Raadsvoorstel Rechtmatigheidsverantwoording: controleverordening, controleprotocol en normenkader

GEMEENTE HOORN Raadsvoorstel Zaaknummer: 1995749 Steller: E. Stam E-mail: e.stam@hoorn.nl

Team: PC Teammanager: A. Wakelkamp Portefeuillehouder: A A M. Boomgaars

Onderwerp Rechtmatigheidsverantwoording: controleverordening, controleprotocol en normenkader

Agendering Ter besluitvorming

Bijlagen 1 Model tekst en toelichting rechtmatigheidsverantwoording (Commissie BBV) 2 Verkeerslichtmodel 3 Controleverordening 2023 en verder 4 Controleverordening - Was-wordt tabel controleverordening 2023-2019 5 Controleverordening - Vergelijking met modelverordening VNG november 2022 6 Controleprotocol 2023 en verder 7 Controleprotol - Was-wordt tabel controleprotocol 2023-2019 8 Normenkader rechtmatigheid 2023 9 Wijzigingen normenkader rechtmatigheid 2023 t.o.v. het normenkader rechtmatigheid 2022

De raad besluit 1. de ‘Controleverordening 2023 en verder’, en het ‘Controleprotocol 2023 en verder’, vast te stellen; 2. de regeling 'Controleverordening 2019 en Controleprotocol 2019’ in te trekken; 3. het normenkader rechtmatigheid 2023 vast te stellen; 4. de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 3% van de totale lasten (herbevestiging raadsbesluit 8 februari 2022); 5. de signaleringsgrens voor fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering vast te stellen op 1% van de totale lasten (herbevestiging raadsbesluit 8 februari 2022).

Samenvatting Het wetsvoorstel Wet versterking decentrale rekenkamers is op 27 september 2022 door de Eerste Kamer aangenomen. Als gevolg van deze wetswijziging controleert de accountant niet meer op rechtmatigheid. Het college legt hierover zelf verantwoording af via een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De accountant controleert deze op getrouwheid. De gewijzigde rollen vragen om aanpassing van de controleverordening en het controleprotocol. Daarnaast bepaalt de raad vanaf 2023 welke wet- en regelgeving in de rechtmatigheidscontroles door het college wordt meegenomen.

1/5

'll» GEMEENTE HOORN 1.

Inleiding: reden van het voorstel

Aanleiding Als gevolg van een wetswijziging neemt het college vanaf boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Hiermee legt het college verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De accountant controleert niet meer op rechtmatigheid, maar stelt vast dat de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Belang De controleverordening en het controleprotocol moeten worden aangepast om aan de nieuwe situatie te voldoen. Omdat het college nu verantwoording aflegt over de rechtmatigheid, wordt ook het normenkader vanaf 2023 door de raad vastgesteld. De raad bepaalt op deze manier welke wet- en regelgeving in de rechtmatigheidscontroles door het college wordt meegenomen. Centrale vraag Hoe wil de raad zijn wensen ten aanzien van interne rechtmatigheidscontroles vastleggen in de controleverordening, het controleprotocol en het normenkader? 2. Beoogd maatschappelijk resultaat De rechtmatigheidsverantwoording van het college verbetert het inzicht in welke mate is gehandeld volgens wet- en regelgeving. Daardoor kan de raad haar controlerende rol beter vervullen. 3. Bijdrage aan de duurzaamheidsambitie Dit voorstel draagt niet bij aan de duurzaamheidsambitie van de gemeente Hoorn. 4.

Kaders

Wet versterking decentrale rekenkamers Dit wetsvoorstel wijzigt de Gemeentewet, de Provinciewet, de Waterschapswet en de Comptabiliteitswet 2016 in verband met het afschaffen van de decentrale rekenkamerfunctie en het uitbreiden van de bevoegdheden om decentrale rekenkamers te versterken. De rechtmatigheidsverantwoording wordt hiermee officieel onderdeel van de jaarrekening. Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) In de BBV zijn de wettelijke eisen vastgelegd voor de opzet en inhoud van de begroting en jaarrekening. Kadernota Rechtmatigheid De commissie BBV geeft via de kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording van de decentrale overheden conform artikel 75, lid 2 BBV. Financiële verordening gemeente Hoorn (Verordening ex artikel 212 Gemeentewet) Deze verordening beschrijft dat het college verantwoordelijk is voor de inrichting van de financiële organisatie en interne beheersing. Controleverordening gemeente Hoorn (Verordening ex artikel 213 Gemeentewet) De gemeenteraad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening regelt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.

Zaaknummer: 1995749 275

'12» GEMEENTE HOORN Controleprotocol Gemeente Hoorn Het controleprotocol geeft nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Raadsbesluit 8 februari 2022 (zaaknummer 1795530) De raad heeft op 8 februari 2022 het ‘Controleprotocol 2022 en verder' en de 'Controleverordening 2022 en verder’ vastgesteld, onder voorbehoud dat de rechtmatigheidsverantwoording in 2022 zou worden ingevoerd. Doordat de rechtmatigheidsverantwoording is uitgesteld naar 2023 is aan dit voorbehoud niet voldaan. Daarom zijn deze stukken vernieuwd. 5. Argumenten Bij de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wil het college kiezen voor een aanpak en maatvoering die past bij Hoorn. Daarbij wil het college ervoor zorgen dat het niet leidt tot onnodige bureaucratie. De invoering moet bijdragen aan de manier van werken van de ambtelijke organisatie, opdat de dienstverlening aan de inwoners beter wordt. Het college ziet de rechtmatigheidsverantwoording daarom ook als kans om de kwaliteit van de kritieke bedrijfsprocessen verder te verbeteren en de interne beheersing verder te borgen. Dit alles gericht op het zorgvuldig, rechtmatig én doelmatig uitvoeren van onze taken.

Door de rechtmatigheidsverantwoording toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering, ontstaat er ruimte voor het verhaal achter de cijfers. Zo kunnen er soms goede redenen zijn om een onrechtmatigheid te accepteren, als daarmee de doelmatigheid gediend is of een resultaat is behaald. Daarover wil het college het gesprek aangaan met de raad. Gewijzigde rol college en accountant De rechtmatigheidsverantwoording betekent een gewijzigde rol voor zowel het college als de accountant die in opdracht van de raad opereert. In onderstaande figuur is de situatie nu en straks weergegeven: NU

STRAKS • Normenkader wordt vastgesteld • Accountant toetst aan normenkader

• Accountant rapporteert over getrouwe beeld en rechtmatigheid • Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden zijn medebepalend voor de strekking van de control everklaring

* Raad spreekt met accountant over bevindingen rechtmatigheid

Figuur 1 Situatie nu en straks

3/5

<124 GEMEENTE HOORN Voor de rechtmatigheidsverantwoording is een standaardtekst opgesteld door de commissie BBV (zie bijlage 1). De rechtmatigheidsverantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening. De accountant controleert dus straks of die verantwoording getrouw is. Oftewel, conform de realiteit. Noodzakelijke aanpassingen in de controleverordening en het controleprotocol De controleverordening en het controleprotocol moeten worden aangepast op de nieuwe wetgeving. De accountant geeft vanaf boekjaar 2023 alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, niet meer over de rechtmatigheid. In de bijgevoegde gewijzigde ‘Controleverordening 2023 en verder’ en het ‘Controleprotocol 2023 en verder’ is dit verwerkt. De VNG heeft in november 2022 nieuwe modelverordeningen uitgebracht. Het model voor de controleverordening is toegepast op de controleverordening van Hoorn. Als bijlagen zijn 'was-wordt'-lijsten toegevoegd, waarbij de oude en nieuwe versie naast elkaar zijn gelegd. Daarnaast is de controleverordening vergeleken met de modeltekst. Onder elk artikel zijn de wijzigingen en afwijkingen toegelicht. Normenkader Het normenkader is de set aan regelgeving waaraan in het kader van de rechtmatigheid moet worden voldaan.

Daarbij gaat het zowel om Europese regelgeving en landelijke wettelijke bepalingen als eigen regelgeving, zoals verordeningen vastgesteld door de raad. Het college (voorheen accountant) toetst of aan deze wet- en regelgeving is voldaan. Tot en met 2022 werd het normenkader vastgesteld door het college. Vanaf 2023 doet de raad dit. Hiermee bepaalt de raad welke wet- en regelgeving in de rechtmatigheidscontroles door het college wordt meegenomen. Verantwoordings- en signaleringsgrens De raad heeft op 8 februari 2022 de verantwoordings- en signaleringsgrens vastgesteld op respectievelijk 3% en 1% (zaaknummer 1795530). Deze percentages worden in dit voorstel herbevestigd. De belangrijkste besluiten over rechtmatigheid zijn op deze manier zichtbaar in één raadsbesluit. Het college neemt de afwijkingen, die uitkomen boven de verantwoordingsgrens, op in de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening. Over fouten en onduidelijkheden van 1% tot 3% wordt gerapporteerd in de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag. Zie bijlage 2 voor meer informatie. 6. Maatschappelijk draagvlak De rechtmatigheidsverantwoording van het college verbetert het inzicht in welke mate is gehandeld volgens wet- en regelgeving. Daardoor kan de raad haar controlerende rol beter vervullen. 7. Financiële consequenties Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de gemeentelijke begroting.

De structureel benodigde extra personele capaciteit is in 2020 financieel geregeld. 8. Communicatie De wijzigingen zijn relevant voor de interne controle en de accountant. De accountant wordt over de wijzigingen geïnformeerd.

Zaaknummer: 1995749 4/5

92» GEMEENTE HOORN 9. Realisatie In de Jaarstukken 2023 legt het college voor de eerste keer verantwoording af aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid.

Ho°rn'

2 4 JAN 2023

5/5