging

Wie stelt de

Type voorstel; wie

Administratief

(over drie jaar) N.v.t.

wijziging vast? Budgethouder

stelt op? Niet van toepassing

< € 50.000

College

Ter kennisname in

(schuiven met budget, geen gevolgen beleid en geen keuzeruimte college/raad) Dekking onvoorzien

(incidenteel) < € 15.000

verzameloverzicht

(structureel) vanaf € 50.000

Raad

Apart raadsvoorstel*

< € 50.000

College

Ter kennisname in

€ 50.000 - € 100.000

Raad

vanaf € 100.000

Raad

Apart raadsvoorstel*

< € 50.000

Raad

Ter vaststelling in

(incidenteel) > € 15.000 (structureel) Overige dekking

verzameloverzicht Ter vaststelling in verzameloverzicht Niet-neutraal (effect op begrotings-

verzameloverzicht

resultaat of reserves) vanaf € 50.000

Raad

Apart raadsvoorstel*

*uitzonderingsgronden van toepassing 3/4

6. Maatschappelijk draagvlak en participatie Het maatschappelijke draagvlak van dit voorstel is niet onderzocht. 7. Financiële gevolgen Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen voor het begrotingsresultaat. 8. Communicatie Nadat de regeling is vastgesteld door de raad, volgt hierover een bericht op intranet. Medewerkers voor wie dit directe gevolgen heeft of kan hebben, worden hier apart over geïnformeerd. 9. Realisatie Alle budgethouders worden geïnformeerd op het moment dat de nieuw regeling wordt vastgesteld.

Hoorn,

het college van burgemeester en wethouders van Hoorn,

de secretaris,

de burgemeester

Zaaknummer: 2219882 4/4