Raadsvoorstel Mandaatbesluit 2023 en Inkoopmatrix 2023

^25 GEMEENTE HOORN Raadsvoorstel Zaaknummer: 2040750 Steller: A.G.P. Roelofs Datum commissie: Datum raadsvergadering

Team: BJC Teammanager: Mevrouw drs. A.G.P. Roelofs Portefeuillehouder: J. Nieuwenburg E-mail: s.roelofs@hoorn.nl

Onderwerp Mandaatbesluit en Inkoopmatrix

Agendering Ter meningvormende bespreking in de Algemene Raadscommissie

Bijlagen 1 Mandaatbesluit 2023, vastgesteld op 16 mei 2023 2 Inkoopmatrix 2023, vastgesteld op 16 mei 2023 3 Collegevoorstel Mandaatbesluit en Inkoopmatrix 16 mei 2023 4 5

Vragen van het college aan de raadscommissie voor de meningvormende bespreking zijn: • Wat wil de raadscommissie het college nog meegeven als het gaat om het Mandaat en de Inkoopmatrix? Samenvatting Bij de behandeling van het Rapport onderzoek aanbesteding pand Hoofd 2B 6 december 2022 heeft u een motie aangenomen. Een van de punten is dat de raad vraagt het Mandaatbesluit en de Inkoopmatrix te evalueren en meningvormend in de raadscommissie te bespreken. Die evaluatie is gedaan en het college heeft de nieuwe inkoopmatrix en mandaatbesluit inmiddels ook vastgesteld. Daarmee is niet gewacht tot deze meningvormende bespreking omdat als gevolg van de gewijzigde organisatie uitstel van dit besluit niet gewenst was. Overigens kan het college op ieder moment een nieuw besluit nemen over het mandaat en de inkoopmatrix als de bespreking in de raad daar aanleiding toe geeft. 1.

Inleiding: reden van het voorstel

Aanleiding Bij de behandeling van het Rapport onderzoek aanbesteding pand Hoofd 2B heeft u een motie aangenomen. Een van de punten is dat de raad vraagt het Mandaatbesluit en de Inkoopmatrix te evalueren en meningvormend in de raadscommissie te bespreken. Belang Het college komt graag tegemoet aan de oproep van de raad via de motie om het mandaat inclusief de inkoopmatrix meningvormend met de raad te bespreken. Centrale vraag Wat wil de raadscommissie het college nog meegeven als het gaat om het Mandaat en de Inkoopmatrix?

Zaaknummer: 2040750

1/3

GEMEENTE HOORN 2.

Beoogd maatschappelijk resultaat

Een volledig en actueel mandaatbesluit (inclusief inkoopmatrix) zorgt voor heldere afspraken met betrekking tot de bevoegdheden van de ambtelijke organisatie. Dit schept duidelijkheid richting bewoners, ondernemers en andere externe betrokkenen. 3.

Bijdrage aan de duurzaamheidsambitie

Niet van toepassing. 4.

Kaders

Mandaatbesluit 2023, vastgesteld op 16 mei 2023 Inkoopmatrix 2023, vastgesteld op 16 mei2023 5.

Argumenten

Het Mandaatbesluit en de Inkoopmatrix worden regelmatig geactualiseerd en aangepast als daar aanleiding toe is. Mandaatbesluit 2022 en Inkoopmatrix 2022 Eind 2021-begin 2022 heeft een uitgebreide evaluatie in de organisatie van het Mandaatbesluit en Inkoopmatrix plaatsgevonden. U bent over het resultaat via een raadsbrief geïnformeerd in april 2022. Medewerkers nu zijn bevoegd tot het nemen van besluiten namens het college/burgemeester. Daaraan zijn een aantal voorwaarden, voorschriften en beperkingen gesteld. Op onderdelen is het mandaat in 2022 aangescherpt. Op verzoek van de raad is begin 2022 de inkoopmatrix aangescherpt door op te nemen dat de inkoopstrategie voor Europese aanbestedingen wordt vastgesteld door de directie bij bedrijfsvoering. Inkoopstrategieën voor Europese aanbestedingen die geen betrekking hebben op de bedrijfsvoering en ICT gerelateerde onderwerpen worden vastgesteld door het college. Als het gaat om werken stelt het college de inkoopstrategie vanaf € 1.500.000 vast. Mandaatbesluit 2023 en Inkoopmatrix 2023 In februari/maart van dit jaar zijn zowel het huidige Mandaatbesluit en de inkoopmatrix opnieuw geëvalueerd. De organisatie is gevraagd om aan te geven of het mandaat nog actueel en werkbaar is en of er aanpassingen gewenst zijn. De belangrijkste aanpassingen zijn toegelicht in het collegevoorstel daarover. 6.

Maatschappelijk draagvlak

Niet van toepassing. 7.

Financiële consequenties

Geen. 8.

Communicatie

Dit meningvormend voorstel vraagt geen communicatie naar buiten. Gaat om interne richtlijnen en afspraken. Zaaknummer: 2040750 2/3

93 GEMEENTE HOORN 9.

Realisatie

Het vaststellen van de Inkoopmatrix en het Mandaatbesluit is een bevoegdheid van het college. Het college neemt de uitkomst van de meningvormende bespreking in de raadscommissie mee naar het college. Als daar aanleiding voor is, kan dit tot een aanpassing van beide besluiten leiden.

1 6 MEI 2023

3/3