Raadsvoorstel Participatietraject en plan van aanpak herijking subsidies

FMEENTE HOORN Raadsvoorstel Zaaknummer: 2268846 Steller: J. Vogelaar Datum commissie: 16 september 2025 Datum raadsvergadering: 30 september 2025

Team: ZS Teammanager: Jean Paul Verbeek Portefeuillehouder: A. A. M. Boomgaars E-mail: j.vogelaar@hoorn.nl

Onderwerp Participatietraject en plan van aanpak herijking subsidies Agendering Ter besluitvorming

Bijlagen 1 Plan van aanpak Herijking Subsidies 2 Stappenplan participatietraject Herijking Subsidies 3 Themasessies gemeenteraad subsidiekader

De raad besluit 1.ln te stemmen met het plan van aanpak Herijking subsidies. 2.In te stemmen met het stappenplan participatietraject Herijking subsidies inclusief de opzet van de themasessies waar de gemeenteraad bij betrokken is. Samenvatting De gemeente Hoorn gaat haar subsidies herijken. Daarbij wordt gekeken welke subsidies er nu worden verstrekt, of subsidies beter kunnen aansluiten bij wat de stad nodig heeft, en hoe het geld effectiever verdeeld kan worden. De gemeente wil vanaf 2027 € 670.000 besparen op subsidies, maar doet dit zorgvuldig en in overleg met betrokken organisaties. Omdat dit onderwerp veel mensen raakt, worden organisaties en de gemeenteraad actief betrokken bij het maken van keuzes. Het doel is om duidelijk, eerlijk en toekomstgericht subsidiepalet te maken. Zo blijft Hoorn een aantrekkelijke stad voor iedereen, ook met een gezonde gemeentebegroting. lnleiding: reden van het voorstel Aanleiding De gemeenteraad heeft in het kader van de begroting 2025 gekozen voor een heroverweging van de subsidies gericht op structurele een ombuiging en toekomstbestendigheid. Er moet een ombuiging van 670.000 euro vanaf 2027 worden gerealiseerd op de gemeentelijke subsidies. Het college is gevraagd dit uit te werken in een plan van aanpak en participatietraject.

Belang Dit voorstel geeft richting aan de optimalisatie en heroverweging van de gemeentelijke subsidies, zoals opgenomen in de begroting 2025. Het gaat om een inhoudelijk en financieel belangrijk traject, waarbij strategische keuzes gemaakt moeten worden over de inzet van publieke middelen. ln deze fase is het belangrijk om de raad vroegtijdig te betrekken bij het proces, zodat zij invloed kan uitoefenen op de koers en participatie-inrichting van het vervolgtraject.

írij

HOORN Centrale vraag Op welke manier moet het traject herijking subsidies ingevuld worden om als raad een weloverwogen beslissing te kunnen nemen? 2. Beoogd maatschappelijk resultaat De gemeente streeft naar een duurzaam reële begroting met behoud van een aantrekkelijke stad. Binnen het nieuwe begrotingskader is het doel om activiteiten die aansluiten op en bijdragen aan de beleidsdoelen van de gemeente zo effectief en doelmatig mogelijk te ondersteunen. Om dit te realiseren is het belangrijk dat de gemeenteraad en subsidiepartners actief worden betrokken. 3. Bijdrage aan de duurzaamheidsambitie Subsidies dragen zowel bij aan het ondersteunen van sociale duurzaamheid als klimaatdoelen door het ondersteunen van meerdere Global Goals, waaronder het ondersteunen van het welzijn en de zelfredzaamheid van de inwoners van Hoorn. Hiernaast is een herijking ook onderdeel van het creëren van een duurzaam financieel subsidiebeleid dat bijdraagt aan het gezond houden van de gemeentelijke financiën. 4.

Kaders

Begrofing 2025 met ombuigingenlijst Hoorn Financieel Gezond (12 november 2024) Hierin staan de gekozen terreinen waarop moet worden omgebogen met daarbij het bedrag per jaar. De opdracht die hieruit is voorgekomen is om per 2027 670.000 per jaar aan ombuigen te realiseren op subsidies. Algemene Wet Bestuursrecht Bevat de algemene regels voor de verhouding tussen de overheid en burgers. Het geeft de kaders voor de algemene subsidieverordening gemeente Hoorn. Algemene Subsidieverordening gemeente Hoorn 2023 Hierin staan de kaders die zijn vastgesteld door gemeenteraad als het gaat om het vergeven van subsidies. Onderzoek door de rekeningkamercommissie Hoorn naar het gemeentelijke subsidiebeleid (2018) Aanbevelingen voor de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeentelijke subsidies. Projectopdracht heroverweging en optimalisatie gemeentelijke subsidies (8 aprll 2025) Geeft de kaders voor de uitvoering van de herijking subsidíes, vastgesteld door directie en college. Raadsbrief zomerupdate herijking subsidies (7ju1i 2025) lnformatie over de stand van zaken rond de herijking subsidies en een korte samenvatting van de informatie over het proces dat ook is gedeeld tijdens de themasessie op 3 juni 2025. Hierin is ook de planning voor het projecttraject opgenomen.

Amendemenf C herovetweging subsidies kadernota 2025 De besluit eenmalig 330.000 te storten in de reserve lncidentele Bestemmingen, nutte van subsidiepartners die al voor de herijking in 2027 in de problemen (dreigen te) komen, dat als het in 2027 niet uitgeput is, incidenteel ten goede komt van de verzachting van de ombuigingsopgave van 5% voor alle subsidiepartners

Zaaknummer: 2268846

2/7

HOORN 5.

Argumenten

Plan van aanpak Heriiking subsidies. Bij het opstellen van het plan van aanpak voor het traject herijking subsidies is gekeken naar de doelstellingen uit de projectopdracht, de door de gemeenteraad vastgestelde financiële kaders en de beperkingen binnen de tijdlijn. Deze elementen zijn verwerkt in het plan zoals opgenomen in bijlage 1. ln de volgende punten worden de gemaakte keuzes nader toegelicht. Subsidiekader Naar aanleiding van eerder onderzoek door de rekenkamercommissie Hoorn (2018) en het interne vervolgonderzoek dat hierna is uitgevoerd, is de noodzaak vastgesteld om gemeentelijke subsidies te herzien en beter te laten aansluiten bij beleidsdoelen. Dit is een belangrijk onderdeel van de herijking subsidies, waarbij keuzes over het te vergeven subsidiebedrag gebaseerd moeten worden op heldere uitgangspunten, beoordelingscriteria en verdelingsprincipes. Om deze reden is ervoor gekozen om het opstellen van een subsidiekader onderdeel te maken van het plan van aanpak voor de herijking subsidies. Een subsidiekader zorgt voor een uniforme, transparante en toetsbare manier van werken binnen en tussen beleidsdomeinen. Hiermee kan worden bijgedragen aan financiële afwegingen voor het behalen van de gestelde ombuiging van 670.000 euro zonder standaardkortingen toe te passen.

Subsidies worden opnieuw beoordeeld op aansluiting bij beleidsdoelen, effectiviteit en juridische houdbaarheid. Het kader bevat: • Een herverdelingssystematiek voor de subsidietoets in 2026 • Beoordelingscriteria (beleidsveld-specifiek, gemeente-breed en overige criteria die aansluiten bij meerjarige opgaven) voor een doelmatige herverdeling • Een herziene indeling van subsidiecategorieën met ruimte voor innovatie • Een voorgestelde meerjarige subsidiecyclus om continuïteit en doelmatigheid op de lange termijn te borgen in de organisatie • Een overzicht van vaste evenementen die de gemeente Hoorn mogelijk wil maken d.m.v. subsidies. Besluitvorming Er is voor gekozen om besluitvorming over de herijking subsidies op te delen in drie voorstellen. De planning kunt u vinden in bijlage 1. 1. Raadsvoorstel participatietraject en plan van aanpak (besluitvormend op 30 september 2025) Dit gaat over het proces en ligt nu aan u voor. 2. Raadsvoorstel subsidiekader (besluitvormend op 27 januari 2026) Basis van uitgangspunten en criteria waar vanuit de gemeente afwegingen kan maken over bestaande subsidies. 3. Raadsvoorstel heroverweging subsidies (besluitvormend in kwartaal drie 2026) Geven scenarios voor de herverdeling van het begrote subsidiebedrag per 2027.

De besluitvorming over het subsidiekader en het heroverwegingskader wordt opgesplitst in twee voorstellen omdat • Het voorstel over het Subsidiekader wordt nog besproken en vastgesteld door de huidige gemeenteraad, die bekend is met de bestaande beleidsdoelstellingen. • ln het voorstel Herovetweging Subsidies worden heroverwegingsscenarios met financiële keuzes voorgelegd aan de nieuw verkozen raad, zodat deze de ruimte heeft om politiek richting te geven. Door deze tweedeling ontstaat enerzijds bestuurlijke continuïteit via het kader, en anderzijds ruimte voor een legitieme politieke afweging door de nieuwe raad. Tegelijk biedt dit scenario houvast om het tijdpad richting een ombuiging per 2027 te behalen. iIi

HOORN De ombuiging van de gemeentelijke subsidies van 670.000 euro gaat in per 1 januari 2027. Dit is nodig om subsidiepartners een redelijke termijn te geven voor eventuele opzegging. Eerder was het doel om het raadsvoorstel Heroveiweging Subsidies in het tweede kwartaal van 2026 voor te leggen aan de gemeenteraad. Door de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2026 is besluitvorming in het tweede kwartaal 2026 niet haalbaar. Om te zorgen voor een goede afweging van alle subsidies is besluitvorming vóór het tweede kwartaal van 2026 evenmin mogelijk. Vanwege de druk op de gemeentefinanciën moet de besluitvorming wel in 2026 plaatsvinden. Daarom stellen we voor om het besluit over de heroverweging in het derde kwartaal van 2026 te nemen, zodat invoering per 1 januari 2027 haalbaar blijft en het aansluit op de begroting voor 2027. De verdere planning staat in bijlage 1. Juridische kaders Bij de herijking subsidies is het van belang dat de gemeente juridisch zorgvuldig handelt richting subsidiepartners. Zeker bij structurele subsidierelaties moeten besluiten over vermindering of beëindiging goed onderbouwd zijn en tijdig worden gecommuniceerd. Voor structurele subsidies geldt op grond van artikel 4:51 van de Algemene wet bestuursrecht (AWB) dat het college subsidies mag beëindigen of verlagen bij gewijzigde inzichten of omstandigheden, zoals een beleidsherziening.

Dit moet gebeuren met een afbouw naar rato. Daarbij moet een redelijke termijn in acht worden genomen, zodat organisaties zich kunnen voorbereiden op de gevolgen. De wet noemt geen vaste duur. Uit rechtspraak blijkt dat dit per situatie verschilt: van enkele weken tot anderhalf jaar. Belangrijk is dat de termijn redelijk is en dat organisaties tijdig en duidelijk zijn geïnformeerd. De gemeente communiceert nu al over de herijking van het subsidiebeleid met als effect het mogelijke stopzettingen van reeds bestaande subsidieverleningen. Deze vroege communicatie telt mee in de beoordeling van wat redelijk is. Omdat subsidiebeschikkingen uiterlijk op 31 december voorafgaand aan het subsidiejaar moeten worden verzonden (artikel 4:52 AWB), is het streven om uiteriijk 1 juli 2026 een vooraankondiging te doen over mogelijke wijzigingen voor 2027 die hierna voorgelegd kunnen aan de gemeenteraad ter besluitvorming. Hierna worden ze officieel gecommuniceerd met subsidiepartners. Daarmee handelt de gemeente zorgvuldig én juridisch houdbaar, en krijgen subsidiepartners voldoende voorbereidingstijd, ook daar waar besluiten nog niet definitief zijn. Risicos De bestuurlijke planning is strak en biedt weinig ruimte voor eventuele wijzigingen. Mocht besluitvorming niet in het derde kwartaal van 2026 plaatsvinden, dan ontstaat er een gat in de begroting voor 2027.

Juridisch biedt de planning ook geen ruimte voor een later besluit. Dit heeft te maken met het zorgvuldigheidsbeginsel. Hiernaast bestaat ook de optie dat het bedrag van 670.000 euro niet in een keer behaald kan worden, ook al vindt besluitvorming wel op tijd plaats, omdat bepaalde keuzes juridisch stapsgewijs moeten plaatsvinden (afbouw naar rato). ln dat geval kan (een gedeelte) van de 330.000 euro die met het amendement op de kadernota 2025 aan de kant is gezet gebruikt worden om dit gat te dichten. Elk scenario voor herverdeling heeft verschillende juridische implicaties. Zo verschilt het of de ombuiging grotendeels bij één partij wordt gehaald of via bedragen bij meerdere partijen. ln het voorstel van januari worden deze juridische consequenties per herverdelingsoptie inzichtelijk gemaakt, zodat de raad ruim vooraf de risicos kan afwegen en accepteren of niet. ParticiDatietraiect Heriikincj subsidies Gebaseerd op alle informatie die we hebben opgehaald bij de gemeenteraad, subsidiepartners en het ambtelijk apparaat is een participatietraject ontwikkeld (zie bijlage 2). Het traject is op grove lijnen uitgezet maar kan in de tijd nog iets gewijzigd worden. Ook is er ruimte om te leren van alle informatie die wordt opgehaald tijdens de komende participaties sessies en deze te gebruiken om het traject te Zaaknummer: 2268846

4/7

>,IHOORN verbeteren. De uitgangspunten zijn, zoals verder uitgewerkt in bijlage 2, om het participatietraject breed te trekken, te faseren en herhalen en om ruimte te geven om te spiegelen en te verdiepen. opsplitsing participatietraject Gezien de complexiteit van het onderwerp subsidies is ervoor gekozen ook het participatietraject op te splitsen. Eerst worden de kaders en richting besproken (tot december 2025). Dit onderdeel richt zich op het verbeteren en uniformeren van het subsidieproces. Doel is om te komen tot een transparant, doelmatig en toetsbaar systeem. Hierna wordt er gekeken naar inhoudelijke afwegingen en herverdeling (tot juni 2026). Dit is nodig om financiële keuzes goed te kunnen onderbouwen. De uitkomst is een heroverwegingsvoorstel waarmee een structurele ombuiging van €670.000 mogelijk wordt gemaakt en die gebaseerd is op een acceptabele, reeds geaccordeerde herverdelingssystematiek. Subsidies raken alle gemeentelijke domeinen en betreffen veel verschillende partijen. Door deze aanpak ontstaat overzicht, focus en samenhang. Veranderingen brengen ook aanpassingen met zich mee. Daarom is ervoor gekozen ook in te zetten op een cultuurverandering, zowel intern als bij subsidiepartners.

Dit wordt gedaan door het promoten van ontwikkeling die parallel loopt met het vormen van de kaders en het heroverwegen van de subsidies via onder andere informatiebijeenkomsten en kennissessies. Doeigroepen Tijdens het participatietraject worden drie doelgroepen onderscheiden. ledere groep heeft een eigen positie, belang en informatiebehoefte binnen het subsidieproces. Door hier rekening mee te houden, kunnen we het traject beter afstemmen en zorgen voor brede betrokkenheid en draagvlak. De doelgroepen worden verder uiteengezet in bijlage 2. Subsidiepartners (groot, middelgroot, klein) ln de Algemene subsidieverordening worden subsidiepartners opgedeeld in drie categorieën (groot, middelgroot en klein), afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag. Dit geldt voor alle structurele en incidentele subsidierelaties die de gemeente Hoon in 2025 heeft. Voor alle groepen geldt dat zij betrokken worden bij de ontwikkeling en/of toetsing van het nieuwe subsidiekader. De centrale doelstellingen zijn voor hen grotendeels gelijk, zoals duidelijkheid over de nieuwe criteria en ruimte voor inbreng. ln het proces en de communicatie worden zij gezamenlijk meegenomen, met de mogelijkheid tot gerichte verdieping per categorie op basis van hun specifieke vragen of zorgen.

Gemeentelijke beleidsmedewerkers en accounthouders Beleidsmedewerkers en accounthouders zijn cruciaal in het subsidieproces. Zij leveren de criteria voor beoordeling, bewaken de koppeling met beleidsdoelen en denken mee over de herverdelingsscenarios. ln dit traject ligt de nadruk op kennisdeling, procesafstemming en versterking van beleidssturing en uitvoeringskracht. Ook spelen zij een actieve rol in de cultuurverandering naar een integrale en toetsbare subsidieverlening College en gemeenteraad Als besluitvormende organen hebben college en raad een andere rol dan de subsidiepartners en gemeentelijke medewerkers. Zij worden betrokken via een eigen lijn binnen het traject. Dit maakt het mogelijk hen gericht te informeren, keuzes voor te leggen en bestuurlijk richting te geven aan het proces. ln bijlage 3 wordt weergegeven hoe de themasessies met de gemeenteraad en subsidiepartners er in grote lijnen uit gaat zien Naast deze doelgroepen is er nog een belangrijke doelgroep die nog niet is benoemd, de inwoners van Hoorn. lnwoners worden niet los meegenomen in de consultatierondes maar zijn wel de afnemers van de diensten van de subsidiepartners. Het belang van de inwoner en het doelmatig besteden van subsidies ten behoeve van de inwoner is het belangrijkste criterium voor de herijking.

lnwoners zullen niet direct worden betrokken in het participatietraject, maar zijn wel indirect vertegenwoordigd via de gemeenteraad en de subsidiepartijen.

517

,

HOORN

Doelstellingen participatie Subsidieverstrekking is een gevoelig onderwerp dat veel maatschappeiijke impact heeft. Daarom is het belangrijk dat het participatietraject ruimte biedt om elkaar te horen, dilemmas bespreekbaar te maken en tot gedragen keuzes te komen. Tegelijkertijd moeten we binnen de kaders van college en raad blijven. Doel van het participatietraject is het vormgeven van een realistisch en open proces waarin binnen de bestuurlijke kaders ruimte is voor inbreng, dialoog en het bespreekbaar maken van dilemmas. Deze balans vraagt om een duidelijke scheiding tijdens de participatiesessies tussen het vaststellen van richting en kaders en het maken van inhoudelijke keuzes over verdeling en heroverweging. Zie de verdere uitwerking in bijlage 2. Maatschappelijk draagvlak en participatie 6. ln de afgelopen maanden is er vanuit drie verschillende invalshoeken informatie opgehaald voor dit voorstel. Op 3 juni 2025 heeft er een informatieve sessie plaatsgevonden met de gemeenteraad. Hier is een globale richting voor traject herijking subsidies voorgelegd waarna er veel input vanuit de raadsleden is opgehaald over hun visie op het traject herijking subsidies. Deze input is actief meegenomen en heeft onder andere opgeleverd dat er sessies tussen gemeenteraadsleden en subsidiepartners zullen worden georganiseerd.

Op 25 juni 2025 heeft er een informatieve sessie met subsidiepartners plaatsgevonden. Ook hier is een gtobale richting voor het traject herijking subsidies voorgelegd waarna er veel input vanuit subsidiepartners is opgehaald. Deze input is actief meegenomen en heeft onder andere opgeleverd dat de frequentie van communicatie naar subsidiepartijen ophoog zal gaan. Verder hebben er meerdere interne sessies met de contactpersonen van subsidiepartijen (accounthouders), het subsidiebureau, klankbordgroep van beleidsmedewerkers en stuurgroep plaatsgevonden. Hier zijn veel signalen opgehaald over de behoefte voor het vervolg van het traject herijking subsidies. Dit heeft er onder andere voor gezorgd dat de keuze is gemaakt om de besluitvorming over een subsidiekader en de besluitvorming over heroverweging op te splitsen. Het uiteindelijke voorstel is voorgelegd aan verschillende accounthouders, de ambtelijk opdrachtgever en de bestuurlijk opdrachtgever voordat het naar het college en de gemeenteraad is gestuurd ter besluitvorming. 7. Financiële gevolgen Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen voor het begrotingsresultaat. Dit voorstel is alleen nog gericht op uitvoeren van het traject herijking subsidies. Dit traject wordt verder uitgevoerd binnen de huidige gemeentelijke begroting.

Het heroverwegingsvoorstel dat later wordt voorgelegd zal wel invloed hebben op de gemeentelijke begroting. Communicatie 8. Communicatie is een belangrijk onderdeel van de herijking subsidies. Hiervoor is een communicatieplan ontwikkeld dat is gelinkt aan de stappen die lopen tijdens het participatietraject (zie bijlage 2). Om iedereen op de hoogte te houden van de actuele stand van zaken en eventuele wijzigingen wordt momenteel periodiek een nieuwsbrief verstuurd naar alte subsidiepartners. Raadsleden krijgen een brief via de griffie toegestuurd wanneer er ontwikkelingen zijn. Hiernaast is er ook een interne nieuwsbrief voor accounthouders. De uitkomsten van dit voorstel zullen via deze weg gedeeld worden naar de partijen waar dit effect op heeft. Realisatie 9. De planning voor het vervolgtraject (onder voorbehoud besluit gemeenteraad) is als volgt: Zaaknummer: 2268846

6/7

I

HOORN

Datum September — December 2025

16 oktober 2025 6 november 2025 27 januari 2026 Februari — Juni 2026

(Voorlopig) eind juni 2026 September 2026

Hoorn,

Activiteit Participatiesessies en 1:1 gesprekken projectteam, accounthouders, subsidiepartijen over subsidiekader Participatiesessie één (gemeenteraad + _________ subsidiepartners) over subsidiekader Participatiesessie twee (gemeenteraad + subsidiepartners) over subsidiekader Besk.iitvorming gemeenteraad over subsekader Participatiesessies projectteam, accounthouders subsidiepartijen over heroverweging en heroverwegcenarios ____ Terugkoppeling participatie heroverwegingsvoorstel metgemeenteraad Besluitvorming heroverwegingsvoorstel door gemeenteraad

2 6 AUS. 2025

het college van burgemeester en wethouders van Hoorn,

de bu

77